| Propósito | Conocer y usar el panel de Datos de la reserva para revisar una reserva y administrar su folio. |
| Ideal para | Agentes de recepción y administradores de la propiedad que trabajan con los datos de las reservas y las transacciones del folio. |
| Úsalo cuando | Necesites abrir una reserva sin salir de la página en la que estás, revisar su información o realizar acciones en el folio. |
| Requisitos | Una reserva a la que se pueda acceder desde una sección compatible de Cloudbeds PMS. Algunas opciones del folio requieren tener activada la función correspondiente o una configuración específica de la cuenta. |
| Resultado esperado | Podrás moverte por el panel, administrar las transacciones del folio e interpretar el resumen financiero. |
Introducción
El panel de Datos de la reserva ofrece una vista completa de la reserva de un huésped sin salir de la pantalla en la que estás. Está diseñado para que consultes la información de la reserva con agilidad y realices tareas operativas, como administrar folios, añadir notas o revisar los documentos del huésped.
En este artículo, aprenderás desde dónde puedes abrir el panel, qué contiene cada pestaña y cómo usar las herramientas del folio y los resúmenes financieros.
Contenido
- Accede al panel de Datos de la reserva
- Recorre el panel
- Administra el folio de la reserva
- Usa las acciones de la pestaña Folio
- Revisa los resúmenes del folio y las instantáneas financieras
- Preguntas frecuentes
Accede al panel de Datos de la reserva
Puedes abrir el panel desde varias secciones principales del PMS:
- NUEVO Panel principal: haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva en la sección Actividad.
- NUEVO Calendario: accede a los datos de la reserva directamente desde la cuadrícula del calendario.
- NUEVA página de Reservas: selecciona la reserva en la lista de resultados para abrir el panel lateral.
- NUEVO Grupos y Eventos: accede a la pestaña de reservas de un evento y haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva.
- Informes: cuando la opción Habilitar hipervínculos está activada en la configuración del informe, al hacer clic en el Nombre completo del huésped o en el Número de reserva en los informes de reservas y en los informes financieros, el panel se abre en la misma pantalla.
Recorre el panel de Datos de la reserva
El panel se organiza en varias pestañas para que administres los distintos aspectos de la estancia:
- Información: muestra los datos principales de la reserva, su estado y las fechas de la estancia.
- Folio: permite administrar las transacciones financieras, los pagos y los saldos.
- Notas: reúne en un solo lugar las notas internas de la reserva.
- Mensajes: contiene el historial de comunicación con el huésped.
- Huésped: administra la información del perfil del huésped y sus datos de contacto.
- Habitaciones: consulta las habitaciones asignadas, actualiza el estado de limpieza y mantenimiento (si tienes la autorización correspondiente) y accede a las acciones compatibles con las llaves de las cerraduras. Consulta Emitir y gestionar llaves para las cerraduras de las puertas. para conocer el proceso completo de administración de llaves.
- Documentos: guarda y consulta los archivos relacionados con la reserva.
- Actividad: registro de todos los cambios y acciones realizados en la reserva.
Puedes alternar entre el panel y la vista de pantalla completa haciendo clic en el ícono Expandir (flechas diagonales) de la esquina superior derecha. Haz clic de nuevo para contraerlo.
Administra el folio de la reserva
La pestaña Folio del panel es el lugar principal para administrar la contabilidad de una reserva.
- Selector y configuración del folio: cambia entre los distintos folios asignados a la reserva y administra la configuración del folio seleccionado.
- Filtros: acota las transacciones por tipo (cargos/pagos) o por fechas.
- Lista de transacciones: consulta todas las partidas registradas y pendientes.
- Acciones de fila: haz clic en los tres puntos junto a una transacción para ver sus detalles o realizar acciones específicas.
- Agrupación: organiza la lista por fecha de transacción, fecha de servicio o usuario.
- Botón Añadir: añade rápidamente pagos, productos, impuestos/tasas o ingresos por habitación.
- Botón Filtro: abre más filtros para acotar la lista de transacciones.
- Más acciones: accede a herramientas para crear facturas, exportar datos o enviar el folio por correo.
