Cette FAQ explique comment le PMS Cloudbeds synchronise les informations avec les canaux de distribution, comment les réservations sont attribuées, et à quoi s’attendre lors de la vente sur différentes OTA. Elle couvre également la manière dont Cloudbeds affiche des détails supplémentaires pour les réservations créées via des systèmes de réservation centralisés (CRS), des gestionnaires de canaux ou des connexions de courtage.
Quelles informations le Cloudbeds PMS envoie-t-il aux canaux de distribution ?
Le Cloudbeds PMS utilise son gestionnaire de canaux pour envoyer les tarifs et les informations de disponibilité à vos canaux de distribution.
Cloudbeds envoie :
- Les tarifs de chambre (tels que définis dans la matrice de disponibilité / section tarifs de base ou sur le calendrier)*
- La disponibilité
- Les restrictions (MinLos, MaxLos) - sauf pour les canaux basés sur le calendrier.
*L’exception concerne les canaux basés sur le calendrier tels que la connexion iCal Airbnb et Vrbo, qui n’acceptent et ne transmettent que la disponibilité.
Cloudbeds n’envoie pas :
- Les photos des chambres ou de l’établissement
- Les descriptions des chambres
- Les équipements
- Les politiques
- Les informations utilisateur
- Les modifications de type de chambre
Vérifiez toujours les fonctionnalités prises en charge pour chaque canal sur la page de mappage des canaux pour obtenir des informations détaillées, comme illustré ci-dessous :
Quelles informations de réservation CRS, Gestionnaire de canaux ou courtier puis-je voir dans Cloudbeds PMS ?
Cloudbeds PMS affiche des détails supplémentaires sur les réservations provenant des Systèmes de Réservation Centralisés (CRS) et des gestionnaires de canaux tiers (également appelés courtiers). Cela aide les établissements à identifier rapidement et gérer les réservations créées via ces connexions.
- Le nom du CRS ou du Gestionnaire de canaux
- L’identifiant de réservation CRS ou Gestionnaire de canaux
Par exemple :
- Réservation créée sur Expedia via le canal connecté iHotelier dans MFD
- Réservation créée sur Expedia via le canal connecté SiteMinder dans MFD
Cette fonctionnalité est prise en charge par les fournisseurs suivants :
- Amadeus iHotelier
- D-Edge CRS
- SynXis by Aven Hospitality (anciennement SynXis by Sabre)
- Inntopia
- Neobookings (aucun guide dédié disponible ; listé dans la section Canaux supplémentaires de l’article Guide de connexion des canaux de distribution)
- SiteMinder
- STAAH
- SHR CRS (Windsurfer)
Comment vendre des dortoirs sur les canaux hôteliers ?
De nombreux canaux hôteliers (tels qu’Expedia, Booking.com, etc.) sont conçus pour commercialiser une chambre entière — pas des lits en dortoir. Comme ils sont conçus pour vendre uniquement des chambres complètes, la vente de lits en dortoir nécessite une configuration spéciale.
Lors de la vente sur ces canaux, chaque lit en dortoir doit être listé comme une « Chambre » individuelle avec une occupation d’une (1) personne. Pour que les clients sachent qu’il s’agit d’un lit en dortoir, le nom de la chambre doit être quelque chose comme « 1 lit dans un dortoir de 8 lits ».
Lorsque vous commercialisez un lit en dortoir sur un canal/OTA hôtelier, gardez à l’esprit les points suivants :
- Les clients ne verront ces lits en dortoir que s’ils recherchent pour une personne à la fois. S’ils recherchent des chambres avec une occupation de 2 personnes ou plus, les lits en dortoir n’apparaîtront pas dans leurs résultats.
- Si un client souhaite réserver plusieurs lits pour un même dortoir, il devra réserver la même chambre plusieurs fois.
-
Canaux/OTAs concernés :
- Booking.com
- Expedia
- Decolar
- Presque tous les autres canaux hôteliers (non spécialisés en auberges de jeunesse)
Suivez les étapes ci-dessous pour vendre correctement des lits en dortoir sur les canaux hôteliers :
1 - Configurer les dortoirs sur les canaux
Lors de la vente sur ces canaux, les dortoirs doivent être configurés comme suit :
- Créez autant de chambres individuelles que vous avez de lits en dortoir.
- L’occupation doit être définie à 1 personne.
- Le nom de la chambre doit être quelque chose comme « Un lit dans un dortoir de X lits ».
Exemple :
Supposons que vous ayez un dortoir que vous souhaitez commercialiser sur l’un de ces canaux :
- Dortoir mixte 6 lits
Lors de la configuration du dortoir sur le canal/OTA, il doit être créé ainsi :
- Créez six chambres individuelles/privées sur le canal/OTA.
