Les Préférences générales du système dans l’onglet Système vous permettent de personnaliser votre établissement selon vos besoins et préférences. Cet article présente l’onglet Préférences et explique l’utilisation de chacune des options disponibles.
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Accès et utilisation
Le propriétaire de l’établissement a par défaut accès aux paramètres généraux du système. Les autres utilisateurs doivent se voir attribuer l’autorisation de gérer le profil hôtelier dans les rôles. En savoir plus : Rôles et autorisations
- Dans le menu Compte, accédez à la page Paramètres et cliquez sur la section Système
- Cliquez sur Préférences.
Pour sélectionner ou activer/désactiver vos préférences, suivez les instructions ci-dessous selon le format du paramètre :
- Menus déroulants des paramètres (Préférences de format) : Pour activer ou désactiver une préférence de format, sélectionnez l’option souhaitée dans le menu déroulant et enregistrez vos modifications.
- Boutons bascule d’activation/désactivation : Pour activer ou désactiver un paramètre, cliquez simplement sur le bouton bascule correspondant, puis enregistrez vos modifications.
Aperçu des paramètres
Pour afficher ou modifier les options d’affichage régionales, accédez à votre menu Compte, cliquez sur Paramètres et sélectionnez la section Système. Cliquez sur l’onglet Préférences et repérez la section Préférences de format.
| Paramètres | Fonctionnalité |
| Langue de l’application | Modifie la langue de ton système Cloudbeds PMS (applicable à tous les utilisateurs de l’établissement). En savoir plus sur la configuration des langues du système et les langues prises en charge. |
| Fuseau horaire de l’établissement |
Pour des raisons de sécurité, ce paramètre ne peut être modifié que par l’équipe Cloudbeds. Contacte notre Équipe d’assistance et précise le nouveau fuseau horaire de ton établissement. Retrouve les fuseaux horaires disponibles ci-dessous. Si ton fuseau horaire n’est pas listé, choisis la grande ville la plus proche de ton établissement ou consulte cette carte pour identifier ton fuseau horaire.
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| Format de devise de l’application |
Modifier le format de devise par défaut de l’Application impacte tous les tarifs, réservations et connexions aux canaux. Lis attentivement les risques encourus avant de procéder : À propos du changement du format de devise de l’application. |
| Format de date de l’application | Sélectionne entre le Par défaut (selon la langue), jj/mm/aaaa (format de date grégorien) et mm/jj/aaaa (format de date américain) |
| Format horaire de l’application | Sélectionne entre le Par défaut (selon la langue), 23:59 (format 24 heures) ou 11:59 PM (format 12 heures) |
| Devise de l'application |
Modifier la devise par défaut de l'application impacte tous les tarifs, réservations et connexions aux canaux. Nous vous recommandons vivement de ne changer cette valeur que lors de la première configuration de votre compte. Après la configuration, toutes les réservations précédentes resteront dans la devise d'origine. Lisez attentivement les risques encourus en effectuant cette action, ainsi que les étapes suivantes à suivre. |
Pour configurer les limites opérationnelles des processus de fin de journée, accédez au menu Compte, sélectionnez Paramètres, puis cliquez sur la section Système.
Dans l’onglet Préférences, faites défiler la page pour accéder à la zone de configuration des Préférences d’audit de nuit.