- Depósitos: consulta y administra los depósitos retenidos para la reserva.
- Panel de resumen: consulta el desglose financiero del folio, que incluye conceptos como Subtotal, Productos, Impuestos y tasas, Pagos, Total general y el saldo pendiente actual.
Si tienes activadas las Cuentas por cobrar, aparece el botón Cuentas por cobrar en el área de resumen cuando hay saldos de esta reserva vinculados a un libro contable de cuentas por cobrar. Consulta la sección Cuentas por cobrar (AR) más abajo para obtener más información.
Usa las acciones de la pestaña Folio
Desde la pestaña Folio, puedes realizar las acciones financieras de la reserva sin salir del panel.
Añade conceptos al folio
Haz clic en el botón Añadir para añadir nuevos conceptos al folio seleccionado. Estas son las opciones disponibles:
- Pago: añade o registra un pago del huésped.
- Productos: añade un producto o servicio al folio con el proceso actual para un solo producto.
- Añadir varios productos: añade varios productos o servicios en una sola acción y selecciona una o más fechas de registro para cada uno.
- Impuesto/tasa: añade los impuestos o tasas correspondientes.
- Ingresos por habitación: añade ingresos por habitación a la reserva.
- Ajuste: ajusta los cargos existentes cuando sea necesario.
- Reembolso: añade una transacción de reembolso.
- Cargo por cancelación: añade un cargo por cancelación.
- Cargo por No Show: añade un cargo por No Show.
Añade varios productos al folio
Añadir varios productos se está implementando de forma gradual y es posible que todavía no esté disponible para todas las propiedades. Si no ves esta opción en tu folio, es posible que aún no esté disponible para tu propiedad.
Usa Añadir varios productos para crear una lista de productos o servicios y añadirla completa al folio en una sola acción. Cada producto puede tener su propia fecha de registro, y puedes seleccionar una o más fechas para el mismo producto, incluso fechas no consecutivas.
- Fecha operativa actual: el producto se registra de inmediato cuando envías el lote.
- Fecha futura: el producto se añade como transacción pendiente, se suma de inmediato al saldo del folio y se registra automáticamente cuando la fecha operativa de la propiedad llega a la fecha programada.
- Impuestos y tasas: los impuestos y tasas correspondientes se calculan cuando el producto se añade al lote. Si la configuración de impuestos de la propiedad cambia después, la transacción programada conserva las tasas vigentes al momento de crearse.
- Tamaño del lote: un lote puede contener hasta 50 filas expandidas. Cada combinación de producto y fecha de registro cuenta como una fila.
Revisa todas las entradas antes de enviarlas. Si alguna fila no supera la validación, no se registra ninguno de los productos del lote. Corrige la fila afectada y vuelve a enviar el lote.
También puedes aplicar un pago opcional al importe total del lote con el proceso de pago disponible. Si el pago del lote falla después de que se crearon los productos, estos permanecen en el folio y el importe no pagado sigue formando parte del saldo.
El proceso actual de Productos para un solo producto sigue disponible. Su comportamiento de pago es distinto: si el huésped cancela o el cobro falla durante el proceso de pago de un solo producto, el producto no se añade.
Elige un método de pago al añadir un producto
Cuando añadas un producto, elige el método de pago que corresponda a la forma en que pagará el huésped:
- No cobrar el pago: añade el cargo del producto sin cobrar el pago.
- Tarjeta de crédito guardada: cobra el pago con una tarjeta guardada.
- Terminal: activa el lector de tarjetas para cobrar un pago con tarjeta presente.
- Añadir nueva tarjeta de crédito: introduce los datos de una nueva tarjeta y cobra el pago.
- Pago por enlace: envía un enlace de pago al huésped.
Procesa un pago en la terminal al añadir un producto
Si seleccionas Terminal como método de pago, sigue estos pasos:
- Agrega la habitación, la categoría o el nombre del producto, el precio y la cantidad.
- En Método de pago, selecciona Terminal.
- Deja seleccionada la opción Registrar con la fecha y hora actuales o modifícala según sea necesario. Añade notas al pago, si corresponde.
