ภาพรวม
บัญชีแยกประเภทการชำระเงิน คือรายงานทางการเงินที่ช่วยให้คุณดูการชำระเงินทั้งหมดที่เก็บได้ในวันนี้ และตรวจสอบรายการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินเหล่านั้น เพื่อเช็คว่าการจองได้รับการชำระเต็มจำนวนหรือไม่ ชำระเพื่ออะไร หรือเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินตรงกับรายได้ของคุณ
รายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงินช่วยให้เห็นได้อย่างรวดเร็วว่า ที่พักได้รับการชำระเงินครบถ้วนตามที่ควรจะเป็นในวันหรือเดือนที่ระบุหรือไม่
เข้าถึง รายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงิน
- จาก เมนูหลัก
, คลิกที่ รายงาน
- ในแถบ ค้นหารายงาน พิมพ์ บัญชีแยกประเภทการชำระเงิน (หรือเลื่อนลงไปที่ส่วนการเงิน)
- คลิกที่ รายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงิน (รายงานจะเปิดในแท็บใหม่)
โดยค่าเริ่มต้น เจ้าของที่พักจะสามารถเข้าถึง รายงานทางการเงิน ได้ ผู้ใช้งานอื่นต้องได้รับ สิทธิ์ ภายใน บทบาท เรียนรู้เพิ่มเติม: บทบาทและสิทธิ์.
นำทาง รายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงิน
- ประเภทการชำระเงิน: คุณสามารถเลือกประเภทการชำระเงินต่างๆ ที่จะใช้ในการกำหนดว่าการจองใดจะปรากฏในรายงาน
- วันที่ชำระเงิน: เลือกวันที่เดียวหรือช่วงวันที่เพื่อกรองตามวันที่ที่มีการชำระเงิน
- ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง: เลือกธุรกรรมการจองอื่นๆ ที่คุณต้องการแสดงในรายงาน จะมีเฉพาะประเภทธุรกรรมที่เลือกเท่านั้นที่จะแสดงสำหรับการจองที่ตรงกับตัวกรองอื่นๆ
- ธุรกรรมที่โพสต์/รอดำเนินการ: เลือกว่าจะให้แสดงเฉพาะธุรกรรมที่โพสต์แล้ว ธุรกรรมที่ยังรอดำเนินการ หรือทั้งสองอย่าง ธุรกรรมที่โพสต์แล้วคือธุรกรรมที่เกิดขึ้นแล้ว เช่น การชำระเงินที่เพิ่มเมื่อ 5 นาทีที่แล้ว ส่วนธุรกรรมที่รอดำเนินการคือธุรกรรมที่มีกำหนดในอนาคต เช่น รายได้จากค่าห้องสำหรับการจองที่เริ่มต้นในวันพรุ่งนี้
- กรองโดย หมายเลขการจอง หมายเลขห้อง หรือชื่อผู้เข้าพัก; คุณสามารถปล่อยส่วนนี้ว่างไว้ได้เช่นกัน
- วันที่เช็กอิน และ วันที่เช็กเอาต์
- ผู้ใช้งาน: ตัวกรองนี้สามารถปรับให้แสดงเฉพาะผู้ใช้งานคนใดคนหนึ่งหรือทั้งหมด ค่าเริ่มต้นคือแสดงผู้ใช้งานทั้งหมด
- จัดกลุ่มและจัดกลุ่มย่อยตาม: ขึ้นอยู่กับประเภทของรายงาน คุณอาจต้องจัดกลุ่มหรือจัดกลุ่มย่อยรายงานตามผู้ใช้งาน วันที่/เวลา ห้อง ชื่อเต็ม หรือรหัสการจอง
- สถานะ: ใช้ส่วนนี้เพื่อเลือกสถานะการจองที่คุณต้องการสร้างรายงาน ค่าเริ่มต้นคือสถานะทั้งหมด
-
ประเภท: ใช้ตัวกรองนี้เพื่อแยกประเภทธุรกรรมต่างๆ ประเภทธุรกรรมเหล่านั้นมีดังนี้:
- การจอง: ธุรกรรมในแต่ละการจอง
- บัญชีภายใน: ธุรกรรมใน บัญชีภายใน
- โปรไฟล์กลุ่ม: ธุรกรรมในโปรไฟล์กลุ่ม (เฉพาะเมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์ กลุ่ม)
- คลิก ใช้ เพื่อสร้างรายงาน
- ล้าง ตัวกรองเพื่อใช้เกณฑ์ใหม่ หากจำเป็น
- ส่งออกเป็น: ดาวน์โหลดรายงานเป็น PDF/Excel
รายงานที่สร้างขึ้นจะแสดง ช่อง ที่จำเป็นเกี่ยวกับ:
- ผู้ใช้งาน: ผู้ใช้งานที่ทำรายการนั้นๆ
- วันที่/เวลา: วันที่ที่มีการให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการ หากได้รับการอนุญาตอย่างเหมาะสม วันที่ให้บริการสามารถย้อนหลังเพื่อรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่ถูกต้องได้
เพื่อเรียนรู้ความแตกต่างระหว่าง วันที่ให้บริการ และ วันที่ทำรายการ คลิกที่นี่
- ห้องพัก: ห้องพักของผู้เข้าพัก
- ชื่อและนามสกุล: คลิกเพื่อไปยังโปรไฟล์ของผู้เข้าพัก
- หมายเลขการจอง: คลิกหมายเลขการจองเพื่อไปยังการจองของผู้เข้าพัก
- รหัส: ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในช่องรหัสในส่วนของภาษีและค่าธรรมเนียม หรือ สินค้าและบริการ
- รหัสรายการทำรายการ: หมายถึงรหัสบัญชี ที่เชื่อมโยงกับบริการบัญชี
บัญชี เป็นฟีเจอร์ทดลองในขณะนี้ คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่นี่
- คำอธิบาย: คำอธิบายรายการทำรายการ
- วันที่เช็กอิน: วันที่เช็กอิน
- วันที่เช็กเอาท์: วันที่เช็กเอาท์
- สถานะ: สถานะการจอง
- หมายเหตุ: หมายเหตุที่เพิ่มเมื่อโพสต์การปรับเปลี่ยน
- จำนวน: หมายถึงจำนวนรายการทำรายการในตาราง
- เครดิต: การชำระเงิน
- เดบิต: การเรียกเก็บเงิน
วิธีสร้างรายงาน โดยใช้เกณฑ์ที่แตกต่างกัน
ใช้ตัวกรองดังต่อไปนี้:
- ประเภทการชำระเงิน: เลือก เงินสด.
- วันที่ชำระเงิน: กรอกช่วงวันที่หรือวันที่เฉพาะที่คุณต้องการ
- ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง: เลือกกล่อง เลือกเครดิตทั้งหมด (การชำระเงิน).
- ธุรกรรมที่โพสต์ / รอดำเนินการ: คลิกลูกศรดรอปดาวน์เพื่อยกเลิกการเลือกทั้งหมด แล้วเลือก โพสต์.
- จัดกลุ่มตาม: หากคุณใช้ช่วงวันที่ ให้จัดกลุ่มตาม วันที่/เวลา หากใช้วันที่เฉพาะ ให้จัดกลุ่มตาม ผู้ใช้งาน, ห้องพัก, ชื่อเต็ม หรือ รหัสการจอง.
- จัดกลุ่มย่อยตาม: หากใช้ช่วงวันที่ ให้จัดกลุ่มย่อยตาม ห้องพัก หากใช้วันที่เฉพาะ ข้อนี้ไม่บังคับ
- คลิก ใช้
ใช้ตัวกรองดังต่อไปนี้:
- ประเภทการชำระเงิน: เลือก ทั้งหมด.
- วันที่ชำระเงิน: กรอกช่วงวันที่หรือวันที่เฉพาะที่คุณต้องการ
- ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง: คลิกลูกศรดรอปดาวน์และเลือก เครดิต.
- ธุรกรรมที่โพสต์ / รอดำเนินการ: คลิกลูกศรดรอปดาวน์และเลือก โพสต์.
- คลิก ใช้.