| Paramètres | Fonctionnalité |
| Changement automatique du statut en absence sans annulation pour les réservations non enregistrées |
Lorsqu’il est activé, les réservations non enregistrées à la fin de la date d'arrivée seront automatiquement changées en statut absence sans annulation et l’hébergement deviendra disponible pour d’autres réservations. Note : Si le grand livre des acomptes est activé, tous les acomptes restants sur les réservations seront consommés lors du processus automatique d’absence sans annulation. En savoir plus sur cette fonctionnalité dans la section ci-dessous : À propos du changement automatique du statut en absence sans annulation. |
| (Distribution des canaux) Signaler les absences sans annulation à Booking.com lorsque le statut est changé automatiquement en absence sans annulation ? |
Ce paramètre est conditionnel et devient visible uniquement lorsque le changement automatique du statut en absence sans annulation pour les réservations non enregistrées est activé. Il détermine les règles d’envoi automatique à Booking.com lors de la mise à jour du statut d’une réservation en absence sans annulation :
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| Heure par défaut pour exécuter les processus d’audit de nuit | Vous pouvez exécuter manuellement votre audit de nuit avant cette heure, mais toutes les tâches d’audit de nuit automatisées non terminées seront déclenchées à cette heure définie. En savoir plus sur les processus et rapports d’audit de nuit. |
| Extension automatique d’un jour pour les réservations non parties au check-out |
Lorsqu’elle est activée, les réservations encore en séjour et non parties à la date de check-out seront automatiquement prolongées d’une nuit jusqu’au départ (maximum 365 jours). Retrouve plus de détails dans cette section : À propos de l’extension automatique de la date de check-out. |
Pour gérer les options de réservation automatisée, les paramètres de distribution et les flux de travail d’allocation des chambres, accédez au menu Compte, cliquez sur Paramètres et sélectionnez la section Système.
Dans l’onglet Préférences, localisez la section Préférences de réservation pour configurer les paramètres liés aux blocages d’occupation, aux attributions automatiques des chambres et aux dates limites de disponibilité des canaux.
Lire les considérations importantes sur les paramètres de préférences ci-dessous.
| Paramètres | Fonctionnalité |
| Autoriser les réservations supplémentaires lorsque l'établissement est à pleine occupation | Cela s'applique lorsque l'établissement atteint au moins 100 % d'occupation, qu'un type de chambre est déjà en surréservation, mais qu'un autre dispose encore de disponibilité. Activer cette option ouvrira la disponibilité pour le type de chambre encore disponible. La désactiver fermera la disponibilité pour tous les types de chambre. |
| Autoriser les réservations le jour même sur le moteur de réservation et les canaux | Activez cette fonctionnalité pour afficher l'inventaire du jour même sur le moteur de réservation et tous vos canaux connectés. |
| Attribution automatique des réservations |
Si activée, toutes les nouvelles réservations seront automatiquement attribuées au premier hébergement disponible dans ce type de chambre, sans avoir besoin d'aller dans le calendrier ou l'écran de réservation pour attribuer chaque réservation individuellement. Note : En cas d'occupation proche de la pleine capacité, le système ne réorganisera pas les réservations déjà attribuées pour faire de la place à la nouvelle réservation. Celle-ci sera ajoutée à la file d'attente pour une attribution manuelle. En cliquant sur le bouton bascule, le système vous demandera si vous souhaitez que l'application attribue automatiquement les hébergements aux réservations existantes/en cours et futures ou uniquement aux nouvelles réservations.
Obtenez plus de détails sur l'attribution automatique des chambres. |
| Attribution automatique des réservations importées via les listes d'attribution des chambres |
Ce bouton bascule détermine si les réservations créées via une importation de liste d'attribution des chambres reçoivent automatiquement une attribution de chambre ou restent non attribuées.
Note : Ce paramètre est disponible exclusivement pour les établissements participant à la phase de lancement limité Groupes et Événements. Pour les étapes complètes de configuration et les flux de travail opérationnels, consultez Comment gérer les listes d'attribution des chambres. |
| Utiliser le pays par défaut pour le client |
Lorsqu'il est activé, le champ pays des détails du client sera prérempli avec le pays de l'établissement. Si des clients supplémentaires sont inclus lors de la création de la réservation, Cloudbeds remplira automatiquement avec le pays de votre établissement. Si ces clients supplémentaires sont ajoutés après la création de la réservation (via l'onglet Détails du client), le champ pays ne sera pas prérempli. |
| Réservations le jour même jusqu'à |
Les clients ne seront pas autorisés à réserver pour une arrivée le jour même après l'heure spécifiée. Obtenez plus de détails sur cette fonctionnalité ici : À propos de l'autorisation des réservations le jour même. |
Pour gérer les affichages des opérations internes, les contrôles de conformité et les champs clients par défaut, accédez au menu Compte, cliquez sur Paramètres et sélectionnez la section Système.
