1. Cloudbeds
  2. Ön Büro Operasyonları
  3. Gruplar

Grup Profilleri, Rezervasyonlar ve Kredi Kartlarının Yönetimi

Gabriela Garcia
Güncellenme

Genel Bakış

Grup profillerini nasıl oluşturacağını, düzenleyeceğini ve kaldıracağını öğrendikten sonra, bir sonraki adım bunların yönetiminde ustalaşmaktır.

  • Grup profilindeki Rezervasyonlar sekmesi altında, gruba ait rezervasyonları hızlıca kontrol edebilir, düzenleyebilir veya bağlantılarını kesebilirsin.
  • Folyolar ve Kredi Kartları sekmeleri altında, kayıt olarak ödemeler ekleyebilir, kredi kartı bilgileri ekleyebilir ve tahsilat ile iade işlemlerini yetkilendirebilirsin.

Cloudbeds, her konaklama işletmesinin benzersiz olduğuna inanır. İşletmeni kurmana ve büyütmene yardımcı olmak için her boyutta ve bütçede araçlar sunuyoruz. Daha fazla bilgi için özel ekibimizle iletişime geçebilirsin. Henüz bir Cloudbeds müşterisi değil misin? Fiyatlandırma Rehberimize göz atabilir ve demo talep edebilirsin.

Grup Profillerini Nasıl Yönetirsin

Rezervasyonları bağlama ve bağlantıyı kesme

Bir Grup Profili oluşturduktan sonra, mevcut Rezervasyonlarını gruba bağlayabilirsin.

Mevcut rezervasyonları bir gruba bağlantı nasıl yapılır

  1. İstediğin Grup profilinin Rezervasyonlar sekmesinden, +Rezervasyon Ekle seçeneğine tıkla ve Mevcut Rezervasyonu Bağla seç.

  1. (İsteğe bağlı) Rezervasyonu eklemek istediğin Kontenjan Bloğunu seç.
  2. Rezervasyon numarasını veya misafir adını yaz ve açılır listeden rezervasyonu seç.

 Bir rezervasyonu Kontenjan Bloğu'na atarsan, ilgili tarihler ve konaklama türü için kontenjan bloğunda müsaitlik olmalıdır. Yoksa şu hatayı alırsın:

  1. Rezervasyon listeye eklenecektir. İhtiyaç duyduğun kadar rezervasyon ekleyebilirsin. İşin bittiğinde, Rezervasyonları Ekle butonuna tıkla.

  1. Rezervasyon, Rezervasyonlar sekmesinde listede görünecek ve Grup Profilinin üst bilgi sayıları yeniden hesaplanacaktır.

 Rezervasyonu bağlarken işlemleri otomatik olarak Grup Folyosuna yönlendirebilirsin. Lütfen Grup Folyoları makalesinde anlatılan adımları takip et.

Bir rezervasyonun gruptan bağlantısını kesme nasıl yapılır

  1. İstediğin Grup profilinin Rezervasyonlar sekmesine git.
  2. İstediğin rezervasyonun dişli simgesine tıkla ve Rezervasyonun Bağlantısını Kes seçeneğini seç.

 İşlemleri Grup Folyosuna işlenmiş rezervasyonların bağlantısını kesmek mümkün değildir.

 Yönlendirilmiş işlemler henüz işlenmemiş ve beklemedeyse, rezervasyonun bağlantısını kesmek mümkündür; bu işlem, beklemedeki tüm yönlendirilmiş işlemlerin bağlantısını da keser.

Rezervasyonları Oluştur ve İçe Aktar

Bir Grup Profili Oluşturduktan sonra, mevcut Rezervasyonlarını gruba bağlamanın yanı sıra, onları baştan Oluşturabilir veya +Oda Dağılım Listesi aracını kullanabilirsin.

Bir Grup içinde yeni rezervasyon nasıl oluşturulur

  1. İstediğin Grup profilinin Rezervasyonlar sekmesinden, +Rezervasyon Ekle butonuna tıkla ve Yeni Rezervasyon Oluştur ve Ekle seçeneğini seç.