- Assurez-vous que l’occupation de chaque chambre est définie à 1 personne.
- Nommez chacune des chambres privées/individuelles « Un lit dans un dortoir mixte 6 lits ».
2 - Créer le(s) dortoir(s) dans Cloudbeds PMS
Pour des instructions détaillées sur la création de chambres dans Cloudbeds PMS, consultez cet article.
Dans l’exemple ci-dessus du dortoir mixte 6 lits, cela ressemblerait à ceci dans Cloudbeds PMS :
3 - Mapper les dortoirs entre Cloudbeds PMS et le canal/OTA
Si vous suivez attentivement les étapes ci-dessus, l’étape de mappage sera simple puisque le type de chambre dortoir dans Cloudbeds PMS correspondra parfaitement au type de chambre que vous avez créé sur le canal/OTA précédemment.
Même si la chambre sur l’OTA est une « chambre privée » avec une quantité de 6, le mappage reste le même – mappez le dortoir Cloudbeds PMS au type de chambre du canal/OTA que vous avez créé.
Consultez les Directives de mappage des canaux de distribution pour des informations détaillées sur le mappage des chambres.
4 - Mises à jour de la disponibilité
Maintenant que vous avez associé le Dortoir Cloudbeds PMS à la catégorie « Dortoirs » du canal/OTA, la disponibilité sera constamment mise à jour.
Exemple :
Si 1 personne réserve dans le Dortoir mixte 6 personnes, Cloudbeds PMS indiquera au canal/OTA qu’il ne reste plus que 5 lits. Le canal/OTA réduira alors le nombre de « chambres » disponibles de 6 à 5.
- Montre à quoi cela ressemble dans Cloudbeds PMS.
- Montre à quoi cela ressemble dans l’extranet du canal/OTA.
- Montre à quoi cela ressemble sur le site client du canal/OTA.
J’ai modifié l’ID de canal de mon établissement, comment puis-je le connecter au PMS Cloudbeds ?
Dans certains cas, tu peux vouloir créer un nouvel établissement dans les canaux (OTA) et le connecter au PMS Cloudbeds, en remplaçant l’ID de canal actuel que tu avais connecté auparavant.
Pour remplacer un ancien ID de canal par un nouveau, tu suivras essentiellement les mêmes étapes que pour connecter un nouveau canal.
Le changement de mappage ne peut être effectué qu’après que tu aies la nouvelle configuration de l’établissement prête dans l’extranet du canal.
Cloudbeds ne peut pas mapper plusieurs établissements de canal sur un seul compte. Les étapes suivantes vont remplacer l’ID de canal existant par un nouveau.
- Sélectionne Cloudbeds Gestionnaire de canaux comme ton gestionnaire de canaux dans l’extranet du canal.
Consulte les guides de connexion liés ci-dessous pour des instructions spécifiques à chaque canal :
- Booking.com
- Agoda
- Expedia
- Hostelworld
- Pour les autres canaux non listés ci-dessus, tu peux suivre les étapes du guide de connexion standard des canaux.
- Cliquez ici pour informer notre support que tu as demandé un changement d’ID de canal et fournis le nouvel ID, afin que nous puissions vérifier la demande et mettre à jour les identifiants dans ton compte.
- Une fois la demande de connexion confirmée par l’équipe d’assistance Cloudbeds, tu recevras un e-mail te demandant de compléter l’activation et le mappage.
- Complète le mappage et c’est terminé.
Pourquoi les informations du client (e-mail, adresse, téléphone) ne sont-elles pas incluses dans la réservation ?
Si une information manque, cela signifie que l’OTA ne l’a pas transmise au Gestionnaire de canaux Cloudbeds.
Pour certaines réservations provenant d’OTA (canaux), vous ne recevrez peut-être pas toutes les informations souhaitées. La plupart des établissements veulent autant d’informations que possible, comme l’adresse e-mail, l’adresse physique du client, le numéro de téléphone, etc. Cependant, c’est l’OTA qui est la source de ces informations entrantes, pas le PMS Cloudbeds. Cloudbeds affichera toujours toutes les informations fournies par l’OTA.
Dans l’exemple ci-dessous, l’adresse e-mail du client est absente des informations du gestionnaire de canaux :
Pour résoudre ce problème, vous devrez contacter votre responsable de compte OTA (et non l’équipe d’assistance client de l’OTA), car seul votre responsable de compte peut vérifier si cette information doit être partagée avec l’établissement ou non et régler le problème de leur côté. Informez le responsable de compte que des données clients manquent dans les réservations transmises à Cloudbeds, il vérifiera s’il est possible de mettre à jour les paramètres du canal pour vous.
