Correo electrónico - Solución de errores y preguntas frecuentes

Este artículo repasa las preguntas y solución de errores frecuentes de la sección Correo electrónico en el PMS de Cloudbeds.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no se cumplen las condiciones del envío de correos programados?

Ejemplo 1

  • Yo programé el envío de correos de bienvenida 2 días antes de la llegada de los huéspedes.
  • Hoy es el 15 de febrero y he obtenido una reserva con fecha de llegada del 16 de febrero.

¿Qué pasará?

  • El correo de bienvenida no se enviará a esta reserva, porque la fecha 2 días atrás es el 14 de febrero, que ya ha pasado. El sistema no reconocerá la reserva como aplicable para la programación y el envío del correo.
  • Si se obtiene la reserva con fecha de llegada del 18 de febrero, el correo se programará y enviará, porque la fecha 2 días previos a la llegada es el 16 de febrero.

Ejemplo 2

  • Yo programé el envío de correos de despedida 0 días después de la fecha de salida, a las 12:00 PM.
  • Uno de mis huéspedes hará check-out hoy.

¿Qué pasará?

  • Si el huésped hace check-out a las 12:05 PM, el correo no se programará ni enviará, porque la programación ya ha pasado.
  • Si el huésped hace check-out a las 11:50 AM, el correo sí se enviará, porque cumple con las condiciones programadas.
¿Qué pasará con los correos programados si cambio mi zona horaria?
  • La hora programada del envío de correos no cambiará.
  • Ejemplo: El correo fue programado para enviarse a las 4 PM (GMT 00:00). La zona horaria de la propiedad cambia a GMT +01:00. El correo igual se enviará a las 4 PM, sólo que ahora será GMT +01:00.
No puedo ver el correo en la pestaña Programar envío de correos. ¿Está programado?

Según la fuente y el estado de la reserva, existen ciertos criterios que el sistema utiliza para mostrar los correos programados en la sección Programar envío de correos. Para más información:

  • Asegúrese de que las reservas relacionadas cumplan los requisitos correspondientes:
    • Cambios en el estado de la reserva (Cancelada, No Show, Registrado, Checked Out, Confirmada, Confirmación pendiente).
    • Otros (según la fecha de reserva y fecha de llegada o salida).
  • Si el problema continúa luego de asegurarse de que los criterios se cumplen debidamente, comuníquese con nuestro equipo de soporte para obtener asistencia. 

El correo electrónico que se envía al momento del check-in se verá en la pestaña Mensajes de correo de la página Detalles de la reserva al cambiar el estado de la reserva a HOSPEDADO.

¿Cómo selecciona el PMS de Cloudbeds el idioma de los correos de confirmación?

El PMS de Cloudbeds envía correos de confirmación a sus huéspedes cuando la reserva se crea manualmente en el PMS o se recibe del motor de reservas. Sus huéspedes recibirán un correo electrónico de confirmación, ya sea de Reserva confirmada o de Confirmación pendiente, dependiendo del tipo de confirmación de reserva en sus Políticas.

  • Desde el motor de reservas: Cuando sus huéspedes reservan habitaciones en el motor de reservas, pueden seleccionar el idioma de la plataforma en la esquina superior derecha de la pantalla. El correo de confirmación se enviará en ese idioma.
  • En el PMS de Cloudbeds: Cuando las reservas se crean manualmente, el correo de confirmación se enviará en el idioma del país seleccionado en Información del huésped.

En el caso de reservas obtenidas de OTA (agencias de viaje online), la OTA es responsable de enviar los correos de confirmación. Para más información sobre la selección de idiomas, contacte a la OTA.

Solución de errores en correos y notificaciones

Error: Mi huésped no recibe los correos enviados desde el PMS de Cloudbeds

Los posibles motivos por los que no se envió el correo dependerán del tipo de correo electrónico:

Tipo de correo Posibles motivos por los que no se envió el correo
Reserva confirmada

Este correo se envía automáticamente sólo a las reservas directas y no a las reservas de OTA

  • El correo de confirmación sólo se envía automáticamente a las reservas directas (creadas en el PMS de Cloudbeds y en el motor de reservas de Cloudbeds), siempre que estén debidamente configurados.
  • Este correo electrónico no se enviará automáticamente al huésped si la reserva se realizó en una OTA (agencia de viajes online). La OTA es responsable de enviar correos de confirmación. Sin embargo, puede usar la función Redactar mensaje para enviar confirmación de reserva a sus huéspedes, de ser necesario. Siga estos pasos.

Este correo se envía al cambiar el estado de la reserva a Confirmado haciendo clic en Confirmar y enviar correo al huésped

  • Al cambiar el estado de la reserva a Confirmada en el PMS de Cloudbeds, se hizo clic en el botón Confirmar y no en Confirmar y enviar correo al huésped. Por lo tanto, no se envió el correo de confirmación al huésped.

No se habilitado la opción de Enviar al huésped un correo automático de conformación en el motor de reservas

  • Sólo se enviarán los correos cuando habilita esta opción en la configuración del motor de reservas
Reserva cancelada

Este correo sólo se enviará si hace clic en Cancelar y enviar correo o en Cancelar y enviar correo (sin tarifas)

  • De hacer clic en Confirmar cancelación, en lugar de en Cancelar y enviar correo o en Cancelar y enviar correo (sin tarifas), no se enviará el correo que confirma la cancelación al huésped.

