Gérer les retours en arrière du statut de la réservation pour les réservations passées et inactives

Mariia Korostashevych

Mise à jour 9 novembre 2026 13:03

Objectif	Comprendre quelles modifications de statut de réservation à une date passée ou inactives sont autorisées, signalées ou bloquées, et savoir quelle action entreprendre ensuite.
Idéal pour	La Réception, l’Audit de nuit, les gestionnaires d’établissement et les administrateurs PMS
À utiliser lorsque	Tu dois corriger un statut de réservation après un check-in, un check-out ou un No-show, ou qu’une option de statut est grisée.
Prérequis	Autorisation pour modifier les statuts de réservation. Les préférences Audit de nuit au niveau de l’établissement peuvent déterminer si certaines réversions à une date passée sont autorisées.
Résultat attendu	Tu peux identifier si une réversion de statut de réservation est possible et choisir la bonne action suivante sans créer d’incohérences dans l’inventaire, le folio ou les données de reporting.
Limites	Certaines modifications de statut sont toujours bloquées, indépendamment des préférences Audit de nuit de l’établissement. Les mises à jour des canaux peuvent aussi nécessiter une action séparée.

Introduction

Cloudbeds PMS applique différentes règles lorsque tu modifies une réservation pour revenir à un statut antérieur. Le résultat dépend du statut actuel de la réservation, de la date commerciale Cloudbeds, et, pour certaines modifications à une date passée, des préférences Audit de nuit de l’établissement.

Ces contrôles aident à éviter que des séjours passés ne soient rouverts par erreur, ce qui peut impacter l’occupation des chambres, les débits sur le folio, les enregistrements financiers et le reporting de fin de journée. Les corrections sur la même date d’activité restent possibles lorsque cela est pris en charge, tandis que certaines réversions sur des dates antérieures affichent un avertissement ou sont bloquées.

Dans les opérations quotidiennes, tu peux avoir besoin de ces options lorsqu’un client est enregistré en arrivée ou en départ par erreur, lorsqu’un client arrive après avoir été marqué comme No-show, ou lorsque le personnel découvre qu’un statut de réservation d’une date d’activité précédente doit être corrigé. Cet article t’aide à identifier quel chemin de correction appliquer avant de modifier la réservation.

Table des matières

Qui est concerné et comment
Comprendre la date d’activité et la réversion de statut
Vérifier quels changements de statut de réservation sont possibles
Revenir d’un statut Parti à En séjour
Revenir d’un statut En séjour à Confirmé ou Confirmation en attente
Revenir d’un statut No-show à Confirmé ou Confirmation en attente
Questions fréquentes sur les changements de statut de réservation
Configurer les préférences de réversion de statut de réservation
Pourquoi Cloudbeds avertit lors de la réactivation de réservations inactives

Qui est concerné et comment

Les réversions de statut de réservation impactent différemment les flux de travail de la réception, le timing de l’Audit de nuit et la configuration au niveau de l’établissement selon ton rôle.

Rôle	Ce qu'il faut savoir
Réception	Utilise le menu du statut de réservation pour identifier les corrections disponibles. Les modifications sur des dates passées peuvent afficher un avertissement ou être indisponibles selon les paramètres de l’établissement. Consulte le règlement des changements de statut avant de modifier une réservation inactive.
Audit de nuit	L’Audit de nuit fait avancer la date d’activité Cloudbeds. Cette date d’activité détermine si les corrections de statut applicables sont considérées comme des corrections du même jour ou des retours en arrière sur des dates passées. Consulte le fonctionnement de la date d’activité.
Gestionnaire d’établissement / Directeur général	Comprends l’impact financier, sur les rapports et l’inventaire de la réouverture des séjours passés et décide si l’établissement doit avertir le personnel ou bloquer les retours en arrière sur des dates passées pris en charge.
Administrateur PMS	Configure les préférences d’Audit de nuit applicables en mode Avertir ou Ne pas autoriser.

Comprendre la date d’activité et le retour en arrière de statut

Cloudbeds utilise la date d’activité pour déterminer si certains changements de statut de réservation sont des corrections du même jour ou des retours en arrière sur des dates passées. La date d’activité avance lorsque l’Audit de nuit est exécuté. Jusqu’à ce que l’Audit de nuit fasse avancer la date d’activité, le jour calendaire précédent peut encore être considéré comme la date d’activité actuelle.

« Aujourd’hui » signifie la date d’activité Cloudbeds : Une réservation avec une arrivée ou un départ à la date d’activité actuelle peut suivre des règles de changement de statut différentes d’une réservation dont l’arrivée ou le départ est antérieur à la date d’activité actuelle.