  1. Seni Yeni Rezervasyon sayfasına yönlendirecek. Burada rezervasyonu eklemek için Kontenjan Bloğu seçmelisin. Bu seçim, Ara butonuna tıkladıktan sonra gösterilecek müsaitliği belirler.

Kontenjan Bloğunun açılır menüde görünmesi ve sayfada doğru müsaitliğin gösterilmesi için uygun Giriş ve Çıkış tarihlerini seç.

 Kontenjan Bloğu seçimi alanı, Grup modülünü etkinleştirdiğin sürece, Gruplar dışından erişilen Rezervasyonlar sayfasında da mevcuttur.

  1. Rezervasyonu oluşturmak için normal süreci takip ederek devam et.

  1. Rezervasyon oluşturulduktan sonra, otomatik olarak Grup profiline (ve seçilen Kontenjan Bloğuna) eklenecektir. Grup Profil adına tıklayarak, Rezervasyonlar sekmesi altında bulabilirsin.

Takvimde, Grup Profili veya Kontenjan Bloğu içinde yapılan rezervasyonlar için, sistem isimlerin yanında artı işareti "+" ve rezervasyon adına tıkladığında açılan detaylarda "3 kişi" simgesini Groups icon.png gösterir. Bu açılır pencerede şunlar bulunur:

  • Grup Profilini Görüntüle bağlantısı
  • Kontenjan Bloğunu Görüntüle bağlantısı (rezervasyon aynı zamanda bir Kontenjan Bloğundaysa)

Bir Gruba rezervasyonları içe aktarma nasıl yapılır

Oda Dağılım Listesi özelliğini kullanarak rezervasyonları toplu şekilde bir gruba içe aktarabilirsin. Bu, Grup Profilin zaten seçili olarak Rezervasyon İçe Aktarma Seçenekleri ekranını açar ve CSV dosyasından birden fazla rezervasyonu hızlıca yüklemene yardımcı olur.

Şu adımları takip et:

  1. Grup Profilinin Rezervasyonlar sekmesinde, yeşil +ODA DAĞILIM LİSTESİ butonuna tıkla.

Grup Profil Rezervasyonlar sekmesinden +Oda Dağılım Listesi butonuna tıkla

  1. Rezervasyon İçe Aktarma Seçenekleri aracına yönlendirileceksin. Pop-up modal penceredeki ipuçlarını incele. İçe aktarma işleminin sorunsuz olması için biçimlendirme kurallarına tam olarak uyduğundan emin ol.
  2. Cloudbeds CSV şablonunu indir ve dosyanı hazırla.
  3. Oda dağılım listeni yüklemek için CSV Seç butonuna tıkla.
  4. Yükle butonuna tıkla.

CSV seçimi ve ipuçları ile yükleme modalı

  1. Dosya yüklendikten sonra Grup Profil alanının otomatik olarak dolduğunu göreceksin. İstersen uygun Kontenjan Bloğunu seç.

  “Sistem fiyatlarını kullan” seçeneği hakkında

Bu kutu varsayılan olarak işaretlidir. İşaretli bırakabilir ya da kaldırabilirsin, ancak şunları unutma:

  • Eğer rezervasyonları Grup Profiline içe aktarırken bir Kontenjan Bloğu seçmezsen ve “Sistem fiyatlarını kullan” işaretli kalırsa, sistem Taban fiyatı uygular.
  • Eğer rezervasyonları Grup Profiline içe aktarırken bir Kontenjan Bloğu seçersen ve “Sistem fiyatlarını kullan” işaretli kalırsa, sistem bloğu oluştururken belirlediğin Kontenjan Bloğu Fiyatını uygular.
  1. Varış ve çıkış tarihleri, konaklama türü, misafir bilgileri veya rezervasyon durumu gibi eksik alanları doğrudan Rezervasyonlar tablosunda tamamla.
  2. Kaydet butonuna tıkla.

