บทความนี้เกี่ยวกับคำถามที่พบบ่อยที่สุดและการแก้ปัญหาเกี่ยวกับส่วน อีเมล ใน Cloudbeds PMS
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าเงื่อนไขการกำหนดเวลาส่งอีเมลของฉันไม่ได้รับการปฏิบัติตามที่กำหนดจะเป็นอย่างไร?
ตัวอย่าง 1
-
- ฉันได้สร้างกำหนดการสำหรับการส่ง "อีเมลต้อนรับ" 2 วันก่อนเช็คอิน
- วันนี้คือวันที่ 15 กุมภาพันธ์ มีการจองใหม่เข้ามาพร้อมกับวันที่เช็คอินเป็น 16 กุมภาพันธ์
การทำงานจะเป็นอย่างไร?
-
- อีเมลต้อนรับ จะไม่ ถูกส่งสำหรับการจองนี้ เนื่องจาก 2 วันก่อน เช็คอินคือ 14 กุมภาพันธ์ ซึ่งผ่านไปแล้ว ระบบจะไม่ระบุการจองนี้ว่าเหมาะสำหรับกำหนดการส่งอีเมลนี้
- หากมีการจองมาพร้อมกับวันที่เช็คอินเป็น 18 กุมภาพันธ์ อีเมลจะถูกกำหนดการส่ง 2 วันก่อนเช็คอิน ซึ่งคือ 16 กุมภาพันธ์
ตัวอย่าง 2
-
- ฉันได้สร้างกำหนดการสำหรับการส่งอีเมล 0 วันหลังจากเช็คเอาท์ เวลา 12:00 น.
- แขกของฉันจะทำการเช็คเอาท์วันนี้
การทำงานจะเป็นอย่างไร?
-
- หากฉันเช็คเอาท์แขกเวลา 12:05 น. อีเมล จะไม่ ถูกกำหนดการส่ง เนื่องจากเงื่อนไขการกำหนดเวลาได้ผ่านไปแล้ว
- หากฉันเช็คเอาท์แขกเวลา 11:50 น. อีเมล จะ ถูกกำหนดการส่งเนื่องจากยังตรงตามเงื่อนไขการกำหนดเวลา
สำหรับกำหนดการส่ง X วันก่อนเช็คเอาท์:
-
- หากสถานะการจองเปลี่ยนเป็น "เช็คเอาท์" ก่อนเวลาที่กำหนดส่งออก อีเมลจะถูกส่งตามที่วางแผนไว้
- อีเมล จะไม่ ถูกส่งหากสถานะการจองเปลี่ยนเป็น "เช็คเอาท์" หลังเวลาที่กำหนดส่งออก
ขึ้นอยู่กับแหล่งการจองหรือต้นฉบับ ระบบจะกำหนดการส่งอีเมลในขั้นตอนต่างๆของกระบวนการจอง เฉพาะเมื่อเงื่อนไขสำหรับการส่งอีเมลตามกำหนดถูกตรวจสอบแล้ว
-
- สำหรับ การจองโดยตรง รวมถึงการจองผ่าน Cloudbeds Booking Engine เราจะกำหนดการส่งอีเมลเมื่อ การจองถูกสร้างขึ้น
- สำหรับ การจองผ่าน OTA ที่ได้รับผ่าน Channel Manager เราจะกำหนดการส่งอีเมลเมื่อ สถานะการจองเปลี่ยนแปลง
ถ้าคุณมีอีเมลที่ชื่อว่า "รีวิว" ด้วยการตั้งเวลา ส่งอีเมลตามวันที่จอง วันเช็คอิน หรือวันเช็คเอาท์:
|
- สำหรับการจองที่ถูกจองโดยแขกใน Booking Engine หรือสร้างโดยแผนกต้อนรับ อีเมล "รีวิว" จะถูกกำหนดการส่งโดยอัตโนมัติเวลา 11:00 น. ในวันเช็คเอาท์ ทันทีที่การจองถูกสร้างขึ้น
- สำหรับการจองผ่าน Booking.com (หรือ OTA อื่น) อีเมล "รีวิว" จะถูกกำหนดการส่งเฉพาะเมื่อสถานะการจองเปลี่ยนเป็น ในองค์กร และ ก่อน 10:59 น. ของวันที่เช็คเอาท์
- หากการจองถูกทำเครื่องหมายว่า ในองค์กร/เช็คเอาท์ หลัง 11:00 น. ของวันที่เช็คเอาท์ อีเมลจะไม่ถูกส่ง เนื่องจากเวลาสำหรับกำหนดการผ่านไปแล้ว
จะเกิดอะไรกับอีเมลที่กำหนดการถ้าฉันเปลี่ยนโซนเวลา?
