A partir de junho de 2020, os usuários do myfrontdesk poderão comunicar o No Show para os canais, sem precisar sair do sistema myfrontdesk. Essa funcionalidade permite que você:
- Atualize o canal com nova disponibilidade para que você possa gerar reservas de última hora
- Escolha Cobrar ou Dispensar a taxa de cancelamento - sem sair do myfrontdesk
Canais que possuem essa funcionalidade:
- Booking.com
Como ativar a funcionalidade de No Show
Verifique as permissões de usuário - Os botões na seção de Configurações Gerais da Conta (mais detalhes no próximo passo) aparecerão apenas para usuários que possuem:
-
A opção "Distribuição" ATIVADA:
- Acesse a página de Papéis de Usuário > Clique para editar o papel > Na seção de "Configurações do Hotel", ative o botão de Distribuição
2. A opção "Modificar Reserva" ativada
- A opção "Modificar Reserva" está na seção de "Reservas". Ela permite que os usuários tenham acesso às "Funcionalidades de Fluxo Manual" da Comunicação de No Show (mais informações sobre o fluxo manual podem ser encontradas abaixo)
Leia mais informações sobre Papéis de Usuários aqui.
3. O canal deverá estar conectado e ativado no myfrontdesk
- Acesse a aba de Mapeamento dos Canais (OTAs) para se certificar de que o status do canal está como "Ativo"
No Show Automático significa que se o hóspede não chegar até às 2:05 AM do dia seguinte ao dia do check-in (no fuso horário da propriedade), o sistema automaticamente mudará o status da reserva para No Show.
Como uma extensão da funcionalidade de No Show Automático, agora você terá a opção de comunicar No Shows de forma automática ao canal:
- Acesse "Configurações Gerais da Conta"
- Na parte de Preferências de Automatização, ative o botão da funcionalidade de No Show
- Aparecerão três opções abaixo do botão (caso o botão esteja desativado ou se o usuário não tiver permissão, essas opções não serão exibidas).
As opções são:
- Não fazer o envio automático - muda o status de forma automática para No Show no sistema, mas NÃO comunica o No Show ao canal
- Enviar; Dispensar a taxa de cancelamento - comunica automaticamente o status de No Show ao canal e SEMPRE dispensa a taxa de cancelamento
- Enviar; Não dispensar a taxa de cancelamento - comunica automaticamente o status de No Show ao canal e NUNCA dispensa a taxa de cancelamento
"Dispensar" significa que não será aplicada a taxa de cancelamento
Processo e detalhes
Após ativar a funcionalidade nas Configurações Gerais da Conta e escolher uma das opções, você poderá configurar a Comunicação de No Show ao canal para ser feita de forma automática ou manual, conforme a sua escolha durante a ativação.
Veja todas as opções de Preferências de Automatização
| Preferências de Automatização | As reservas serão marcadas como No Show no myfrontdesk | A informação de No Show serão enviadas ao canal | A Taxa de Cancelamento será dispensada | E-mail enviado com as reservas de status No Show |
|---|---|---|---|---|
|
Não fazer o envio automático |
SIM |
NÃO |
SIM | NÃO |
| Enviar; Dispensar a taxa de cancelamento | SIM | SIM | SIM | SIM |
| Enviar; Não dispensar a taxa de cancelamento | SIM | SIM | NÃO | SIM |
É possível mudar o status de uma reserva para No Show antes das 2:05 AM e comunicar o canal manualmente.
Por exemplo: Se uma reserva estiver com qualquer status que não seja "HOSPEDADO" às 2AM e a reserva não se encaixar na comunicação automática devido a diferentes status (por exemplo: Pendente de Confirmação), você poderá alterar para No Show mais tarde, no decorrer do dia. Leia mais informações abaixo sobre como fazer a comunicação de forma manual.
Esse processo funciona apenas se a reserva nunca foi comunicada como No Show ao canal pelo myfrontdesk.
