Il peut y avoir différents types de surréservations sur la plateforme Cloudbeds. Cet article explique les scénarios les plus courants où les surréservations se produisent, pourquoi elles surviennent et comment les gérer.
Apprenez-en plus : Fonctionnalités de surréservation dans Cloudbeds PMS.
Surréservations causées par les blocs de chambres ou les mises en attente de courtoisie
Le PMS Cloudbeds vous permet de créer des blocs de chambres, des mises en attente de courtoisie, ou de mettre une chambre hors service.
Si vous êtes complet et que vous avez des réservations non attribuées, le système permet toujours aux utilisateurs de créer un bloc de chambres, une mise en attente de courtoisie ou de mettre une chambre hors service, ce qui peut entraîner une surréservation (p. ex., maintenance ou réparations imprévues).
Si vous avez l’attribution automatique des chambres activée, le système n’attribuera pas automatiquement une réservation à une chambre bloquée pendant la plage de dates de la réservation. Vous devrez l’attribuer manuellement via le bouton bleu Attributions.
Lors de la tentative de création d’un bloc en cas d’occupation complète, un avertissement vous demande de confirmer. Si vous continuez, une surréservation sera créée.
Surréservations causées par l’ajout manuel d’une réservation Tiers
- Les sources tierces peuvent être utilisées pour enregistrer manuellement des réservations effectuées via OTA/grossiste/agent de voyage/entreprise.
- Vous pouvez créer ces réservations indépendamment de la disponibilité ou des restrictions de séjour (Min/Max LOS, Fermé à l'arrivée/départ), sous réserve d'accords spéciaux avec les partenaires.
- Note : Cela peut entraîner des surréservations si ce n'est pas géré avec précaution. Voir ci-dessous comment créer ces réservations (lorsque nécessaire) et comment restreindre les utilisateurs pour éviter les erreurs.
Créer une réservation tierce en cas d’indisponibilité
- Suivez les étapes pour créer une nouvelle réservation et sélectionnez une source tierce.
- Poursuivez et confirmez la création de la réservation.
- Un avertissement de surréservation s’affiche — cliquez sur Continuer pour valider.
Même en cas d’indisponibilité pour la période, le système vous permet toujours de sélectionner la chambre pour finaliser la réservation.
Interdire aux utilisateurs de créer des surréservations via des réservations tierces
Désactiver l’autorisation utilisateur de créer des réservations tierces en surréservation
Le propriétaire de l’établissement a par défaut accès à la gestion des utilisateurs. Les autres utilisateurs doivent se voir accorder cet accès par le propriétaire.
Vous pouvez autoriser les surréservations (p. ex. en cas d’annulations attendues ou d’utilisation de chambres alternatives). Sinon, évitez les surréservations accidentelles en mettant à jour les autorisations des rôles :
- Ouvrez les rôles et modifiez le rôle de l’utilisateur.
- Sous Réservations, désactivez Créer des réservations tierces en surréservation et (facultativement) Créer des réservations tierces.
- Enregistrez vos modifications.
Désactiver toutes les sources tierces
Désactiver toutes les sources tierces empêche tous les utilisateurs (y compris le propriétaire de l’établissement) de créer des réservations tierces. Voir : Activer/Désactiver les sources de réservation.
Surréservations causées par le déplacement d’une réservation entre types d’hébergement
Raison/contexte :
- Si vous avez des réservations non attribuées, des places disponibles apparaissent dans votre calendrier, ce qui vous permet de glisser-déposer une réservation entre types de chambre. Si la catégorie cible est en réalité complète, cela créera une surréservation.
Le système n’avertit pas qu’une surréservation peut se produire ici — il propose seulement de recalculer le prix total ou d’annuler l’action.
Que faire :
- Avant de déplacer des réservations, assurez-vous qu’il n’y a pas de réservations non attribuées pour les dates concernées. Apprenez comment trouver et gérer les réservations non attribuées.
- Utilisez le Journal d’activité pour comprendre pourquoi une surréservation a été autorisée. Si ce n’est toujours pas clair, contactez le Support en fournissant l’ID de réservation, les dates, les chambres, les canaux, ainsi que le résultat attendu vs. réel.
Modifier la quantité de chambres peut aussi provoquer des surréservations : par exemple, vous avez 8 chambres « Standard Double » et 8 réservations pour une journée. Si vous réduisez la quantité de chambres à 5 dans les paramètres, vous aurez immédiatement 3 surréservations pour cette date.
Surréservations causées par des réservations simultanées
Une réservation simultanée se produit lorsque la dernière chambre disponible d’un type de chambre est réservée presque en même temps (dans un délai d’environ 15 minutes) sur différents canaux.
Exemple :
- Disponibilité : 1 Double Deluxe. Deux réservations arrivent :
- Réservation 1 : Double Deluxe (5 mai — Booking.com — 12h10)
- Réservation 2 : Double Deluxe (5 mai — Expedia — 12h15)
Raison :
- Sur Booking.com, le premier client trouve une disponibilité et dispose d’une fenêtre de 15 minutes pour finaliser la réservation. Durant cette fenêtre, la disponibilité semble ouverte.
- Sur Expedia, un second client peut simultanément voir la même disponibilité et commencer une réservation également.
- Si un client ne termine pas dans la fenêtre de 15 minutes, il est généralement déconnecté et la disponibilité est actualisée.
- Si les deux finalisent presque en même temps sur différents canaux, les canaux peuvent ignorer les mises à jour de disponibilité de dernière minute et autoriser les deux réservations.
- Le PMS Cloudbeds tente de fermer la disponibilité sur tous les canaux aussi rapidement que possible, mais si un client est déjà avancé dans le processus de check-out, le canal peut encore accepter la réservation.
Beaucoup d’hôteliers ne proposent pas la dernière chambre disponible à leurs partenaires de canal. Par exemple, vendre 8 chambres sur 10 via les canaux et garder les 2 dernières pour la réservation directe (site web/client de passage/téléphone). Cela réduit le risque de surréservation.
Impact des surréservations sur l’Auto Attribuer
Même si un type de chambre spécifique affiche des unités disponibles, l’établissement peut être considéré comme complet à cause des surréservations sur d’autres types d’hébergement. Dans ce cas, l’Auto Attribuer ne placera pas de nouvelles réservations tant que la surréservation n’est pas résolue ou qu’une unité ne se libère pas.
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