| Propósito | Comprender y usar el panel de detalles de la reserva para consultar una reserva y gestionar su folio. |
| Dirigido a | Personal de recepción y administradores de propiedades que trabajan con los detalles de las reservas y las transacciones de los folios. |
| Cuándo usarlo | Cuando necesitas abrir una reserva sin salir de la página actual, consultar su información o realizar acciones en el folio. |
| Requisitos | Una reserva a la que puedas acceder desde una sección compatible de Cloudbeds PMS. Algunas opciones del folio requieren la función o configuración de cuenta correspondiente. |
| Resultado esperado | Puedes navegar por el panel, gestionar las transacciones del folio e interpretar el resumen financiero. |
Introducción
El panel de detalles de la reserva es un panel lateral que ofrece una vista completa de la reserva de un huésped sin salir de la pantalla actual. Está diseñado para consultar la información de la reserva y realizar tareas operativas con facilidad, como gestionar folios, añadir notas o revisar los documentos del huésped.
En este artículo, conocerás dónde está disponible el panel, qué contiene cada pestaña y cómo utilizar las herramientas del folio y sus resúmenes financieros.
Índice
- Acceder al panel de detalles de la reserva
- Navegar por el panel
- Gestionar el folio de la reserva
- Usar las acciones de la pestaña Folio
- Consultar los resúmenes del folio y las vistas financieras
- Preguntas frecuentes
Acceder al panel de detalles de la reserva
Puedes abrir el panel desde varias secciones principales de Cloudbeds PMS:
- Nuevo panel: Haz clic en el nombre del huésped o el número de reserva en la sección Actividad.
- Nuevo calendario: Accede a los detalles de la reserva directamente desde la cuadrícula del calendario.
- Nueva página de reservas: Selecciona una reserva en la lista de resultados para abrir el panel lateral.
- Nuevos grupos y eventos: Accede a la pestaña Reservas de un evento y haz clic en el nombre del huésped o el número de reserva.
- Informes: Cuando está activada la opción Habilitar hipervínculos en la configuración de los informes, al hacer clic en el Nombre completo del huésped o el Número de reserva en los informes de reservas y financieros, se abre el panel en la misma pantalla.
Navegar por el panel de detalles de la reserva
El panel está organizado en varias pestañas para gestionar distintos aspectos de la estancia:
- Resumen: Muestra los detalles principales de la reserva, su estado y las fechas de estancia.
- Folio: Permite gestionar las transacciones financieras, los pagos y los saldos.
- Notas: Sección centralizada para las notas internas de la reserva.
- Mensajes: Contiene el historial de comunicaciones con el huésped.
- Huésped: Permite gestionar la información del perfil y los datos de contacto del huésped.
- Alojamientos: Permite ver y gestionar los alojamientos asignados a la reserva. Las propiedades con una integración compatible de cerraduras también pueden acceder a las acciones de gestión de llaves desde esta pestaña. Consulta Emitir y gestionar llaves de las cerraduras para conocer el proceso completo.
- Documentos: Permite guardar y consultar archivos relacionados con la reserva.
- Actividad: Registro de todos los cambios y acciones realizados en la reserva.
Puedes alternar entre el panel lateral y la vista de pantalla completa haciendo clic en el ícono Expandir (flechas diagonales) en la esquina superior derecha. Haz clic de nuevo para volver al panel lateral.
Gestionar el folio de la reserva
La pestaña Folio del panel es la sección principal para gestionar la contabilidad de una reserva.
- Selector de folio y ajustes: Alterna entre los folios de la reserva y gestiona los ajustes del folio seleccionado.
- Filtros: Filtra las transacciones por tipo (cargos o pagos) o intervalo de fechas.
- Lista de transacciones: Consulta todos los elementos registrados y pendientes.
- Acciones de fila: Haz clic en los tres puntos junto a una transacción para consultar sus detalles o realizar acciones específicas.
- Agrupación: Organiza la lista por fecha de transacción, fecha de servicio o usuario.
- Botón Añadir: Añade rápidamente pagos, productos, impuestos, cargos o ingresos por habitaciones.
- Botón de filtros: Abre filtros adicionales para acotar la lista de transacciones.
- Más acciones: Accede a herramientas para crear facturas, exportar datos o enviar el folio por correo electrónico.
- Depósitos: Consulta y gestiona los depósitos de la reserva.
- Panel de resumen: Consulta el desglose financiero del folio, con datos como el subtotal, los productos, los impuestos y cargos, los pagos, el total general y el saldo pendiente actual.