Oda dağılım listesi yüklendikten sonra Rezervasyonlar tablosu

  1. Kaydedildikten sonra, ekranın sol köşesinde rezervasyonların başarıyla içe aktarıldığını belirten bir pop-up göreceksin ve üzerinde çalıştığın Grup Profil sayfasına yönlendirileceksin. İçe aktarılan rezervasyonlar Rezervasyonlar sekmesinde görünecektir.

Grup Profili Toplu İşlemleri

  1. İstediğin grup profilinin Rezervasyonlar sekmesinden, toplu işlem yapmak istediğin rezervasyonları seç.

  1. Toplu İşlem seçeneğine tıkla ve işlemi seç. Bu seçeneklerin var:
  • Giriş
  • Çıkış
  • Ödeme Ekle
  • Rezervasyonları Sil
  • Rezervasyonun Bağlantısını Kes

 Ödeme Ekle işlemi, ödeme hareketini rezervasyonlara ekler ve eğer o işlem türü için yönlendirme ayarlanmışsa, ödemeyi otomatik olarak grup folyosuna yönlendirir.

 Rezervasyonları Sil işlemi, rezervasyonların bağlantısını kesmek ile aynı değildir. Bu işlem, rezervasyonları Cloudbeds PMS’den siler ve geri alınamaz. Rezervasyonla ilgili tüm veriler sistemden tamamen silinir.

  1. Sistem, ekranının sağ tarafında bir kasa açacak; burada detayları doğrulayabilir veya zorunlu alanları doldurabilirsin (varsa). İşlemi mavi butona tıklayarak onayla.

Bir Gruptaki misafirlere mesaj gönder

Grup Profili içinden misafirlere özel mesajlar veya e-posta şablonları gönder ve tüm müşteri mesajlaşmalarını takip et.

 Kullanıcılar, Grup modülü için e-posta zamanlama özelliği şu anda kullanılamadığı için tüm mesajları manuel olarak göndermelidir.

Mesaj oluşturma özelliğine erişmek için şu adımları takip et:

  1. İstediğin Grup Profili sayfasında, İşlemler butonuna tıkla
  2. Mesaj Oluştur seçeneğine tıkla
  3. Mesaj Oluştur penceresindeki alanları doldur; mevcut bir şablondan e-posta göndermek mi yoksa yeni bir mesaj mı oluşturmak istediğin sorulacak.
  4. Gönder butonuna tıkla

Mevcut bir şablondan e-posta nasıl gönderilir

 E-posta Şablonu nasıl oluşturulur öğrenmek için aşağıdaki makaleyi incele.

  1. İstediğin e-posta şablonunu seç - bazı alanlar seçilen şablondan otomatik olarak doldurulacaktır.
  • Varsayılan şablonlar (sistem tarafından oluşturulanlar) örneğin rezervasyon onaylandı, onay beklemede, rezervasyon iptal edildi, rezervasyon folyosu, rezervasyon faturası, grup faturası ve grup folyosu bu açılır listede gösterilmez.
  • Mesajı veya seçilen şablondan otomatik doldurulan alanları değiştirmenin mevcut şablonu etkilemeyeceğini unutma.
  1. Gerekirse, mesajı farklı bir dilde gönderebilirsin.

Özel mesaj nasıl oluşturulur

Mesaj Oluştur işlevi, Rezervasyon Detayları sayfasındaki işlevle neredeyse aynıdır, sadece Gönderilecek alanı farklıdır.

  • Grup Profilinde iletişim bilgilerin varsa, sistem açılır menüden istediğin e-postayı seçmene izin verir.

  • Grup Profilinde iletişim bilgilerin varsa, sistem açılır menüden istediğin e-postayı seçmene izin verir.

 Daha fazla bilgi edinin Özel Mesaj penceresindeki alanlar hakkında buradan.

