Aperçu
Le tiroir des Détails de la réservation est un panneau latéral qui offre une vue complète de la réservation d’un client sans quitter l’écran actuel. Il est conçu pour naviguer efficacement dans les informations de réservation et effectuer des tâches opérationnelles, telles que la gestion des folios, l’ajout de notes ou la consultation des documents du client.
Accéder au tiroir des détails de la réservation
Le tiroir peut être ouvert depuis plusieurs zones principales du PMS :
- NOUVEAU tableau de bord : Cliquez sur le nom du client ou le numéro de réservation dans la section Activité.
- NOUVEAU calendrier : Accédez directement aux détails de la réservation depuis la grille du calendrier.
- NOUVELLE page des réservations : Sélectionnez la réservation dans la liste des résultats pour ouvrir le panneau latéral.
- NOUVEAUX groupes et événements : Accédez à l’onglet réservations d’un événement et cliquez sur le nom du client ou le numéro de réservation.
- Rapports : Lorsque l’option Activer les liens hypertextes est activée dans la configuration des rapports, cliquer sur le Nom complet du client ou le Numéro de réservation dans les rapports Réservations et Financiers ouvre le tiroir sur le même écran.
Navigation et mise en page
Le tiroir est organisé en plusieurs onglets pour aider à gérer différents aspects du séjour :
Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.- Aperçu : Affiche les détails principaux de la réservation, le statut et les dates du séjour.
- Folio : Utilisé pour gérer les transactions financières, les paiements et les soldes.
- Notes : Espace centralisé pour les notes internes spécifiques à la réservation.
- Messages : Contient l’historique des communications avec le client.
- Client : Gérer les informations du profil client et les coordonnées.
- Documents : Stocker et consulter les fichiers liés à la réservation.
- Activité : Journal de toutes les modifications et actions effectuées sur la réservation.
Les utilisateurs peuvent basculer entre le tiroir latéral et une vue plein écran en cliquant sur l’icône Réduire/Agrandir (flèches diagonales) en haut à droite. Cliquez de nouveau pour réduire.
Gestion du folio de réservation
L’onglet Folio dans le tiroir est l’emplacement principal pour gérer la comptabilité d’une réservation.
- Sélecteur de folio et paramètres : Permet de basculer entre plusieurs folios attribués à la réservation et de gérer les paramètres du folio sélectionné.
- Filtres : Affiner les transactions par type (frais/paiements) ou plage de dates.
- Liste des transactions : Voir tous les articles publiés et en attente.
- Actions sur les lignes : Cliquez sur les trois points à côté d’une transaction pour voir les détails ou effectuer des actions spécifiques.
- Regroupement : Organiser la liste par date de transaction, date de service ou utilisateur.
- Bouton Ajouter : Ajouter rapidement des paiements, produits, taxes/frais ou revenus de chambre.
- Bouton Filtrer : Ouvrir des filtres supplémentaires pour affiner la liste des transactions.
- Plus d’actions : Accéder aux outils pour créer des factures, exporter des données ou envoyer le folio par e-mail.
- Dépôts : Voir et gérer les acomptes détenus pour la réservation.
- Panneau récapitulatif : Voir une ventilation financière du folio, incluant les articles tels que Sous-total, Produits, Taxes et frais, Paiements, Total général et le solde actuel dû.
Si les Créances clients sont activées, un bouton Créances clients apparaît dans la zone Résumé lorsque les soldes de cette réservation sont liés à un grand livre de créances. Consultez la section Créances clients (AR) ci-dessous pour plus de détails.
Actions disponibles dans l’onglet Folio
Depuis l’onglet Folio, les utilisateurs peuvent gérer les actions financières liées à la réservation sans quitter le tiroir.
Menu Ajouter au folio
Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter de nouveaux articles au folio sélectionné. Les options disponibles incluent :
- Paiement : Ajouter ou enregistrer un paiement client.
- Produits : Ajouter des produits ou services au folio.
- Taxe/frais : Ajouter les taxes ou frais applicables.
- Revenus des chambres : Ajouter les revenus des chambres à la réservation.
- Ajustement : Ajuster les charges existantes si nécessaire.
- Remboursement : Ajouter une transaction de remboursement.
- Frais d’annulation : Ajouter un frais d’annulation.
- Frais d’absence sans annulation : Ajouter un frais d’absence sans annulation.
Pour des étapes détaillées sur le traitement des paiements et des remboursements, consultez les articles suivants :
Configuration du folio et autres actions
Les utilisateurs peuvent également accéder à des outils supplémentaires du folio via les icônes à côté du bouton Ajouter.
- Modifier la configuration du folio : Gérer les paramètres du folio et les préférences d’affichage.
- + Ajouter un nouveau folio : Créer un folio supplémentaire pour la réservation afin de séparer les charges, les paiements ou les responsabilités de facturation.
- Folios existants : Sélectionner un folio existant pour afficher ses transactions, ou cliquer sur l’icône crayon pour modifier le nom ou la configuration du folio.
- Créer une facture : Créer une facture à partir du folio.
- Créer une facture pro forma : Créer une facture pro forma.
- Générer un reçu : Générer un reçu pour l’activité du folio.
- E-mail : Envoyer les documents liés au folio par e-mail.
- Imprimer : Imprimer le folio.
- Exporter : Exporter les informations du folio.
Les utilisateurs peuvent également utiliser le menu des actions de ligne à côté d’une transaction pour afficher les détails ou effectuer des actions spécifiques à la transaction.