Dans l’onglet Préférences, faites défiler vers le bas pour localiser et configurer les options de la section Préférences diverses.
| Paramètres | Fonctionnalité |
| Afficher l'heure d'arrivée estimée | Si activé, l'heure d'arrivée estimée pour la réservation apparaîtra lors de la création d'une nouvelle réservation, sur la réservation, sur le calendrier, et lors de la configuration du moteur de réservation. |
| Activer la fonctionnalité de conformité RGPD | Si activé, des outils pour se conformer au RGPD tels que l'extraction des données client, l'anonymisation et l'inscription marketing seront disponibles pour cet établissement. Vous resterez seul responsable de la conformité à la législation RGPD. |
| Activer l'affectation des paiements | L'activation de l'affectation des paiements signifie que lorsqu'un utilisateur encaisse un paiement, il peut spécifier précisément à quelles charges ce paiement correspond. |
| Petit-déjeuner (Distribution des canaux) |
Cette option indique aux canaux si le tarif du petit-déjeuner est inclus dans vos tarifs par nuit. Ce paramètre affecte uniquement les tarifs envoyés dans la distribution des canaux (pour les canaux concernés) et n'affecte pas les tarifs définis dans le moteur de réservation. Vous pouvez choisir entre :
Note importante : Ce paramètre affecte uniquement les tarifs envoyés aux canaux suivants : Trip.com, HRS, Reconline et TripAdvisor. Il n'affecte pas les tarifs du moteur de réservation Cloudbeds ni ceux des autres canaux connectés. |
| Afficher les départs dans la liste des départs sur le tableau de bord | Si activé, un établissement peut voir les clients qui ont déjà effectué leur check-out dans la liste des départs de leur tableau de bord. Si désactivé, un établissement ne verra que les clients qui doivent encore effectuer leur check-out. |
| Format du nom du client dans le calendrier | Sélectionnez parmi les options disponibles pour le format du nom : Prénom, Nom / Nom, prénom |
| Début de semaine (bêta) |
Définit le premier jour de la semaine (dimanche, lundi ou samedi) pour tous les calendriers de l’établissement. Cette configuration met à jour la mise en page des calendriers, les sélecteurs de date et l’affichage de la disponibilité dans Cloudbeds PMS et le moteur de réservation. Note : Le label « bêta » indique que ce paramètre ne s’applique pas encore aux outils Expérience client et Guest Marketing. Obtenez plus de détails sur cette fonctionnalité ici : Choisir le jour de début de semaine dans les paramètres de Cloudbeds PMS. |
| Exiger le paiement intégral de la réservation avant le check-in | Sélectionnez si vous souhaitez que la réservation soit payée intégralement avant le check-in. Note : En choisissant Oui, vous ne pourrez pas effectuer le check-in de cette réservation tant que le montant total n’aura pas été réglé. |
Considérations importantes
- Actuellement, il n’existe aucun algorithme pour attribuer une réservation à une chambre afin de maximiser l’occupation. La réservation est plutôt attribuée à la première chambre disponible.
- L’attribution automatique ne concerne que les chambres du même type de chambre.
- Pour attribuer automatiquement une réservation, la disponibilité doit être continue dans la même chambre.
- Il arrivera que tu doives réattribuer des réservations pour pouvoir accueillir toutes les réservations d’une journée.
- Les surréservations ne seront pas attribuées car aucune chambre n’est disponible pour les assigner.
- Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients mais est désactivée par défaut.
- Les attributions automatiques de chambre apparaîtront dans les journaux d’activité comme effectuées par le Système.
Considérations supplémentaires sur l’attribution automatique
- L’attribution automatique ne réorganise pas les réservations existantes pour libérer de la place. Si toutes les unités ont une occupation partielle, la réservation restera non attribuée même si le type de chambre affiche un inventaire disponible.
- Les unités verrouillées manuellement dans le calendrier ne peuvent pas être attribuées automatiquement.
