Plantillas de correos electrónicos

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En la sección de «E-mails personalizados» podrá crear y personalizar las plantillas de correo electrónico que enviará a sus huéspedes y editar los correos electrónicos creados de manera predeterminada en el sistema.
Además, desde la página Programación de los E-mails, podrá programar el envío de estos correos electrónicos basándose en criterios específicos.

Limitaciones actuales

  • Tenga en cuenta que, al tratarse de HTML, los emojis no son compatibles con las plantillas de correo electrónico. Debido a esto, el agregarlas puede cortar su texto. La solución a este inconveniente se proveerá en las siguientes actualizaciones. Hasta entonces, por favor, evite agregar emojis a las plantillas.
  • Las plantillas de correo electrónico predeterminadas no se pueden desactivar, eliminar ni programar.
  • Las MetaEtiquetas no funcionan en las plantillas de correo electrónico personalizadas (creadas por el usuario).
  • La función de agregar direcciones de correo electrónico en los campos CC y BCC de las plantillas se encuentra temporalmente restringida por motivos de seguridad.

Correos electrónicos creados por defecto en myfrontdesk

Luego de configurar su cuenta en myfrontdesk, se crearán cinco (5) plantillas de correo electrónico de manera predeterminada. Haga clic en el tipo de plantilla que prefiera para ver en cuáles ocasiones conviene enviarlas por correo electrónico.

IMPORTANTE: Se pueden editar las plantillas de correo electrónico (para más información, diríjase a la sección «Cómo editar las plantillas de correo electrónico»), pero no se pueden desactivar, eliminar ni programar. Para más información consulte esta sección.

Si necesita programar un determinado tipo de correo electrónico, deberá crear una plantilla de correo electrónico personalizada y programarla para la fecha deseada.

1. Factura de una reserva

La factura de una reserva es el texto que se envía al huésped junto con el documento adjunto en formato PDF. Se puede enviar directamente desde la página de la reserva:

Aquí se muestra un ejemplo de lo que recibirá el huésped:

2. Folio o resumen de cuenta de una reserva

De manera predeterminada, el folio de una reserva contiene una MetaEtiqueta que agrega de manera automática cierta información sobre la reserva, como tasas, depósito y subtotal, entre otros.

El resumen de la cuenta se puede enviar directamente desde la página de la reserva.

Las siguientes capturas de pantalla son la plantilla de un Resumen de Cuenta en Myfrontdesk y en un correo electrónico que ya ha sido enviado:

3. Confirmación de una reserva

Se puede enviar este correo electrónico

- al cambiar el estado principal de una reserva a «Confirmado»

-al crear una reserva (en el último paso)

- al obtener una reserva de mybookings (en este caso, podrá decidir entre enviar o no confirmación automática por correo electrónico en la sección «Configuraciones de Mybookings»).

El correo electrónico no se enviará de manera automática al huésped si la reserva proviene de una OTA (en otras palabras, si es importada por myallocator).

4. Cancelación de una reserva

Se le preguntará si desea enviar este correo electrónico cuando se cambie el estado (se cancele) una reserva.

El correo electrónico no se enviará automáticamente al huésped si este cancela la reserva desde su respectiva OTA y luego esta cancelación se envía a myfrontdesk desde myallocator

5. Confirmación pendiente

Este correo electrónico se envía al crear una reserva directa, siempre y cuando haya seleccionado esta opción en la sección «Políticas, Términos y Condiciones».

6. Folio del perfil de un grupo

Si ha habilitado la función de Grupos, podrá usar esta plantilla para enviar el folio por correo electrónico desde el perfil del Grupo, usando el menú desplegable «Acciones».

De momento, no se permite usar la plantilla del folio del perfil de un Grupo en la función de Redactar mensaje.

 

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Plantillas personalizadas

También se pueden crear plantillas de correo electrónico y usar MetaEtiquetas para agregar información de manera automática. Los correos electrónicos personalizados se pueden enviar de manera manual desde la pestaña de la reserva o programar su envío en fechas futuras. Para más información sobre la programación de correos electrónicos, repase el siguiente artículo de nuestra base de conocimientos.

Cabe recordar que la MetaEtiqueta [table] que agrega de manera automática las tarifas de reserva no funciona con las plantillas personalizadas.

