La facture est un document remis au client détaillant toutes les transactions associées à une réservation. Cet article explique étape par étape comment générer et télécharger la facture du client.
Pour apprendre à définir tes préférences de facturation, consulte cet article : Comment configurer la facturation.
Autorisation de l'utilisateur pour afficher les factures
En tenant compte des DCP (Données à Caractère Personnel), seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation d'affichage des DCP pourront consulter les factures.
Tu peux trouver plus de détails sur les rôles dans Cloudbeds PMS dans l'article suivant : Rôles et autorisations.
Si l'autorisation d'affichage des DCP est désactivée, l'utilisateur :
- Pourra générer les factures et envoyer la facture par e-mail au client
- Ne pourra pas ouvrir la facture ni voir les détails. S'il essaie, l'avertissement suivant s'affichera
Avant de générer la facture, vérifie :
Si vous avez plusieurs clients dans une même réservation
Si vous utilisez une version antérieure de la facturation, la création d’une facture pour chaque client affichera toujours le client principal en haut de la facture, mais les détails des transactions porteront le nom du client correspondant. En savoir plus : Puis-je créer une facture pour chaque client ?
Avec la facturation avancée, vous pouvez créer des factures séparées pour chaque client de la réservation. La facture affichera toujours le nom du client à qui elle sera facturée. Vous devez vous assurer que le nom du client est lié à la bonne chambre ou à la bonne transaction (charge/paiement). Suivez les étapes ci-dessous :
- Dans l’onglet Hébergements, vérifiez si les chambres sont attribuées au nom du bon client.
- Lors de l’ajout d’un article ou d’un paiement au folio, attribuez-le au bon client.
Si la facture doit être établie au nom d’une société
Saisissez le Nom de la société et le Numéro d’identification fiscale de la société dans les détails du client à l’intérieur de la réservation. Ces informations seront affichées sur la facture.
- Accédez aux Détails du client.
- Sélectionnez le client.
- Cliquez sur Modifier les détails.
- Ajoutez le Nom de la société et le Numéro d’identification fiscale (si applicable).
- Cliquez sur Enregistrer.
Suivez les étapes pour générer la facture :
- Accédez à la réservation souhaitée.
- Cliquez sur le menu Actions.
- Sélectionnez Générer une nouvelle facture.
Selon la version de votre fonctionnalité de facturation, l’une de ces fenêtres s’ouvrira.
Si vous voyez cette fenêtre modale, vous utilisez la facturation avancée, continuez à la section : Comment générer une facture avec la facturation avancée
Sinon, continuez avec les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez les articles à facturer
- Cliquez sur Émettre la facture.
Comment générer une facture avec la facturation avancée
Avec la facturation avancée, toutes les transactions ne peuvent être facturées qu'une seule fois - cela permet d'éviter toute duplication de factures.
Si aucune transaction n'est restante à facturer, le message d'erreur suivant s'affichera. Pour réémettre une facture, consultez : Facturation avancée - Comment annuler une facture et émettre un avoir.
- Sélectionnez le client que vous souhaitez facturer. Si les informations de la société ont été enregistrées dans le profil du client, la facture sera émise à la société au lieu du client. Découvrez comment ajouter les informations de la société au profil du client.
- Sélectionnez un ou plusieurs clients pour recevoir la facture que vous créez maintenant (facultatif).
- Bouton de statut Payé - s'il est activé, le statut de la facture sera défini sur Payé ; s'il est désactivé, le statut sera Ouvert.
Ce bouton est uniquement destiné à votre suivi interne - vous devrez vérifier manuellement le folio pour savoir s'il a été payé ou non.
- Sélectionnez les articles à facturer, vous pouvez sélectionner tous les articles ou seulement ceux appartenant à des clients spécifiques.
Les articles déjà facturés ne seront pas affichés dans la liste. Si vous avez facturé par erreur un article incorrect, vous devez annuler la facture et créer un avoir. Cela libérera toutes les transactions incluses dans la facture. En savoir plus : Facturation avancée - Comment annuler une facture et émettre un avoir
- Prévisualisez la facture avant de la générer pour détecter ou corriger toute erreur avant l’émission du document.
- Cliquez sur Émettre la facture.
Télécharger/Imprimer une facture
Pour imprimer ou exporter une facture :
- Ouvre la réservation et va dans l’onglet Documents.
- Sélectionne la facture à imprimer et clique sur le menu à droite
- Clique pour télécharger la facture
Facturation avancée : Tu verras le statut de la facture que tu peux définir sur Ouverte, Payée ou Annulée pour suivre les factures de ton client.
Si tu as activé la Multi-Devise pour ton compte, tu peux afficher les totaux en devises étrangères ainsi que le taux de change dans tes factures. Consulte : Multi-Devise - Comment configurer les devises étrangères à afficher dans les factures.
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