Cloudbeds PMS permet de rendre anonymes (supprimer) ou de extraire les données de vos clients dans le système, conformément à la conformité RGPD.
Cet article explique le processus étape par étape pour rendre anonymes ou extraire les données des clients, ainsi que pour afficher et gérer les Informations personnellement identifiables (DCP) de vos clients.
Rendre anonymes (supprimer) ou extraire les données des clients
Avant de commencer :
Assurez-vous d’activer la fonction de conformité RGPD dans votre Cloudbeds PMS en accédant aux Paramètres généraux du système, en cliquant pour activer la fonction de conformité RGPD dans les Préférences diverses, puis en sauvegardant vos modifications.
Anonymiser (supprimer) les données du client
L’anonymisation des données du client supprimera toutes les Informations personnellement identifiables de ce client du système. En savoir plus sur le profil du client et les données du client à anonymiser ou extraire ici.
Cette action est irréversible.
- Le bouton Anonymiser les données du client sera actif uniquement si :
- Le client n’a aucune réservation en séjour, en confirmation en attente ou confirmée
- Le solde dû est de 0
- Le client n’a pas été anonymisé précédemment
- Les factures ne seront ni modifiées ni supprimées
- Accédez au menu principal et cliquez sur Clients
- Cliquez sur le nom du client correspondant. Vous pouvez aussi utiliser la barre de recherche pour trouver le client dont les données seront extraites
- Dans le profil du client, cliquez sur le menu déroulant Actions de confidentialité et sélectionnez Anonymiser les données du client.
- Confirmez l’action pour anonymiser les données du client
- Les données du client (nom, prénom, adresse e-mail, etc.) apparaîtront comme Anonymisées dans le profil du client
Extraire les données client
Le bouton Extraction des données client crée et télécharge un fichier XML (similaire à l’exportation de réservations) qui inclut les détails du client. En savoir plus sur le profil du client et les données client à extraire ou anonymiser ici.
Pour le moment, seul le format XML est disponible pour extraire et sauvegarder les données client.
- Accédez à l’onglet Clients, puis cliquez sur le nom du client correspondant. Vous pouvez aussi utiliser la barre de recherche pour trouver le client dont les données seront extraites.
- Dans le profil du client, cliquez sur le menu déroulant Actions de confidentialité et sélectionnez Extraction des données client. Les données du client seront automatiquement téléchargées sur votre ordinateur au format XML.
Informations personnellement identifiables (DCP) sensibles des clients
Aperçu
Informations personnellement identifiables (DCP), ou informations personnelles sensibles, sont des informations qui peuvent être utilisées seules ou avec d'autres informations pour identifier, contacter ou localiser une personne unique, ou pour identifier un individu dans un contexte donné.
| Données personnellement identifiables du client (DCP) | Données des intégrations |
|---|---|
| Numéro de document Numéro d'identification fiscale Numéro d'identification fiscale de la société Champs personnalisés avec DCP (si le RGPD est activé) |
ID client API sur la page des identifiants API Jetons d'accès sur la page des identifiants API Secret client sur la page des identifiants API Numéro d'identification fiscale pour l'intégration gouvernementale tchèque Champ Clé API FACT pour l'intégration gouvernementale portugaise |
Ajouter des données DCP
Tous les utilisateurs du Cloudbeds PMS peuvent ajouter des DCP à la nouvelle réservation sur la page Détails du client :
En savoir plus sur l’onglet Client : Onglet Client.
Afficher et modifier les données DCP
Par défaut, tous les utilisateurs ont l'autorisation d'afficher et de modifier les données DCP, mais cela peut être limité sur la page Rôles par le propriétaire de l'établissement (voir la section Comment limiter l'autorisation d'afficher ou de modifier les données DCP ci-dessous).
L'affichage et la modification des données DCP peuvent se faire sur la page Détails de la réservation ou sur l'onglet Client.
- Le propriétaire de l'établissement peut toujours afficher les données DCP. En savoir plus sur les Utilisateurs et Rôles
Pour afficher les données DCP, l'utilisateur doit cliquer sur l'icône œil à côté du champ. Chaque fois que l'utilisateur clique sur l'icône œil, cela est noté dans le Journal d'activité :
Affichage par défaut :
Données DCP disponibles en cliquant sur l'icône œil :
Pour accéder aux autorisations/privilèges DCP, rendez-vous dans l'onglet Rôles, puis cliquez sur Ajouter ou Modifier un rôle. En savoir plus dans cet article.
Limiter l’autorisation de modifier ou de consulter les Données DCP
La section correspondante de la page Rôles qui indique le type d’accès qu’un utilisateur a pour consulter et gérer les données sensibles. Ces données et actions soumises aux autorisations comprennent :
- Numéro de document
- Numéro d’identification fiscale
- Nom de la Société
- Numéro d’identification fiscale de la Société
- Autorisation d’imprimer la fiche d’enregistrement
- Champs personnalisés avec Données DCP (fonctionnalité disponible lorsque le RGPD est activé)
- Extraction des données client (fonctionnalité disponible lorsque le RGPD est activé)
Si un utilisateur n’est pas autorisé à consulter les données sensibles, il ne pourra pas modifier ces données dans une réservation ou dans le profil d’un client (page Client), même s’il a l’autorisation de modifier les données client en général.
- Par défaut, tous les utilisateurs ont l’autorisation de voir ces données. Les utilisateurs responsables de la gestion des autorisations doivent vérifier tous les utilisateurs pour confirmer qui peut consulter les données sensibles.
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.