E-posta mesajlarını nasıl takip edebilirsin

Kullanıcılar oluşturulmuş bir e-posta gönderdiğinde, aşağıdaki günlüklerde kayıtları görmek mümkündür:

Grup Profillerinde Kredi Kartı İşlemleri

  Eğer Ödeme İşleme etkinse, kredi kartını ekleyebilir ve Kredi Kartları sekmesi altında yetkilendirme, tahsilat veya iade işlemlerini gerçekleştirebilirsin. İşlemler daha sonra Grup Folyosunda görüntülenecektir.

  Eğer rezervasyonları kredi kartlarıyla Grup Profiline bağlarsan, bu kredi kartları Grup Profili altındaki Kredi Kartları sekmesine aktarılmayacaktır.

Bağlı rezervasyonlardan birine ait karttan tahsilat yapman gerekirse, kredi kartını tekrar Grup Profili altındaki Kredi Kartları sekmesine eklemen ve ardından tahsilata devam etmen gerekir.

Grup Profiline kredi kartı nasıl eklenir

Kredi Kartları sekmesi altında, kredi kartını ekleyebilir ve ardından bu kartı Grup Folyosuna bir ücret veya iade eklerken ödeme yöntemi olarak seçebilirsin.

Kredi kartı eklemek için:

  1. Grup Profilinde, Kredi Kartları sekmesini aç
  2. +Ekle butonuna tıkla

  1. Kredi kartı bilgilerini gir.
  2. Kaydet butonuna tıkla

  1. Kredi kartını Grup Profilinde göreceksin.

 Sistem, kredi kartı bilgilerini gruplar için kalıcı olarak saklar. Bu bilgileri, sık sık tesisine dönen sık gelen gruplardan ücret tahsil etmek için kullanabilirsin.

Normal (grup olmayan) rezervasyonlar için veri saklama süreleri hakkında bilgi edin: Kredi kartı verileri ne kadar süre saklanır?

Gruba Kredi Kartı Ödemesini Kayıt Olarak Nasıl Eklersin

Kredi kartı eklendikten sonra, Grup Profili folyosuna ödeme veya iade eklerken ödeme yöntemi olarak seçebilirsin (kartı tahsil etmeden kayıt olarak).

  1. Grup Profilinde, Folyolar sekmesini aç
  2. ÖDEME EKLE/İADE seçeneğine tıkla ve Ödeme Ekleyi seç

  1. Folyoyu seç
  2. Tutarı ekle
  3. Ödeme Türünde kredi kartını seç
  4. Ödemeyi Tahsil Ette Önceki ödemeyi kaydet (Tahsil etme) seçeneğini seç
  5. Geçerli tarih ve saat ile işle kutusunu işaretle veya işaretini kaldır

 Bu kutu işaretliyse, Devam Et butonuna tıkladığında işlem için geçerli tarih ve saat kaydedilir. Geçmişte veya gelecekte bir işlem ekliyorsan, kutunun işaretini kaldırabilirsin.

  1. Gerekirse Notları bırak
  2. Devam Et butonuna tıkla. İşlemi Grup Folyosunda göreceksin.

 Tahsis Et Ödeme kutusu varsayılan olarak işaretlidir (bu işlev etkinse). Ödeme tahsisi hakkında daha fazla bilgi edinebilirsin.

Gruplar için kredi kartı yetkilendirmeleri, tahsilatlar ve iadeler

 Aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmek için Ödeme İşleme özelliğine ihtiyacın var.

Kredi Kartları sekmesinden kartları nasıl yetkilendirirsin

  1. Grup Profilinde, Kredi Kartları sekmesini aç
  2. Yetkilendir butonuna tıkla

  1. Yetkilendirme Tutarını Girin
  2. Yetkilendir butonuna tıkla

  1. Toplam Yetkilendirilen görünecek ve ardından Yetkilendir (daha fazla), Çek veya Geçersiz Kıl (yetkilendirilmiş tutarı serbest bırak) seçenekleri sunulacak.

