Tipos de Overbookings no PMS da Cloudbeds

Pode haver diferentes tipos de overbookings na plataforma Cloudbeds. Este artigo explica os cenários mais comuns em que ocorrem overbookings, por que eles acontecem e como lidar com eles adequadamente.

Overbookings causados por bloqueios de quartos ou cortesias

O PMS da Cloudbeds permite que você crie bloqueios de disponibilidade de acomodações, cortesias ou defina um quarto como em manutenção.

Se você estiver com 100% de ocupação e tiver reservas não alocadas, o sistema ainda permite que os usuários criem um bloqueio de quartos, uma cortesia ou definam um quarto como em manutenção, o que pode levar a um overbooking. Um exemplo seriam casos de manutenção inesperada ou se um quarto precisar ser bloqueado temporariamente para reparos.

Se você tiver a alocação automática de quartos ativada, o sistema não poderá atribuir automaticamente nenhuma reserva a um quarto que tenha um bloqueio de quartos durante qualquer período do intervalo de datas da reserva. Se o quarto não for alocado automaticamente, ele precisará ser alocado manualmente clicando no botão azul "alocações".

Uma notificação de aviso aparecerá para confirmar se você realmente deseja criar um bloqueio de quartos, mesmo tendo ocupação total para aquele tipo de acomodação. Se você selecionar que deseja continuar, um overbooking será criado:

Overbookings causadas pela adição manual de uma reserva de terceiros
  • Fontes de Terceiros podem ser usadas para registrar manualmente uma reserva no PMS da Cloudbeds, que foi feita por meio do seu parceiro de terceiros (OTA, atacadistas, agentes de viagens ou clientes corporativos).
  • É possível criar reservas usando origens externas, independentemente da disponibilidade de quartos. O sistema permite que você crie uma reserva mesmo quando não há disponibilidade para o tipo de quarto ou quando há restrições de estadia em vigor (Duração Mínima ou Máxima da Estadia, Fechado para Chegada ou Partida) porque, teoricamente, você teria um acordo especial com seu parceiro para reservar os quartos para eles.
  • Essa prática pode causar overbooking se não for feita com cautela. Continue lendo abaixo para aprender como criar uma reserva de origens externas quando não há disponibilidade e como definir permissões de usuário para evitar overbooking.
Criar uma reserva de terceiros quando não há disponibilidade

Mesmo que não haja disponibilidade para o período especificado, o sistema ainda permite que você selecione o quarto para fazer a reserva.

Impedir usuários de criar sobrerreserva ao adicionar manualmente uma reserva de terceiros
Desativar permissão do usuário para criar reservas de terceiros com overbooking

O Proprietário do Estabelecimento tem acesso ao menu Gestão de Usuários por padrão. Outros usuários precisam receber permissão do Proprietário do Estabelecimento.

Você pode permitir um overbooking se estiver esperando um cancelamento ou se houver outro quarto disponível para o hóspede em sua propriedade. Caso contrário, você pode ter um overbooking real. Para evitar que um usuário cometa esse erro, faça uma das opções abaixo:

  1. Acesse a página de funções do usuário para editar a função do usuário correspondente
  2. Na seção Reserva, desative a permissão Criar Reservas de Terceiros com Overbooking e Criar Reservas de Terceiros se você não quiser que o usuário crie nenhuma reserva de terceiros.
  3. Lembre-se de Salvar suas alterações
Desativar todas as fontes externas

Ao desativar todas as fontes externas, nenhum usuário (incluindo o Proprietário do Imóvel) poderá criar uma reserva a partir de fontes externas. Siga as etapas neste guia para desativar as fontes externas.

Overbookings causadas por mover uma reserva entre tipos de acomodação

Motivo: 

  • Se você tiver reservas não alocadas, isso significa que há espaços disponíveis em seu calendário. Portanto, você pode arrastar e soltar a reserva de um tipo de quarto para outro. No entanto, se a categoria já estiver cheia, isso causará uma overbooking.

O sistema não informa que a overbooking pode ocorrer, ele apenas oferece a opção de recalcular o preço total ou cancelar essa ação.

O que fazer:

  • Para evitar esse tipo de overbooking, antes de arrastar alguma reserva, certifique-se de que para essas datas não há reservas não alocadas. Saiba mais sobre como encontrar e lidar com reservas não alocadas.
  • Para pesquisar por que essa overbooking foi permitida, use o Registro de Atividades. Se você ainda não conseguir identificar ou corrigir a causa da overbooking, entre em contato com nossa Equipe de Suporte, incluindo todos os detalhes da reserva, como: o ID da reserva, as datas, os quartos, o canal afetado, confirme quais informações estão incorretas e quais você espera ver; e teremos prazer em pesquisar isso para você.

Fazer alterações com a quantidade de quartos também pode causar overbookings: Se você estiver alterando o número de quartos, esteja ciente de que isso pode causar overbookings. Por exemplo, você tem 8 quartos para Standard Double e 8 reservas para um dia. Ao diminuir o número de quartos para 5 na seção de tipos de quarto de acomodação nas configurações, você terá 3 overbookings para essa data.

Overbookings causados por reservas simultâneas

Uma reserva simultânea ocorre quando o último quarto disponível dentro do tipo de quarto é reservado quase ao mesmo tempo (dentro de um intervalo de 15 minutos) em diferentes canais.

Exemplo:

  • Uma propriedade tem disponibilidade de 1 para Double Deluxe e a propriedade recebe:
    • Reserva 1- Double Deluxe (5 de maio - Booking.com - 12:10 pm)
    • Reserva 2- Double Deluxe (5 de maio - Expedia - 12:15 pm)

Motivo:

Esse overbooking ocorreu devido a reservas quase simultâneas. Veja o que pode acontecer:

  1. O primeiro cliente procura disponibilidade no Booking.com. Se houver disponibilidade, ele/ela deve prosseguir para a seção de detalhes da reserva e terá um intervalo de 15 minutos para concluir o processo de reserva. Enquanto esse processo não for concluído, a disponibilidade ainda estará aberta. 
  2. No canal Expedia, o segundo cliente poderá procurar e encontrar a mesma disponibilidade de 1, o que permitirá que eles também iniciem o processo de reserva. 
  • Geralmente, se um cliente não concluir dentro do intervalo de 15 minutos, ele será desconectado do sistema, pois o sistema precisará atualizar e verificar a disponibilidade novamente.
  • Mas, se ambos concluírem a reserva ao mesmo tempo em diferentes canais, não há nada que possamos fazer para impedir que essa reserva simultânea ocorra; mesmo se enviarmos a disponibilidade '0' durante o processo de reserva, o canal irá ignorar e permitir a reserva. 
  • O PMS da Cloudbeds só pode tentar fechar a disponibilidade em todos os canais conectados o mais rápido possível, mas às vezes, o cliente já está avançado no processo de reserva, de modo que o site de reserva ainda permitirá que a reserva ocorra.

Uma ótima prática empregada por muitos hoteleiros de grande escala e por hoteleiros independentes de alto volume, é não oferecer a última disponibilidade de quartos para seus parceiros. Algumas propriedades oferecerão 8 de 10 quartos, por exemplo, e venderão os últimos 2 quartos em seu próprio site, via check-in ou por meio de reservas por telefone. Isso lhes permite controlar o potencial de overbooking.

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