สร้างและปรับแต่ง เทมเพลตอีเมล เพื่อส่งให้กับแขกของคุณด้วย Cloudbeds PMS บทความนี้จะช่วยคุณทำความเข้าใจเกี่ยวกับประโยชน์และความแตกต่างระหว่าง ค่าเริ่มต้น และ เทมเพลตที่กำหนดเอง ในระบบ
ประโยชน์
เทมเพลตอีเมล ใน Cloudbeds PMS:
- ประหยัดเวลา - ไม่จำเป็นต้องสร้างอีเมลใหม่ทุกครั้งที่ต้องการสื่อสารกับแขกของคุณ
- ส่งเสริมความสม่ำเสมอ - ให้แน่ใจว่าเลย์เอาต์และคำอธิบายของอีเมลตามมาตรฐานและแนวปฏิบัติของที่พักของคุณ
- ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ - รูปแบบและการเขียนพร้อมสำหรับการส่งซึ่งป้องกันการพิมพ์ผิด, การสะกดคำผิดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- บริหารจัดการกล่องจดหมายได้ง่ายขึ้น - พนักงานไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานเกินไปในการคิดว่าจะพูดอะไรในแต่ละอีเมล
- เทมเพลตที่กำหนดเองสามารถกำหนดเวลาได้ - อีเมลสามารถโปรแกรมให้ส่งตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น วันที่เช็คอินหรือวันที่เช็คเอาท์ เรียนรู้เพิ่มเติม: กำหนดการส่งอีเมล
ข้อจำกัดปัจจุบัน
- ในรูปแบบ HTML อีโมจิไม่ได้รับการสนับสนุน สำหรับเทมเพลตอีเมลและการเพิ่มอีโมจิอาจทำให้ข้อความของคุณถูกตัดออก มีแผนว่าจะแก้ไขในการอัปเดตเวอร์ชันใหม่ในอนาคต ในระหว่างนี้ ควรหลีกเลี่ยงการใช้อีโมจิในเทมเพลต
- เฉพาะ รูปแบบตัวอักษร (Open Sans, Arial, Times New Roman และ Verdana) ที่แสดงบนการสร้างเทมเพลตอีเมลเท่านั้นที่จะทำงาน
- การเขียนโค้ด บนเทมเพลตอีเมลจะไม่ทำงานในอีเมลที่ส่งจริง
- อีเมลค่าเริ่มต้น สามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานได้เฉพาะโดยเจ้าของที่พัก, เจ้าขององค์กร และผู้ดูแลระบบขององค์กรเท่านั้น
- แท็กผสม [table] ไม่ทำงานใน เทมเพลตที่กำหนดเอง (ที่สร้างโดยผู้ใช้)
- หากต้องการใช้ อีเมลธุรกิจ เป็นผู้ส่ง (เช่น example@mypropertyname.com, ตาม คู่มือนี้)
- ระบบใช้ที่อยู่อีเมลของที่พักโดยค่าเริ่มต้นในช่อง ตอบกลับ, แต่สามารถเปลี่ยนเป็นอีเมลอื่นได้ตามต้องการ
ประเภทของเทมเพลตอีเมล
เมื่อบัญชี Cloudbeds ของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว จะมี เทมเพลตอีเมลที่สร้างขึ้นสำหรับที่พักของคุณโดยค่าเริ่มต้น ดำเนินการต่อตามด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละเทมเพลตอีเมลค่าเริ่มต้น
ระบุเทมเพลตอีเมลค่าเริ่มต้นของคุณโดย [merge tag] ในเรื่อง
หากคุณเปิดใช้งานคุณลักษณะ Groups เทมเพลตอีเมลของคุณจะรวมถึงข้อดังต่อไปนี้:
- ใบแจ้งรายการโปรไฟล์กลุ่ม
- ใบแจ้งหนี้โปรไฟล์กลุ่ม
- เทมเพลตอีเมลค่าเริ่มต้นสามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งาน เฉพาะโดยเจ้าของที่พัก, เจ้าขององค์กร และ ผู้ดูแลระบบขององค์กร หากต้องการแก้ไขเทมเพลตอีเมล คลิกที่ไอคอนเกียร์ แล้วคลิก แก้ไข โปรดแน่ใจว่าคุณใช้เทมเพลตอีเมลที่กำหนดเอง หากคุณปิดใช้งานเทมเพลตอีเมลค่าเริ่มต้น เรียนรู้เพิ่มเติม: เทมเพลตอีเมลค่าเริ่มต้นใน Cloudbeds PMS
