Este artículo cubre las preguntas frecuentes y solución de problemas más comunes sobre la sección de Correo en Cloudbeds PMS.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si no se cumplen las condiciones de programación por correo electrónico?
Ejemplo 1
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- Creé una programación para enviar un "Correo de bienvenida" 2 días antes del check-in.
- Hoy es 15 de febrero, ha llegado una nueva reserva con una fecha de check-in el 16 de febrero.
¿Cómo funcionará?
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- El correo de bienvenida no se enviará para esta reserva, ya que 2 días antes del check-in es el 14 de febrero, que ya pasó. El sistema no reconocerá esta reserva como aplicable para esta programación de correo electrónico.
- Si se recibe una reserva con fecha de check-in el 18 de febrero, el correo se programará para 2 días antes del check-in, que es el 16 de febrero.
Ejemplo 2
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- Creé una programación para enviar un correo electrónico 0 días después de la salida a las 12:00 PM.
- Mi huésped hará el check-out hoy.
¿Cómo funcionará?
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- Si hago el check-out del huésped a las 12:05 PM, el correo no se programará, ya que el requisito de programación ya ha pasado.
- Si hago el check-out del huésped a las 11:50 AM, el correo se programará ya que aún cumple con el requisito de programación.
Para programaciones establecidas para enviar X días antes de la salida:
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- Si el estado de la reserva cambia a "salida" antes de la hora programada de envío, el correo se enviará según lo planeado.
- El correo no se enviará si el estado de la reserva cambia a "salida" después de la hora programada de envío.
Dependiendo de la fuente u origen de la reserva, el sistema programa correos electrónicos en distintas etapas del proceso de reserva solo si se cumplen las condiciones para enviar correos electrónicos programados.
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- Para las reservas directas, incluidas las realizadas a través del motor de reservas de Cloudbeds, programamos correos electrónicos cuando la reserva es creada.
- Para las reservas de OTA recibidas a través del Channel Manager, programamos correos electrónicos solo cuando el estado de la reserva cambia.
Supongamos que tienes un correo electrónico llamado "Revisión" con el Enviar correo electrónico basado en la fecha de reserva, fecha de llegada o fecha de salida programado:
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- Para las reservas realizadas por los huéspedes en el motor de reservas o creadas por recepción, el correo electrónico "Revisión" se programará automáticamente para ser enviado a las 11:00 AM del día de salida tan pronto como se cree esta reserva.
- Para las reservas realizadas a través de Booking.com (u otra OTA), el correo electrónico "Revisión" solo se programará si el estado de la reserva se cambia a Hospedado y antes de las 10:59 AM de la fecha de salida.
- Si la reserva se marca como Hospedado/Registrado después de las 11:00 AM en la fecha de salida, el correo no se enviará, ya que el tiempo para programar ha pasado.
¿Qué sucederá con los correos electrónicos programados si cambio mi zona horaria?
- La hora elegida para el correo electrónico se mantendrá igual.
- Ejemplo: si el correo electrónico estaba programado para enviarse a las 4 PM (GMT 00:00) y se cambia la zona horaria a GMT +01:00, el correo se seguirá enviando a las 4 PM pero ahora en GMT +01:00.
No puedo ver el correo electrónico en la pestaña Correos electrónicos; ¿está programado?
Según la fuente de la reserva y el estado, existen ciertos criterios que el sistema utiliza para mostrar el correo electrónico programado en la pestaña Correos electrónicos:
- Asegúrate de que la(s) reserva(s) cumpla(n) con los requisitos correspondientes:
- Cambio de estado de la reserva (por ejemplo, cancelado, no presentado, llegada, salida, confirmado, pendiente de confirmación)
- Otros (por ejemplo, basado en la fecha de reserva, fecha de llegada/salida)
- Si el problema persiste después de verificar que se cumplen correctamente los criterios anteriores, ponte en contacto con nuestro Equipo de soporte para obtener más ayuda.
El correo electrónico Llegada se mostrará en la pestaña Correos electrónicos en la Página de Detalles de la Reserva cuando el estado de la reserva sea Hospedado.
¿Cómo determina Cloudbeds PMS el idioma del correo de confirmación del huésped?
Cloudbeds PMS envía un correo de confirmación a su huésped cuando la reserva se crea manualmente dentro del PMS o a través del motor de reservas. Su huésped recibirá un correo de confirmación de reserva Reserva Confirmada o Confirmación Pendiente, dependiendo del tipo de confirmación de reserva en sus Políticas.
- Reservas realizadas a través del motor de reservas: Cuando su huésped reserva una habitación en el motor de reservas, puede seleccionar el idioma de la plataforma en la esquina superior derecha. Esto determina el idioma del correo de confirmación.
- Reservas realizadas dentro de Cloudbeds PMS: Cuando se crea manualmente una reserva, el idioma del correo de confirmación se determina por el país seleccionado en Detalles del huésped.
Asegúrese de traducir las plantillas de correo Reserva Confirmada o Confirmación Pendiente a los idiomas en los que desea que sus huéspedes reciban. Siga las instrucciones en este artículo: Plantillas de correos.
