Este artículo responde las preguntas más frecuentes sobre correos electrónicos y notificaciones en Cloudbeds PMS, y proporciona pasos de solución de problemas para ayudarte a entender, programar y entregar correctamente correos electrónicos a tus huéspedes y usuarios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo configurar el dominio de correo electrónico de tu propiedad para los correos electrónicos de Cloudbeds? Configuración de DKIM y SPF
Cloudbeds puede enviar correos electrónicos, como confirmaciones de reserva, correos de check-in y plantillas de correo electrónico, usando el dominio de correo electrónico de tu propiedad, por ejemplo, @yourproperty.com. Para mejorar la entrega de correos electrónicos y ayudar a evitar que los mensajes se marquen como spam, tu dominio debe autenticarse mediante registros SPF y DKIM.
- La autorización SPF puede ser agregada por el administrador de tu dominio para autorizar a SendGrid, el proveedor de entrega de correos electrónicos de Cloudbeds. Para obtener más información, consulta: Autorizar a Cloudbeds como remitente para el dominio de tu propiedad mediante Sender Policy Framework (SPF).
- La configuración de DKIM está disponible mediante una solicitud de soporte. El equipo de Soporte de Cloudbeds proporcionará los registros DNS necesarios y te ayudará con el proceso de configuración.
Según tu configuración, estas opciones permiten que los correos electrónicos enviados a través de Cloudbeds PMS aparezcan como enviados desde el dominio de tu propiedad.
¿Qué sucede si no se cumplen mis condiciones de programación de correos electrónicos?
Ejemplo 1
- Creé una programación para enviar un "correo electrónico de bienvenida" 2 días antes del check-in.
- Hoy es 15 de febrero y ha ingresado una nueva reserva con fecha de check-in para el 16 de febrero.
¿Cómo funcionará?
- El correo electrónico de bienvenida no se enviará para esta reserva, ya que 2 días antes del check-in corresponde al 14 de febrero, una fecha que ya pasó. El sistema no reconocerá esta reserva como aplicable para esta programación de correo electrónico.
- Si se recibe una reserva con fecha de check-in para el 18 de febrero, el correo electrónico se programará 2 días antes del check-in, es decir, el 16 de febrero.
Ejemplo 2
- Creé una programación para enviar un correo electrónico 0 días después del check-out a las 12:00 p. m..
- Mi huésped hará check-out hoy.
¿Cómo funcionará?
- Si hago el check-out del huésped a las 12:05 p. m., el correo electrónico no se programará, ya que el requisito de programación ya pasó.
- Si hago el check-out del huésped a las 11:50 a. m., el correo electrónico sí se programará, ya que todavía cumple con el requisito de programación.
Para programaciones configuradas para enviarse X días antes del check-out:
- Si el estado de la reserva cambia a "check-out" antes de la hora programada de envío, el correo electrónico se enviará según lo previsto.
- El correo electrónico no se enviará si el estado de la reserva cambia a "check-out" después de la hora programada de envío.
¿Cuándo programa correos electrónicos el sistema?
Según la fuente u origen de la reserva, el sistema programa correos electrónicos en distintas etapas del proceso de reserva solo si se cumplen las condiciones para enviar correos electrónicos programados.
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- Para reservas directas, incluidas las realizadas a través del Motor de reservas de Cloudbeds, programamos correos electrónicos cuando se crea la reserva.
- Para reservas de OTA recibidas a través del Channel Manager, programamos correos electrónicos solo cuando cambia el estado de la reserva.
Supongamos que tienes un correo electrónico llamado “Reseñas” con la programación Enviar correo electrónico según la fecha de reserva, la fecha de check-in o la fecha de check-out:
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- Para reservas realizadas por huéspedes en el Motor de reservas o creadas por recepción, el correo electrónico “Reseñas” se programará automáticamente para enviarse a las 11:00 a. m. del día de check-out tan pronto como se cree la reserva.
- Para reservas realizadas a través de Booking.com u otra OTA, el correo electrónico “Reseñas” solo se programará si el estado de la reserva cambia a En la propiedad y antes de las 10:59 a. m. de la fecha de check-out.
- Si la reserva se marca como En la propiedad/Check-out completado después de las 11:00 a. m. de la fecha de check-out, el correo electrónico no se enviará, ya que la hora para programarlo ya pasó.
¿Qué ocurrirá con los correos electrónicos programados si cambio mi zona horaria?
- La hora elegida para el correo electrónico se mantendrá igual.
- Ejemplo: si el correo electrónico estaba configurado anteriormente para enviarse a las 4 p. m. (GMT 00:00) y la zona horaria cambia a GMT +01:00, el correo electrónico seguirá enviándose a las 4 p. m., pero ahora en GMT +01:00.