คอลัมน์คำอธิบายจะแสดงวิธีการชำระเงินตามที่ระบุในใบแจ้งรายการ
เจ้าของหรือผู้บริหารโรงแรมหลายรายเรียกเก็บเงินมัดจำ ดังนั้นพวกเขาอาจจำเป็นต้องสร้างรายการการชำระเงินล่วงหน้าที่เรียกเก็บในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อใช้ตรวจสอบรายงานของตน โปรดทราบว่าการชำระเงินล่วงหน้าจะทำให้เกิดความแตกต่างระหว่าง รายได้ และ การชำระเงิน ใน รายงานรายได้ประจำวัน (ซึ่งอาจส่งผลให้ตัวเลข ยอดรวมทั้งหมด และ บัญชีแยกประเภท มีค่ามาก)
ส่วนนี้อธิบายวิธีสร้างรายการการชำระเงินล่วงหน้าที่โพสต์ในวันใดวันหนึ่งหรือในช่วงระยะเวลาหนึ่ง (สำหรับการจองทั้งในอดีตและอนาคต):
- หากคุณต้องการตรวจสอบจำนวนเงินมัดจำที่ถือไว้ ในวันใดวันหนึ่ง คุณต้องสร้างรายการการชำระเงินที่โพสต์ในวันนั้นสำหรับผู้เข้าพักที่จะมาถึงในวันถัดไปหรือหลังจากนั้น
- หากคุณต้องการตรวจสอบ ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง คุณก็ต้องทำเช่นเดียวกัน จากนั้นจึงสกัดรายงานและลบรายการธุรกรรมการชำระเงินที่ไม่ใช่การชำระเงินล่วงหน้าออกจากสเปรดชีต
ใช้ตัวกรองดังต่อไปนี้:
- ประเภทการชำระเงิน: เลือกทั้งหมด
- วันที่ชำระเงิน: เลือกวันที่ที่ต้องการ (เช่น วันที่ 1 มีนาคม)
- รายการธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง: ไม่ควรเลือกรายการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องในเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกช่วงวันที่เช็กอิน: ควรเริ่มตั้งแต่วันที่สองหลังจากวันที่ชำระเงินแรกจนถึงวันที่ในอนาคตไกลๆ (เช่น ตั้งแต่วันที่ 2 มีนาคมจนถึงวันที่ใดก็ได้ในอีก 2 ปีข้างหน้า)
- ประเภท: เลือกเฉพาะ การจอง
- คลิก ใช้
คุณจะได้รายการธุรกรรมการชำระเงินที่โพสต์ในวันที่เลือก (วันที่ 1 มีนาคม) สำหรับการจองที่กำลังจะเช็กอินในอนาคต รายงานพร้อมแล้ว และคุณสามารถตรวจสอบตัวเลขสุดท้ายได้
ถ้าคุณสนใจช่วงวันที่ชำระเงิน (e.g. ทั้งเดือนมกราคม) คุณต้องสร้างรายงาน, ส่งออกไฟล์ และทำงานต่อบนสเปรดชีต
ใช้ตัวกรองดังนี้:
- ประเภทการชำระเงิน: เลือกทั้งหมด
- เลือกช่วง วันที่ชำระเงิน ที่ต้องการ (e.g. ทั้งเดือนมกราคม)
- ไม่ควรเลือก ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง ในเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกช่วง วันที่เช็กอิน: ควรเริ่มตั้งแต่วันที่สองหลังจากวันที่ชำระเงินครั้งแรกจนถึงวันที่ในอนาคตไกลๆ (e.g. ตั้งแต่วันที่ 2 มกราคมจนถึงอีก 2 ปีข้างหน้า)
- ประเภท: เลือกเฉพาะ การจอง
- คลิก ใช้
คุณจะได้รายการธุรกรรมการชำระเงินทั้งแบบ "ล่วงหน้า" และ "ไม่ล่วงหน้า" บางรายการถูกโพสต์ในช่วงที่ผู้เข้าพักเข้าพัก ซึ่งไม่สามารถลบออกจากระบบได้ ดังนั้นในกรณีนี้คุณต้องส่งออกรายงานที่สร้างขึ้นแล้วและลบรายการชำระเงินที่ไม่ใช่ล่วงหน้าออกไป
