Cloudbeds PMS te permite anonimizar (eliminar) o extraer los datos de tus huéspedes en el sistema, de acuerdo con el cumplimiento del RGPD.
Este artículo muestra el proceso paso a paso para anonimizar o extraer los datos de los huéspedes, así como para consultar y gestionar la información de identificación personal (PII) de tus huéspedes.
Ocultación automática de los datos de los huéspedes en las vistas de lista
Por separado de la función de anonimización manual que se describe a continuación, Cloudbeds ahora oculta automáticamente los datos personales de los huéspedes en las vistas de reservas y listas de huéspedes. Esta es una función de seguridad integrada que funciona de manera diferente a la anonimización.
La anonimización elimina permanentemente los datos del huésped de un registro cuando eliges aplicarla.
La ocultación en las listas esconde temporalmente los datos en pantalla para reducir la exposición en caso de que una cuenta del personal se vea comprometida. Los datos subyacentes no se modifican ni eliminan. El personal siempre puede consultar los datos completos al abrir la reserva individual o el perfil del huésped.
Consulta este artículo para obtener más información: Protege tu cuenta con los datos ocultos de los huéspedes
Anonimizar (eliminar) o extraer datos de huéspedes
Antes de comenzar:
Asegúrate de habilitar la función de cumplimiento del RGPD en tu Cloudbeds PMS. Para ello, accede a la Configuración general del sistema, haz clic en Habilitar la función de cumplimiento del RGPD dentro de las Preferencias varias y guarda los cambios.
Anonimizar (eliminar) datos de huéspedes
Al anonimizar los datos de un huésped, se eliminará del sistema toda su información de identificación personal. Obtén más información sobre el Perfil del huésped y los datos del huésped que se pueden anonimizar o extraer aquí.
Esta acción no se puede deshacer.
- El botón Anonimizar datos del huésped solo estará disponible si:
- El huésped no tiene reservas alojadas, pendientes de confirmación ni confirmadas.
- El saldo pendiente es 0.
- El huésped no ha sido anonimizado previamente.
- Las facturas no se modificarán ni eliminarán.
- Ve al Menú principal y haz clic en Huéspedes.
- Haz clic en el nombre del huésped correspondiente. También puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar al huésped cuyos datos deseas extraer.
- En el perfil del huésped, haz clic en el menú desplegable Acciones de privacidad y selecciona Anonimizar datos del huésped.
- Confirma la acción para anonimizar los datos del huésped.
- Los datos del huésped, como el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico, aparecerán como Anonimizados en el Perfil del huésped.
Extraer datos de huéspedes
El botón Extracción de datos del huésped crea y descarga un archivo XML, similar a la exportación de reservas, que incluye los datos del huésped. Obtén más información sobre el Perfil del huésped y los datos del huésped que se pueden extraer o anonimizar aquí.
Actualmente, solo está disponible el formato XML para extraer y guardar los datos del huésped.
- Accede a la pestaña Huéspedes y haz clic en el nombre del huésped correspondiente. También puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar al huésped cuyos datos deseas extraer.
- En el perfil del huésped, haz clic en el menú desplegable Acciones de privacidad y selecciona Extracción de datos del huésped. Los datos del huésped se descargarán automáticamente en tu computadora en formato XML.
Información sensible de identificación personal (PII) de los huéspedes
Descripción general
La información de identificación personal (PII), o información personal sensible, es información que puede utilizarse por sí sola o junto con otros datos para identificar, contactar o localizar a una persona, o para identificar a una persona dentro de un contexto.
| Datos de huéspedes que permiten su identificación personal (PII) | Datos de integraciones |
|---|---|
| Número de documento Número de identificación fiscal Número de identificación fiscal de la empresa Campos personalizados con PII, si el RGPD está habilitado |
ID de cliente de la API en la página Credenciales de la API Tokens de acceso en la página Credenciales de la API Secreto de cliente en la página Credenciales de la API Número de identificación fiscal para la integración con el Gobierno checo Campo de clave de API FACT para la integración con el Gobierno portugués |
Agregar datos de PII
Todos los usuarios de Cloudbeds PMS pueden agregar PII a una nueva reserva desde la página Datos del huésped:
Obtén más información sobre la pestaña Huéspedes.
Consultar y editar datos de PII
De forma predeterminada, todos los usuarios tienen permiso para consultar y editar datos de PII. Sin embargo, el titular de la propiedad puede limitar este acceso desde la página Roles (consulta la sección Cómo limitar el permiso para editar o consultar datos de PII a continuación).
Los datos de PII se pueden consultar y editar desde la página Detalles de la reserva o desde la pestaña Huéspedes.
- El titular de la propiedad siempre puede consultar los datos de PII. Obtén más información sobre Usuarios y roles.
Para consultar los datos de PII, el usuario debe hacer clic en el ícono de ojo situado junto al campo. Cada vez que el usuario haga clic en el ícono de ojo, se registrará en el Registro de actividades:
Vista predeterminada:
PII disponible al hacer clic en el ícono de ojo:
Para acceder a los permisos o privilegios de PII, ve a la pestaña Roles y haz clic en Agregar o Editar rol. Obtén más información en este artículo.
Limitar el permiso para editar o consultar datos de PII
La sección correspondiente dentro de la página Roles indica el tipo de acceso que tiene un usuario para consultar y gestionar datos sensibles. Los datos y acciones a los que se pueden asignar permisos incluyen:
- Número de documento
- Número de identificación fiscal
- Nombre de la empresa
- Número de identificación fiscal de la empresa
- Permiso para imprimir la tarjeta de registro
- Campos personalizados con PII (esta función aparece cuando el RGPD está habilitado).
- Extraer datos del huésped (esta función aparece cuando el RGPD está habilitado).
Si un usuario no tiene permiso para consultar datos sensibles, no podrá modificar dichos datos en una reserva o en el perfil de un huésped, independientemente de que tenga permiso para editar los datos de huéspedes en general.
- De forma predeterminada, todos los usuarios tienen permiso para consultar estos datos. Los usuarios responsables de gestionar los permisos deben revisar a todos los usuarios para confirmar quiénes pueden consultar datos sensibles.
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