Que sont les e-mails alias ?
Lorsque vous recevez une réservation de certains canaux (comme Booking.com, Agoda, Expedia), vous pouvez remarquer que l’adresse e-mail du client a un format différent avec le domaine suivant.
Voici un exemple provenant de Booking.com pour voir à quoi ressemblent ces e-mails :
Les canaux utilisent des e-mails alias pour protéger la vie privée des clients et éviter le spam. Les partenaires peuvent utiliser l’e-mail alias pour contacter normalement le client. L’e-mail alias sera désactivé quelques jours après le départ des clients.
Il est impossible pour eux de divulguer les véritables données e-mail pour des raisons de conformité.
Ces clients recevront-ils les e-mails envoyés depuis le PMS Cloudbeds ?
Chaque fois qu’un établissement envoie un e-mail à une adresse alias, le client le recevra normalement dans sa boîte de réception.
Les établissements peuvent utiliser la structure d’e-mail alias en dehors de l’extranet du canal pour communiquer avec les clients, ce qui est entièrement pris en charge.
Si vous souhaitez vérifier si un e-mail a été délivré, consultez vos journaux de distribution des e-mails.
Les canaux de distribution prennent-ils en charge les tarifs supplémentaires pour les clients définis dans Cloudbeds PMS ?
Non. Tous les prix pour les clients supplémentaires que vous configurez sur Cloudbeds PMS ne seront pas reflétés dans l’extranet du canal.
Les seuls tarifs envoyés aux OTA sont ceux que vous désignez dans les intervalles des tarifs de base, du calendrier ou de la matrice de disponibilité.
Vous devez définir les prix des clients supplémentaires directement avec le gestionnaire de compte extranet ou l’équipe d’assistance du canal (selon chaque canal). Actuellement, seuls Booking.com, Expedia et Decolar permettent aux établissements d’ajouter des prix par client supplémentaire directement dans leur extranet.
Pour tous les autres canaux, nous vous recommandons de mapper uniquement les types de chambre qui n’ont pas de prix pour client supplémentaire.
Comment définir les prix des clients supplémentaires pour les canaux qui le supportent ?
La tarification des clients supplémentaires doit être définie directement dans l’extranet du canal. Retrouvez ci-dessous les paramètres pour Booking.com, Expedia et Decolar.com. Si vous avez des questions sur la gestion de votre extranet, veuillez contacter directement l’équipe d’assistance du canal.
Utilisons l’exemple d’une chambre 4 personnes :
- Occupation maximale : 4 clients
- Le tarif de base sur Cloudbeds PMS est défini pour 2 clients seulement
- Les prix pour le 3e et 4e client seront facturés en supplément
Booking.com
La tarification par personne doit être créée par votre gestionnaire de compte Booking.com, qui est responsable de la configuration de ces paramètres dans leur système. Cela s'appelle « Tarifs dérivés », et vous devrez informer votre gestionnaire de compte que Cloudbeds enverra le tarif de base pour « X » personne(s) et lui demander d’ajouter le prix pour chaque adulte supplémentaire (en dérivant à la hausse à partir du tarif envoyé par Cloudbeds).
Lors de l’activation de la fonctionnalité de tarification dérivée, vous devez définir l’occupation maximale pour ce type de chambre. Dans cet exemple, le type de chambre a une occupation maximale de 2 clients. Gardez à l’esprit que l’occupation maximale correspond au tarif enregistré dans la matrice de disponibilité/tarif de base de Cloudbeds PMS.
Après avoir configuré l’occupation maximale et activé la tarification dérivée, la chambre s’affichera comme indiqué ci-dessous dans l’extranet Booking.com :
Notez que les prix pour le 3e (x3) et le 4e (x4) client ont été activés.
Dans l’exemple ci-dessus, le prix de 159 $CA (pour 2 clients) est le prix envoyé par Cloudbeds PMS.
Le prix pour chaque client supplémentaire doit être défini directement dans l’extranet Booking.com – il ne peut pas être envoyé via Cloudbeds PMS pour le moment.
Veuillez vérifier auprès de votre gestionnaire de compte Booking.com s’il existe des restrictions.
Expedia
Pour définir le prix des clients supplémentaires sur ce canal, vous devez contacter votre gestionnaire de compte Expedia ou l’équipe d’assistance et demander l’activation de la fonctionnalité « Frais pour client supplémentaire ». Assurez-vous que le modèle de tarification est réglé sur « Tarification par jour ».