 Daha fazla bilgi edinin yetkilendirilmiş kredi kartları, fon çekme ve mevcut yetkilendirmeleri geçersiz kılma hakkında buradan.

Folyolar sekmesinden nasıl tahsilat yaparsın

  1. Grup Profilinde, Folyolar sekmesini aç
  2. ÖDEME EKLE/İADE ET butonuna tıkla ve Ödeme Ekle seçeneğini seç

  1. Folyo seç
  2. Tutarı Gir
  3. Ödeme Türü olarak kredi kartını seç
  4. Ödemeyi Tahsil Et kısmında Tahsilat seçeneğini seç
  5. Gerekirse Notlar bırak
  6. Devam Et butonuna tıkla. İşlemi Grup Folyosunda göreceksin.

Folyolar sekmesinden İade nasıl yapılır

  1. Grup Profilinde, Folyolar sekmesini aç
  2. Ekle/İade Ödemesi seçeneğine tıkla ve İade Ödemesini seç

  1. Ödeme Türünde kredi kartını seç
  2. Folyoyu seç
  3. İade Türünde Ödeme Ağ Geçidi İadesini seç
  4. İade edilecek işlemi seç (aynı kartta birden fazla işlem varsa)
  5. İade Tutarını ve Tarihi gir
  6. Gerekirse Notlar bırak
  7. Devam Et butonuna tıkla

İşlemi Grup Folyosunda göreceksin.

 İadeler hakkında daha fazla bilgi edinin: Ödeme Ağ Geçidi İadeleri - Sıkça Sorulan Sorular.

SSS (Sıkça Sorulan Sorular)

İçe Aktarma Süreci

Oda Dağılım Listelerini Grup Profili’ne nasıl içe aktarabilirim?

Konaklama sektöründe, tesisler genellikle seyahat acenteleri veya etkinlik planlayıcılarından gelen grup rezervasyonlarını yönetirken zorluklarla karşılaşır. Bu rezervasyonlar her zaman Tesis Yönetim Sistemine Otomatik Olarak aktarılmaz, bu yüzden personelin günlük listelere göre her rezervasyonu manuel olarak oluşturması gerekir ki bu da hata yapmaya açık ve zaman alıcı bir süreçtir.

Bu iş akışını basitleştirmek için, Grup Profilinizin Rezervasyonlar sekmesinde bulunan +Oda Dağılım Listesi butonunu kullanarak bir CSV dosyası aracılığıyla birden fazla rezervasyonu aynı anda içe aktarabilirsin.

Adım adım talimatlar için, bu makaledeki yukarıdaki Gruba rezervasyon nasıl içe aktarılır bölümüne bakabilirsin.

Grup rezervasyonu içe aktarılırken oda fiyatlarını nasıl güncelleyebilirim?

Bir rezervasyon için oda fiyatı gecelere göre değişiyorsa, içe aktarma sürecinde bunu ayarlayabilirsin.

CSV dosyanı yükledikten sonra, tablodaki Toplam Oda Fiyatı sütununa git ve fiyatlandırma modal penceresini açmak için kalem simgesine tıkla.

Buradan, her tarih için doğru fiyatı gir ve Değişiklikleri uygulamak için Kaydet butonuna tıkla.

  Toplam Oda Fiyatı sütunu, sadece “Sistem fiyatlarını kullan” onay kutusu işaretlenmemişse Rezervasyonlar tablosunda görünür:
Bu, rezervasyonun her gecesi için fiyatları manuel olarak ayarlamana veya düzenlemene olanak tanır.

Rezervasyonları içe aktarırken “Kırmızı ile işaretlenmiş tüm alanları kontrol et ve düzelt” mesajını alırsam ne yapmalıyım?

İçe aktarım sırasında "Kırmızı ile işaretlenmiş tüm alanları kontrol et ve düzelt" mesajını alırsan, bazı zorunlu alanlarda sorun olduğu anlamına gelir.

