Adicione ou reembolse pagamentos, inclua ou ajuste cobranças e muito mais no Extrato da Reserva. Este artigo oferece uma visão geral das ações que podem ser realizadas nesta seção, para uma gestão eficiente de reservas em suas operações diárias.
Acesso e visão geral
O Extrato da Reserva no PMS da Cloudbeds armazena os detalhes financeiros das reservas de seus hóspedes, incluindo informações sobre diárias, transações pendentes ou lançadas e quaisquer itens adicionais que já tenham sido acrescentados. Ele também inclui várias opções para gerenciar as informações financeiras de seus hóspedes, incluir pagamentos, ajustar cobranças ou aplicar reembolsos.
Para acessar o extrato da reserva:
- Procure pela reserva correspondente. Você pode usar a barra de pesquisa no menu na parte de cima de sua conta Cloudbeds;
- Clique na guia de Extrato.
Saiba mais sobre todas as guias de Detalhes da Reserva.
Filtros do Extrato da Reserva
Na guia do Extrato da Reserva, os filtros permitem que você refine sua busca e revise facilmente as transações dos hóspedes, tornando mais rápido encontrar as informações necessárias. Ao usar esses filtros, você pode economizar tempo e esforço ao navegar pelo Extrato da Reserva:
- Nome do hóspede, nº do quarto: Inclua o nome do hóspede correspondente ou o número do quarto. Este filtro é particularmente útil quando há mais de 1 hóspede na reserva;
- Datas e período: Filtre as transações por data e período específico;
- ID da reserva: Quando há mais de 1 quarto na reserva, o sistema mostra diferentes IDs de reserva (separados por hífen). Use este filtro para selecionar a ID da reserva de sua preferência (por exemplo, 9989192205687 e 9989192205687-2);
- Descrição: Filtre por débitos (cobranças) e créditos (pagamentos);
- Agrupar por: Por usuário, data, quarto e outros critérios de filtro;
- Subgrupo por: Agilize sua busca adicionando o filtro de subgrupo;
- Transações: Filtre por transações pendentes ou lançadas.
Lembre-se de clicar em Aplicar uma vez que seus filtros estejam corretamente selecionados.
A opção de “Transferir para Contas a Receber"
Se o recurso de Contas a Receber (CR) estiver ativado, você verá o botão de “Transferir para Contas a Receber” quando um extrato tiver um saldo pendente (p.ex., após o check-out de um hóspede). Para obter mais informações, acesse: Como trabalhar com contas a receber.
Gestão do extrato
| Artigo de Extrato de Reserva | Descrição do Link |
|---|---|
| Adicionando pagamentos de reservas como um registro | Este guia explica como adicionar (lançar) pagamentos de reserva como um registro no Extrato de Reserva (sem usar o processamento do Processador de Pagamento). |
| Reembolso de pagamentos de reservas | Reembolsar o pagamento de um hóspede no Extrato de Reserva (sem usar o processamento do Processador de Pagamento). |
| Inclua ou ajuste cobranças de reservas | Adicione ou ajuste as cobranças da reserva, como itens, impostos ou taxas e receita de quartos. |
| Como anular transações | Este artigo explica como anular (cancelar) transações no Extrato da Reserva do hóspede. |
| Inclua e use a Receita do quarto no Extrato da Reserva | Use esta opção para adicionar, usar e gerenciar a Receita do Quarto dentro de uma reserva. |
| Gerencie o Extrato Dividido na reserva | Saiba como usar o recurso de Extrato Dividido, acrescentar extratos, mover transações e muito mais. |
Perguntas frequentes
Como posso lançar um serviço de "Day Use" no extrato da reserva?
- Crie uma Conta Interna chamada "Day Use". Essa conta estará disponível para você usar em futuras reservas. Saiba aqui como fazer: Crie e edite Contas Internas;
- Lance o "Day Use" no extrato da reserva como Receita de Quarto. Saiba como: Adicione ou ajuste cobranças de reservas;
- Crie um bloqueio de acomodação no Calendário e permita que o hóspede vá para o quarto. Saiba Como bloquear a disponibilidade do quarto.
Não se esqueça de excluir esse bloqueio de quarto logo após o check-out deste hóspede para que este quarto e data fiquem disponíveis novamente.
Se você não deseja bloquear seus quartos, mas mantê-los disponíveis nos canais, tenha em mente que a gestão interna será necessária para evitar overbookings (caso você receba uma reserva de última hora e o hóspede do "Day Use" ainda esteja ativo). Saiba mais sobre overbookings aqui.