Lors de l’activation de cette fonctionnalité, définissez à nouveau dans l’extranet l’occupation maximale pour le type de chambre ainsi que les prix qui seront facturés pour les clients supplémentaires.
Si tout est configuré correctement, Expedia affichera ceci :
Decolar.com / Despegar
Un certain nombre de paramètres doivent être définis dans l’extranet de Decolar afin d’établir un tarif supplémentaire pour les clients additionnels. Contactez votre responsable de compte ou l’équipe d’assistance de Decolar pour effectuer les ajustements nécessaires dans l’extranet.
Ci-dessous, nous listons les paramètres les plus importants à ajuster :
- Accédez à « Conteúdo web » (Contenu web)
- Cliquez sur « Edição Habitações » (Modifier les chambres)
- Cliquez sur « Ver » (Voir) pour ouvrir la chambre que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Ver quarto em Extranet Decolar » (Voir la chambre dans l’extranet Decolar)
Sur cette page, les paramètres doivent être les suivants :
- Modèle de tarification = Définissez-le sur « Prix par chambre »
- Occupation maximale pour cette chambre = Doit correspondre aux paramètres dans Cloudbeds PMS
- Nombre minimum et maximum d’adultes = Doit correspondre aux paramètres de votre compte Cloudbeds PMS
- Enfants = Supprimez tous les tarifs liés aux enfants et aux bébés
- Frais supplémentaires = Activez l’option pour facturer des frais supplémentaires
Si vous constatez qu’un paramètre mentionné ci-dessus ne correspond pas à ceux présents dans votre extranet, contactez votre responsable de compte ou l’équipe d’assistance de Decolar pour effectuer les ajustements nécessaires.
Cliquez ensuite sur « Ver taxas extras por hotel » (Voir les frais supplémentaires par hôtel) :
Puis :
- Supprimez tous les tarifs pour les bébés et/ou nourrissons
- Insérez le tarif pour un client adulte supplémentaire
Decolar.com vous permet de définir un seul tarif, comme illustré ci-dessous :
Maintenant que vous avez créé tous les paramètres requis dans l’extranet de Decolar, passons à la dernière étape : combiner les informations de l’extranet avec le mappage de canal de votre gestionnaire de canaux Cloudbeds.
- Cliquez sur l’icône d’engrenage dans votre compte Cloudbeds PMS et allez dans Canaux.
- Recherchez Decolar/Despegar et cliquez sur le bouton « Activé » pour vérifier votre mappage. Cliquez sur « Suivant » jusqu’à voir l’écran de mappage.
Si Decolar.com n'est pas encore un canal actif dans votre compte, consultez notre Guide de connexion pour des instructions détaillées.
Sur l'écran de mappage, assurez-vous que les paramètres suivants sont correctement configurés :
- Type de charge : « Par chambre » (comme précédemment défini dans votre extranet Decolar).
- Champ Tarif lit supplémentaire : Sélectionnez « Tarif lit supplémentaire défini ci-dessous » pour activer la saisie du tarif à l'étape suivante.
- Tarif lit supplémentaire : Insérez le prix additionnel. Assurez-vous qu'il correspond au tarif défini dans votre extranet Decolar.
- Âge lit supplémentaire : Sélectionnez « Adultes » si le supplément s'applique uniquement aux clients adultes.
Une fois le mappage terminé, les tarifs dans l'extranet Decolar devraient apparaître comme suit :
Une fois cette configuration effectuée, la tarification de vos clients supplémentaires sera correctement reflétée sur Decolar.com, garantissant que les suppléments pour les clients additionnels soient facturés conformément à vos paramètres.
Pourquoi ma réservation n’est-elle pas attribuée à la même chambre ou unité pendant tout le séjour ? (Pas de disponibilité continue)
Cela est probablement dû à un manque de disponibilité continue.
Le PMS Cloudbeds synchronise la disponibilité en fonction des types d'hébergement plutôt que des unités de chambre individuelles. Cette approche correspond à la manière dont la plupart des canaux fonctionnent, en particulier les hôtels, et aide à éviter les trous dans le calendrier, maximisant ainsi l'occupation et le potentiel de revenus.
Par conséquent, le système affiche la disponibilité d'un type de chambre sur une plage de dates, même si aucune unité unique n'est disponible pour l'ensemble du séjour.
Par exemple, si vous avez un type de chambre Twin avec 5 unités individuelles, le système gère la disponibilité de l'ensemble du type Twin plutôt que pour chaque unité spécifique.
Comment cela affecte-t-il les réservations ?