No veo el correo electrónico en la pestaña Mensajes de correo electrónico. ¿Está programado?
Según la fuente y el estado de la reserva, hay ciertos criterios que el sistema utiliza para mostrar el correo electrónico programado en Mensajes de correo electrónico:
- Asegúrate de que la reserva o reservas cumplan con los requisitos correspondientes:
- Cambio de estado de la reserva, por ejemplo, cancelada, no presentación, check-in completado, check-out completado, confirmada o pendiente de confirmación.
- Otro, por ejemplo, según la fecha de reserva, fecha de check-in/check-out.
- Si el problema persiste después de asegurarte de que los criterios anteriores se cumplan correctamente, contacta a nuestro equipo de Soporte para recibir más ayuda.
El correo electrónico de check-in completado se mostrará en la pestaña Mensajes de correo electrónico en la página de detalles de la reserva cuando el estado de la reserva sea En la propiedad.
¿Cómo determina Cloudbeds PMS el idioma del correo electrónico de confirmación del huésped?
Cloudbeds PMS envía un correo electrónico de confirmación a tu huésped cuando la reserva se crea manualmente en el PMS o a través del Motor de reservas. Tu huésped recibirá un correo electrónico de confirmación, ya sea de Reserva confirmada o de Confirmación pendiente, según el tipo de confirmación de reserva definido en tus Políticas.
- Reservas realizadas a través del Motor de reservas: cuando tu huésped reserva una habitación en el Motor de reservas, puede seleccionar el idioma de la plataforma en la esquina superior derecha. Esto determina el idioma del correo electrónico de confirmación.
- Reservas realizadas dentro de Cloudbeds PMS: cuando una reserva se crea manualmente, el idioma del correo electrónico de confirmación se determina según el país seleccionado en Detalles del huésped.
Asegúrate de traducir las plantillas de correo electrónico Reserva confirmada o Confirmación pendiente a los idiomas en los que quieres que tus huéspedes las reciban. Sigue las instrucciones de este artículo: Plantillas de correo electrónico.
Para limitar los idiomas disponibles en el Motor de reservas, ve a la Configuración de idioma.
Para reservas realizadas en una OTA (agencia de viajes en línea):
- El idioma predeterminado usado por la programación de correos electrónicos para las OTA es el que reconoce el código de país seleccionado por el huésped. Si el código de país no se reconoce, el sistema usa inglés como idioma predeterminado, a menos que se especifique lo contrario.
- Si tienes desactivada la casilla de completar automáticamente todos los idiomas, el idioma se seleccionará desde las plantillas para las que hayas creado traducciones.
- Si se recibe una reserva de OTA desde un país con varios idiomas, el sistema determinará qué idioma se usará según el país del huésped y no necesariamente según el que haya seleccionado en la reserva de la OTA, porque el idioma seleccionado por el huésped en la OTA no se enviará a Cloudbeds.
Solución de problemas de correos electrónicos/notificaciones
Problema: mi huésped no recibe correos electrónicos enviados desde Cloudbeds PMS
Los posibles motivos por los que el correo electrónico no se envió dependerán del tipo de correo electrónico:
| Tipo de correo electrónico | Posibles motivos por los que el correo electrónico no se envió |
| Reserva confirmada |
Este correo electrónico se envía automáticamente solo para reservas directas y no para reservas de OTA (agencia de viajes en línea)
Este correo electrónico se envía al cambiar el estado de la reserva a Confirmada haciendo clic en Confirmar y enviar correo al huésped
La opción para enviar al cliente un correo electrónico automático de confirmación en la configuración del Motor de reservas no está habilitada
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| Reserva cancelada |
Este correo electrónico solo se enviará si se hace clic en el botón Cancelar y enviar correo al huésped o Cancelar y enviar correo al huésped sin tarifas
El correo electrónico no se enviará automáticamente a tu huésped si la reserva se canceló dentro de la OTA.
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Problema: los correos electrónicos no se entregan cuando se usa un dominio de correo público, como Gmail, Yahoo o AOL, en el campo "Enviar desde"
Si tu propiedad usa un proveedor de correo electrónico público como @gmail.com, @yahoo.com o @aol.com como correo electrónico de Enviar desde, es posible que tus mensajes no lleguen a los huéspedes. Muchos proveedores de correo electrónico público no permiten completamente que plataformas de terceros, como Cloudbeds PMS, envíen correos electrónicos en su nombre, lo que genera baja capacidad de entrega o que los mensajes sean bloqueados por el proveedor de correo receptor.
Soluciones recomendadas:
- Cambia el correo electrónico de Enviar desde nuevamente a admin@cloudbeds.com para mejorar la capacidad de entrega.
