Facturación - Cómo configurar sus facturas

Este artículo muestra el paso a paso para configurar la facturación de su propiedad en el PMS de Cloudbeds. En la página Configuración de factura, puede agregar la información y el logotipo de su empresa, establecer el título y la secuencia de su factura y elegir si la factura se genera de forma manual o automática cuando se crea una reserva. Si tiene habilitada la función Facturación avanzada, verá algunas funciones adicionales en la configuración, como el título y la secuencia de la nota de crédito.

El titular de la propiedad tiene acceso a la página de Configuración de factura de forma predeterminada. Otros usuarios deben tener habilitado este acceso en su Función de usuario para poder realizar cambios en la forma en que se crea la factura. Consulte el artículo: Funciones y autorizaciones.

Empecemos

  1. Haga clic en Cuenta.
  2. Haga clic en Configuración.
  3. En Configuración de la propiedad, seleccione Facturación.

En esta página, encontrará 2 pestañas:

Información de la factura

En esta pestaña, puede configurar la información incluida en la factura, como el logotipo de la empresa, el título y la secuencia de la factura y los datos de la empresa.

  1. Haga clic en Seleccionar imagen para cargar el logotipo de su empresa desde la computadora. El tamaño recomendado es de 100 píxeles de alto y 100 píxeles de ancho.
  2. Título: si desea asignar un nombre a la factura que no sea «Factura».
  3. Prefijo: seleccione los números y letras que desea agregar antes del número de factura emitido de manera secuencial. Por ejemplo: FAC-1001.
  4. Número de registro inicial: es el número de la primera factura emitida. Todas las facturas emitidas después de este número serán en orden secuencial
    Por ejemplo:
     - Si agrega 1 aquí, el número de su primera factura será 1, seguido de 2 y así consecutivamente.
    - Si agrega 1001, el número de su primera factura será 1001, seguido de 1002 y así en más.
  5. Sufijo: seleccione los números y letras que desea agregar después del número de factura emitido de manera secuencial. Por ejemplo: 1001-POST.
  6. Puede agregar su texto a otros idiomas seleccionando el idioma en el menú desplegable. Este se utilizará cuando la factura se genere en otros idiomas. Consulte la sección: Configuración de facturación

7.  Datos de la empresa:

  • Cambie el interruptor a verde (ACTIVADO) para incluir el nombre legal o razón social de la empresa y el número de identificación fiscal en la factura.
  • Cámbielo a gris (DESACTIVADO) para no incluir estos detalles.

8.  Utilice los campos personalizados para agregar cualquier texto adicional a la factura, como instrucciones sobre cómo realizar un pago y / o políticas adicionales.

9. Agregue su texto a otros idiomas seleccionando el idioma en el menú desplegable. Esto se utilizará cuando la factura se genere en otros idiomas. Ver apartado: Configuración de facturación.

 

Título y secuencia de la nota de crédito

Las opciones de notas de crédito son parte de la función de Facturación avanzada. Más información sobre Notas de crédito: Cómo anular una factura y emitir una nota de crédito.

  1. Título y secuencia de la nota de crédito: la nota de crédito es un documento que permite cancelar las facturas emitidas.
    • Active el interruptor (colóquelo en color verde) si desea utilizar la misma configuración que la Factura. La Nota de crédito seguirá la misma secuencia numérica que las facturas.

Tenga en cuenta que cuando se anula una factura, se generará una nueva nota de crédito con el siguiente número en la secuencia, y si se genera una nueva factura, esta tendrá el siguiente número después de la nota de crédito.

Ejemplo:

  1. Desactive el interruptor (colóquelo en color gris) para usar una configuración diferente.
    • Ingrese el título, el prefijo, el número de índice inicial y el sufijo de la nota de crédito.
    • Use el menú desplegable de idioma e ingrese el texto que se usará en otro idioma.

Configuración de las facturas

En esta pestaña, puede configurar cómo se genera la factura, el idioma de la factura y el diseño de la factura.

  1. Seleccione el idioma predeterminado de la factura.

Si el idioma del país del huésped no está disponible, la factura se generará en el idioma seleccionado en los Detalles de la factura.

  1. Seleccione si desea que la factura se genere en función del país de origen del huésped.
    • Al seleccionar , la factura se generará en el idioma del huésped. Por ejemplo: un huésped de Portugal recibirá la factura en portugués.
    • Al seleccionar No, la factura se generará en el idioma predeterminado seleccionado en el paso anterior.
  1. Seleccione cuándo se generará la factura.

Consulte más detalles sobre cada opción a continuación:

Al crear la reserva

Si selecciona esta opción, cada vez que se agrega una nueva reserva en la aplicación (tanto las reservas creadas de manera manual en la aplicación como las reservas provenientes de los canales conectados), se emitirá una factura. Recuerde que solo se crea luego de completar el proceso de reserva.

En otras palabras, no tendrá que emitir facturas para cada reserva, a menos que agregue productos, servicios o ingresos por habitación luego de recibir al huésped. 

En caso de agregar cargos adicionales al folio, es preferible volver a emitir una nueva factura más adelante. Recuerde que la fecha de pago por defecto empezará a contar desde el día en que se crea la reserva.

Al momento de salida (Facturación avanzada)

Agilice su proceso de pago con esta opción. Las facturas se crearán en el momento del pago con todas las transacciones disponibles para facturar. Si por casualidad se ha generado una factura anteriormente y no queda más transacción por facturar, el sistema no generará una nueva factura.

Esta opción es parte de la función Facturación avanzada.

Manual (predeterminado)

Si selecciona esta opción, no se crearán facturas hasta seleccionar la reserva y emitir la factura. Esta opción le permite seleccionar a cuáles reservas emitir facturas. Véase también: Facturación - Cómo generar y descargar facturas desde las reservas. 

  1. Fecha de vencimiento estándar:indica el número de días que el huésped tiene para pagar el saldo pendiente desde el momento que se emite la factura.   
    • Si la factura se emite de inmediato, es el número de días que tiene el huésped para realizar el pago luego de crear la reserva.
    • Si la factura es creada de manera manual, es el número de días luego de emitir la factura.

Si prefiere no agregar una fecha de pago a la factura, omita esta casilla.

Configuración del diseño de la factura

5. Mostrar la columna del número de habitación en la factura: si habilita esta opción, se indicará el número de la habitación en la factura.

6. Mostrar información detallada de impuestos y tarifas en la factura: si habilita esta opción y ha agregado varios impuestos, se desglosará el total de cada impuesto en la factura.

7. Utilizar facturas compactas: si no marca esta casilla, el sistema emitirá facturas similares al resumen de cuenta o folio de cada huésped.

Ejemplo de una factura compacta

Tomaremos como ejemplo las transacciones Tarifa Habitación - Habitación Estándar (4 noches) en el folio:

 

Así es como se verá en una factura compacta, las tarifas de las habitaciones para 4 noches se consolidan en una sola línea:

Una vez que todo esté configurado, haga clic en el botón Guardar. También puede obtener una vista previa de la factura al hacer clic en Vista previa en PDF.

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