Para comunicar o No Show ao canal através do myfrontdesk de forma manual, siga os passos abaixo:
- Acesse a reserva no myfrontdesk
- Mude o status da reserva para No Show (independentemente de qual o status atual)
- O myfrontdesk fará uma verificação se a reserva está agendada entre 00:00 (meia-noite) na data do check-in e 48 horas depois
- Aparecerá um aviso, conforme mostrado abaixo, e você precisará selecionar uma das opções do menu
- O sistema enviará essa informação ao canal
- CANCELAR - o status da Reserva será mantido o mesmo e não será alterado para No Show. Nenhuma informação será enviada ao canal
- CONTINUAR > Não enviar ao canal - o status da Reserva será alterado para No Show e nenhuma informação será enviada ao canal
- CONTINUAR > Enviar Informação de No Show ao canal; Dispensar taxa - O status da reserva será alterado para No Show. A informação será enviada ao canal para dispensar a taxa de cancelamento
- CONTINUAR > Enviar Informação de No Show ao canal; Não Dispesar taxa - o status da reserva será alterado para No Show. A informação será enviada ao canal junto com a taxa de cancelamento
6. Após escolher uma das opções acima, aparecerá imediatamente um sinal de que a página está carregando
7. Após aparecer a mensagem de confirmação do canal, você verá a seguinte mensagem:
Se o status da reserva for alterado depois e de volta para No Show, dentro de uma janela de 48 horas (e com todas as regras válidas), o usuário ainda terá a opção de comunicar o No Show ao canal.
Ao usar o Fluxo de Comunicação Manual, o usuário também poderá ver os seguintes avisos:
Se ainda estiver muito antes da data de check-in da reserva, a seguinte mensagem aparecerá:
Se já tiver passado o período de 48 horas após a data de check-in, aparecerá a seguinte mensagem:
O que esperar após o status da reserva ser enviado com sucesso ao canal como No Show:
- O canal "cancelará" a reserva na sua extranet
- No myfrontdesk, a reserva ficará marcada como No Show e terá o número de Cancelamento como pendente, até que o myfrontdesk receba uma atualização do canal
- Quando a atualização de cancelamento for recebida do canal, a reserva será atualizada para mostrar o número e a taxa de Cancelamento, conforme mostramos na tela abaixo
4. Dependendo da sua política de cancelamento, será necessário lançar a taxa de cancelamento da reserva no extrato do hóspede de forma manual.
Leia mais sobre como lançar uma transação de forma manual: Como lançar uma diária manual
Poderá levar entre 1 e 5 minutos para o canal processar as informações. Por isso, a reserva mostrará o número do cancelamento como pendente e após as atualizações do canal, será possível ver o número e a taxa de cancelamento.
Quando uma mensagem de erro é recebida de volta do canal, ela aparecerá conforme mostramos abaixo:
| Possíveis erros | Significado |
|---|---|
| No Show já foi comunicado |
|
| Muito cedo para comunicar |
|
| Muito tarde para comunicar |
|
| Ocorreu overbooking Isso acontece quando a reserva foi marcada como "overbooked" na extranet do canal |
|
| Não pode ser alterado |
|
|
Já cancelada |
|
| Outras mensagens |
|
- Se você nunca comunicou a reserva como No Show ao canal, prossiga e siga os passos descritos acima
- Se a reserva já foi comunicada como No Show ao canal e você tentar mudar o status para Confirmado, Pendente de Confirmação ou Check-out Feito, aparecerá a seguinte mensagem:
- Caso a reserva já tenha sido comunicada como No Show com sucesso ao canal e você tente alterar novamente de qualquer status para No Show, aparecerá a seguinte mensagem:
Os logs da reserva mostrarão o seguinte:
- Registros de data e hora de quando o No Show foi comunicado ao canal
- O usuário que realizou a ação
- A resposta do canal
Também é possível verificar essas mudanças na seção de Log de Atividades.
Utilize o filtro "Alterações Realizadas" e selecione a opção "Reserva - Atividade e Status"
Perguntas frequentes
No momento, o myfrontdesk não possui um relatório dedicado, mas os proprietários receberão um relatório diário de status com as reservas No Show enviado para / recebido do canal em um e-mail que mostra se o status foi confirmado / falhou.
Exemplo:
Atualmente, apenas os proprietários podem receber esses e-mails. Não é possível mudar o destinatário.
Sim, depois que você ativar essa funcionalidade, você poderá acessar a aba de Preferências de Notificação do Sistema para configurar/editar os destinatários. Leia o seguinte tutorial para obter mais detalhes: Preferências de Notificação do Sistema
Comentários
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