Comment définir la facturation

Cet article explique étape par étape comment configurer la facturation de votre établissement sur Cloudbeds PMS. Sur la page Facturation, vous pouvez ajouter les informations de votre société et le logo, définir le titre et la séquence de vos factures, et choisir de générer la facture manuellement, au check-out ou automatiquement lors de la création d’une réservation. Si vous avez activé la fonctionnalité Facturation avancée, vous verrez des options supplémentaires dans la configuration, telles que le titre et la séquence des avoirs.

📢 Mise à jour importante : déploiement progressif en cours

Vous pouvez remarquer une interface différente ou des fonctionnalités légèrement mises à jour pour cette fonctionnalité. Nous déployons actuellement la nouvelle version progressivement. Rassurez-vous, cet article sera bientôt entièrement mis à jour pour refléter cette nouvelle expérience.

Comment accéder

Compte -> Finance -> Factures et documents

Logo en-tête :

Cliquez sur Modifier l’image pour téléverser le logo de votre société depuis votre ordinateur. La taille recommandée est de 150 pixels de hauteur et 150 pixels de largeur.

Détails de la facture

1. Sélectionnez la langue par défaut de la facture.

2. Sélectionnez si vous souhaitez que la facture soit générée en fonction du pays d’origine du client.

   Si vous activez cette fonction, la facture sera générée dans la langue du client. Exemple : un client originaire du Portugal recevra la facture en portugais. Sinon, la facture sera générée dans la langue par défaut.

3. Définissez votre préférence pour la génération de la facture. Découvrez plus de détails sur chaque option ci-dessous :
   À la création de la réservation : La facture sera émise à chaque fois qu’une nouvelle réservation est créée dans l’application (cela inclut à la fois les réservations créées manuellement dans Cloudbeds PMS, ainsi que toutes les réservations entrantes de vos OTA (agences de voyage en ligne) connectées).
   Il n’est pas nécessaire de générer une facture à chaque fois, sauf s’il y a un article, un service et/ou un revenu de chambre supplémentaire ajouté au folio une fois que le client est en séjour.
   Dans le cas où des frais supplémentaires sont appliqués au folio, vous pouvez souhaiter générer une nouvelle facture à une date ultérieure (la date d’échéance par défaut commencera à courir à partir du jour de la création de la réservation).

   Au check-out : Optimisez votre processus de départ avec cette option. Les factures seront créées au moment du check-out avec toutes les transactions disponibles à facturer. Si, par hasard, une facture a déjà été générée auparavant et qu’il n’y a plus de transactions à facturer, le système ne générera pas de nouvelle facture.
   Cette option fait partie de la fonctionnalité Facturation avancée.

   Manuellement : Une facture ne sera pas créée tant que vous ne naviguerez pas vers la réservation et ne générerez pas la facture. Avec cette option, vous décidez pour quelle réservation générer la facture. En savoir plus : Facturation - Comment générer et télécharger des factures à partir des réservations.

   

4. Titre et séquence de la facture

• Titre : Si vous souhaitez nommer le document autrement que Facture.

• Préfixe : Tous les chiffres ou lettres que vous souhaitez voir apparaître avant le numéro de facture généré séquentiellement. (Exemple : FAC-1001)

• Numéro d’index de départ : Le numéro de la première facture générée. Les factures suivantes seront générées de manière séquentielle à partir de ce numéro. (Exemple : Saisir "1001" signifie que votre première facture portera le numéro 1001, suivie de 1002, etc.)

• Suffixe : Tous les chiffres ou lettres que vous souhaitez voir apparaître après le numéro de facture généré séquentiellement. (Exemple : 1001-POST)

• Utilisez la liste déroulante des langues pour ajouter votre titre/texte de séquence dans d’autres langues.

5. Détails de la facture

• Sélectionnez si vous avez besoin de montrer les informations de la société

• Afficher la colonne numéro de chambre sur la facture – Si activé, le numéro de chambre sera indiqué sur la facture.

• Afficher les détails des taxes/frais sur la facture – Si activé et que vous avez plusieurs taxes/frais, une ventilation du total de chaque type de taxe/frais apparaîtra sur la facture.
• Utiliser des factures compactes – Si cette case n’est pas cochée, le système générera les factures de manière similaire au folio client. Chaque transaction (y compris les tarifs par nuit et les taxes) apparaîtra comme une ligne distincte. En cochant cette case, les transactions communes seront regroupées en une seule ligne. (Par exemple, dans la facture compacte, les tarifs de chambre pour 3 nuits sont consolidés en une seule ligne).
• Sélectionnez pour utiliser le numéro de document du client si nécessaire
• Afficher l’option de ventilation du forfait si nécessaire

6. Pied de page de la facture

Utilisez le pied de page de la facture pour ajouter tout texte supplémentaire à la facture, comme des instructions de paiement ou des politiques additionnelles. Utilisez la liste déroulante des langues pour ajouter votre texte personnalisé de pied de page de facture dans d’autres langues.