El PMS de Cloudbeds permite anonimizar (eliminar) o extraer los datos de sus huéspedes en el sistema, de acuerdo con la normativa RGPD.
Este artículo explica el proceso paso a paso para anonimizar o extraer datos de los huéspedes. Además, explica cómo ver y gestionar la información de identificación personal (PII) de sus huéspedes.
Cómo anonimizar (eliminar) o extraer datos de los huéspedes
Antes de empezar:
Asegúrese de habilitar la funcionalidad de cumplimiento de RGPD en su PMS de Cloudbeds. Deberá acceder a la Configuración general del sistema y Habilitar la función correspondiente en las Configuraciones adicionales.
Al anonimizar los datos del huésped se eliminará del sistema toda la información de identificación personal de este huésped. Obtenga más información sobre el perfil del huésped y los datos del huésped que se anonimizarán o extraerán aquí.
- Esta acción no se puede deshacer.
- El botón Anonimizar los datos del huésped solo estará activo si:
- El huésped no está hospedado o tiene reservas pendientes de confirmación o confirmadas.
- El saldo adeudado es 0.
- El huésped no ha sido anonimizado previamente
- Las facturas no serán modificadas ni eliminadas.
- Vaya al Menú principal y haga clic en Huéspedes.
- Haga clic en el nombre del huésped correspondiente. También puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar al huésped.
- En el perfil del huésped, haga clic en el menú desplegable Acciones de privacidad y seleccione Anonimizar los datos del huésped.
- Confirme la acción para anonimizar los datos del huésped.
- Los datos del huésped (nombre, apellido, dirección de correo electrónico, etc.) aparecerán como Anonimizados en el Perfil del huésped.
El botón para extraer datos del huésped crea y descarga un archivo XML (similar a Exportación de reserva) que incluye los datos del huésped.
Por el momento, para extraer y guardar los datos del huésped solo está disponible el formato XML.
- Acceda a la pestaña Huéspedes y haga clic en el nombre del huésped correspondiente. También puede utilizar la barra de búsqueda.
- En el perfil del huésped, haga clic en el menú desplegable Acciones de privacidad y seleccione Extracción de datos del huésped. Los datos del huésped se descargarán automáticamente en su ordenador en formato xml.
Información confidencial de identificación personal (PII) de los huéspedes
La información de identificación personal (PII), o información personal confidencial, es información que se puede usar sola o con otra información para identificar, contactar o localizar a una sola persona, o para identificar a un individuo en contexto.
| PII | Datos para integraciones |
|---|---|
| Número de documento Número de identificación fiscal Número de identificación fiscal de la empresa Campos personalizados con PII (si el cumplimiento del RGPD está habilitado) |
ID de cliente API en la página Credenciales API Tokens de acceso en la página Credenciales API Client secret en la página Credenciales API Número de identificación fiscal para la integración del gobierno checo Campo de clave para la integración del gobierno portugués (FACT API) |
Todos los usuarios de Cloudbeds PMS pueden agregar PII a la nueva reserva en la página Detalles del huésped:
Obtenga más información aquí.
De forma predeterminada, todos los usuarios están autorizados para ver y editar datos PII, pero el titular de la propiedad puede limitarlo en la página Funciones (consulte la sección Cómo limitar el permiso para editar o ver datos PII a continuación).
Para ver la información, el usuario debe hacer clic en el ícono del ojo al lado del campo. Cada vez que el usuario haga clic en el icono del ojo, se anotará en el Historial de actividad:
Vista predeterminada:
La información se mostrará al hacer clic en el icono del ojo:
La sección correspondiente dentro de la página Funciones que indica el tipo de acceso que tiene un usuario para ver y gestionar datos confidenciales. Las autorizaciones incluyen información como:
- Número del documento
- Número de identificación fiscal
- Nombre de la empresa
- Número de identificación fiscal de la empresa
- Autorización para imprimir tarjeta de registro
- Campos personalizados con PII (esta es una opción que aparece cuando el RGPD está habilitado)
- Extraer datos de los huéspedes (esta es una función que aparece cuando el RGPD está habilitado)
- Si a un usuario no se le permite ver datos confidenciales, no podrá modificar estos datos en una reserva o en el perfil de un huésped (página de huésped), independientemente de si el usuario tiene permiso para editar los datos del huésped en general.
- De forma predeterminada, todos los usuarios están autorizados para ver estos datos. Los usuarios responsables de administrar las autorizaciones deben revisar todos los usuarios para confirmar quiénes pueden ver datos confidenciales.
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