Este correo no se enviará automáticamente al huésped si se cancela la reserva en la OTA

  • Si la reserva fue creada en una OTA y se cancela en la OTA, la OTA es responsable de enviar el correo que confirma la cancelación a su huésped.

  • Importante: La cancelación de reservas creadas en OTA desde del PMS de Cloudbeds sólo se admite para ciertas OTA. Para las demás OTA, la reserva debe cancelarse desde la OTA. Más información: Cómo cancelar o modificar las reservas recibidas de las OTA.
Error: Yo (como usuario) no estoy recibiendo notificaciones del sistema de PMS de Cloudbeds
Error Solución o posible motivo
1. Su dirección de correo electrónico no está incluida en la lista de destinatarios de la notificación

Solo los usuarios o direcciones de correo electrónico agregados a la lista de destinatarios recibirán la notificación. Cada notificación tiene su propia lista en la página Preferencias de notificaciones del sistema.

Verifique si ha sido agregado a la lista y asegúrese de que la dirección de correo electrónico sea correcta: Preferencias de notificaciones del sistema – Notificaciones de reservas

2. Cloudbeds PMS only sends out a notification for direct reservations and bookings made on certain OTAs (Online Travel Agencies) only El PMS de Cloudbeds solo envía una notificación para reservas directas y reservas realizadas en ciertas OTA (agencias de viajes en línea):
  • Expedia
  • Booking.com
  • Hotelbeds
  • TripAdvisor
  • Reconline
  • Agoda
  • BestDay
Para otras OTA, la OTA es responsable de notificarle sobre nuevas reservas.
3. Los correos electrónicos de Cloudbeds se marcaron previamente como SPAM

 

También puede ocurrir que hayas marcado los mensajes de Cloudbeds como spam una vez, y nuestro sistema de correo lo haya recordado, impidiendo que se envíen las notificaciones.

Para consultar si esto ocurrió, contacte a nuestro equipo de soporte.

4. El correo electrónico se movió, eliminó o archivó accidentalmente

 

Solicítele al huésped que revise la carpeta de spam y papelera o que busque correos electrónicos archivados.

5.  El filtro de correo mueve los correos electrónicos automáticamente a la papelera

A veces, el correo electrónico puede tener un filtro que mueve los correos electrónicos entrantes automáticamente, pídale al huésped que revise todas las carpetas, incluida la papelera.

6. La bandeja de entrada del correo electrónico puede estar llena y los correos electrónicos están rebotando

 

Debe haber espacio suficiente para recibir los correos electrónicos.

Otros errores y sus soluciones
Error Solución o posible motivo

1. La dirección de correo electrónico del huésped no se ha agregado o es incorrecta

Falta la dirección de correo electrónico del huésped en el sistema, por lo tanto, no se puede enviar ninguna comunicación por correo electrónico a los huéspedes. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico del huésped se haya agregado y sea correcta en la pestaña Detalles del huésped dentro de la reserva.

2. Está utilizando un dominio de correo electrónico como @yahoo.com o @aol.com que no permite que Cloudbeds envíe un correo electrónico por usted

Algunos proveedores de correo electrónico no permiten que un sistema de terceros envíe un correo electrónico en su nombre. Si la dirección de correo electrónico ingresada en el campo Enviar desde es @yahoo.com o @aol.com, existe la posibilidad de que el correo electrónico no se envíe a su huésped.

En algunos casos, es posible que vea la dirección de correo electrónico admin@cloudbeds.com en el campo Enviar desde. Esto es para que el sistema pueda continuar enviando los correos electrónicos a sus huéspedes.

3. Su propiedad utiliza una dirección de correo electrónico comercial, pero no ha autorizado a Cloudbeds como remitente para el dominio de su propiedad a través del Marco de Directivas del Remitente (SPF) Su propiedad está utilizando una dirección de correo electrónico comercial para enviar los correos electrónicos desde el sistema, pero no ha autorizado a Cloudbeds como remitente para el dominio de su propiedad a través del Marco de Directivas del Remitente (SPF). Más información aquí.

4. Se ingresó una coma (,) en el nombre del remitente y el nombre al que se responde en la plantilla de correo

Al editar las plantillas de correo, se agregó por error una coma (,) en las casillas Nombre del remitente y Nombre para respuesta , lo que genera errores en el envío de correos. Más información:  Cree, edite, active o desactive plantillas personalizadas .

5.  Se ingresó una coma (,) en el nombre de su propiedad en la sección Perfil de la propiedad

En ocasiones, se generan errores al enviar notificaciones desde el sistema si se agrega por error una coma en la casilla Nombre de la propiedad de la sección Perfil de la propiedad. Más información en esta sección.

6. El correo electrónico se movió, eliminó o archivó accidentalmente

Solicite al huésped revisar la carpeta de spam y papelera o que busque en correos electrónicos archivados.

7. El filtro de correo mueve los correos electrónicos automáticamente a la papelera A veces, el correo electrónico puede tener un filtro que mueve los correos electrónicos entrantes automáticamente. Solicie al huésped verificar todas las carpetas, incluyendo la papelera.

8. La bandeja de entrada del correo electrónico puede estar llena y los correos electrónicos están rebotando

Debe haber espacio suficiente para recibir correos electrónicos.

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