- En reprenant le même exemple, si le type de chambre Twin dans son ensemble est disponible pour 3 nuits à partir d'aujourd'hui, une réservation ne peut pas être automatiquement attribuée à une chambre spécifique si une unité est disponible pour seulement 1 nuit et une autre unité pour 2 nuits (voir GIF ci-dessous).
- Lorsque la disponibilité n'est pas continue pour la même chambre, les clients peuvent toujours effectuer une réservation ; cependant, une intervention manuelle sera nécessaire pour les attribuer à une chambre spécifique.
Découvre des informations supplémentaires sur l'Attribution automatique de chambres dans la section considérations importantes.
Comment gérer ces cas ?
- En général, tu peux les résoudre en ajustant manuellement les réservations.
- Commence par trouver la réservation non attribuée. La manière la plus courante de trouver ces réservations est de vérifier le nombre affiché en haut du calendrier. En cliquant dessus, tu verras un message indiquant qu'il n'y a pas de disponibilité continue.
- Ensuite, déplace les réservations existantes entre les unités du même type de chambre pour créer de l'espace pour la nouvelle réservation, et attribue la réservation à l'unité libérée.
Si le réarrangement des réservations existantes ne crée pas une disponibilité continue sur le calendrier, il peut être nécessaire de diviser la réservation. Dans ce cas, il est important d’informer les clients à l’avance qu’un changement de chambre sera requis pendant leur séjour.
Pour plus de détails, consultez les instructions sur la création d’une nouvelle réservation dans la Vue partagée.
Autres raisons pour lesquelles une réservation peut rester non attribuée même si la disponibilité existe
Même lorsque la disponibilité continue n’est pas en cause, une réservation peut ne pas être attribuée automatiquement pour les raisons suivantes :
- Unités verrouillées - Si une unité a été attribuée manuellement sur le calendrier ou verrouillée par un utilisateur, elle ne peut pas être allouée automatiquement. Les chambres verrouillées affichent une icône de cadenas sur le calendrier.
- Unités bloquées ou hors service - Les chambres avec des blocs de maintenance, des mises en attente de courtoisie ou un statut hors service sont ignorées par l’Attribution automatique.
- Surréservation au niveau de l’établissement - Si l’établissement est techniquement à 100 % d’occupation à cause de surréservations dans d’autres types de chambre, l’Attribution automatique ne placera pas la réservation même si le type de chambre ciblé affiche un inventaire disponible.
- Liens d’inventaire partagé ou fractionné - Les types de chambre liés (p. ex. lits en dortoir, unités combinées) peuvent empêcher l’Attribution automatique si le système ne peut pas confirmer une disponibilité propre et continue de l’inventaire partagé.
- Limitations des paramètres d’Attribution automatique - L’Attribution automatique ne s’applique qu’aux réservations nouvelles créées après l’activation de la fonctionnalité, sauf si l’utilisateur lance manuellement l’action « Attribuer ».
- Problème système rare - Dans certains cas intermittents, l’Attribution automatique indique « Terminé » mais n’attache pas la réservation à une unité. Relancer l’action Attribuer résout généralement le problème.
Pourquoi vois-je l'erreur « Erreur de communication avec le serveur – 1001 : Les identifiants que vous avez fournis sont incorrects » lors de la connexion à Dorms.com ?
Cette erreur est renvoyée directement par Dorms.com lorsque les identifiants envoyés depuis Cloudbeds ne peuvent pas être validés. Elle n'indique pas un problème avec votre connexion internet ou le PMS Cloudbeds.
Causes les plus courantes :
- L'établissement n'a pas été basculé vers la connexion Cloudbeds / Gestionnaire de canaux dans l'extranet Dorms.com.
- L'ID hôtel et/ou le mot de passe (Clé API) saisis dans Cloudbeds ne correspondent pas aux identifiants du gestionnaire de canaux fournis par Dorms.com.
Comment résoudre le problème :
- Connectez-vous à l'extranet Dorms.com et vérifiez que Cloudbeds (myallocator) est sélectionné comme gestionnaire de canaux.
- Contactez votre responsable de compte Dorms.com pour :
- activer la connexion gestionnaire de canaux Cloudbeds, et
- fournir l'ID hôtel et la Clé API corrects (identifiants du gestionnaire de canaux).
- Dans le PMS Cloudbeds, allez dans Distribution → Dorms.com → Identifiants du canal et saisissez les identifiants exacts, puis cliquez sur Tester & Activer.
Si l'erreur persiste après avoir confirmé les étapes ci-dessus, veuillez contacter l'Assistance Cloudbeds. Dorms.com doit valider les identifiants pour que la connexion réussisse.
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