Cet article explique comment annuler une facture et créer un avoir en utilisant la fonctionnalité Facturation avancée. Il vous montre également comment définir le statut de la facture sur ouverte ou payée pour vous aider à suivre les factures du client.
Annuler une facture et émettre un avoir
Vous pouvez annuler une facture en cas d'erreur. L'annulation d'une facture existante émettra un avoir pour l'intégralité de la facture. Cette fonction libérera toutes les transactions incluses dans cette facture et les rendra à nouveau disponibles pour facturation.
Une fois la facture annulée, vous ne pourrez plus modifier son statut.
Suivez les étapes pour annuler et émettre un avoir :
- Accédez à la réservation et allez dans Documents
- Trouvez la facture à annuler et cliquez sur le menu à trois points
- Sélectionnez Annuler et émettre un avoir
Une fenêtre d'avoir s'ouvrira et vous verrez un avertissement avec le numéro de la facture. Assurez-vous d'annuler la bonne facture car cette action est irréversible.
- Voici le nom du client sélectionné sur la facture (lorsqu'elle a été générée)
- La personne ou la société Facturée à reste la même que sur la facture que vous annulez
- Sélectionnez l'adresse e-mail du client pour envoyer l'avoir (facultatif)
Si vous choisissez d'envoyer un e-mail à votre client, il recevra une notification ainsi que l'avoir par e-mail. Le message de la notification peut être géré depuis la page des modèles d'e-mail.
- Saisissez la Raison de l'avoir
- La raison de l'avoir est un champ obligatoire si votre établissement est situé dans l'un des pays suivants (en fonction de l'adresse de l'établissement) : Irlande, Malaisie, Nouvelle-Zélande, Portugal, Singapour, Afrique du Sud, Royaume-Uni
Dans le tableau, vous trouverez tous les articles faisant partie de la facture à créditer. La liste des articles ne peut pas être modifiée.
- Prévisualisez l'avoir pour vérifier les informations
- Cliquez sur Émettre l'avoir
Comment changer le statut d'une facture en Payée
Une fois que vous avez vérifié les charges et les paiements du client sur le folio, marquez la facture comme Payée ou Ouverte comme indiqué ci-dessous :
- Allez dans Documents
- Cliquez sur Factures
- À côté de la facture, cliquez sur le menu des trois points
- Cliquez sur Changer en Payée
Vous pouvez changer le statut de la facture en Payée ou Ouverte autant de fois que vous le souhaitez. Cette fonction est uniquement à titre d'information interne. Le statut ne sera pas reflété sur la facture réelle.
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