Si tienes activadas las Cuentas por cobrar, aparece un botón de Cuentas por cobrar en el área Resumen cuando los saldos de esta reserva están vinculados a un libro de cuentas por cobrar. Consulta la sección Cuentas por cobrar más abajo para obtener más detalles.
Usar las acciones de la pestaña Folio
Desde la pestaña Folio, puedes gestionar las acciones financieras de la reserva sin salir del panel.
Añadir elementos al folio
Haz clic en el botón Añadir para agregar nuevos elementos al folio seleccionado. Estas son las opciones disponibles:
- Pago: Añade o registra un pago del huésped.
- Productos: Añade productos o servicios al folio.
- Impuesto o cargo: Añade los impuestos o cargos correspondientes.
- Ingresos por habitaciones: Añade ingresos por habitaciones a la reserva.
- Ajuste: Ajusta los cargos existentes cuando sea necesario.
- Reembolso: Añade una transacción de reembolso.
- Cargo por cancelación: Añade un cargo por cancelación.
- Cargo por no presentación: Añade un cargo por no presentación.
Elegir un método de pago al añadir un producto
Al añadir un producto, elige el método que corresponda a la forma en que pagará el huésped:
- No cobrar el pago: Añade el cargo del producto sin cobrarlo.
- Tarjeta de crédito guardada: Cobra el pago con una tarjeta guardada.
- Terminal: Activa el lector de tarjetas para cobrar un pago con la tarjeta presente.
- Añadir nueva tarjeta de crédito: Ingresa los datos de una tarjeta nueva y cobra el pago.
- Pagar mediante enlace: Envía un enlace de pago al huésped.
Procesar un pago con terminal al añadir un producto
Si seleccionas Terminal como método de pago, sigue estos pasos:
- Ingresa la habitación, la categoría o el nombre del producto, el precio y la cantidad.
- En Método de pago, selecciona Terminal.
- Deja seleccionada la opción Registrar con la fecha y hora actuales o ajústala según sea necesario. Añade notas al pago si corresponde.
- Selecciona Procesar pago. Para guardar el producto sin asignar el pago a cargos específicos, selecciona Omitir asignación.
- Si hay más de una terminal registrada, selecciona la que deseas usar.
- Pide al huésped que acerque, inserte o deslice su tarjeta.
Mientras se procesa el pago, puedes seleccionar Elegir otra para cambiar de terminal o Cancelar para detener la transacción. Tras un cobro correcto, los detalles del producto y del pago aparecen juntos en el folio. Si el huésped cancela la operación o el cobro falla, el producto no se añade.
Otros procesos de pago: Consulta estas guías para obtener instrucciones detalladas sobre pagos y reembolsos.
Configurar el folio y usar más acciones
También puedes acceder a otras herramientas del folio desde los íconos junto al botón Añadir.
- Cambiar la configuración del folio: Gestiona los ajustes del folio y las preferencias de visualización.
- + Añadir nuevo folio: Crea otro folio para la reserva y separa cargos, pagos o responsabilidades de facturación.
- Folios existentes: Selecciona un folio existente para ver sus transacciones o haz clic en el ícono del lápiz para editar su nombre o configuración.
- Crear factura: Crea una factura a partir del folio.
- Crear factura proforma: Crea una factura proforma.
- Generar recibo: Genera un recibo de la actividad del folio.
- Enviar por correo electrónico: Envía documentos del folio por correo electrónico.
- Imprimir: Imprime el folio.
- Exportar: Exporta la información del folio.
También puedes usar el menú de acciones junto a una transacción para consultar sus detalles o realizar acciones específicas.
- Anular transacción: Anula la transacción seleccionada cuando corresponda.
- Asignar pago: Asigna el pago seleccionado a los cargos correspondientes.
- Generar recibo: Genera un recibo de la transacción seleccionada.
- Gestionar tarjetas de crédito: Abre la sección de gestión de tarjetas de crédito de la reserva.
- Más acciones del folio: Accede a otras herramientas relacionadas con el folio.
Consultar los resúmenes del folio y las vistas financieras
El panel de resumen ofrece una vista general de las finanzas del folio, con un desglose de cargos, pagos, totales y el saldo pendiente actual.
En esta sección, también puedes acceder al botón Depósitos y al selector de Moneda .
- Depósitos: Consulta y gestiona los depósitos asociados con la reserva.
- Moneda: Cambia los importes mostrados en el folio a otra moneda disponible.
Es posible que la sección Depósitos y el selector de moneda no aparezcan en todas las propiedades.
- La sección Depósitos solo está disponible cuando la propiedad tiene activada la función Libro de depósitos . Esta función está desactivada de forma predeterminada y debe activarse previa solicitud.
