ในคู่มือนี้ เราได้สรุปขั้นตอนบางอย่างที่คุณสามารถทำตามเพื่อ เตรียมตัวสำหรับการบำรุงรักษาระบบตามกำหนดการ หรือในกรณีที่คุณ ไม่สามารถเข้าถึง ระบบบริหารจัดการที่พักของคุณได้เนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด
ภาพรวม
ในอุตสาหกรรมการต้อนรับ การทำให้ที่พักของคุณ เตรียมพร้อม สำหรับอีเวนต์ที่กำลังจะมาถึงหรือที่ไม่คาดคิดเป็นกุญแจสำคัญในการมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับแขกในทุกสถานการณ์
การรวมกันอย่างมีกลยุทธ์ของ แผนฉุกเฉิน และ แนวปฏิบัติที่ดี เป็นสิ่งจำเป็นในการเตรียมตัวระหว่างการบำรุงรักษาระบบ อ่านต่อด้านล่างเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมและข้อมูลเกี่ยวกับ วิธีการดำเนินการระหว่างการบำรุงรักษาระบบ
เราขอแนะนำให้ดำเนินการ แผนปฏิบัติการ และ แนวปฏิบัติที่ดี ด้านล่างนี้ในระหว่างการ การตรวจประเมินกลางคืน ของที่พักของคุณ
สิ่งที่ต้องทำระหว่าง การบำรุงรักษาระบบ
หากคุณสังเกตเห็นว่า Cloudbeds PMS ไม่ทำงานตามที่คาดไว้ ให้พิจารณาทิ้งสาเหตุอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาระบบก่อน ดูคู่มือต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม: Cloudbeds ไม่โหลด - การแก้ไขปัญหา
- ติดต่อ ทีมสนับสนุน ของเรา หากปัญหายังคงมีอยู่หลังจากการแก้ไขปัญหาตามคู่มือตามที่กล่าวถึงข้างต้น และปฏิบัติตามขั้นตอนของกระบวนการฉุกเฉินที่แนะนำด้านล่าง
- แจ้งให้พนักงานของคุณทราบ: แม้ว่าพนักงานบางคนอาจทราบเกี่ยวกับปัญหาแล้ว แต่ให้แจ้งทีมทั้งหมดเกี่ยวกับการบำรุงรักษาที่กำลังดำเนินอยู่และอธิบายสั้น ๆ ว่าจะจัดการกับการจองที่มีอยู่ได้อย่างไร
- กำหนดแผนการจัดลำดับความสำคัญเพื่อกำหนดว่าการจองใดที่ต้องการความสนใจทันที: นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบลูกค้า VIP หรือกลุ่มที่มาถึงในวันนี้ที่ต้องการการพิจารณาเป็นพิเศษ
- ระหว่างการบำรุงรักษาระบบ ให้แน่ใจว่า ข้อมูลแขกทั้งหมดและกระบวนการเช็กอิน ถูกบันทึกด้วยมือ: สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลใดที่พลาดหรือลงผิดที่ในขณะที่ระบบไม่ทำงานและทุกอย่างยังคงอยู่ในลำดับที่เหมาะสม เมื่อระบบกลับมาใช้งานได้ บันทึกทั้งหมดที่ทำด้วยมือควรถูกอัปโหลด
- เก็บสำเนาเอกสาร ของธุรกรรม/การชำระเงินของแขกสำหรับการตรวจสอบในภายหลัง
- ใช้ ช่องทางการชำระเงินด้วยตนเอง และ เก็บใบเสร็จ สำหรับการบันทึก การชำระเงินเป็นบันทึก เมื่อระบบกลับมาออนไลน์
- แจ้งให้แขกของคุณทราบ เกี่ยวกับการบำรุงรักษาระบบในปัจจุบัน: รับรองพวกเขาว่าทีมของเรากำลังทำงานอย่างหนักเพื่อแก้ไขปัญหาให้เร็วที่สุด แขจต้องทราบถึงสถานการณ์และเชื่อว่ากำลังได้รับการแก้ไข
เมื่อระบบ กู้คืนแล้ว ให้ตรวจสอบ ความสำคัญของแผนสำรอง สำหรับที่พักของคุณ
ความพร้อมในช่วงเวลาหยุดทำงาน: แผนสำรองและการดำเนินงานออฟไลน์
ความสำคัญของแผนสำรอง
ไม่ว่าจะเป็นลักษณะหรือระยะเวลาของอีเวนต์ที่เกิดขึ้นในเมือง การมี แผนสำรองที่มีประสิทธิภาพ สำหรับการดำเนินงานประจำวันของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อ รับประกันความต่อเนื่องของธุรกิจของคุณ.
แผนสำรองที่ใช้งานได้ควรมี:
- การกำหนด ประเภทข้อมูลที่จะส่งออก เป็นประจำ (สถานะห้องหรือข้อมูลแขก เป็นต้น)
- กำหนด กรอบเวลา ที่เฉพาะเจาะจงและเป็นประจำเพื่อกำหนดว่าเมื่อใดที่ข้อมูลนี้ต้องถูกสำรอง
- การ จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย (ระบบที่เชื่อถือได้และการควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม)
จำไว้ว่าควร: ให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณ ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับแผนสำรอง: พวกเขาควรรู้รายละเอียดและขั้นตอนของมัน.
- กำหนด ความรับผิดชอบ: สมาชิกในทีมแต่ละคนควรรู้บทบาทของตนและการกระทำที่ต้องทำเพื่อรักษาการดำเนินงาน.
- สร้างและพิมพ์ บัตรลงทะเบียน ทุกวัน เพื่อควบคุม แขกและการมาถึงของคุณ.