- Selecciona Procesar pago. Para guardar el producto sin asignar el pago a cargos específicos, selecciona Omitir asignación.
- Si hay más de una terminal registrada, selecciona la que quieras usar.
- Pide al huésped que acerque, inserte o deslice su tarjeta.
Mientras se procesa el pago, puedes seleccionar Elegir otra para cambiar de terminal o Cancelar para detener la transacción. Cuando el cobro se completa, los datos del producto y del pago aparecen juntos en el folio. Si el huésped cancela o el cobro falla, el producto no se añade.
Más procesos de pago: consulta estas guías para ver instrucciones detalladas sobre pagos y reembolsos.
Configura el folio y usa más acciones
También puedes acceder a otras herramientas del folio desde los íconos que están junto al botón Añadir.
- Cambiar ajustes del folio: administra la configuración del folio y las preferencias de visualización.
- + Añadir nuevo folio: crea un folio adicional para la reserva y separa los cargos, los pagos o las responsabilidades de facturación.
- Folios existentes: selecciona un folio existente para ver sus transacciones, o haz clic en el ícono de lápiz para editar el nombre o la configuración del folio.
- Crear factura: crea una factura a partir del folio.
- Crear factura proforma: crea una factura proforma.
- Generar recibo: genera un recibo de los movimientos del folio.
- Correo: envía por correo electrónico los documentos relacionados con el folio.
- Imprimir: imprime el folio.
- Exportar: exporta la información del folio.
También puedes usar el menú de acciones de fila junto a una transacción para ver sus detalles o realizar acciones específicas de esa transacción.
- Anular transacción: anula la transacción seleccionada, cuando corresponda.
- Asignar pago: asigna el pago seleccionado a los cargos correspondientes.
- Generar recibo: genera un recibo de la transacción seleccionada.
- Administrar tarjetas de crédito: abre la sección de administración de tarjetas de crédito de la reserva.
- Más acciones del folio: accede a otras herramientas relacionadas con el folio.
Revisa los resúmenes del folio y las instantáneas financieras
El Panel de resumen ofrece una visión financiera general del folio, con el desglose de cargos, pagos, totales y el saldo pendiente actual.
En esta área también puedes acceder al botón Depósitos y al selector de Moneda.
- Depósitos: consulta y administra los depósitos asociados a la reserva.
- Moneda: muestra los importes del folio en otra moneda disponible.
Es posible que la sección Depósitos y el selector de moneda no aparezcan en todas las propiedades.
- La sección Depósitos solo está disponible cuando la función Libro contable de depósitos está activada para la propiedad. Esta función no viene activada de forma predeterminada y debe activarse a solicitud.
- El selector de moneda solo aparece cuando hay varias monedas configuradas en la configuración de la cuenta de la propiedad.
Revisa la instantánea del saldo pendiente en los estados finales
En las reservas con un estado final, Cancelada o No Show, la sección de resumen incluye un desplegable para seleccionar la vista. Así puedes revisar el valor que tenía la reserva antes del cambio de estado.
- Vista actual: muestra los valores contables en tiempo real. En las reservas canceladas, suele mostrar 0, ya que las transacciones pendientes normalmente se eliminan.
- Antes de la cancelación/No Show: muestra una instantánea fija del desglose financiero tomada en el momento en que la reserva se canceló o se marcó como No Show.
La vista de la instantánea es histórica y no cambia aunque la reserva se modifique después. Esta función está disponible para todos los tipos de reserva, incluidas las que provienen de OTA.
Al cambiar a la vista Antes de la cancelación/No Show, el sistema muestra las siguientes cifras originales de la instantánea:
- Subtotal original
- Total original de productos adicionales (con la lista detallada), si corresponde
- Impuestos y tasas originales
- Total general original
- Saldo pendiente
Revisa los saldos de Cuentas por cobrar
La función Cuentas por cobrar (AR) te permite transferir los saldos pendientes del folio de una reserva a un libro contable centralizado para darles seguimiento y gestionar su cobro, normalmente después del check-out.
En la pestaña Folio, el botón Cuentas por cobrar aparece en el área de resumen cuando hay saldos de la reserva vinculados a uno o más libros contables de cuentas por cobrar. El número entre paréntesis indica cuántos libros contables de cuentas por cobrar están asociados a la reserva.