Quand un changement de statut applicable se produit à la même date d’activité, Cloudbeds utilise le flux de confirmation normal. Pour un changement sur une date passée, le résultat peut dépendre de la préférence liée de l’établissement, configurée en mode Avertir ou Ne pas autoriser.

Avertir

Cloudbeds affiche un avertissement de réactivation avant de poursuivre un changement de statut applicable sur une date passée. Tu peux :

Créer une nouvelle réservation pour laisser la réservation originale inchangée et créer un nouveau séjour.
Annuler pour laisser la réservation inchangée.
Continuer quand même pour poursuivre avec la réversion de statut prise en charge.

L’avertissement te donne la possibilité de continuer avec la réversion prise en charge, d’annuler la modification ou de créer une nouvelle réservation à la place.

Non autorisé

Cloudbeds désactive l’option de statut applicable. Survole l’option désactivée pour voir pourquoi cette réservation ne peut pas être changée vers le statut sélectionné.

Vérifie quels changements de statut de réservation sont disponibles

Avant de changer un statut de réservation, identifie d’abord ce qui s’est passé opérationnellement. Dans la plupart des situations à la réception, tu corriges soit une erreur faite pendant la date d’activité en cours, soit une réservation plus ancienne après que l’Audit de nuit a déjà été effectué, soit tu réactives un client précédemment marqué comme No-show.

Le résultat disponible dépend du statut de départ de la réservation, du statut cible, de la date d’activité et des préférences d’Audit de nuit de l’établissement. Certaines transitions sont toujours bloquées et ne dépendent pas des paramètres de l’établissement.

Situations courantes à la réception

Utilise ces exemples pour identifier quel flux de travail correspond le mieux à la situation que tu corriges :

Situation	Changement de statut à considérer	Ce qu’il faut vérifier en premier
Un client a été marqué comme parti par erreur alors qu’il devrait encore être en séjour dans l’établissement.	Parti → En séjour	Vérifie si le départ correspond à la date d’activité actuelle et si un autre client est déjà enregistré dans la chambre attribuée.
Un client a été enregistré par erreur alors qu’il devrait encore être Confirmé ou en Confirmation en attente.	En séjour → Confirmé ou Confirmation en attente	Vérifie si l’arrivée correspond à la date d’activité actuelle. Les modifications sur des dates passées peuvent dépendre des paramètres Avertir ou Ne pas autoriser de l’établissement.
Un client arrive après que la réservation ait été marquée comme No-show.	No-show → Confirmé ou Confirmation en attente	Vérifie si la préférence de réversion No-show de l’établissement autorise ce changement, puis examine le folio et l’attribution de chambre après la réactivation.
Tu dois rouvrir une réservation d’une date d’activité précédente.	Dépend du statut actuel et du statut cible	Vérifie la préférence Audit de nuit applicable et consulte l’avertissement de réactivation avant de continuer.

Construire la procédure opérationnelle standard (SOP) de ton établissement : Pense à documenter quelles corrections de statut de réservation le personnel de la réception peut effectuer de manière autonome, quand un manager doit revoir une réversion sur une date passée, et quand le personnel doit créer une nouvelle réservation plutôt que de modifier le séjour original.

Référence des changements de statut de réservation

Utilise le tableau ci-dessous après avoir identifié la situation. Il indique quels changements de statut sont pris en charge, signalés ou bloqués.

Statut actuel	Changer en	Même date d’activité	Date passée : Avertissement	Date passée : Non autorisé
Parti	En séjour	Confirmation normale	Avertissement de réactivation, puis confirmation	Bloqué
Parti	Confirmé ou Confirmation en attente	Toujours bloqué
En séjour	Confirmé ou Confirmation en attente	Confirmation normale	Avertissement de réactivation, puis confirmation	Bloqué
No-show	Confirmé ou Confirmation en attente	Non applicable. L’arrivée d’une réservation No-show est déjà passée.	Avertissement de réactivation, puis confirmation	Bloqué
No-show	En séjour ou Parti	Toujours bloqué. Rétablis d’abord la réservation en Confirmé ou Confirmation en attente, puis enregistre normalement l’arrivée du client.

Les modifications vers Annulé ou No-show, ainsi que les modifications hors de Annulé, ne sont pas contrôlées par ces préférences de réversion de l’Audit de nuit.

Rétablir une réservation Partie en En séjour

Utilise ce flux de travail lorsqu’un client doit toujours être en séjour alors que la réservation a été marquée comme partie. Un exemple courant est la correction d’un départ accidentel effectué par le personnel de la réception.

Cloudbeds vérifie d’abord si un autre client est déjà enregistré dans la chambre attribuée.

