Este artículo responde a las preguntas más frecuentes sobre los correos electrónicos y notificaciones en Cloudbeds PMS y proporciona pasos de solución de problemas para ayudarte a comprender, programar y enviar correos correctamente a tus huéspedes y usuarios.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si no se cumplen las condiciones de programación del correo?
Ejemplo 1
- Creé una programación para enviar un “Correo de bienvenida” 2 días antes del check-in.
- Hoy es 15 de febrero y se ha creado una nueva reserva con fecha de check-in el 16 de febrero.
¿Cómo funcionará?
- El correo de bienvenida no se enviará para esta reserva, ya que 2 días antes del check-in corresponde al 14 de febrero, fecha que ya pasó. El sistema no reconocerá esta reserva como aplicable para esta programación de correo.
- Si se recibe una reserva con fecha de check-in el 18 de febrero, el correo se programará 2 días antes del check-in, es decir, el 16 de febrero.
Ejemplo 2
- Creé una programación para enviar un correo 0 días después del check-out a las 12:00 PM.
- Mi huésped hará check-out hoy.
¿Cómo funcionará?
- Si realizo el check-out del huésped a las 12:05 PM, el correo no se programará, ya que el requisito de horario para la programación ya pasó.
- Si realizo el check-out del huésped a las 11:50 AM, el correo sí se programará, puesto que todavía se cumple el requisito de programación.
Para programaciones configuradas para enviar el correo X días antes del check-out:
- Si el estado de la reserva cambia a “check-out” antes de la hora programada de envío, el correo se enviará como estaba previsto.
- El correo no se enviará si el estado de la reserva cambia a “check-out” después de la hora programada de envío.
¿Cuándo programa el sistema los correos electrónicos?
Dependiendo del origen de la reserva, el sistema programa los correos en distintas etapas del proceso de reserva, solo si se cumplen las condiciones para enviar correos programados.
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- Para reservas directas, incluidas las realizadas mediante el Motor de Reservas de Cloudbeds, los correos se programan cuando la reserva se crea.
- Para reservas de OTAs recibidas a través del Channel Manager, los correos se programan solo cuando cambia el estado de la reserva.
Supongamos que tienes un correo llamado “Opiniones” con la programación: Enviar correo según la fecha de reserva, fecha de check-in o fecha de check-out.
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- Para reservas realizadas por los huéspedes en el Motor de Reservas de Cloudbeds o creadas por recepción, el correo “Opiniones” se programará para enviarse a las 11:00 AM del día del check-out tan pronto como se crea la reserva.
- Para reservas realizadas a través de Booking.com (u otra OTA), el correo “Opiniones” solo se programará si el estado de la reserva se cambia a In-House antes de las 10:59 AM de la fecha de check-out.
- Si la reserva se marca como In-House/Checked-out después de las 11:00 AM del día de check-out, el correo no se enviará, ya que la hora de programación ya habrá pasado.
¿Qué sucede con los correos programados si cambio la zona horaria?
- La hora seleccionada para el correo se mantiene igual.
- Ejemplo: si el correo estaba configurado para enviarse a las 4 PM (GMT 00:00) y la zona horaria se cambia a GMT +01:00, el correo seguirá enviándose a las 4 PM, pero ahora en GMT +01:00.
No veo el correo en la pestaña Mensajes de correo; ¿está programado?
Según el origen y el estado de la reserva, el sistema utiliza ciertos criterios para mostrar el correo programado en la pestaña Mensajes de correo:
- Asegúrate de que la(s) reserva(s) cumpla(n) los requisitos correspondientes:
- Cambio de estado de reserva (por ejemplo: cancelada, no show, checked-in, checked-out, confirmada, pendiente de confirmación).
- Otros criterios (por ejemplo: según fecha de reserva, fecha de check-in o fecha de check-out).
- Si el problema persiste después de verificar estos criterios, comunícate con nuestro Equipo de Soporte para recibir más ayuda.
El correo de Check-in se mostrará en la pestaña Mensajes de correo de la Página de Detalles de la Reserva cuando el estado de la reserva sea In-House.