Por que o nome do hóspede no extrato foi alterado e por que um nome aleatório aparece no extrato?
Motivo: Função de preenchimento automático
A função de preenchimento automático é útil quando você tem um hóspede recorrente, então, ao adicionar uma nova reserva, você pode simplesmente começar a digitar o nome ou e-mail e o sistema sugerirá preencher automaticamente os detalhes do hóspede. No entanto, se o perfil de hóspede errado for selecionado por engano, isso pode causar problemas.
Exemplo:
- Vamos supor que você esteja adicionando uma nova reserva para um hóspede chamado John Doe.
- Quando você começa a digitar o nome do hóspede (John), o sistema sugere todos os perfis de hóspedes existentes chamados "John" que já se hospedaram em sua propriedade anteriormente.
- Se John Doe (o novo hóspede) nunca se hospedou em sua propriedade antes, você não deve selecionar nenhuma das sugestões do sistema porque o sistema preencherá as informações do perfil de hóspede selecionado. Mesmo que você selecione acidentalmente o nome das sugestões, o sistema sugerirá que você crie um novo cliente caso as informações do hóspede selecionado não estejam corretas.
- Nesse caso, clique em +Novo cliente e preencha as informações corretas sobre seu novo hóspede.
O que devo fazer se criei a reserva usando o perfil de hóspede errado?
Se você selecionou um perfil de hóspede sugerido e salvou/criou uma reserva com o nome incorreto, a reserva ficará conectada ao perfil de hóspede que você selecionou.
Como o perfil de hóspede está conectado a todas as reservas anteriores e novas criadas com o mesmo perfil de hóspede, quando você editar o nome (ou qualquer outra informação, como e-mail) para a reserva recém-criada, o sistema também o alterará para as reservas passadas associadas ao perfil de hóspede.
Atualmente, não é possível desconectar o perfil de hóspede das reservas. Para evitar alterar as informações do hóspede de reservas passadas, recomendamos que você exclua a reserva recém-criada e a adicione novamente, sem usar a função de preenchimento automático. Aqui está um artigo com os detalhes sobre como excluir uma reserva.
Além disso, se você perceber que o nome na fatura está diferente do nome do hóspede, você pode consultar este artigo para obter ajuda.
Como posso corrigir as diárias lançadas?
Nós podemos sugerir duas opções para corrigir as diárias lançadas:
- Aplicar um desconto: Siga os passos para adicionar ou ajustar cobranças de reservas.
- Adicionar uma cobrança extra: Siga os passos para adicionar e usar a receita de quartos.
Qual é a diferença entre a data da transação e a data do serviço no Extrato?
Geralmente, a data do serviço é geralmente a mesma que a data da transação. No entanto, se forem necessárias alterações em transações passadas:
- A data do serviço representará a data à qual a transação se destina a ser aplicada (por exemplo, uma data passada).
- A data da transação sempre mostrará quando o registro foi realmente atualizado no sistema.
- Esse método garante registros seguros, inalteráveis e auditáveis para contabilidade, enquanto correções em transações passadas podem ser feitas sem comprometer a integridade dos registros contábeis.
Tabela de Comparação
| Aspecto | Data da Transação | Data do Serviço |
| Definição | Data-período atual ou futuro | Data estável no horário da propriedade |
| Modificação | ❌ Não pode ser alterada | ✅ Pode ser alterada (com permissão adequada) |
| Restrições de Período | Apenas atual ou futuro | Pode estar no passado |
| Uso Primário | Fins contábeis | Fins de relatórios financeiros |
Assim é como aparece no extrato:
Somente usuários com permissão para modificar transações com datas passadas podem fazê-lo. Eles têm permissão para alterar a data do serviço para retroceder uma transação; no entanto, a data da transação real será registrada no momento em que a transação ocorrer.
Você deve ir para Papéis para alterar as permissões do usuário. Saiba mais aqui: Papéis e Permissões.
Data da Transação e Data do Serviço usados em exemplos
- Uma reserva com data de check-in para o futuro 30 de novembro foi importada hoje (14 de novembro):
-
- A data da transação será 14 de novembro (importada hoje);
- A data do serviço será 30 de novembro.
- A diária foi atualizada hoje (14 de novembro) para este check-in futuro:
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- A data da transação será 14 de novembro - o dia em que a ação de alteração da tarifa foi registrada.
- A data do serviço será 30 de novembro - o dia em que a diária será aplicada como um serviço.
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