Para limitar los idiomas disponibles en el motor de reservas, vaya a la sección de Configuración de idioma.
Para reservas realizadas en una OTA (Agencia de Viajes en Línea):
- El idioma predeterminado utilizado por la programación de correos electrónicos para las OTAs es el que reconoce el código de país seleccionado por el huésped. Si el código de país no es reconocido, el sistema utiliza el inglés como idioma predeterminado a menos que se especifique lo contrario.
- Si tiene la casilla de llenado automático de todos los idiomas desactivada, el idioma se seleccionará de las plantillas en las que haya creado traducciones.
- Si se recibe una reserva de una OTA de un país con varios idiomas, el sistema determinará qué idioma se utilizará según el país del huésped (no necesariamente el que seleccionaron en la reserva de la OTA) porque el idioma seleccionado por el huésped en la OTA no se enviará a Cloudbeds.
Solución de problemas de correos electrónicos/notificaciones
Problema: Mi huésped no recibe correos electrónicos enviados desde Cloudbeds PMS
Las posibles razones por las que el correo electrónico no se envió dependerán del tipo de correo electrónico:
| Tipo de correo electrónico | Posible(s) razón(es) por las que el correo electrónico no se envió |
|---|---|
| Reserva Confirmada |
Este correo se envía automáticamente solo para reservas directas y no para reservas de OTA (Agencia de Viajes en Línea)
Este correo se envía al cambiar el estado de la reserva a Confirmado haciendo clic en Confirmar y Enviar Correo al Huésped
La opción de Enviar al cliente un correo electrónico de confirmación automático en la configuración del Motor de Reservas no está habilitada
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| Reserva Cancelada |
Este correo se enviará solo si se hace clic en el botón Cancelar y Enviar Correo al Huésped o Cancelar y Enviar Correo al Huésped (sin tarifas)
El correo no se enviará automáticamente a tu huésped si la reserva se canceló dentro de la OTA.
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Problema: No recibo notificaciones del sistema de Cloudbeds PMS
| Problema | Solución o posibles razones |
|---|---|
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Solo los usuarios o direcciones de correo añadidos a la lista de destinatarios recibirán notificaciones. Cada notificación tiene su propia lista en la página de Preferencias de Notificación del Sistema. Verifica si tu correo es correcto en Preferencias de Notificación. |
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Cloudbeds solo envía notificaciones de reservas en nombre de:
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Tal vez hayas marcado los mensajes de Cloudbeds como spam en algún momento, y nuestro sistema de correo ha "recordado" esto, impidiendo que se envíen las notificaciones. Contacta a Soporte para verificar si este es el caso. |
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Pide al huésped que revise las carpetas de spam y papelera o busque correos electrónicos archivados |
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A veces el correo puede tener un filtro que mueve automáticamente los correos entrantes; pide al huésped que revise todas las carpetas, incluida la papelera |
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Debe haber espacio suficiente para recibir los correos electrónicos. |
Otros problemas y sus soluciones
| Problema | Solución o posibles razones por las que ocurre |
|---|---|
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La dirección de correo del huésped falta en el sistema; por lo tanto, no se puede enviar ninguna comunicación por correo electrónico al huésped. Asegúrate de que la dirección de correo del huésped esté añadida y correcta en la pestaña de Detalles del huésped dentro de la reserva. |
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Algunos proveedores de correo electrónico no permiten que sistemas de terceros envíen correos electrónicos en tu nombre. Si la dirección de correo electrónico ingresada en el campo Enviar desde es @yahoo.com o @aol.com, existe la posibilidad de que el correo electrónico no se envíe correctamente al huésped. A veces, puedes ver la dirección de correo electrónico admin@cloudbeds.com en el campo Enviar desde. Esto es para que el sistema pueda seguir enviando los correos electrónicos a tus huéspedes. |
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Tu propiedad está utilizando una dirección de correo electrónico comercial para enviar los correos electrónicos desde el sistema pero no has autorizado a Cloudbeds como remitente para el dominio de tu propiedad a través del Marco de Políticas del Remitente (SPF). Obtén más información aquí. |
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Al editar las plantillas de correo electrónico, incluiste una coma (,) en los campos Nombre del remitente y Nombre de respuesta, lo que causó un error al enviar los correos electrónicos. Consulta el artículo: Crear, editar, habilitar o deshabilitar Plantillas de Correo Electrónico Personalizadas. |
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Pueden ocurrir errores al enviar correos electrónicos si hay una coma incluida en el Nombre de tu Propiedad dentro de la sección de Perfil de la Propiedad. Asegúrate de que no haya comas en el Nombre de tu Propiedad, consulta esta sección del artículo para obtener más información. |
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Pídele al huésped que revise las carpetas de spam y papelera, o busque correos electrónicos archivados. |
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A veces, el correo electrónico puede tener un filtro que mueve automáticamente los correos entrantes. Pídele al huésped que revise todas las carpetas, incluida la carpeta de papelera. |
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Debe haber espacio suficiente para recibir los correos electrónicos. |
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