- Si l’établissement est en pleine occupation à cause de surréservations dans d’autres catégories, l’attribution automatique peut ignorer la réservation même si le type de chambre correct a des unités disponibles.
- L’attribution automatique s’applique uniquement aux réservations créées après l’activation de la fonctionnalité. Les réservations existantes nécessitent un déclenchement manuel de l’action d’attribution.
- Dans de rares cas, un problème système intermittent peut faire en sorte que l’attribution automatique se termine sans attribuer de chambre. Relancer l’action d’attribution réussit généralement.
Consultez les articles suivants liés aux attributions de chambre :
- Les réservations non enregistrées, y compris toutes les réservations passées dans le système avec les statuts Confirmé et Confirmation en attente, seront automatiquement changées en absence sans annulation et leurs attributions de chambre seront supprimées.
- Si une réservation devient une absence sans annulation, elle n’apparaîtra plus dans ton calendrier et la chambre sera de nouveau disponible.
Réservations Booking.com
- La fonctionnalité (Distribution des canaux) Le rapport des absences sans annulation à Booking.com lors du changement automatique du statut en absence sans annulation ? est actuellement disponible uniquement pour Booking.com. Sélectionne l’une des trois options :
- Ne pas envoyer automatiquement : Le système change automatiquement le statut en absence sans annulation, mais n’envoie pas le rapport d’absence sans annulation à Booking.com.
- Envoyer ; exonérer les frais d’annulation : Oui, automatiser le rapport d’absence sans annulation à Booking.com et exonérer toujours les frais d’annulation.
- Envoyer ; ne pas exonérer les frais d’annulation : Oui, automatiser le rapport d’absence sans annulation à Booking.com et ne jamais exonérer les frais d’annulation.
- Si tu ne vois pas les trois options ci-dessus, ton utilisateur n’a peut-être pas les autorisations nécessaires pour gérer ce paramètre. En savoir plus sur les autorisations utilisateur et d’autres détails concernant cette fonctionnalité : Comment signaler les absences sans annulation aux canaux depuis Cloudbeds PMS
En savoir plus sur les autres options de changement automatique de statut ici : Comment signaler les absences sans annulation aux canaux depuis Cloudbeds PMS
- Le système prolonge automatiquement la date de check-out de la réservation à 02h06 le lendemain.
- Le système continuera à prolonger la réservation d’une nuit tant que tu ne changes pas le statut en Parti.
- Le tarif de chambre pour le jour suivant sera ajouté automatiquement au folio et le solde dû sera mis à jour en conséquence.
- Lorsque l'heure locale de votre établissement atteint l'heure spécifiée dans la date limite, le Gestionnaire de canaux Cloudbeds met automatiquement l'inventaire à zéro et ferme la chambre pour cette même journée.
- Comme Cloudbeds ne contrôle pas les fonctionnalités de chaque canal, nous vous suggérons de vérifier auprès des canaux (OTA) s'ils ont leurs propres dates limites.
La plage horaire commence de 00h00 à 23h59 pour la fonctionnalité Autoriser les réservations le jour même.
Questions fréquentes
Les paramètres de réservation le jour même se trouvent dans votre Compte > Paramètres, et non dans les paramètres du moteur de réservation.
- Accédez à Système dans le menu de navigation à gauche.
- Sélectionnez l’onglet Préférences.
- Faites défiler jusqu’à la section Préférences de réservation pour trouver le bouton bascule « Autoriser les réservations le jour même » et le champ « Date limite des réservations le jour même ».
Elle concerne les deux. Lorsque l’heure locale de votre établissement atteint la date limite spécifiée, le Gestionnaire de canaux Cloudbeds met automatiquement l’inventaire de cette journée à zéro et ferme les chambres pour toutes les OTA connectées ainsi que pour le moteur de réservation.
Oui. Ce paramètre est conçu pour gérer la disponibilité automatisée sur les plateformes destinées aux clients (OTA et moteur de réservation). Il ne restreint pas le personnel de l’établissement à créer manuellement une réservation directement dans le PMS si l’inventaire physique est disponible.
