Recibos - Como gerar e fazer o download de recibos na página de reserva

O recibo é um documento emitido para o hóspede, descrevendo todas as transações relacionadas à reserva. Este tutorial explica como gerar e fazer o download do recibo do hóspede.

Você pode ler esse tutorial para obter mais informações: Recibos - Como Configurar

Permissão do usuário para visualizar recibos

Se o recibo possui PII (Informações de identificação pessoal), o usuário sem permissão para visualizar PII não conseguirá visualizar o recibo.

Você encontra mais detalhes sobre os papeis de usuário do myfrontdesk no seguinte tutorial: Papéis de Usuários

DEMO - Karina's Hostel - Roles - Google Chrome

Se as permissões para visualizar PII estiverem desativadas, o usuário:

  • Poderá gerar um novo recibo ou enviá-lo por e-mail
  • Não poderá abrir o recibo e ver os detalhes. Se o usuário tentar, aparecerá a seguinte mensagem:
[MC-1006] Display guest details on invoice pdf - Digiarb - Google Chrome

Antes de gerar o recibo, verifique:

Se você tem mais de um hóspede na sua reserva

Se você estiver usando a versão anterior de Recibos, criar um recibo para cada hóspede mostrará sempre o nome do hóspede principal no recibo, mas os detalhes das transações terão o nome do respectivo hóspede alocado. Saiba mais em: É possível criar um recibo para cada hóspede?

Com os Recibos Avançados, você pode criar um recibo para cada hóspede da reserva. O recibo mostrará sempre o nome do hóspede para quem está sendo faturado. Você precisa se certificar de que o nome do hóspede está vinculado à acomodação ou transação (cobrança/pagamento) correta. Siga os passos abaixo:

Recibos avançados são uma versão atualizada da funcionalidade de emissão de recibos. Está incluído para os planos Premier e Enterprise da Cloudbeds e também como add-on pago.

  1. Na aba de Acomodações, verifique se as acomodações estão alocadas ao hóspede correto.
  1. Ao lançar um item ou pagamento no extrato, aloque-o ao hóspede correto.
Se o recibo deve ser faturado para uma empresa

Insira o nome da Empresa e o Número de Identificação Fiscal nos detalhes de hóspedes dentro da reserva. Esses detalhes serão exibidos no recibo.

  1. Acesse a aba Hóspede(s).
  2. Selecione o hóspede.
  3. Clique em Editar Detalhes.
  4. Insira o nome da empresa e o número de identificação fiscal da empresa (se aplicável).
  5. Clique em Salvar.

Siga os seguintes passos para gerar recibos:

  1. Acesse a reserva
  2. Clique no botão Ações
  3. Clique em Gerar e Baixar Recibo

Dependendo da versão da sua funcionalidade de Recibos, aparecerá uma dessas janelas.

Se aparecer a janela abaixo, você está usando a funcionalidade de Recibos Avançados, prossiga à seção: Como gerar um recibo usando a funcionalidade de Recibos Avançados

Caso contrário, prossiga com os passos abaixo.

  1. Selecione o(s) extrato(s) para criar o recibo.
  2. Clique em Continuar.
DEMO - Beach Life Testing - Reservas - Google Chrome

Como gerar um recibo usando a funcionalidade de Recibos Avançados

Com a funcionalidade de Recibos Avançados, as transações podem ser faturadas apenas uma vez - isso é para evitar duplicidades.

Se não há transações a serem faturadas no recibo, a seguinte mensagem aparecerá. Para re-emitir um recibo, leia: Recibos - Como cancelar um recibo e emitir uma nota de crédito

Krasi's - Reservas - Google Chrome
  1. Selecione o hóspede para o qual deseja emitir o recibo. Se os dados da empresa foram armazenados no perfil do hóspede, o recibo será emitido à empresa ao invés do hóspede. Veja como adicionar dados da empresa ao perfil do hóspede: Se o recibo deve ser faturado para uma empresa
  2. Selecione um ou mais hóspedes para receber o recibo que você está criando (opcional).
  3. Botão de status Pago - se estiver ativo, o status do recibo aparecerá como Pago. Se estiver desativado, aparecerá como Aberto.

Esse botão serve apenas para fins de monitoramento interno. Você precisará verificar o extrato manualmente para saber se já foi pago ou não.

  1. Selecione os itens a serem faturados, você pode selecionar todos ou apenas itens de hóspedes específicos.

Os itens que já foram faturados não aparecerão na lista. Se você faturou um item por engano, você precisará cancelar o recibo e criar uma Nota de Crédito. Isso liberará todas as transações incluídas no recibo. Saiba mais: Recibos - Como cancelar um recibo e emitir uma nota de crédito

  1. Faça a visualização prévia antes de gerar o recibo para corrigir qualquer erro antes do documento ser emitido.
  2. Clique em Emitir Recibo.

Como imprimir os recibos

Os recibos gerados podem ser encontrados na seção Recibos na aba de Documentos.

  1. Clique em Documentos
  2. Selecione Recibos
  3. Clique no nome do arquivo para visualizar o recibo.

Funcionalidade de Recibos Avançados: Você também verá o status do recibo, que poderá ser Aberto, Pago ou Cancelado, para monitorar os recibos dos seus hóspedes. Recibos - Como cancelar um recibo e emitir uma nota de crédito

  1. Clique no ícone para fazer o download do recibo.
  2. Clique no ícone para imprimir o recibo.

Se você possui a funcionalidade Multi-Moeda ativa na sua conta, você poderá exibir os totais em moedas estrangeiras com a taxa de câmbio nos seus recibos. Leia: Multi-Moeda - Como configurar moedas estrangeiras para aparecerem nos recibos

Outros tutoriais úteis:

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