Este tutorial responde às dúvidas frequentes relacionadas a reservas no PMS da Cloudbeds.
Para fazer com que todas as reservas criadas manualmente tenham o campo de país preenchido com o país da propriedade, siga as instruções abaixo:
- Acesse a página de Configurações e clique na aba Sistema
- Na seção preferências de automação, ative ou desative a opção usar país padrão para o hóspede:
- Ativado - todas as reservas criadas manualmente terão o campo de país preenchido com o país da propriedade.
- Desativado - você terá que inserir manualmente o país dos clientes ao criar uma nova reserva
- Clique em SALVAR
No caso de hóspedes adicionais incluídos durante o processo de criação da reserva, o PMS da Cloudbeds preencherá automaticamente seus campos com o país da propriedade. Se esses hóspedes adicionais forem adicionados após a criação da reserva (por meio da aba de Detalhes do Hóspede), o campo de país não será preenchido automaticamente.
Se você clicar em datas passadas, mas o sistema não exibir a opção de criar uma reserva, isso significa que:
- Não há disponibilidade ou tarifas para as datas
- O usuário que está logado no sistema não tem permissão para criar e modificar reservas em datas passadas.
Para verificar essa permissão, faça login como Proprietário da Propriedade, acesse a página de Papéis de Usuário e edite a função atribuída ao usuário específico. Procure pela permissão Criar e modificar reservas em datas passadas e habilite-a para o usuário, se necessário:
- As instruções abaixo se aplicam apenas a reservas diretas criadas dentro do PMS da Cloudbeds (telefone, e-mail, walk-in, etc.) e no motor de reservas da Cloudbeds.
- Para reservas feitas via OTAs (agências de viagens online, como Booking.com, Expedia, Airbnb, etc), é necessário alterar o tipo de acomodação na extranet da OTA ou pedir ao hóspede para modificar sua reserva. Dessa forma, a reserva será atualizada tanto na OTA quanto no PMS da Cloudbeds. Mais informações: Como cancelar ou alterar reservas realizadas em OTAs.
- Clique na reserva a ser movida, em seguida, arraste-a até o novo tipo de acomodação
- A alteração no preço para mais ou para menos aparecerá na janela pop-up depois de arrastar a reserva
- Sua equipe tem a opção de ignorar a diferença nas cobranças ou confirmar o novo preço. Para alterar a reserva para um novo tipo de acomodação sem cobrança, clique no botão ignorar a diferença
Se houver alguma restrição de estadia mínima/máxima definida nos intervalos de tarifa e as datas inseridas para fazer uma nova reserva direta não atenderem a esses critérios, aparecerá a seguinte mensagem: A sua pesquisa não retornou nenhum resultado. Veja abaixo algumas soluções alternativas para ignorar essas restrições.
Saiba mais sobre Restrições de estadia mínima e máxima
Nem todos os usuários terão a permissão para ignorar as restrições. Verifique as configurações na página de permissões de papéis de usuário para confirmar se esse recurso está ativo para os papéis de usuário específicos.
Usando as origens de reservas diretas, o sistema procurará disponibilidade que corresponda aos requisitos definidos pela propriedade. Se houver restrição de estadia mínima ou máxima definida nos intervalos de tarifa e as datas inseridas não atenderem a esses critérios, o usuário receberá a mensagem de indisponibilidade.
Para concluir a reserva direta, siga as instruções abaixo:
- Altere o tipo de visualização para fracionada
- Clique na caixa localizada abaixo do preço para selecionar a diária
- Atualize as informações de quantidade de adultos/crianças/quartos conforme desejado
- Clique em ADICIONAR
- Aparecerá uma mensagem de aviso informando que essa reserva não atende às restrições definidas pela sua propriedade. Selecione sobrepor para prosseguir
- A acomodação será adicionada no painel ao lado esquerdo
- Clique em detalhes da reserva para adicionar detalhes da reserva e do hóspede
- Essa alteração será aplicada apenas a essa reserva específica. O depósito sugerido na página de Políticas permanece o mesmo.
- Aprenda como alterar as configurações do depósito sugerido: Como configurar políticas de depósito antecipado
- Se a reserva for alterada (número de diárias, tipo de acomodação diferente, novos itens adicionados, etc.), o depósito sugerido será atualizado automaticamente, de acordo com as suas Políticas. Clique para saber mais sobre como editar reservas no PMS da Cloudbeds
- Clique para criar uma nova reserva e selecione a origem. Nesse caso, é necessário selecionar uma origem direta (por exemplo: walk-in) e não externa.
- Siga as instruções para buscar disponibilidade e adicionar detalhes da reserva e do hóspede
- Após a etapa de confirmar e pagar, clique para editar o depósito sugerido na página de Pagamento
- Altere o depósito sugerido e clique em confirmar a reserva
- Confirme se deseja ou não enviar a confirmação da reserva
- Problema: ao tentar fazer check-in em uma reserva criada no passado, o sistema responde com a notificação "Não é possível fazer o check-in dessa reserva antes de fazer o check-out da reserva atualmente hospedada nessa acomodação."
- Solução: certifique-se de que todas as reservas anteriores fizeram o check-out e que todas as reservas após a reserva recém-criada no passado estão no status Confirmado (não Hospedado)
Não é possível arrastar uma reserva passada no calendário para movê-la. Para alterar a acomodação ou as datas da estadia, altere o status da reserva para Confirmado ou Hospedado e faça a sua edição.
Saiba mais sobre como editar reservas no PMS da Cloudbeds
Se a reserva não era para ser prorrogada automaticamente (por exemplo: você esqueceu de alterar o status da reserva para check-out feito ou não sabia que o recurso estava ativado):
- Edite a data de check-out da reserva
- Verifique se o hóspede tem saldo pendente (adicionar ou estornar pagamento, conforme necessário no extrato do hóspede) para mostrar o saldo correto.
- Após finalizar, altere o status da reserva para Check-out feito. Aprenda como alterar o status da reserva aqui.
O proprietário da propriedade já tem permissão para editar e alterar o status da reserva. Outros usuários precisam receber permissão do proprietário para:
- Modificar reservas
- Criar e modificar reservas para datas passadas
Saiba mais sobre papéis de usuário: Funções e Permissões
Exemplo:
- A funcionalidade de extensão automática de data de check-out está ativada para esta propriedade.
- A Reserva 1 tem data de check-out para amanhã, 19 de dezembro, e está atualmente hospedada.
- Para o dia 19 de dezembro, foi feita outra reserva para o mesmo quarto (Reserva 2).
O que fazer?
- Se até as 02:05 AM a Reserva 1 não tiver feito check-out da acomodação, o sistema irá automaticamente prorrogar a data de check-out da Reserva 1 e remover a alocação da acomodação da Reserva 2 (a reserva será removida do Calendário e você terá que fazer a alocação manualmente).
- Verifique a situação: altere o status da Reserva 1 para check-out feito se o hóspede já tiver feito check-out, ou faça a alocação da Reserva 2 em outra acomodação.
Saiba mais sobre como encontrar e lidar com reservas não atribuídas
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