การออกใบเรียกเก็บเงิน - คำถามที่พบบ่อย

คุณสามารถปรับแต่งและปรับการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ของคุณได้ที่หน้า Invoicing ตามคำแนะนำที่นี่: ใบแจ้งหนี้ - วิธีการตั้งค่า

ไม่ หากต้องการป้องกันไม่ให้มีใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นมีเลขที่เดียวกัน ระบบจะไม่อนุญาตให้คุณรีเซ็ตเลขที่ใบแจ้งหนี้ แม้ว่าคุณจะลบการจองออกจากระบบ

ตัวอย่าง:

• ในปี 2019, เลขที่เริ่มต้น (เลขที่ใบแจ้งหนี้) ถูกกำหนดค่าเป็น "1" และตั้งแต่นั้นมีใบแจ้งหนี้ทั้งหมด 2163 ใบที่สร้างขึ้น
• ในปีถัดไป คือ ปี 2020, คุณต้องการรีเซ็ตเลขที่เริ่มต้นเป็น "1" อีกครั้ง

ผลลัพธ์: เลขที่ใบแจ้งหนี้จะเป็นตามลำดับ มันจะไม่เริ่มต้นที่ 1 อีกครั้ง แต่จะดำเนินไปที่ 2164

วิธีการอื่น:

สามารถทำเครื่องหมายระบุช่วงเวลาบัญชีใหม่โดยใช้ตัวเลือก คำนำหน้า หรือ คำต่อท้าย

ใช้ส่วน คำนำหน้า หรือ คำต่อท้าย เพื่อระบุปี

ใบแจ้งหนี้แรกที่สร้างขึ้นในปี 2020 จะมีลักษณะดังนี้: 2020 - 2164 หรือ 2164-2020 และใบที่สองจะเป็น 2020 - 2165 หรือ 2165-2020

ด้วย Advanced Invoicing คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้แยกต่างหากสำหรับแต่ละแขกในการจอง ใบแจ้งหนี้จะแสดงชื่อแขกที่จะถูกเรียกเก็บเงิน ทำตามขั้นตอนทีละขั้นตอนที่นี่: Invoicing - วิธีการสร้างและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้จากการจอง

หากคุณกำลังใช้เวอร์ชันก่อนหน้าของ Invoicing การสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับแต่ละแขกจะแสดงผลลัพธ์ของแขกหลักที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้เสมอ แต่รายละเอียดของธุรกรรมจะมีชื่อแขกที่มอบหมายให้กับพวกเขา เรียนรู้เพิ่มเติม: Invoicing - ฉันสามารถสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับแต่ละแขกได้หรือไม่

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมในบทความนี้สำหรับคำแนะนำที่ละเอียด: วิธีการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้?

เปิดใบแจ้งหนี้จากในการจองที่สร้างขึ้นโดยการเข้าถึง รายละเอียดการจอง

1. คลิก เอกสาร
2. ไปที่ ใบแจ้งหนี้
3. คลิกที่ชื่อไฟล์เพื่อเปิดใบแจ้งหนี้ คุณจะสามารถดาวน์โหลดและพิมพ์ได้

ปัญหา: คุณคลิกที่ใบแจ้งหนี้และไฟล์ถูกดาวน์โหลดในเบราว์เซอร์เป็นเอกสารเปล่า

วิธีแก้ไขเบื้องต้น:

1. คำแนะนำให้เพิ่ม Cloudbeds เข้าไปในรายการเว็บไซต์ที่มีความปลอดภัยในส่วนขยาย McAfee (หากคุณใช้)
2. ปิดการใช้งานส่วนขยาย McAfee ใน Chrome หากยังไม่ได้ใช้งาน
3. เปิดใช้งานคุณสมบัติ ดาวน์โหลดไฟล์ PDF แทนการเปิดโดยอัตโนมัติ ใน Chrome

เพื่อทำเช่นนั้น ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เปิด Chrome
• ที่มุมขวาบน คลิกที่ การตั้งค่าเพิ่มเติม
• ด้านล่าง คลิกที่ ขั้นสูง
• ภายใต้ ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย คลิกที่ การตั้งค่าเว็บไซต์
• ใกล้ด้านล่าง คลิกที่ เอกสาร PDF
• เปิดใช้งาน ดาวน์โหลดไฟล์ PDF แทนการเปิดโดยอัตโนมัติใน Chrome

สถานการณ์: 

• คุณมีการจองในชื่อของแขก Jada Smith
• คุณได้โพสต์ธุรกรรมในใบแจ้งรายการของแขก
• ชื่อในธุรกรรมที่โพสต์ไว้ก่อนหน้านี้จะยังคงแสดงเป็น Jada Smith

จากนั้น ในเวลาภายหลัง คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนชื่อแขกเป็น Will Smith

• แม้ว่าชื่อแขกจะถูกเปลี่ยนเป็น Will Smith แล้ว ขณะสร้างใบแจ้งหนี้อีกครั้ง ธุรกรรมที่โพสต์ไว้ก่อนหน้านี้จะยังเป็นของ Jada Smith
• ทำไม? ใบแจ้งหนี้จะสะท้อนข้อมูลในใบแจ้งรายการและไม่ใช่ข้อมูลการจอง