Haz clic en el botón Cuentas por cobrar para ver los libros contables vinculados. Desde la lista, puedes abrir la página de la cuenta correspondiente o acceder a las acciones disponibles, como deshacer una transferencia, si está permitido.
Las Cuentas por cobrar suelen usarse para dar seguimiento a los saldos no pagados una vez que se trasladan del folio a un libro contable específico.
Si tu propiedad tiene activadas las Cuentas por cobrar, obtén más información sobre cómo funciona esta función y cómo administrar los libros contables de cuentas por cobrar:
Preguntas frecuentes
Encuentra respuestas a preguntas frecuentes sobre el diseño del folio, las transacciones, las opciones de pago y la disponibilidad de las funciones.
¿Por qué el diseño de mi folio se ve distinto al que aparece en este artículo?
Cloudbeds está implementando una versión actualizada de la interfaz del folio en todas las propiedades. Por eso, la vista de tu folio puede variar según la versión que tenga actualmente tu propiedad.
- La nueva interfaz del folio incluye un solo botón + Añadir, un Panel de resumen con el Total general, los Pagos y el Saldo pendiente, además de la sección Depósitos y el selector de moneda (cuando corresponde).
- La versión anterior del folio muestra los botones Pago y Cargo por separado y no incluye la sección Depósitos ni el selector de moneda en la misma ubicación.
Esta actualización se está lanzando de forma progresiva y se prevé que llegue a todas las propiedades entre el segundo y el tercer trimestre de 2026.
¿Puedo administrar varios folios desde el panel?
Sí. Usa el selector de folios para cambiar entre los folios asignados a la reserva. También puedes usar las herramientas del folio para realizar las acciones relacionadas con cada folio.
¿Por qué no veo el desplegable Antes de la cancelación/No Show?
El desplegable solo aparece en las reservas con estado Cancelada o No Show. Está disponible únicamente en el panel de Datos de la reserva y se aplica a las reservas que se cancelaron o se marcaron como No Show desde finales de abril de 2026, cuando se lanzó esta función.
¿La instantánea se aplica a las reservas de OTA?
Sí. La instantánea se aplica a todos los tipos de reserva, incluidas las reservas de OTA, siempre que la reserva cumpla las condiciones necesarias.
¿Puedo filtrar o agrupar las transacciones del folio en el panel?
Sí. En la pestaña Folio, haz clic en el ícono Filtros para abrir el panel de filtros. Desde ahí, puedes acotar las transacciones por fechas, nombre del huésped o número de habitación, folio, tipo de transacción, estado de la transacción y visibilidad del registro de auditoría. Después de seleccionar los filtros, haz clic en Aplicar.
También puedes usar el desplegable Agrupar por del encabezado del folio para organizar las transacciones por fecha de transacción, fecha de servicio o usuario, entre otras opciones.
¿Puedo cobrar un pago en la terminal al añadir un producto?
Sí. Cuando añadas un producto a un folio, puedes seleccionar Terminal como método de pago. El sistema activará tu lector de tarjetas, el huésped acercará o insertará su tarjeta y, una vez que el cobro se complete, el producto y el pago se guardarán juntos en el folio.
¿Qué pasa con los productos programados para una fecha futura?
Los productos programados para una fecha futura se crean como transacciones pendientes. Se suman de inmediato al saldo del folio y se registran automáticamente cuando la fecha operativa de la propiedad llega a la fecha programada.
Antes de que se registre una transacción pendiente, puedes usar la acción Cancelar de la transacción si ya no quieres que se registre. No es posible editar el importe ni la cantidad de una transacción pendiente: cancélala y vuelve a añadirla con los datos correctos. Una vez registrada la transacción, usa el proceso habitual de anulación, cuando corresponda.
¿Por qué no veo la opción Añadir varios productos?
Añadir varios productos se está implementando de forma gradual y es posible que todavía no esté disponible para todas las propiedades. Si la opción no aparece en tu folio, es posible que aún no esté disponible para tu propiedad. El proceso actual para un solo producto sigue disponible.
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