Une chambre peut apparaître « ouverte » dans Cloudbeds mais être cachée sur une OTA pour plusieurs raisons :
- Fermetures strictes : Les indicateurs « Fermé » définis manuellement directement dans l’extranet OTA (p. ex. Booking.com) priment sur les mises à jour Cloudbeds.
- Mappage/Tarifs : Le type de chambre peut être non associé, ou le plan tarifaire peut avoir un prix nul ou un prix fictif.
- Restrictions de séjour : Des restrictions actives de Durée minimale de séjour (MinLOS) ou « Fermé à l’arrivée » (CTA) pour cette date.
- Hors service : Les unités spécifiques sont marquées comme « hors service » dans le PMS.
- Configuration de la date limite du canal : Le canal peut avoir sa propre date limite indépendante et configurée différemment qui limite les réservations le jour même, indépendamment du paramètre Cloudbeds.
Oui. Tous les canaux connectés, y compris l’API Airbnb, prennent en charge la date limite de réservation le jour même. Lorsque vous configurez la « Date limite de réservation le jour même » dans Cloudbeds, le système communique cette restriction à vos OTA connectées afin de garantir une gestion précise de la disponibilité sur toutes les plateformes accessibles aux clients.
Définir la date limite à 00h00 désactive en fait les réservations le jour même pour toute la journée, car la date limite est atteinte dès le début de la journée. Pour permettre les réservations tout au long de la journée, définissez la date limite à une heure plus tardive (p. ex. 22h00).
Non. Cloudbeds ne fermera pas automatiquement la disponibilité si une heure limite spécifique n’est pas saisie manuellement. Dans ce cas, la possibilité de réserver via une OTA et jusqu’à quelle heure dépend entièrement des paramètres et configurations propres à cette OTA.
- Modifier la configuration de ta devise dans Cloudbeds PMS ne changera que le symbole de la devise, toutes tes valeurs de réservation existantes ainsi que les valeurs dans les rapports ne seront pas modifiées.
- Exemple de valeurs de réservation : avant le changement de devise = $20 (USD), après le changement de devise = €20 (EUR).
- Exemple de valeurs dans les rapports : en changeant la devise de l’EUR (€) au USD ($), si tes rapports affichaient auparavant un revenu total de €100,00, le revenu total sera désormais de $100,00.
- Nous te recommandons vivement de créer des fermetures de ventes par canal et un contingent temporaire pour ton moteur de réservation Cloudbeds afin qu’il soit ramené à zéro avant le changement de devise. Cela permet de faire les ajustements nécessaires aux tarifs des chambres avant de les envoyer aux canaux connectés, évitant ainsi la mise à jour de tarifs incorrects à cause du changement de devise.
- Après le changement, tous les tarifs de base, plans tarifaires et articles auront des prix obsolètes. Assure-toi de les mettre à jour avec les bonnes valeurs dans la nouvelle devise, avant de supprimer les fermetures de ventes des canaux et de réajuster les contingents pour le moteur de réservation Cloudbeds.
Notre système ne convertira aucun montant lors du changement de la devise par défaut. Si tu dois absolument effectuer ce changement, tu dois mettre à jour manuellement la devise partout dans le système, notamment :
- Tarifs de base et plans tarifaires
- Frais pour les clients supplémentaires
- Différentiels de prix dans la matrice de disponibilité (si ce n’est pas un pourcentage)
- Taxes et frais (si un montant fixe est défini)
- Acomptes (si un montant fixe est défini)
- Prix des articles et services
- Limites de prix PIE
- Règles PIE
- Produits de vente additionnelle Cloudbeds Guest Experience
- Frais de livraison Cloudbeds Guest Experience
Tu n’utilises peut-être pas toutes ces fonctionnalités, mais tu dois mettre à jour tous les prix dans le système où ils sont configurés.
Si tu acceptes les risques mentionnés ci-dessus et souhaites changer ta devise, contacte notre équipe d’assistance.
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