- Mejor solución: compra tu propio dominio empresarial y configura registros SPF para autorizar a Cloudbeds/SendGrid como remitente. Esto garantizará la mayor probabilidad de entrega exitosa.
Si tu propiedad desea seguir usando un dominio de correo electrónico público, como una dirección de Gmail, Yahoo o AOL, recomendamos colocar esa dirección en el campo Responder a en lugar del campo Enviar desde.
Problema: yo, como usuario, no recibo notificaciones del sistema de Cloudbeds PMS
| Problema | Solución o posibles motivos |
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Solo los usuarios o direcciones de correo electrónico agregados a la lista de destinatarios recibirán notificaciones. Cada notificación tiene su propia lista en la página de Preferencias de notificaciones del sistema. Verifica si tu correo electrónico es correcto en Preferencias de notificaciones. |
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Cloudbeds solo envía notificaciones de reservas en nombre de:
Para otras OTA, la OTA es responsable de notificarte sobre nuevas reservas. |
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Es posible que también hayas marcado una vez los mensajes de Cloudbeds como spam y que nuestro sistema de correo haya "recordado" esto, lo que impide que se envíen las notificaciones. Contacta a Soporte para verificar si este es el caso. |
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Pídele al huésped que revise las carpetas de spam y papelera o que busque correos electrónicos archivados. |
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A veces, el correo electrónico puede tener un filtro que mueve los correos entrantes automáticamente. Pídele al huésped que revise todas las carpetas, incluida la carpeta de papelera. |
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Debe haber espacio suficiente para recibir los correos electrónicos. |
Otros problemas y sus soluciones
| Problema | Solución o posibles motivos |
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La dirección de correo electrónico del huésped no está en el sistema; por lo tanto, no se puede enviar ninguna comunicación por correo electrónico al huésped. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico del huésped esté agregada y sea correcta en la pestaña Detalles de huéspedes dentro de la reserva. |
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Tu propiedad usa una dirección de correo electrónico empresarial para enviar correos electrónicos desde el sistema, pero no has autorizado a Cloudbeds como remitente para el dominio de tu propiedad mediante Sender Policy Framework (SPF). Obtén más información aquí. |
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Al editar las plantillas de correo electrónico, incluiste una coma (,) en los campos Nombre del remitente y Nombre de respuesta, lo que provoca un error al enviar los correos electrónicos. Consulta el artículo: Crear, editar, habilitar o deshabilitar plantillas de correo electrónico personalizadas. |
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Pueden ocurrir errores al enviar correos electrónicos si hay una coma incluida en el nombre de tu propiedad dentro de la sección Perfil de la propiedad. Asegúrate de que no haya comas en el nombre de la propiedad. Consulta esta sección del artículo para obtener más información. |
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Pídele al huésped que revise las carpetas de spam y papelera, o que busque correos electrónicos archivados. |
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A veces, el correo electrónico puede tener un filtro que mueve los correos entrantes automáticamente. Pídele al huésped que revise todas las carpetas, incluida la carpeta de papelera. |
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Debe haber espacio suficiente para recibir los correos electrónicos. |
Opciones para enviar correos electrónicos masivos a huéspedes
En el pasado, Cloudbeds PMS no ofrecía opciones integradas para enviar correos electrónicos masivos o de marketing directamente a los huéspedes. Ahora, las propiedades pueden usar los siguientes complementos para enviar comunicaciones y campañas masivas desde Cloudbeds:
Guest Marketing (complemento)
Guest Marketing está diseñado para comunicaciones promocionales a gran escala. Puedes crear boletines y campañas, crear y segmentar listas de huéspedes, programar mensajes y revisar métricas básicas de rendimiento. Esta es la solución recomendada para enviar correos electrónicos de marketing o promocionales a muchos huéspedes pasados o futuros al mismo tiempo.
Para obtener más información sobre las funciones de Guest Marketing, incluidos perfiles unificados de huéspedes, segmentación y herramientas de comunicación, consulta Guest Marketing: todo lo que necesitas saber.
Cloudbeds Guest Experience, anteriormente Whistle (complemento)
Dentro de Cloudbeds Guest Experience, puedes crear mensajes automatizados o campañas manuales dirigidas a reservas que coincidan con filtros específicos, por ejemplo, fechas de llegada o salida, estado de la reserva o planes de tarifas. Los mensajes pueden enviarse por correo electrónico, SMS, WhatsApp o la aplicación para huéspedes, por lo que es adecuado para comunicaciones operativas o relacionadas con la estadía enviadas a muchos huéspedes antes, durante o después de su estadía.
Para obtener detalles sobre canales de mensajería, OTA compatibles, limitaciones y pasos de configuración, visita Mensajería de Cloudbeds Guest Experience: todo lo que necesitas saber.
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