เช็คลิสต์รายงานที่สำคัญในช่วงเวลาที่ไม่ทำงาน
เพื่อให้ที่พักของคุณสามารถดำเนินการต่อไปได้ในระหว่างการบำรุงรักษาที่กำหนดหรือการหยุดทำงานที่ไม่คาดคิด เราขอแนะนำให้เตรียม ชุดรายงานที่สำคัญประจำวัน. คุณสามารถใช้มันเป็นแพ็คเกจ “grab-and-go” ที่พร้อมพิมพ์สำหรับการหยุดทำงานที่วางแผนไว้หรือไม่วางแผน (เจ้าของหรือผู้บริหารโรงแรมหลายคนทำเช่นนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการรายคืนของพวกเขา).
1) ข้อมูลแขกและการจอง
- รายชื่อแขกในองค์กร — หมายเลขห้อง, ชื่อแขก, วันที่มาถึง/ออกเดินทาง, อัตรา, วิธีการชำระเงิน, หมายเหตุ.
- รายชื่อการมาถึงที่คาดหวัง — ชื่อแขก, หมายเลขการจอง, อัตรา, สถานะการชำระเงิน, คำขอพิเศษ.
- รายชื่อการออกเดินทางที่คาดหวัง — ชื่อแขก, หมายเลขห้อง, ยอดเงินคงเหลือ, หมายเหตุการเช็กเอาต์สาย.
- รายชื่อแขก VIP / ที่ต้องการความสนใจเป็นพิเศษ — หมายเหตุเกี่ยวกับความชอบ, วันครบรอบ, หรือสถานะที่มีชื่อเสียง.
2) สถานะห้องและการทำความสะอาด
- รายงานสถานะห้อง — ถูกใช้งาน, ว่าง, ปิดให้บริการ/ไม่ให้บริการ.
- รายชื่อการทำความสะอาดของแม่บ้าน — สะอาด/สกปรก, อยู่ต่อ, กำหนดออก, ทำความสะอาดตามลำดับความสำคัญ.
- รายชื่อคำสั่งงานบำรุงรักษา — การซ่อมแซมที่กำลังดำเนินการ, หมายเหตุห้องที่ปิดให้บริการ.
3) บันทึกทางการเงินและการทำธุรกรรม
- ใบแจ้งรายการแขกปัจจุบัน — ยอดเงิน, ค่าธรรมเนียมจนถึงปัจจุบัน, วิธีการชำระเงิน.
- เงินมัดจำ/การชำระเงินล่วงหน้า — จำนวนเงินที่ได้รับและเชื่อมโยงกับการจอง.
- บัญชีแยกประเภทบริษัท / บัญชีลูกหนี้สรุป — ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ.
- รายงานการเปลี่ยนแปลงของแคชเชียร์ — เงินเริ่มต้น, ธุรกรรมที่เปิดอยู่, โพสต์ที่รอดำเนินการ.
รายงานเพิ่มเติมที่แนะนำ:
- ภาพรวมแขกและห้องพัก
- รายละเอียดการทำความสะอาด (ใช้ตัวกรองเพื่อรวมวันที่เข้าพักหากจำเป็น)
- สถิติการเข้าพักตามประเภทห้อง
คุณสามารถเรียนรู้วิธีการเข้าถึงเหล่านี้ใน ส่วนรายงานของ Cloudbeds หรือผ่าน Cloudbeds Intelligence Explore.
ดาวน์โหลดหรือพิมพ์รายงานเหล่านี้ ทุกวัน เพื่อให้คุณมีสำรองออฟไลน์ที่พร้อมใช้งานเพื่อให้การดำเนินงานดำเนินไปอย่างราบรื่นในช่วงเวลาที่ไม่ทำงาน.
เอกสารการจอง
จัดการ การจองของแขกที่มาถึงและอยู่ในองค์กรด้วยเอกสารต่อไปนี้:
- บัตรลงทะเบียนแขก - เรียนรู้ วิธีการสร้างและจัดการบัตรลงทะเบียน.
- การมาถึงและการออกเดินทาง - เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมี/พิมพ์ รายชื่อทั้งหมด ของ การมาถึง และ การออกเดินทาง เพื่อควบคุมการเช็กอินและเช็กเอาต์ประจำวันของคุณ.
- แขกในองค์กร - ตรวจสอบว่าใคร อยู่ในองค์กร เพื่อให้ควบคุมได้ดีขึ้นและดูแลแขกปัจจุบันของคุณ.
ขั้นตอนการเช็กอิน
- ตรวจสอบ รายชื่อ การมาถึง ที่สร้างขึ้นสำหรับเอกสารการจอง.
- พิมพ์ บัตรลงทะเบียน ของแขกทุกวันสำหรับการเช็กอินด้วยมือ.
- ด้วย รายชื่อแม่บ้าน ที่พิมพ์ออกมา คุณสามารถรู้ได้ง่ายๆ ว่าแขกของคุณจะถูกมอบหมายห้องไหน.
ขั้นตอนการเช็กเอาต์
- ตรวจสอบและพิมพ์ รายงานยอดเงินของแขก เพื่อหายอดเงินคงเหลือที่ค้างชำระต่อแขก (สำหรับสถานะในองค์กรและการออกเดินทาง). ใช้รายงานนี้เพื่อเตรียมใบแจ้งรายการของแขกสำหรับเวลาที่เช็กเอาต์.
- หากจำเป็น ตรวจสอบกับแผนกอื่น และดูว่ามีค่าใช้จ่ายใดที่เกิดขึ้นซึ่งต้องเก็บจากแขก.
จำไว้ว่าควรตรวจสอบ หน้าแสดงสถานะระบบ ของเราเพื่อดู ข้อมูลล่าสุดที่สุด เกี่ยวกับสถานะของระบบของเรา.
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น