İçe aktarma tablosunda kırmızı ile vurgulanmış hatalar

Şu şekilde düzeltebilirsin:

  • Tablodaki tüm sütunları görmek için sola ve sağa kaydır.
  • İşaretlenmiş alanları doğrudan tabloda düzenle.
  • Hatalar düzeltildikten sonra tekrar Kaydet butonuna tıkla.

İçe aktarma sırasında doğrulama hata mesajı örneği

  Bu hatalar genellikle CSV dosyasında eksik veri veya yazım hatası olduğunda ortaya çıkar. Bunları önlemek için dosyanın eksiksiz ve doğru formatta olduğundan emin olduktan sonra Cloudbeds PMS'ye yükle.

Misafir verilerim (örneğin Telefon Numarası veya ödeme türü) CSV’den neden içe aktarılmıyor?

Grup Oda Dağılım Listesi içe aktarma özelliğini kullanırken, Cloudbeds sadece Rezervasyonlar tablosunda şu anda görünen alanları içe aktarır—bu, hem zorunlu hem de isteğe bağlı alanları kapsar.

  CSV dosyasında bir alan doldurulmuş olsa bile, eşleşen sütun tablo içinde görünmüyorsa içe aktarma sırasında dikkate alınmaz.

Tüm misafir verilerinin dahil edildiğinden emin olmak için şu adımları takip et:

  1. Grup Profili Rezervasyonlar sekmesinde, +ODA DAĞILIM LİSTESİ seçeneğine tıkla ve resmi Cloudbeds Oda Dağılım Listesi CSV şablonunu indir. Dosya indirildikten sonra açılan pencereyi kapat.

  1. Şablonu doldur. Tüm zorunlu alanları ve içe aktarmak istediğin ek misafir bilgilerini ekle (örn. Telefon, Sokak Adresi).
  2. Rezervasyonlar İçe Aktarma sayfasına geri dön, Sütunları Seç (etiketi “Görüntülenecek Sütunlar”) seçeneğine tıkla.
  3. CSV dosyan ile eşleşen tüm alanların kutucuklarını işaretle.

  1. Sütunları seçtikten sonra, GRUP ODA DAĞILIM LİSTESİNİ YÜKLE butonuna tıkla.

  1. Dosyanı yükle.
  2. İçe aktarmayı tamamlamak için Kaydet butonuna tıkla.

Rezervasyonlar

Birden fazla grup rezervasyonunu aynı anda uzatabilir miyim?

Şu anda, Cloudbeds PMS bir grup içindeki birden fazla rezervasyonun tarihlerinin toplu olarak uzatılmasını desteklememektedir. Her rezervasyon ayrı ayrı güncellenmelidir.

Ancak, Takvim üzerinden Hızlı Düzenle özelliğini kullanarak süreci hızlandırmanın bir yolu vardır. Her rezervasyon için birkaç tıklama ile şunları yapabilirsin:

  • Rezervasyonu doğrudan takvimden seçip uzatabilirsin.
  • Giriş/çıkış tarihlerini hızlıca değiştirebilirsin.
  • Gerekirse rezervasyonu bölebilirsin (örneğin, atanan oda müsait olmazsa).

Bu yöntem, tam bir toplu düzenleme aracı olmasa da grup konaklamaları için güncellemeleri kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

  Hızlı Düzenle seçeneği, oda atama kısıtlamaları olmadığında ve güncellenen tarihler için yeterli müsaitlik olduğunda en iyi şekilde çalışır.

Kontenjan Blokları serbest bırakıldıysa grup rezervasyon tarihlerimi uzatabilir miyim?

Bir kontenjan bloğu serbest bırakıldıktan sonra, rezervasyon tarihlerinde değişiklik yapmak artık mümkün değildir.

Önerilen çözümler şunlardır:

  • Seçenek A:
    1. Yeni aralıklarla yeni bir kontenjan bloğu oluştur.
    2. Ek tarihler için yeni kontenjan bloğu altında yeni bir rezervasyon oluştur.
  • Seçenek B:
    1. Mevcut rezervasyonun Grup Profilinden bağlantısını kes.
    2. Rezervasyonda gerekli değişiklikleri yap.
    3. Rezervasyonu tekrar Grup Profili ile bağla, ancak Kontenjan Bloğu alanını “Seçili Yok” olarak bırak.

