Ihr täglicher Leitfaden für Cloudbeds PMS-Betriebsabläufe

Dieser Leitfaden bündelt die täglichen Hotelabläufe im Cloudbeds PMS – von der Überprüfung der Ankünfte und Abreisen bis hin zur Bearbeitung von Folio-Aktualisierungen. Verwenden Sie ihn als schrittweise Referenz für gängige Aufgaben an der Rezeption, mit Links zu ausführlichen Artikeln der Wissensdatenbank für jeden Arbeitsablauf.

Reservierungsgrundlagen

Die Verwaltung von Reservierungen steht im Mittelpunkt der täglichen Hotelabläufe. Diese Schnellzugriffe zeigen, wie Sie Reservierungen im Cloudbeds PMS erstellen, bearbeiten, stornieren sowie Gäste ein- und auschecken.

1. Eine neue Reservierung erstellen
2. Bestehende Reservierungen bearbeiten
3. Standardprozess für Check-in und Check-out
4. Direktreservierungen stornieren
5. OTA-Reservierungen stornieren oder ändern

Aufgaben zu Schichtbeginn und während der Schicht

Beginnen Sie Ihre Schicht mit der Überprüfung von Ankünften, Abreisen und nicht zugewiesenen Reservierungen. Nutzen Sie dann Schnellaktionen für Standard-Check-ins und -Check-outs und überwachen Sie die Verfügbarkeit im Laufe des Tages. Die folgenden Links führen Sie direkt zu den Schritt-für-Schritt-Artikeln.

Schichtbeginn: Ankünfte, Abreisen und nicht zugewiesene Zimmer

• Überprüfen Sie „Heute“ im Dashboard: Prüfen Sie Anreisen, Abreisen, Im Haus und Überbuchungen. Verwenden Sie die Schalter „Alle anzeigen“ und Schnellaktionen, um Notizen, Folio oder Details zu öffnen.
  Siehe, Dashboard – Alles, was Sie wissen müssen
• Erfassen Sie nicht zugewiesene Reservierungen: Klicken Sie im Kalender auf die Zahl über dem Datum, um die Zuweisungen zu öffnen; oder verwenden Sie die Reservierungsliste (achten Sie auf „N/A“ bei der Zimmernummer).
  Siehe, Nicht zugewiesene Reservierungen finden und bearbeiten
• Prüfen Sie die Bereitschaft des Housekeepings: Bestätigen Sie den Zimmerstatus (Sauber/Schmutzig), wenn Housekeeping aktiviert ist; weisen Sie entsprechend vom Kalender oder Dashboard zu.
  Siehe, Kalender – Alles, was Sie wissen müssen
• Verwalten Sie Reservierungen im Kalender: Erstellen oder ändern Sie Buchungen direkt in der Kalenderansicht.
  Siehe, Reservierungen im Kalender verwalten
• Sperren Sie Zimmer bei Bedarf: Erstellen Sie Unverbindliche Reservierungen oder Außer-Betrieb-Sperren, um die Verfügbarkeit zu steuern.
  Siehe, Sperren im Kalender verwalten

Während der Schicht: schneller Check-in/out & Aktionsseitenleisten

• Massen-Check-in/Check-out: Verwenden Sie den Pfeil neben der Schaltfläche, um den aktuellen Gast, alle in der Reservierung oder alle in der Gruppe auszuwählen.
  Siehe, Mehrere Reservierungen über die Massenaktion aktualisieren
• Reservierungs-Aktionsseitenleisten: Öffnen Sie diese durch Klicken auf den Gastnamen oder die Schnell-Symbole im Dashboard → Zugriff auf Notizen, Folio, Nachrichten usw. und verbuchen Sie Artikel, ohne die Liste zu verlassen.
  Siehe, Dashboard – Alles, was Sie wissen müssen
• Überblick über Prognose & Verfügbarkeit: Verwenden Sie die Prognose-Registerkarten im Dashboard für gebuchte & gesperrte vs. Verfügbarkeit; passen Sie Raten/Verfügbarkeit bei Bedarf im Kalender oder in der Verfügbarkeitsmatrix an.
  Siehe, Raten & Verfügbarkeit im Kalender ändern

Wesentliche Folio-Korrekturen

Das Rezeptionsteam muss das Folio häufig mit Zahlungen, Rückerstattungen, Anpassungen oder Stornierungen aktualisieren. Dieser Abschnitt hebt die gebräuchlichsten Korrekturen hervor, die Sie täglich verwenden, mit direkten Links zu den entsprechenden Artikeln.

1. Eine vorherige Zahlung als Datensatz hinzufügen
2. Eine Rückerstattung erfassen (ohne Gateway-Verarbeitung)
3. Eine Anpassung der Reservierungsgebühren vornehmen (Rabatt oder Korrektur)
4. Falsche Transaktionen annullieren
5. Eine geplante (ausstehende) Zahlung stornieren
6. Zimmerumsatz hinzufügen und verwenden