- เวลาที่เลือกสำหรับอีเมล จะไม่เปลี่ยนแปลง
- ตัวอย่าง: หากอีเมลกำหนดไว้เพื่อส่งเวลา 4 โมงเย็น (GMT 00:00) และโซนเวลาถูกเปลี่ยนเป็น GMT +01:00 อีเมลจะยังคงถูกส่งเวลา 4 โมงเย็น แต่ตอนนี้ใน GMT +01:00
ฉันไม่เห็นอีเมลในแท็บ Email Messages; มันถูกกำหนดการไว้หรือไม่?
โดยอิงจากแหล่งการจองและสถานะการจอง มีเกณฑ์บางอย่างที่ระบบใช้เพื่อแสดงอีเมลที่กำหนดการไว้ใน Email Messages:
- ตรวจสอบว่าการจองตรงกับเกณฑ์ ต่อไปนี้หรือไม่:
- การเปลี่ยนสถานะการจอง (เช่น ยกเลิก, ไม่มา, เช็คอิน, เช็คเอาท์, ยืนยัน, รอยืนยัน)
- อื่น ๆ (เช่น ตามวันที่จอง, วันที่เช็คอิน/เช็คเอาท์)
- หากปัญหายังคงอยู่หลังจากที่คุณตรวจสอบเกณฑ์ด้านบนแล้ว โปรดติดต่อทีมสนับสนุน ของเราเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม
อีเมล เช็คอิน จะถูกแสดงในแท็บ Email Messages บนหน้ารายละเอียดการจอง เมื่อสถานะการจองเป็น ในองค์กร
วิธี Cloudbeds PMS กำหนดภาษาในอีเมลยืนยันของแขก
Cloudbeds PMS จะส่งอีเมลยืนยันไปยังแขกของคุณเมื่อมีการจองโดยดำเนินการด้วยตนเองใน PMS หรือผ่าน เครื่องมือการจอง ของคุณ แขกของคุณจะได้รับอีเมลยืนยันที่เลือกได้ว่าจะเป็น การยืนยันการจอง หรือ การยืนยันที่รอดำเนินการ ขึ้นอยู่กับประเภทการยืนยันการจองของคุณใน นโยบาย ของคุณ
- การจองผ่านเครื่องมือการจอง: เมื่อแขกของคุณจองห้องผ่านเครื่องมือการจอง พวกเขาสามารถเลือกภาษาของแพลตฟอร์มที่มีในมุมขวาบน ซึ่งจะกำหนดภาษาของอีเมลยืนยัน
- การจองภายใน Cloudbeds PMS: เมื่อมีการ สร้างด้วยตนเอง การกำหนดภาษาของอีเมลยืนยันจะขึ้นอยู่กับประเทศที่เลือกใน รายละเอียดแขก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แปล เทมเพลตอีเมล การยืนยันการจอง หรือ การยืนยันที่รอดำเนินการ ให้เป็นภาษาที่คุณต้องการให้แขกของคุณได้รับ ปฏิบัติตามคำแนะนำในบทความนี้: เทมเพลตอีเมล
เพื่อจำกัดภาษาที่ ที่มีให้ในเครื่องมือการจอง ไปที่ การตั้งค่าภาษา
สำหรับการจองที่ทำผ่าน ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ (OTA) OTA รับผิดชอบในการส่งอีเมลยืนยัน ติดต่อ OTA โดยตรงสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าภาษาสำหรับการสื่อสารเหล่านี้
การแก้ปัญหาอีเมล/การแจ้งเตือน
ปัญหา: แขกของฉันไม่ได้รับอีเมลที่ส่งมาจาก Cloudbeds PMS
เหตุผลที่ทำให้อีเมลไม่ถูกส่งจะขึ้นอยู่กับ ประเภทอีเมล:
| ประเภทอีเมล | เหตุผลที่เป็นไปได้ที่ทำให้อีเมลไม่ถูกส่ง |
|---|---|
| การจองที่ได้รับการยืนยัน |
อีเมลนี้ถูกส่งโดยอัตโนมัติสำหรับการจองโดยตรงเท่านั้น และไม่สำหรับการจองผ่านตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ (OTA)
อีเมลนี้ถูกส่งเมื่อเปลี่ยนสถานะการจองเป็น ยืนยัน โดยการคลิกยืนยันและส่งอีเมลให้แขก
ตัวเลือกในการส่งอีเมลยืนยันให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติในการตั้งค่าเครื่องมือการจองไม่ได้เปิดใช้งาน
|
| การจองที่ถูกยกเลิก |