  Bu işlem, rezervasyon yapılan oda tipi için kontenjan bloğu dışındaki müsaitlik olduğu sürece çalışacaktır. Eğer oda tipindeki tüm odaları kontenjan bloğuna eklediysen, bu adımları yine yapabilirsin ancak Müsaitlik Matrisinde geçici olarak fazla rezervasyonları etkinleştirmen gerekecektir.

Daha fazla bilgi için Fazla Rezervasyonlara İzin Ver (Müsaitlik Matrisi) sayfasına bakabilirsin.

Bir grup rezervasyonunun oda tipi veya birimini nasıl düzenleyebilirim?

Aynı oda tipini koruyup birimi değiştirmek istiyorsan, Rezervasyon > Konaklamalar > Rezervasyonu Düzenle > Atama sütununa git ve istediğin birimi seç.

Rezervasyonu takvim üzerinden sürükleyip bırakmak da mümkün. Her iki seçenek de, kontenjan oluşturulurken "blok-spesifik birim" seçeneği işaretlenmemişse çalışır.

Atama Bloğu oluştururken belirli birimler eklediysen, odanın atanacağı yeni birimin de bu Atama Bloğu içinde olduğundan emin ol. Değilse, bloğu düzenle ve rezervasyon değişikliğini yapmadan önce yeni birimi ekle.

 Düzenleme seçeneği, oda tipini değiştirmek istediğinde çalışmaz. Sistem, tüm müsait oda kategorilerini (A görseli) göstermek yerine, sadece Atama Bloğu içinde yer alan Konaklama Türlerini gösterir, eğer varsa (B görseli).

Ayrıca, Takvimde rezervasyona gidip istediğin oda tipine sürükleyip bıraktığında ve yeni ücreti ya da geçersiz kılmayı onayladığında, müsaitlik olmasına rağmen sistem müsaitlik olmadığını belirten bir mesaj verebilir. Bu, kontenjan bloğunun o spesifik konaklama türünü veya birimini içermemesinden kaynaklanabilir.

Çözümler şunlar olabilir:

  • A Seçeneği

Öncelikle, Atama Bloğunu düzenle ve konaklama türü veya birimi ekle, ardından mevcut rezervasyonu istediğin odaya taşı.

  Bu seçenek, envanter henüz serbest bırakılmamışsa çalışır. Envanter serbest bırakıldıktan sonra grup özelliği oda ekleyemez, bu yüzden bu yöntem işe yaramaz.

  • B Seçeneği
    1. Rezervasyonun Grup Profilinden bağlantısını kes.
    2. Rezervasyonda gerekli değişiklikleri yap.
    3. Rezervasyonu tekrar Grup Profili ile bağla, Atama Bloğu alanını “Hiçbir Şey Seçilmedi” olarak bırak.

  Seçenek B ayrıca mevcut rezervasyonları aşağıdaki durumlarda bir gruba bağlamanı sağlar:

    • Kontenjan bloğu serbest bırakıldığında,
    • Misafir Grup Rezervasyon Bağlantısı kullanmadan rezervasyon yaptıysa ve konaklama tarihleri kontenjan bloğunun dışındaysa,
    • Misafir kontenjan bloğuna dahil olmayan bir oda tipi için rezervasyon yaptıysa ancak grup misafiri ise.

  Bu işlem rezervasyon yapılan oda tipi için kontenjan bloğu dışında müsaitliğiniz olduğu sürece çalışacaktır. Oda tipindeki tüm odaları kontenjan bloğunuza eklediyseniz, bu adımları yine yapabilirsiniz ancak Müsaitlik Matrisinizde geçici olarak fazla rezervasyonları etkinleştirmeniz gerekecektir.

