A fatura é um documento emitido para o hóspede que descreve todas as transações associadas a uma reserva. Este artigo mostra o passo a passo para gerar e baixar a fatura do hóspede.
Para saber como configurar suas preferências para a emissão de faturas, consulte este artigo: Como configurar a emissão de faturas.
Permissão do usuário para visualizar faturas
Levando em consideração PII (Informações Pessoais Identificáveis), apenas os usuários com permissão de visualização de PII poderão visualizar faturas.
Você pode encontrar mais detalhes sobre os papéis no PMS da Cloudbeds no seguinte artigo: Papéis e Permissões.
Se as permissões para visualizar PII estiverem desativadas, o usuário:
- Poderá gerar as faturas e enviar a fatura por e-mail para o hóspede
- Não poderá abrir a fatura e ver os detalhes. Se tentar, a seguinte mensagem de aviso será exibida
Antes de gerar a fatura, verifique:
Se você tiver vários hóspedes em uma reserva
Se você estiver usando uma versão anterior do Faturamento, criar uma fatura para cada hóspede sempre exibirá o hóspede principal no topo da fatura, mas os detalhes das transações terão o respectivo nome do hóspede atribuído a elas. Saiba mais: Posso criar uma fatura para cada hóspede?
Com o recurso de Emissão Avançada de Faturas, você pode criar faturas separadas para cada hóspede na reserva. A fatura sempre exibirá o nome do hóspede a quem será cobrada. Você deve garantir que o nome do hóspede esteja vinculado ao quarto ou transação correta (cobrança/pagamento). Siga os passos abaixo:
- Na guia de Acomodações, verifique se os quartos estão alocados sob o nome correto do hóspede;
- Ao adicionar um item ou pagamento ao extrato, atribua-o ao hóspede correto;
Se a fatura deve ser cobrada a uma empresa
Insira o Nome da Empresa e o Número de Identificação Fiscal da Empresa nos detalhes do hóspede dentro da reserva. Esses detalhes serão exibidos na fatura.
- Vá para Detalhes do Hóspede;
- Selecione o hóspede;
- Clique em Editar Detalhes;
- Adicione o Nome da Empresa e o Número de Identificação Fiscal da Empresa (se aplicável);
- Clique em Salvar.
Siga os passos para gerar a fatura:
- Acesse a reserva desejada;
- Clique no menu de Ações;
- Selecione Gerar Nova Fatura.
Dependendo da versão do seu recurso de Emissão de Faturas, uma dessas janelas será aberta.
Se você está vendo esta janela, você está usando a Emissão Avançada de Faturas, continue para a seção: Como gerar uma fatura usando a Emissão Avançada de Faturas.
Caso contrário, continue com os passos abaixo:
- Selecione os itens a serem cobrados;
- Clique em Emitir Fatura.
Como gerar uma fatura usando a Emissão Avançada de Faturas
Com a Emissão Avançada de Faturas, todas as transações podem ser faturadas apenas uma vez - isso é para evitar faturas duplicadas.
Se não houver nenhuma transação restante para ser faturada, a seguinte mensagem de erro será exibida. Para reemitir uma fatura, confira: Emissão Avançada de Faturas - Como anular uma fatura e emitir uma nota de crédito.
- Selecione o hóspede que você gostaria de faturar. Se os dados da empresa foram armazenados no perfil do hóspede, a fatura será emitida para a empresa em vez do hóspede. Verifique como adicionar dados da empresa ao perfil do hóspede: Se a fatura deve ser cobrada a uma empresa;
- Selecione um ou mais hóspedes para receber a fatura que você está criando (opcional);
- Botão de status Pago - se ativado, o status da fatura será definido como Pago; se desativado, o status será Em aberto;
Este botão é apenas para seus fins de rastreamento interno - você precisará verificar o extrato manualmente para checar se foi pago ou não.
- Selecione os itens a serem cobrados, você pode selecionar todos ou apenas itens específicos pertencentes a hóspedes específicos;
Itens que já foram faturados não serão exibidos na lista. Se você faturou acidentalmente um item errado, deve anular a fatura e criar uma Nota de Crédito. Isso liberará todas as transações incluídas na fatura. Saiba mais: Emissão Avançada de Faturas - Como anular uma fatura e emitir uma nota de crédito
- Pré-visualize a fatura antes de gerá-la para identificar ou corrigir quaisquer erros antes que o documento seja emitido;
- Clique em Emitir Fatura.
Imprimir fatura
As faturas geradas podem ser encontradas na seção Faturas sob a guia de Documentos.
- Clique em Documentos;
- Selecione Faturas;
- Clique no número da fatura para baixar a fatura. A fatura será baixada automaticamente para o seu computador;
Emissão Avançada de Faturas: Você verá o status da fatura que você pode definir como Em aberto, Pago ou Anulado para acompanhar as faturas dos seus hóspedes.
- Clique no arquivo para visualizar;
- Clique no botão para imprimir a fatura.
Se você tiver Multi-Moeda habilitado para sua conta, você pode exibir totais em moedas estrangeiras e a taxa de câmbio em suas faturas. Confira: Multi-Moeda - Como configurar moedas estrangeiras para exibir em faturas.
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