คำแนะนำด้านล่างอธิบายวิธีที่ดีที่สุดในการทำใน Google Spreadsheet
ในรายงานที่ดึงออกมา คุณต้องลบธุรกรรมการชำระเงินที่โพสต์ในวันเช็กอินหรือหลังจากนั้น คุณสามารถใช้ "สูตร IF" เพื่อทำเครื่องหมายธุรกรรมเหล่านั้น จากนั้นลบและคำนวณยอดรวมใหม่
คำแนะนำต่อไปนี้อธิบายวิธีทำอย่างละเอียด
เปิดไฟล์ Excel ใน Google Spreadsheet:
- เพื่อความสะดวกของคุณ ให้ตรึงแถวที่ 1
วิธีทำ: คลิก ดู > ตรึง > 1 แถว - เปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์ต่อไปนี้: B (วันที่/เวลา), I (วันที่เช็กอิน) และ J (วันที่เช็กเอาต์) จาก 'ข้อความธรรมดา' เป็น 'วันที่'
วิธีทำ: เลือก 3 คอลัมน์ > คลิก รูปแบบ > ตัวเลข > วันที่ - เพิ่มคอลัมน์ใหม่ที่ท้ายแผ่นงาน (คอลัมน์ P)
- ในคอลัมน์ใหม่ ให้ใช้สูตร 'IF' เพื่อทำเครื่องหมายธุรกรรมที่ไม่ใช่ล่วงหน้า
วิธีทำ: ใส่สูตรนี้ที่ P1: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED"))
สูตรนี้หมายความว่า:
ถ้าวันที่เช็กอินน้อยกว่าหรือเท่ากับวันที่ชำระเงิน จะถูกเรียกว่า "n/a" หากไม่ใช่ จะถูกเรียกว่า "Advanced"
ARRAYFORMULA = ใช้สูตรอาเรย์นี้เพื่อให้สูตร 'IF' ถูกนำไปใช้กับทั้งคอลัมน์
I:I<=B:B หมายถึง: วันที่เช็กอินน้อยกว่าหรือเท่ากับวันที่/เวลาชำระเงิน
"N/A","ADVANCED" = Excel จะสร้างผลลัพธ์ตามสูตร 'IF' ที่ใช้ และจะแสดงเป็น "N/A" (ไม่ใช้หรือไม่ล่วงหน้า) และ "Advanced" คำเหล่านี้เป็นเพียงคำศัพท์ คุณสามารถใช้คำอื่นได้
หมายเหตุว่า "N/A" และ "Advanced" ควรใส่ในวงเล็บ มิฉะนั้น Excel จะไม่ยอมรับ
- ใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
วิธีทำ: เลือกคอลัมน์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น > คลิกที่ไอคอน สร้างตัวกรอง
- โดยใช้ตัวกรองที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น ให้ลบรายการธุรกรรม "Advanced" ออกจากตัวกรอง เพื่อให้แสดงเฉพาะรายการธุรกรรม "non-advanced" (N/A)
วิธีทำ: คลิกที่ไอคอน ตัวกรอง > เอา "Advanced" ออกจากรายการแบบเลื่อนลง > คลิก ตกลง เพื่อใช้ตัวกรอง
- เลือกแถวทั้งหมดที่เป็น N/A แล้วลบออก
- ลบตัวกรอง
วิธีทำ: คลิกที่ไอคอน ตัวกรอง > ปิดการใช้งานตัวกรอง
ตอนนี้ คุณจะเห็นเฉพาะรายการธุรกรรมการชำระเงินแบบ "Advanced" ในรายการ
- คำนวณผลรวมใหม่
วิธีทำ: ใช้สูตร SUM ในแถวสุดท้าย
- คลิกที่ผลรวมปัจจุบัน > คลิกที่ไอคอน ฟังก์ชัน > เลือก SUM > เลือกช่วงตั้งแต่แถวแรกถึงแถวสุดท้ายของคอลัมน์
- ตัวอย่าง: =SUM(O2:O279)
ดูตัวอย่างด้านล่าง และโปรดทราบว่า หมายเลขแถวขึ้นอยู่กับจำนวนธุรกรรม/แถวในแผ่นงานของคุณ
ตัวอย่าง:
ตอนนี้ คุณจะเห็นผลรวมของการชำระเงินแบบ "Advanced"
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ทำไมรายงานนี้จึงใช้วันที่ให้บริการ แทนวันที่ทำรายการ?