อีเมลนี้จะถูกส่งเฉพาะหากคลิกปุ่ม ยกเลิกและส่งอีเมลให้แขก หรือ ยกเลิกและส่งอีเมลให้แขก (โดยไม่รวมอัตรา)
อีเมลจะไม่ถูกส่งโดยอัตโนมัติให้แขกหากการจองถูกยกเลิกภายใน OTA
|
ปัญหา: ฉัน (ผู้ใช้) ไม่ได้รับการแจ้งเตือนจากระบบจาก Cloudbeds PMS
| ปัญหา | วิธีแก้ไขหรือเหตุผลที่เป็นไปได้ |
|---|---|
|
เฉพาะผู้ใช้หรือที่อยู่อีเมลที่ถูกเพิ่มใน รายชื่อผู้รับ จะได้รับการแจ้งเตือน ทุกการแจ้งเตือนมีรายชื่อของตัวเองบนหน้ารายการตั้งค่าการแจ้งเตือนจากระบบ ตรวจสอบว่าอีเมลของคุณถูกต้องใน การตั้งค่าการแจ้งเตือน |
|
Cloudbeds เพียงส่งการแจ้งเตือนการจองให้แทนที่:
|
|
คุณอาจเคยทำเครื่องหมายข้อความจาก Cloudbeds เป็นขยะมาก่อน และระบบส่งจดหมายของเรา "จำ" ไว้นี้ ป้องกันการส่งการแจ้งเตือน ติดต่อ ฝ่ายสนับสนุน เพื่อตรวจสอบว่าเป็นกรณีนี้หรือไม่ |
|
ขอให้แขกเช็คโฟลเดอร์ ขยะและถังขยะ หรือค้นหาอีเมลที่ถูกเก็บถาวร |
|
บางครั้งอีเมลอาจมีตัวกรองที่ย้ายอีเมลเข้ามาโดยอัตโนมัติ ขอให้แขกเช็ค ทุกโฟลเดอร์ รวมถึงโฟลเดอร์ถังขยะด้วย |
|
จะต้องมี พื้นที่เพียงพอ เพื่อรับอีเมล |
ปัญหาอื่น ๆ และวิธีการแก้ไข
| ปัญหา | วิธีแก้หรือเหตุผลที่เป็นไปได้ |
|---|---|
|
ที่อยู่อีเมลของแขกขาดหายในระบบ จึงไม่สามารถส่งอีเมลติดต่อกับแขกได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของแขกถูก เพิ่มและถูกต้อง ในแท็บ รายละเอียดแขก ภายในการจอง |
|
บางผู้ให้บริการอีเมลไม่อนุญาตให้ระบบบุคคลที่สามส่งอีเมลแทนคุณ หากที่อยู่อีเมลที่ป้อนในช่อง ส่งจาก เป็น @yahoo.com หรือ @aol.com อาจจะทำให้อีเมลไม่สามารถส่งถึงแขกของคุณ บางครั้ง คุณอาจเห็นที่อยู่อีเมล admin@cloudbeds.com ในช่อง ส่งจาก นี้เพื่อให้ระบบสามารถส่งอีเมลต่อไปให้แขกของคุณ |
|
ที่พักของคุณกำลังใช้ ที่อยู่อีเมลธุรกิจ เพื่อส่งอีเมลจากระบบ แต่คุณยังไม่ได้ให้การอนุญาตให้ Cloudbeds เป็นผู้ส่งแทนสำหรับโดเมนของที่พักของคุณผ่าน Sender Policy Framework (SPF) เรียนรู้เพิ่มเติม ที่นี่ |
|
เมื่อแก้ไขเทมเพลตอีเมล คุณรวมเครื่องหมายจุลภาค (,) ในชื่อจากและชื่อตอบกลับ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการส่งอีเมล ดูบทความ: สร้าง แก้ไข เปิดหรือปิดเทมเพลตอีเมลที่กำหนดเอง |
|
ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นในการส่งอีเมลหากมีเครื่องหมายจุลภาครวมอยู่ใน ชื่อที่พัก ของคุณภายในส่วนโปรไฟล์ของที่พัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเครื่องหมายจุลภาคในชื่อที่พัก ดู ส่วนบทความนี้ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม |
|
ขอให้แขกตรวจสอบโฟลเดอร์ สแปมและถังขยะ หรือค้นหาอีเมลที่ถูกเก็บถาวร |
|
บางครั้ง อีเมลอาจมีตัวกรองที่ย้ายอีเมลเข้ามาโดยอัตโนมัติ ขอให้แขกตรวจสอบ ทุกโฟลเดอร์ รวมถึงโฟลเดอร์ถังขยะด้วย |
|
จะต้องมีพื้นที่เพียงพอเพื่อรับอีเมล |
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น