- เมื่อแก้ไขเทมเพลตอีเมล อย่า รวมเครื่องหมายจุลภาคใด ๆ ในช่อง ชื่อจาก และ ชื่อตอบกลับ เนื่องจากจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการส่งข้อความอีเมลจากระบบ
ใบแจ้งหนี้การจองคือข้อความที่ถูกส่งพร้อมกับใบแจ้งหนี้ของแขกที่แนบมาในรูปแบบ PDF สามารถส่งโดยตรงจากการจอง
- ก่อน ที่จะส่งใบแจ้งหนี้ทาง สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ในการจองที่เกี่ยวข้อง
- ภาษาของเทมเพลตใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือกไว้ในหน้าตั้งค่า ใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบบทความต่อไปนี้สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การตั้งค่าใบแจ้งหนี้
โดยค่าเริ่มต้น ใบแจ้งรายการการจองมี merge tag [table] ซึ่งจะทำให้ราคาการจอง มัดจำ ยอดรวม เป็นอัตโนมัติ สามารถส่งได้จากแท็บ ใบแจ้งรายการ ในหน้าการจองโดยตรง:
ด้วยคุณลักษณะ การเรียกเก็บเงินล่วงหน้า คุณสามารถทำให้เป็นโมฆะและออกใบลดหนี้หากมีข้อผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำกับใบแจ้งหนี้
เมื่อออกใบลดหนี้ คุณสามารถเลือกส่งอีเมลถึงแขกของคุณ พวกเขาจะได้รับอีเมล (เทมเพลตใบลดหนี้การจอง) พร้อมกับใบลดหนี้แนบมาด้วย เรียนรู้เพิ่มเติม: วิธีการเป็นโมฆะใบแจ้งหนี้และออกใบลดหนี้
อีเมลนี้จะถูกส่ง:
- เมื่อเปลี่ยนสถานะการจองเป็น ยืนยัน
- เมื่อ สร้างการจอง (ขั้นตอนสุดท้าย)
- สำหรับการจองผ่าน เครื่องมือจอง ตั้งค่าให้ส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติ ปฏิบัติตามคำแนะนำ: วิธีส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติถึงแขกของเครื่องมือจอง Cloudbeds ของฉัน
- หากฟีเจอร์ กรอกอัตโนมัติ เปิดใช้งาน การตั้งค่าภาษาของ การจองยืนยัน จะกำหนดภาษาของ การพิมพ์ยืนยัน ด้วย
คุณจะถูกถามว่าจะส่งอีเมลนี้หรือไม่เมื่อเปลี่ยนสถานะการจองเป็น ยกเลิกแล้ว:
อีเมล จะไม่ ถูกส่งโดยอัตโนมัติถึงแขกหากการจองถูกยกเลิกโดยตรงจากช่องทาง (OTA) นั่นเอง
จะถูกส่งเมื่อมีการสร้างการจองโดยตรงใหม่และคุณได้เลือกตัวเลือกนี้บน แท็บ รอการยืนยัน ของหน้า นโยบาย:
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ แท็บ รอการยืนยัน.
ใบแจ้งหนี้และเทมเพลตใบแจ้งรายการของ โปรไฟล์กลุ่ม มีฟังก์ชันเหมือนกับ ใบแจ้งหนี้การจอง และ โฟลิโอการจอง แต่ใช้งานได้กับ กลุ่ม ด้วย
ขณะนี้ยังไม่สามารถใช้เทมเพลตใบแจ้งรายการของโปรไฟล์กลุ่มผ่านคุณสมบัติ สร้างข้อความ
เทมเพลตอีเมลที่กำหนดเอง สามารถสร้างและปรับแต่งเพื่อส่งภายหลังโดยที่พักใน Cloudbeds ใช้ปุ่ม สร้างเทมเพลต และทำตามขั้นตอนใน คู่มือนี้ เพื่อเริ่มต้น
- merge tagแท็กผสาน ใช้เพื่อเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น แท็ก [วันที่เริ่มต้น] จะเติมข้อมูลวันที่เช็คอินของแขกโดยอัตโนมัติ
- อีเมลที่กำหนดเองสามารถส่ง
ด้วยตนเอง จากการจองหรือ กำหนดการตามเกณฑ์ที่กำหนด เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การกำหนดการส่งอีเมล
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น