รายงานนี้ใช้ วันที่ให้บริการ เป็นวันที่สำหรับกรองข้อมูล เพื่อรองรับความต้องการในการรายงานที่พบบ่อย ส่วน วันที่/เวลาทำรายการ จะไม่เปลี่ยนแปลงเพื่อรักษาความถูกต้องทางบัญชี
ตัวกรองประเภทการชำระเงินทำงานอย่างไรในรายงานนี้?
ตัวกรอง ประเภทการชำระเงิน ช่วยให้คุณกรองผลลัพธ์ตาม วิธีการชำระเงิน
ทำไมช่องคำอธิบายจึงตรงกับใบแจ้งรายการ และคอลัมน์รหัสกับรหัสรายการทำหน้าที่อะไร?
ช่อง คำอธิบาย ดึงข้อมูลโดยตรงจากประเภทธุรกรรมที่แสดงในใบแจ้งรายการของ PMS คอลัมน์ รหัส แสดงรหัสธุรกรรมที่ผู้ใช้งานกำหนดเอง ส่วนคอลัมน์ รหัสรายการ แสดงรหัสบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบริการบัญชีและสอดคล้องกับคำจำกัดความของ USALI
ข้อมูลธุรกรรมในรายงานนี้มาจากที่ไหน?
ข้อมูลธุรกรรมถูกดึงมาจาก บริการบัญชี ซึ่งให้บันทึกรายละเอียดระดับธุรกรรมที่สอดคล้องกับมาตรฐาน USALI ธุรกรรมไม่สามารถแก้ไขได้ การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกผ่านรายการกลับรายการที่มีจำนวนเท่ากันแต่ทิศทางตรงกันข้าม
ฉันสามารถส่งรายงานบัญชีการชำระเงินทางอีเมลโดยอัตโนมัติได้ไหม?
การส่งอีเมลอัตโนมัติสำหรับรายงานนี้ยังไม่รองรับ คุณสามารถดาวน์โหลดรายงานบัญชีการชำระเงินโดยใช้ตัวเลือก ส่งออกเป็น และแชร์ตามต้องการ
การส่งออก ธุรกรรมจำนวนมาก
เมื่อส่งออกรายงานบัญชีการชำระเงิน โปรดทราบว่าการส่งออก (ทั้งในรูปแบบ Excel และ PDF) มีขีดจำกัดจำนวนธุรกรรมประมาณ 10,000 ถึง 12,000 แถว หากช่วงวันที่ที่คุณเลือกมีธุรกรรมมากกว่าขีดจำกัดนี้ การส่งออกจะไม่รวมข้อมูลทั้งหมดของคุณ และรายการที่เกินขีดจำกัดจะถูกตัดออก นี่เป็นข้อจำกัดของระบบในปัจจุบันที่ส่งผลกระทบกับรายงานทางการเงินคลาสสิกอื่นๆ ด้วย
วิธีแก้ไข:
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้ข้อมูลครบถ้วนสำหรับช่วงวันที่ยาว เช่น ทั้งปี เราขอแนะนำวิธีการดังนี้:
- ส่งออกเป็นช่วงย่อย: แทนที่จะส่งออกข้อมูลทั้งปีในครั้งเดียว ให้รันรายงานเป็นช่วงวันที่ที่เล็กลงและจัดการได้ง่าย (เช่น รายเดือนหรือรายไตรมาส) จากนั้นคุณสามารถส่งออกแต่ละช่วงเหล่านี้และรวมข้อมูลในโปรแกรมสเปรดชีตอย่าง Excel ได้
- ใช้รายงานทางเลือก: พิจารณาใช้รายงานที่มีใน Cloudbeds Insights ซึ่งไม่มีข้อจำกัดจำนวนแถว รายงานเหล่านี้เหมาะสำหรับการส่งออกข้อมูลจำนวนมากกว่า
หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการส่งออกข้อมูลหรือสนใจสำรวจตัวเลือกการรายงานทางเลือก กรุณาติดต่อ ทีมสนับสนุนของเรา.
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น