หากมีธุรกรรมที่รอดำเนินการ จะโพสต์ด้วยชื่อแขกปัจจุบัน (ในกรณีนี้คือ Will Smith)

นี่คือพฤติกรรมของระบบที่คาดหวังไว้ โปรดตรวจสอบวิธีการอื่นด้านล่าง:

เป็นวิธีการอื่น ๆ ที่คุณต้องดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ลงคอมพิวเตอร์ของคุณและแปลงจาก PDF เป็น Doc โดยใช้ แอปแปลง PDF - Doc ที่คุณสามารถค้นหาออนไลน์ได้ เมื่อไฟล์ถูกแปลงแล้ว คุณสามารถแก้ไขชื่อด้วยตนเองใน Doc

หากใบแจ้งหนี้มี PII (ข้อมูลที่ละเอียดและข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้) ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการดู PII จะไม่สามารถดูใบแจ้งหนี้ได้ ข้อความเตือนต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น:

เพื่อที่จะสามารถดูใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นแล้วที่มี PII ให้ขอให้เจ้าของที่พักเข้าถึงหน้า Roles ของผู้ใช้ Cloudbeds PMS ที่ Roles และอัปเดตสิทธิ์ที่ต้องการภายใต้ส่วน PII ตามที่แสดงด้านล่าง:

ในปัจจุบัน ภาษาต่อไปนี้ได้รับการสนับสนุนในคุณลักษณะการออกใบแจ้งหนี้:

• อังกฤษ
• โปรตุเกส
• สเปน
• รัสเซีย
• ยูเครน
• อิตาลี
• เยอรมัน
• ฝรั่งเศส
• เอสโตเนีย
• โปแลนด์
• ดัตช์
• ฟินแลนด์
• กรีก
• ญี่ปุ่น
• ไทย
• จีน
• ฮีบรู
• เกาหลี
• สวีเดน
• นอร์เวย์
• ลิทัวเนีย
• เวียดนาม
• ฮังการี
• สโลวะเกีย
• เช็ก
• โรมาเนีย

ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นใน Cloudbeds ไม่ใช่ "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" ในปัจจุบันยังไม่มีตัวเลือกในการส่งออกข้อมูลใบแจ้งหนี้ คุณสามารถส่งออกธุรกรรมเท่านั้น นี่เป็นวิธีการทำงานปัจจุบันของการผสานข้อมูลกับซอฟต์แวร์บัญชี

ไม่, การใช้ API เป็นวิธีในการย้ายข้อมูลจาก MFD ไปยังซอฟต์แวร์ใดก็ตาม แต่ API ไม่ใช่ตัวเลือกทางเลือกในการสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

คุณอาจต้องจ้างนักพัฒนาเพื่อสร้างระบบของคุณเองเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และใช้ Cloudbeds PMS API เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรม อย่างไรก็ตาม สำคัญที่คุณจะต้องอ่าน เอกสาร API ของเรา ก่อนเริ่มต้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่มีอยู่ผ่าน API จะเพียงพอ

คุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้ทางการภายนอก Cloudbeds PMS โดยใช้ผลิตภัณฑ์ที่คุณเลือกที่ตรงตามกฎระเบียบท้องถิ่น

Advanced Invoicing เป็นเวอร์ชันที่อัพเกรดของคุณสมบัติ Invoicing ที่มีอยู่แล้ว มีฟังก์ชันใหม่ที่คุณสมบัติ Invoicing เดิมไม่มี เช่น เป็นโมฆะใบแจ้งหนี้ และการสร้างใบลดหนี้ ดูประโยชน์อื่น ๆ ได้ที่นี่: Invoicing - ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

Advanced Invoicing รวมอยู่ในแพ็กเกจ Cloudbeds Premier และ Cloudbeds Enterprise และยังมีให้บริการเสริมเสียเงิน

เพื่อตรวจสอบแพ็กเกจ Cloudbeds ปัจจุบันของคุณ ทำตามคำแนะนำในบทความนี้: ฉันจะตรวจสอบแพ็กเกจ Cloudbeds ปัจจุบันของฉันได้อย่างไร?

ระบบออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูงยังไม่มีในโมดูลกลุ่ม บทความต่อไปนี้อธิบายถึงวิธีการทำงานของการออกใบแจ้งหนี้ในโมดูลกลุ่ม: กลุ่ม - การออกใบแจ้งหนี้

ด้วยระบบออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง ธุรกรรมใดก็ตามจะถูกออกใบแจ้งหนี้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น - มีจุดประสงค์เพื่อป้องกันใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกัน

หากใน การตั้งค่าใบแจ้งหนี้ คุณเลือกที่จะออกใบแจ้งหนี้ ที่เช็กเอาต์ ระบบจะออกใบแจ้งหนี้ใหม่ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนสถานะการจองเป็น เช็กเอาต์ ตราบใดที่ยังมีธุรกรรมที่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้มาก่อน มิฉะนั้น ระบบจะไม่ออกใบแจ้งหนี้ใหม่

ไม่ ขณะที่คุณเป็นโมฆะใบแจ้งหนี้ สถานะจะเปลี่ยนเป็น เป็นโมฆะ แต่เลขที่ต่อเนื่องยังคงอยู่ ใบแจ้งหนี้ถัดไปที่สร้างขึ้นจะมีเลขที่ต่อเนื่อง