Cómo crear plantillas personalizadas de correos electrónicos

Para crear una nueva plantilla, siga estos pasos:

1. Haga clic en el ícono de «Configuración».

2. Diríjase a la sección «Configuración del E-mail» → «E-mails personalizados».

3. Seleccione +CREAR PLANTILLA.

Esta sección reúne las siguientes opciones:

4. Nombre de la plantilla: asígnele un nombre a la plantilla. Así podrá determinar el uso de la misma. Este nombre no se mostrará de forma pública.

5. Plantillas específicas a un idioma: el marcar la opción de «Autocompletar los idiomas» agregará el mismo texto de la plantilla que está creando a todos los todos los idiomas en los que los huéspedes accedan a esta información.

La opción de auto completar llenará todos los idiomas con el texto que agregó a la plantilla en el idioma predeterminado de su sistema (si utiliza myfrontdesk en inglés, todos los textos de las plantillas serán reemplazados por la versión en inglés; si usa el sistema en español, todos los textos de las plantillas serán reemplazados por texto en español, entre otros).

6. Enviar desde: es la dirección de correo electrónico desde la que se enviará el correo electrónico. Algunos dominios (como Yahoo) no permiten que Cloudbeds envíe correos electrónicos utilizando su dirección de correo electrónico, por lo que le sugerimos que primero realice una prueba.

7. Responder a: es la dirección de correo electrónico que se completará en el campo «Para» cuando el huésped haga clic en el botón «Responder».

8. Tipo de correo electrónico: si la Configuración de Cumplimiento de Seguridad se encuentra habilitada, cada plantilla tendrá un botón de selección obligatorio que especificará si el correo electrónico está relacionado con marketing. Las plantillas que correspondan a información de marketing se enviarán solamente a los huéspedes que han optado por recibir este tipo de información.

9. Elija un asunto: este es el texto que aparecerá como el asunto del correo electrónico. Para agregar contenido dinámico, como el nombre o el número de teléfono del huésped, utilice la opción «Insertar código» que se muestra a continuación.

10. Archivos adjuntos: cargue los archivos adjuntos que le gustaría que se incluyeran cuando se envíe esta plantilla de correo electrónico.

11. Estilo de diseño: haga clic en «Cambiar» y podrá elegir entre los diseños prediseñados (10) o crear un diseño personalizado usando HTML.

12. Ingrese y personalice su correo electrónico.

13. Guarde los cambios realizados.

Uso y comprensión de las MetaEtiquetas

Toda sección entre corchetes o paréntesis cuadrados (como [hotel name]) se conoce como MetaEtiqueta. Las MetaEtiquetas son accesos directos que se completan de manera dinámica. No es necesario entrar en detalles sobre qué es una MetaEtiqueta; basta saber que han sido incorporadas para ahorrarle trabajo. Repasemos brevemente cómo funcionan:

Digamos que quiere agregar el nombre de su empresa a una plantilla de correo electrónico. Tiene dos opciones: puede escribirlo cada vez que envíe un correo electrónico o usar la MetaEtiqueta [hotel name]. Cuando un huésped recibe su correo electrónico, verá el nombre completo de su hotel en la sección que haya agregado esa MetaEtiqueta. Al igual que el ejemplo del nombre de su hotel, tenemos muchas MetaEtiquetas que agregan de manera automática los números de confirmación, los números de cancelación y mucho más. Para repasar la lista completa de MetaEtiquetas disponibles, véase este enlace.

Nuestra recomendación es no modificar las MetaEtiquetas agregadas al sistema, pero siéntase en libertad de agregar todas las etiquetas que requiera su propiedad.

Cómo editar, habilitar, deshabilitar o eliminar las plantillas de correos electrónicos

Ingrese a la página de correos personalizados. Allí podrá:

  1. Habilitar o deshabilitar una plantilla
  2. Editar una platilla existente
  3. Eliminar una plantilla

Recuerde que las plantillas predeterminadas no se pueden deshabilitar ni eliminar.

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Si tiene habilitada la opción de autocompletar todos los idiomas y quiere editar una plantilla:

  • Para editar o agregar texto a una plantilla después de que todos los idiomas se hayan completado automáticamente, deberá desmarcar la opción de auto completar y editar la plantilla necesaria.
  • Cuando habilite la opción de auto completar nuevamente, todos los idiomas se autocompletarán con la información ingresada en la plantilla en inglés.
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