Como comunicar o No Show de reservas aos canais a partir do myfrontdesk

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A partir de junho de 2020, os usuários do myfrontdesk poderão comunicar o No Show para os canais, sem precisar sair do sistema myfrontdesk. Essa funcionalidade permite que você:

  1. Atualize o canal com nova disponibilidade para que você possa gerar reservas de última hora
  2. Escolha Cobrar ou Dispensar a taxa de cancelamento - sem sair do myfrontdesk

Canais que possuem essa funcionalidade:

  • Booking.com

Como ativar a funcionalidade de No Show

Passo 1 - Permissões do usuário

Verifique as permissões de usuário - Os botões na seção de Configurações Gerais da Conta (mais detalhes no próximo passo) aparecerão apenas para usuários que possuem:

  1. A opção "Distribuição" ATIVADA:
    - Acesse a página de Papéis de Usuário > Clique para editar o papel > Na seção de "Configurações do Hotel", ative o botão de Distribuição
DEMO - Beach Life Testing - Papeis de Usuário - Google Chrome

2.     A opção "Modificar Reserva" ativada
- A opção "Modificar Reserva" está na seção de "Reservas". Ela permite que os usuários tenham acesso às "Funcionalidades de Fluxo Manual" da Comunicação de No Show (mais informações sobre o fluxo manual podem ser encontradas abaixo)

DEMO - Beach Life Testing - Papeis de Usuário - Google Chrome

Leia mais informações sobre Papéis de Usuários aqui.

3.  O canal deverá estar conectado e ativado no myfrontdesk
- Acesse a aba de Mapeamento dos Canais (OTAs) para se certificar de que o status do canal está como "Ativo"

DEMO - Beach Life Testing - Gerenciar - Myallocator (Distribuição) - Mapeamento dos Canais (OTAs) - Google Chrome
Passo 2 - Botão da funcionalidade de No Show automático

No Show Automático significa que se o hóspede não chegar até às 2:05 AM do dia seguinte ao dia do check-in (no fuso horário da propriedade), o sistema automaticamente mudará o status da reserva para No Show.

Como uma extensão da funcionalidade de No Show Automático, agora você terá a opção de comunicar No Shows de forma automática ao canal:

  1. Acesse "Configurações Gerais da Conta"
  2. Na parte de Preferências de Automatização, ative o botão da funcionalidade de No Show
  3. Aparecerão três opções abaixo do botão (caso o botão esteja desativado ou se o usuário não tiver permissão, essas opções não serão exibidas).
    As opções são:
    • Não fazer o envio automático - muda o status de forma automática para No Show no sistema, mas NÃO comunica o No Show ao canal
    • Enviar; Dispensar a taxa de cancelamento - comunica automaticamente o status de No Show ao canal e SEMPRE dispensa a taxa de cancelamento
    • Enviar; Não dispensar a taxa de cancelamento - comunica automaticamente o status de No Show ao canal e NUNCA dispensa a taxa de cancelamento

"Dispensar" significa que não será aplicada a taxa de cancelamento

Processo e detalhes

Após ativar a funcionalidade nas Configurações Gerais da Conta e escolher uma das opções, você poderá configurar a Comunicação de No Show ao canal para ser feita de forma automática ou manual, conforme a sua escolha durante a ativação.

Fluxo de comunicação automática

Veja todas as opções de Preferências de Automatização

Preferências de Automatização As reservas serão marcadas como No Show no myfrontdesk A informação de No Show serão enviadas ao canal A Taxa de Cancelamento será dispensada E-mail enviado com as reservas de status No Show

Não fazer o envio automático

SIM

NÃO

SIM NÃO
Enviar; Dispensar a taxa de cancelamento SIM SIM SIM SIM
Enviar; Não dispensar a taxa de cancelamento SIM SIM NÃO SIM

É possível mudar o status de uma reserva para No Show antes das 2:05 AM e comunicar o canal manualmente.

Por exemplo: Se uma reserva estiver com qualquer status que não seja "HOSPEDADO" às 2AM e a reserva não se encaixar na comunicação automática devido a diferentes status (por exemplo: Pendente de Confirmação), você poderá alterar para No Show mais tarde, no decorrer do dia. Leia mais informações abaixo sobre como fazer a comunicação de forma manual.

Fluxo de comunicação manual

Esse processo funciona apenas se a reserva nunca foi comunicada como No Show ao canal pelo myfrontdesk.