- Annuler une transaction : Annuler la transaction sélectionnée lorsque cela est possible.
- Allouer un paiement : Allouer le paiement sélectionné aux charges appropriées.
- Générer un reçu : Générer un reçu pour la transaction sélectionnée.
- Gérer les cartes de crédit : Ouvrir la zone de gestion des cartes de crédit pour la réservation.
- Plus d’actions sur le folio : Accéder à des outils supplémentaires liés au folio.
Récapitulatif du folio et instantanés financiers
Le panneau de récapitulatif offre une vue d’ensemble financière du folio, incluant une ventilation des charges, paiements, totaux et le solde actuel dû.
Dans cette zone, les utilisateurs peuvent également accéder au bouton Acomptes et au sélecteur de devise.
- Acomptes : Voir et gérer les acomptes associés à la réservation.
- Devise : Changer les montants affichés du folio vers une autre devise disponible.
La section Acomptes et le sélecteur de devise peuvent ne pas être visibles dans tous les établissements.
- La section Acomptes est disponible uniquement lorsque la fonctionnalité Grand livre des acomptes est activée pour l'établissement. Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut et doit être activée sur demande.
- Le sélecteur de devise s'affiche uniquement lorsque plusieurs devises sont configurées dans les paramètres du compte de l'établissement.
Instantané du solde dû pour les statuts terminaux
Pour les réservations en statut terminal — Annulée ou Absence sans annulation — la section Résumé inclut un sélecteur de vue sous forme de liste déroulante. Cela permet aux utilisateurs de consulter la valeur de la réservation telle qu'elle était avant le changement de statut.
- Vue actuelle : Affiche les valeurs en temps réel basées sur la comptabilité. Pour les réservations annulées, cela montre souvent 0 car les transactions en attente sont généralement réglées.
- Avant annulation/absence sans annulation : Affiche un instantané figé de la ventilation financière capturée au moment où la réservation a été annulée ou marquée comme absence sans annulation.
La vue instantané est historique et reste inchangée même si la réservation est mise à jour par la suite. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de réservation, y compris celles provenant des OTA.
Lors du passage à la vue Avant annulation/absence sans annulation, le système affiche les métriques originales suivantes issues de l'instantané :
- Sous-total original
- Total original des articles supplémentaires (y compris la liste détaillée) si applicable
- Taxes et frais originaux
- Total général original
- Solde dû
Créances clients (AR)
La fonctionnalité Créances clients (AR) vous permet de transférer les soldes impayés d’un folio de réservation vers un grand livre centralisé pour le suivi et le recouvrement, généralement après le check-out.
Dans l’onglet Folio, le bouton Créances clients apparaît dans la zone Résumé lorsque les soldes de la réservation sont liés à un ou plusieurs grands livres AR. Le nombre entre parenthèses indique combien de grands livres AR sont associés à la réservation.
Cliquez sur le bouton Créances clients pour afficher les grands livres liés. Depuis la liste, vous pouvez ouvrir la page du compte concerné ou accéder aux actions disponibles, comme annuler un transfert lorsque cela est autorisé.
Les Créances clients sont généralement utilisées pour suivre les soldes impayés après leur transfert hors du folio vers un grand livre dédié.
Si votre établissement a activé les Créances clients, en savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité et la gestion des grands livres AR :
Questions fréquentes
Pourquoi la mise en page de mon folio est-elle différente de celle présentée dans cet article ?
Cloudbeds déploie actuellement une expérience UI Folio mise à jour dans les établissements. Par conséquent, l’affichage de ton folio peut varier selon la version actuelle de ton établissement.
- La nouvelle UI Folio comprend un unique bouton + Ajouter, un Panneau de résumé avec le total général, les paiements et le solde dû, ainsi qu’une section Dépôts et un sélecteur de devise (lorsque applicable).
- La version précédente du folio affiche des boutons Paiement et Charge séparés et n’inclut pas la section Dépôts ni le sélecteur de devise au même endroit.
Cette mise à jour est déployée progressivement et devrait atteindre tous les établissements durant le T2–T3 2026.
Puis-je gérer plusieurs folios depuis le tiroir ?
Oui. Utilise le Sélecteur de folio pour basculer entre les folios attribués à la réservation. Tu peux aussi utiliser les outils du folio pour gérer les actions liées au folio.
Pourquoi ne vois-je pas la liste déroulante Avant annulation/absence sans annulation ?
La liste déroulante apparaît uniquement pour les réservations avec le statut : Annulée ou Absence sans annulation. Elle est disponible uniquement dans le nouveau tiroir Détails de la réservation et s’applique aux réservations annulées ou marquées comme absence sans annulation à partir de fin avril 2026, date d’introduction de cette fonctionnalité.
L’instantané s’applique-t-il aux réservations OTA ?
Oui. L’instantané s’applique à tous les types de réservation, y compris les réservations OTA, tant que la réservation remplit les conditions requises.
Puis-je filtrer ou regrouper les transactions de folio dans le tiroir ?
Oui. Dans l’onglet Folio, cliquez sur l’icône Filtres pour ouvrir le panneau de filtres. À partir de là, vous pouvez affiner les transactions par dates, nom du client ou numéro de chambre, folio, type de transaction, statut de la transaction et visibilité de la piste d’audit. Après avoir sélectionné les filtres, cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez aussi utiliser la Liste déroulante Regrouper par dans l’en-tête du folio pour organiser les transactions par date de transaction, date de service, utilisateur, entre autres.
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