Avec la facturation avancée, vous pouvez créer des factures séparées pour chaque client de la réservation. La facture affichera le nom du client à qui elle sera facturée. Suivez la procédure étape par étape ici : Comment générer une facture avec la facturation avancée.
Si vous utilisez la version précédente de la facturation, la création d’une facture pour chaque client affichera toujours le client principal en haut de la facture, mais les détails des transactions porteront le nom du client qui leur est attribué.
Cet article explique comment générer une facture pour chaque client en utilisant la version précédente de la facturation et présente une solution de contournement pour modifier le nom du client sur la facture.
Vous devez avoir le folio fractionné activé sur votre compte.
Étape 1. Créez des folios séparés pour chaque client
- Dans la réservation, allez à l’onglet Folio
- Si vous devez modifier le folio existant pour le premier client, cliquez sur l’icône crayon
- Pour ajouter un folio pour le deuxième client, cliquez sur Ajouter un folio
- Saisissez le nom du folio
- Sélectionnez les types de transactions qui doivent être publiés dans ce folio (tous les types de transactions seront déplacés vers les folios spécifiés dans cette configuration. Si tous les types de transactions ne sont pas sélectionnés sous un folio particulier, alors tous les types de transactions non sélectionnés doivent toujours être publiés dans le premier folio).
- Cliquez sur ENREGISTRER
Chaque type de transaction ne peut être sélectionné qu’une seule fois par folio.
- Cela ne signifie pas qu’une transaction saisie manuellement ne peut pas être publiée dans un folio où ce type de transaction n’est pas sélectionné.
- Si nécessaire, vous pouvez déplacer des transactions entre les folios créés en cliquant sur Déplacer les transactions
Étape 2. Générer une facture basée sur chaque folio
- Dans la réservation, cliquez sur Actions et sélectionnez Générer une nouvelle facture
- Sélectionnez le(s) folio(s) pour lequel/lesquels vous souhaitez générer une facture
- Émettre la facture
Cliquez sur Sélectionner tout pour ajouter tous les articles à une seule facture. Le système générera une facture unique avec toutes les transactions des deux folios « Client 1 » et « Client 2 ».
- La facture sera générée avec toutes les transactions ajoutées au folio « Client 1 », et la facture apparaîtra sous l’onglet Documents.
- Vous pouvez générer une facture séparée pour le deuxième client en reproduisant les mêmes étapes que ci-dessus.
Sélectionner plusieurs folios ne signifie PAS que plusieurs factures seront générées, cela signifie que les transactions des folios sélectionnés seront ajoutées à une seule facture.
Dans l’exemple ci-dessous, sélectionner le folio « Client 1 » générera une facture unique affichant uniquement les transactions du folio « Client 1 ».
Comment modifier le nom du client sur la facture
Le nom du client en haut de la facture reflète toujours le nom du client pour lequel la réservation a été créée (client principal). Lors de la création d'une autre facture et de l'attribution d'une transaction à un second client, le nom du client sera lié à cette transaction et apparaîtra en conséquence sur la facture.
Il s'agit d'un comportement attendu du système. Suivez l'une des solutions de contournement ci-dessous pour modifier le nom du client (voir les sections ci-dessous)
Modifier temporairement le nom du client principal de la réservation
- Accédez aux Détails du client
- Le client principal sera sélectionné
- Cliquez sur Modifier les détails
- Changez le Prénom et le Nom par ceux du second client
- Cliquez sur Enregistrer
- Générez la facture pour le second client. Suivez la Étape 2. Générer la facture basée sur chaque folio.
- Si nécessaire, vous pouvez remettre le nom du client principal à son état d'origine en suivant les mêmes étapes ci-dessus (1–5).
Convertir la facture de PDF en Doc et modifier manuellement le nom du client
Vous pouvez télécharger la facture sur votre ordinateur et la convertir de PDF en Doc à l'aide d'une application de conversion PDF - Doc disponible en ligne. Une fois le fichier converti, vous pourrez modifier manuellement le nom dans le Doc.
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