¿Cómo determina Cloudbeds PMS el idioma del correo de confirmación del huésped?
Cloudbeds PMS envía un correo de confirmación al huésped cuando la reserva se crea manualmente dentro del PMS o a través del Motor de Reservas. El huésped recibirá uno de los correos: Reserva confirmada o Confirmación pendiente, según el tipo de confirmación configurado en Políticas.
- Reservas realizadas a través del Motor de Reservas: Cuando el huésped reserva una habitación en el Motor de Reservas, puede seleccionar el idioma de la plataforma en la parte superior derecha. Este idioma determina el idioma del correo de confirmación.
- Reservas creadas dentro de Cloudbeds PMS: Cuando una reserva se crea manualmente, el idioma del correo de confirmación se determina por el país seleccionado en Detalles del huésped.
Asegúrate de traducir las plantillas de correo Reserva confirmada y Confirmación pendiente a los idiomas en los que quieras que tus huéspedes reciban estos correos. Sigue las instrucciones de este artículo: Plantillas de correo electrónico.
Para limitar los idiomas disponibles en el Motor de Reservas, ve a: Configuración de idiomas del Motor de Reservas.
Para reservas realizadas en una OTA (Online Travel Agency):
- El idioma predeterminado usado en la programación de correos para OTAs es el reconocido a partir del código de país seleccionado por el huésped. Si el código de país no se reconoce, el sistema utiliza inglés como idioma predeterminado, a menos que se especifique lo contrario.
- Si tienes desactivada la opción autocompletar todos los idiomas, el idioma se seleccionará de entre las traducciones disponibles que hayas creado para las plantillas.
- Si se recibe una reserva OTA de un país con múltiples idiomas, el sistema determinará qué idioma usar en función del país del huésped (no necesariamente el idioma seleccionado en la reserva OTA), ya que el idioma que el huésped elige en la OTA no se envía a Cloudbeds.
Solución de problemas de correos/notificaciones
Problema: mi huésped no está recibiendo correos enviados desde Cloudbeds PMS
Las posibles razones por las que el correo no fue enviado dependen del tipo de correo:
| Tipo de correo | Posible(s) razón(es) por las que el correo no fue enviado |
| Reserva confirmada |
Este correo se envía automáticamente solo para reservas directas y no para reservas OTA (Online Travel Agency)
Este correo se envía al cambiar el estado de la reserva a Confirmada haciendo clic en Confirmar y enviar correo al huésped
La opción para enviar automáticamente el correo de confirmación en la configuración del Motor de Reservas no está habilitada
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| Reserva cancelada |
Este correo solo se enviará si se hace clic en Cancelar y enviar correo al huésped o Cancelar y enviar correo al huésped (sin tarifas)
El correo no se enviará automáticamente a tu huésped si la reserva se canceló dentro de la OTA.
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Problema: los correos no se entregan cuando se utiliza un dominio público (Gmail, Yahoo, AOL) como “Enviar desde”
Si tu propiedad utiliza un proveedor de correo público como @gmail.com, @yahoo.com o @aol.com como dirección de Enviar desde, es posible que tus mensajes no lleguen a los huéspedes. Muchos proveedores públicos no permiten completamente que plataformas de terceros (como Cloudbeds PMS) envíen correos en su nombre, lo que se traduce en baja entregabilidad o en que los mensajes sean bloqueados por el proveedor receptor.
Soluciones recomendadas:
- Cambia la dirección Enviar desde de nuevo a admin@cloudbeds.com para mejorar la entregabilidad.
- Mejor solución: adquiere tu propio dominio empresarial y configura registros SPF para autorizar a Cloudbeds/SendGrid como remitente. Esto garantiza la mayor tasa de éxito en la entrega.
Si tu propiedad desea seguir utilizando un dominio público (como una dirección de Gmail, Yahoo o AOL), se recomienda usar esa dirección en el campo Responder a en lugar de Enviar desde.