- El selector de moneda solo aparece cuando hay varias monedas configuradas en la configuración de la cuenta de la propiedad.
Consultar el saldo pendiente de las reservas con estado final
Para las reservas con un estado final, Cancelada o No presentado, la sección Resumen incluye un menú para seleccionar la vista. Así puedes consultar el valor de la reserva antes del cambio de estado.
- Vista actual: Muestra los valores contables actualizados. En las reservas canceladas, suele aparecer 0 porque normalmente se eliminan las transacciones pendientes.
- Antes de la cancelación o no presentación: Muestra una captura fija del desglose financiero tomada en el momento en que se canceló la reserva o se marcó como no presentada.
La vista de la captura es histórica y permanece igual aunque se actualice la reserva posteriormente. Está disponible para todos los tipos de reserva, incluidas las de las agencias de viajes en línea (OTA).
Al cambiar a la vista Antes de la cancelación o no presentación, el sistema muestra los siguientes importes originales de la captura:
- Subtotal original
- Total original de elementos adicionales (incluido el desglose), si corresponde
- Impuestos y cargos originales
- Total general original
- Saldo pendiente
Consultar los saldos de las cuentas por cobrar
La función Cuentas por cobrar te permite transferir los saldos pendientes del folio de una reserva a un libro centralizado para llevar su seguimiento, generalmente después del registro de salida.
En la pestaña Folio, el botón Cuentas por cobrar aparece en la sección Resumen cuando los saldos de la reserva están vinculados a uno o más libros de cuentas por cobrar. El número entre paréntesis indica cuántos libros de cuentas por cobrar están asociados con la reserva.
Haz clic en el botón Cuentas por cobrar para ver los libros vinculados. Desde la lista, puedes abrir la página de la cuenta correspondiente o acceder a las acciones disponibles, como deshacer una transferencia si tienes permiso.
Las cuentas por cobrar suelen usarse para hacer seguimiento de los saldos impagos una vez que se transfieren del folio a un libro específico.
Si tu propiedad tiene activadas las Cuentas por cobrar, obtén más información sobre esta función y la gestión de sus libros:
Preguntas frecuentes
Despliega las siguientes preguntas para conocer las diferencias entre interfaces y las instrucciones para cada situación.
¿Por qué el diseño de mi folio es distinto del que aparece en este artículo?
Cloudbeds está implementando una nueva interfaz del folio en las propiedades. Por eso, la vista de tu folio puede variar según la versión disponible en tu propiedad.
- La nueva interfaz del folio incluye un único botón + Añadir, un panel de resumen con el total general, los pagos y el saldo pendiente, así como una sección Depósitos y un selector de moneda (cuando corresponde).
- La versión anterior del folio muestra botones separados para Pago y Cargo, y no incluye la sección Depósitos ni el selector de moneda en la misma ubicación.
Esta actualización se está implementando de forma gradual y se espera que esté disponible en todas las propiedades entre el segundo y el tercer trimestre de 2026.
¿Puedo gestionar varios folios desde el panel?
Sí. Usa el selector de folio para alternar entre los folios asignados a la reserva. También puedes utilizar las herramientas del folio para realizar otras acciones relacionadas.
¿Por qué no aparece el menú «Antes de la cancelación o no presentación»?
El menú solo aparece en las reservas con estado Cancelada o No presentado. Solo está disponible en el nuevo panel de detalles de la reserva y se aplica a las reservas canceladas o marcadas como no presentadas a partir de finales de abril de 2026, cuando se introdujo esta función.
¿La captura también se aplica a las reservas de agencias de viajes en línea?
Sí. La captura se aplica a todos los tipos de reserva, incluidas las de agencias de viajes en línea, siempre que cumplan los requisitos.
¿Puedo filtrar o agrupar las transacciones del folio en el panel?
Sí. En la pestaña Folio, haz clic en el ícono de Filtros para abrir el panel de filtros. Allí puedes filtrar las transacciones por fecha, nombre del huésped o número de habitación, folio, tipo y estado de la transacción, y visibilidad del registro de auditoría. Después de seleccionar los filtros, haz clic en Aplicar.
También puedes usar el menú Agrupar por en la parte superior del folio para organizar las transacciones por fecha de transacción, fecha de servicio, usuario y otros criterios.
¿Puedo cobrar con una terminal al añadir un producto?
Sí. Al añadir un producto a un folio, puedes seleccionar Terminal como método de pago. El sistema activará el lector de tarjetas para que el huésped acerque o inserte su tarjeta. Una vez completado el cobro, el producto y el pago se registrarán juntos en el folio.
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