Para comunicar o No Show ao canal através do myfrontdesk de forma manual, siga os passos abaixo:

  1. Acesse a reserva no myfrontdesk
  2. Mude o status da reserva para No Show (independentemente de qual o status atual)
  3. O myfrontdesk fará uma verificação se a reserva está agendada entre 00:00 (meia-noite) na data do check-in e 48 horas depois
  4. Aparecerá um aviso, conforme mostrado abaixo, e você precisará selecionar uma das opções do menu
  5. O sistema enviará essa informação ao canal
  • CANCELAR - o status da Reserva será mantido o mesmo e não será alterado para No Show. Nenhuma informação será enviada ao canal
  • CONTINUAR > Não enviar ao canal - o status da Reserva será alterado para No Show e nenhuma informação será enviada ao canal
  • CONTINUAR > Enviar Informação de No Show ao canal; Dispensar taxa - O status da reserva será alterado para No Show. A informação será enviada ao canal para dispensar a taxa de cancelamento
  • CONTINUAR > Enviar Informação de No Show ao canal; Não Dispesar taxa - o status da reserva será alterado para No Show. A informação será enviada ao canal junto com a taxa de cancelamento

6.       Após escolher uma das opções acima, aparecerá imediatamente um sinal de que a página está carregando

7.      Após aparecer a mensagem de confirmação do canal, você verá a seguinte mensagem:

Se o status da reserva for alterado depois e de volta para No Show, dentro de uma janela de 48 horas (e com todas as regras válidas), o usuário ainda terá a opção de comunicar o No Show ao canal.

Ao usar o Fluxo de Comunicação Manual, o usuário também poderá ver os seguintes avisos:

Muito cedo para comunicar

Se ainda estiver muito antes da data de check-in da reserva, a seguinte mensagem aparecerá:

Tarde demais para comunicar

Se já tiver passado o período de 48 horas após a data de check-in, aparecerá a seguinte mensagem:

O que acontece após a mensagem de confirmação

O que esperar após o status da reserva ser enviado com sucesso ao canal como No Show:

  1. O canal "cancelará" a reserva na sua extranet
  2. No myfrontdesk, a reserva ficará marcada como No Show e terá o número de Cancelamento como pendente, até que o myfrontdesk receba uma atualização do canal
  3. Quando a atualização de cancelamento for recebida do canal, a reserva será atualizada para mostrar o número e a taxa de Cancelamento, conforme mostramos na tela abaixo

4.    Dependendo da sua política de cancelamento, será necessário lançar a taxa de cancelamento da reserva no extrato do hóspede de forma manual.

Leia mais sobre como lançar uma transação de forma manual: Como lançar uma diária manual

Poderá levar entre 1 e 5 minutos para o canal processar as informações. Por isso, a reserva mostrará o número do cancelamento como pendente e após as atualizações do canal, será possível ver o número e a taxa de cancelamento.

Possíveis erros

Quando uma mensagem de erro é recebida de volta do canal, ela aparecerá conforme mostramos abaixo:

Possíveis erros Significado
No Show já foi comunicado
  • Essa reserva já foi comunicada como No Show ao canal
Muito cedo para comunicar
  • O status de No Show apenas pode ser comunicado ao canal após a 0:00 (meia-noite)
  • O status de No Show ficará registrado apenas no myfrontdesk
Muito tarde para comunicar
  • O status de No Show ficará registrado apenas no myfrontdesk
Ocorreu overbooking
Isso acontece quando a reserva foi marcada como "overbooked" na extranet do canal
  • Essa reserva não pode ser cancelada, pois ocorreu overbooking
  • O status de No Show ficará registrado apenas no myfrontdesk
Não pode ser alterado
  • O canal restringiu alterações para essa reserva.
  • O status de No Show ficará registrado apenas no myfrontdesk

Já cancelada
  • Não foi possível comunicr o No Show: essa reserva já foi cancelada no canal
Outras mensagens
  • Houve um erro na comunicação com o canal
  • O status de No Show ficará registrado apenas no myfrontdesk
  • Será necessário comunicar o No Show diretamente na extranet do canal
Alterando de No Show > outro status > No Show
  • Se você nunca comunicou a reserva como No Show ao canal, prossiga e siga os passos descritos acima
  • Se a reserva já foi comunicada como No Show ao canal e você tentar mudar o status para Confirmado, Pendente de Confirmação ou Check-out Feito, aparecerá a seguinte mensagem:
  • Caso a reserva já tenha sido comunicada como No Show com sucesso ao canal e você tente alterar novamente de qualquer status para No Show, aparecerá a seguinte mensagem:
Comunicação com registro de data e hora

Os logs da reserva mostrarão o seguinte:

  • Registros de data e hora de quando o No Show foi comunicado ao canal
  • O usuário que realizou a ação
  • A resposta do canal

Também é possível verificar essas mudanças na seção de Log de Atividades.

Utilize o filtro "Alterações Realizadas" e selecione a opção "Reserva - Atividade e Status"

DEMO - Beach Life Testing - Log de Atividades - Google Chrome

Perguntas frequentes

Existe algum relatório que mostra essas reservas?

No momento, o myfrontdesk não possui um relatório dedicado, mas os proprietários receberão um relatório diário de status com as reservas No Show enviado para / recebido do canal em um e-mail que mostra se o status foi confirmado / falhou.

Exemplo:

Atualmente, apenas os proprietários podem receber esses e-mails. Não é possível mudar o destinatário.

É possível escolher os destinatários que receberão essas notificações do sistema?

Sim, depois que você ativar essa funcionalidade, você poderá acessar a aba de Preferências de Notificação do Sistema para configurar/editar os destinatários. Leia o seguinte tutorial para obter mais detalhes: Preferências de Notificação do Sistema

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