Problema: yo (usuario) no estoy recibiendo notificaciones del sistema de Cloudbeds PMS
| Problema | Solución o posibles razones |
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Solo los usuarios o direcciones de correo añadidas a la lista de destinatarios recibirán notificaciones. Cada notificación tiene su propia lista en la página de preferencias de notificaciones del sistema. Verifica que tu correo sea correcto en Preferencias de notificaciones de Cloudbeds PMS. |
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Cloudbeds solo envía notificaciones de nuevas reservas en nombre de:
Para otras OTAs, la propia OTA es responsable de notificarte sobre nuevas reservas. |
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Es posible que en algún momento se hayan marcado como spam los mensajes de Cloudbeds, y nuestro sistema de correo haya “recordado” esta acción, impidiendo el envío de las notificaciones. Comunícate con Soporte para verificar si este es el caso. |
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Pídele al huésped que revise las carpetas de spam y papelera o que busque posibles correos archivados. |
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A veces, el sistema de correo tiene un filtro configurado que mueve automáticamente los mensajes entrantes; pídele al huésped que revise todas las carpetas, incluida la carpeta de papelera. |
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Debe haber espacio suficiente en la bandeja de entrada para recibir los correos. |
Otros problemas y sus soluciones
| Problema | Solución o posibles razones |
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Falta la dirección de correo electrónico del huésped en el sistema; por lo tanto, no se puede enviar ninguna comunicación por correo electrónico al huésped. Asegúrate de que la dirección de correo del huésped esté añadida y sea correcta en la pestaña Detalles del huésped dentro de la reserva. |
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Tu propiedad está usando una dirección de correo empresarial para enviar correos desde el sistema, pero no se ha autorizado a Cloudbeds como remitente para tu dominio mediante Sender Policy Framework (SPF). Más información aquí. |
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Al editar las plantillas de correo electrónico, se incluyó una coma (,) en los campos Nombre del remitente y Nombre de Responder a, lo que causa un error en el envío de los correos. Consulta el artículo: Crear, editar, habilitar o deshabilitar plantillas de correo electrónico personalizadas. |
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Pueden producirse errores en el envío de correos si hay una coma en el nombre de la propiedad dentro de la sección de perfil de la propiedad. Asegúrate de que no haya comas en el nombre de la propiedad. Consulta esta sección del artículo sobre el perfil de la propiedad para obtener más información. |
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Pídele al huésped que revise las carpetas de spam y papelera, o que busque posibles correos archivados. |
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A veces, el sistema de correo tiene un filtro que mueve automáticamente los correos entrantes. Pídele al huésped que revise todas las carpetas, incluida la carpeta de papelera. |
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Debe haber suficiente espacio en la bandeja de entrada para recibir los correos. |
Opciones para enviar correos masivos a huéspedes
En el pasado, Cloudbeds PMS no ofrecía opciones integradas para enviar correos masivos o correos de marketing directamente a los huéspedes. Ahora, las propiedades pueden utilizar los siguientes complementos para enviar comunicaciones masivas y campañas desde Cloudbeds:
Guest Marketing (complemento)
Guest Marketing está diseñado para campañas promocionales a gran escala. Puedes crear newsletters y campañas, crear y segmentar listas de huéspedes, programar mensajes y revisar métricas de rendimiento básicas. Es la solución recomendada para enviar correos de marketing o promocionales a muchos huéspedes pasados o futuros al mismo tiempo.
Para obtener más información sobre las funciones de Guest Marketing —incluidos los perfiles de huésped unificados, la segmentación y las herramientas de comunicación—, consulta: Guest Marketing: todo lo que necesitas saber.
Cloudbeds Guest Experience (antes Whistle, complemento)
Dentro de Cloudbeds Guest Experience, puedes crear mensajes automatizados o campañas manuales que se dirigen a reservas que cumplan filtros específicos (por ejemplo, fechas de llegada o salida, estado de la reserva o planes de tarifa). Los mensajes pueden enviarse por correo electrónico, SMS, WhatsApp o mediante la app del huésped, lo que lo hace ideal para comunicaciones operativas o relacionadas con la estadía enviadas a muchos huéspedes antes, durante o después de su estancia.
Para conocer los canales de mensajería disponibles, las OTAs compatibles, las limitaciones y los pasos de configuración, visita: Cloudbeds Guest Experience Messaging: todo lo que necesitas saber.
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