Daha fazla bilgi için Fazla rezervasyonlara izin ver (Müsaitlik Matrisi) sayfasına bakabilirsin.

PMS içinde grup rezervasyonunu farklı tesisler arasında taşıyabilir veya transfer edebilir miyim?

Cloudbeds PMS'deki bir Organizasyon içindeki tesisler arasında rezervasyonlar taşınamaz veya transfer edilemez. Eğer bir misafir Organizasyonundaki farklı bir tesiste konaklamak istiyorsa, orijinal rezervasyon ilk tesiste iptal edilmeli ve diğer tesiste yeni bir rezervasyon oluşturulmalıdır.

Önerilen süreç:

  • Orijinal tesisin iptal politikası ve ücretlerini gözden geçir ve uygula.
  • Tesis A'daki rezervasyonu iptal et.
  • Tesis B'de yeni bir rezervasyon oluştur.
  • Gerekirse ödemeleri yeniden işle (iade/geçersiz kıl/yeniden yetkilendir/yeni tesiste tahsil et).
  • Güncellenmiş onay bilgisini misafire gönder.

Fazla Rezervasyonlara İzin Verme, grup rezervasyonlarının bağlantısını kesmeyi nasıl etkiler?

  • Blok kontenjan türüyle oluşturulmuş bir rezervasyonun bağlantısını keserken, Kalan Envanterdeki müsaitliğe dikkat et. Rezervasyonun bağlantısı kesildiğinde, kontenjan bloğu grup için hâlâ tutulmaya devam eder ve sistem bu rezervasyonu karşılamak için envanterindeki müsaitliği kullanır.
  • Kontenjan Blokları hakkında daha fazla bilgi edinin.

Envanterde "0" veya daha az müsaitlik varsa, şu durumlar gerçekleşir:

  • Fazla Rezervasyona İzin Ver açıksa, rezervasyonun Grup bağlantısını kesebilirsiniz. Bu durumda, Kalan Envanterdeki müsaitlik negatif olur (Eğer Satışa Ayrılan Miktar, Kalan Envanterden düşük veya yüksek şekilde yapılandırılmışsa, sistem Satışa Ayrılan Miktarı dikkate alır).

Örnek:

5 odası olan 1 oda tipiniz var:

  • 3 oda grup kontenjan bloğuna eklendi (kontenjan türü: blok).
  • Kalan genel envanteriniz 2.

Bu kontenjan bloğundan 3 odalı bir rezervasyon oluşturdunuz ve rezervasyonun grup bağlantısını kestiniz (bu rezervasyon artık kalan envanterinizden 3 oda gerektiriyor).

Kalan envanterinizde sadece 2 oda olduğu için ve bağlantısı kesilen rezervasyon 3 oda kullandığı için müsaitliğiniz şimdi -1 oldu.

 Müsaitliğiniz negatif olduğunda, sistem kanallarınıza (OTA'lara) 0 müsaitlik gönderir ve doğrudan rezervasyon oluşturamazsınız; bu, istenmeyen fazla rezervasyonları önlemek içindir.

  Çözümler:

  1. Bağlantısı kesilen rezervasyonu karşılamak ve OTA'lardan rezervasyon almak için Satışa Ayrılan Miktarı artırarak müsaitliği yükseltebilirsiniz. İstenmeyen fazla rezervasyonları önlemek için gerçek müsaitliğinizi dikkatle not edin.
  2. Kontenjan türünü Müsaitliğe Bağlı olarak değiştirebilirsiniz. Sistem Grup Kontenjan Bloğunu serbest bırakır ve bağlantısı kesilen rezervasyonun müsaitliğini Satışa Ayrılan Miktarınızdan hesaplar.

  Özel Grup Raporları'na nasıl erişeceğini ve kullanacağını öğrenmek için bu makaleye bakabilirsin.

Bu makale yardımcı oldu mu?
6 kişi içerisinden 4 kişi bunun yardımcı olduğunu düşündü

Yorumlar

0 yorum

Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.