La chambre doit toujours être disponible pour le client parti : Si une autre réservation est déjà en séjour dans l’unité attribuée, Cloudbeds bloque le passage au statut En séjour, quel que soit le paramètre Avertir ou Ne pas autoriser de l’établissement. Déplace la réservation vers une autre unité disponible avant de réessayer.

Si la chambre passe la vérification d’occupation :

Ouvre la réservation et sélectionne En séjour dans le menu du statut de réservation.
Si le départ est à la date d’activité en cours, poursuis la confirmation normale.
Si le départ est avant la date d’activité en cours :
- Avec Avertir, examine l’avertissement de réactivation et sélectionne Continuer quand même pour poursuivre.
- Avec Ne pas autoriser, l’option En séjour n’est pas disponible.
Complète la confirmation finale du changement de statut.

Quand un changement de statut n’est pas disponible, l’option apparaît désactivée dans le menu du statut de réservation.

Revenir d’une réservation En séjour à Confirmé ou Confirmation en attente

Utilise ce flux de travail lorsqu’une réservation a été enregistrée en arrivée mais ne devrait pas encore être En séjour. Par exemple, un membre du personnel a peut-être enregistré la mauvaise réservation ou effectué le check-in avant que le client ne soit prêt.

Une réservation En séjour peut revenir à Confirmé ou Confirmation en attente lorsque la correction est autorisée pour sa date d’arrivée et selon la préférence Audit de nuit de l’établissement.

Ouvre la réservation et sélectionne Confirmé ou Confirmation en attente dans le menu du statut de réservation.
Si l’arrivée est à la date d’activité en cours, poursuis la confirmation normale.
Si l’arrivée est avant la date d’activité en cours :
- Avec Avertir, examine l’avertissement de réactivation et sélectionne Continuer quand même pour poursuivre.
- Avec Ne pas autoriser, le statut actif sélectionné n’est pas disponible.
Complète la confirmation finale.

Avant de confirmer un changement de statut manuel, Cloudbeds peut te rappeler que la mise à jour d’un statut de réservation peut déclencher des processus automatisés, comme l’envoi d’un e-mail au client.

Après avoir sélectionné le nouveau statut, vérifie la réservation affichée dans la confirmation avant de finaliser le changement.

Revenir d’une réservation No-Show à Confirmée ou Confirmation en attente

Utilise ce flux de travail lorsqu’un client arrive après que la réservation ait déjà été marquée No-Show. Reviens d’abord à la réservation Confirmée ou Confirmation en attente, puis complète le flux de travail normal de check-in si le client séjourne.

Tu ne peux pas changer directement une réservation No-Show en En séjour ou Parti.

La préférence de l’établissement Revenir des réservations No-Show à Confirmée ou Confirmation en attente contrôle si ce changement de statut est averti ou bloqué :

Avec Avertir, Cloudbeds affiche un avertissement de réactivation avant que le changement de statut puisse continuer.
Avec Ne pas autoriser, Confirmée et Confirmation en attente ne sont pas disponibles.

Lorsque le changement est autorisé :

Ouvre la réservation No-Show.
Sélectionne Confirmée ou Confirmation en attente.
Examine l’avertissement de réactivation et sélectionne Continuer quand même.
Complète la confirmation finale.
Si le client est arrivé, complète le flux de travail normal de check-in après que la réservation soit revenue à un statut actif.

Si la chambre d’origine est toujours disponible, Cloudbeds la réattribue à la réservation.

Le menu de statut affiche Confirmée et Confirmation en attente comme statuts actifs pris en charge pour une réservation No-Show, tandis qu’En séjour et Parti restent indisponibles.

Après avoir ramené une réservation No-Show : Vérifie le folio car les charges en attente, y compris la nuit manquée, reviennent à la réservation. Si le No-Show a déjà été signalé à un canal connecté, changer le statut dans Cloudbeds ne retire pas le No-Show du canal, donc mets à jour la réservation dans l’extranet du canal si nécessaire.

Questions fréquentes sur les changements de statut de réservation

Ces situations peuvent aider les équipes de la réception à comprendre pourquoi un statut peut encore être disponible, pourquoi une autre option est bloquée, et quel chemin de correction utiliser.

Que dois-tu faire si un client arrive après avoir été marqué comme No-Show ?

Remets d’abord la réservation No-Show en Confirmée ou Confirmation en attente. Si le client séjourne, complète ensuite le processus normal de check-in une fois la réservation réactivée.

Vérifie le folio car les frais en attente, y compris la nuit manquée, sont réintégrés à la réservation. Si le No-Show a déjà été signalé à un canal connecté, mets à jour la réservation dans l’extranet du canal si nécessaire.

Pourquoi puis-je encore corriger une réservation d’hier sans avertissement de date passée ?

Cloudbeds utilise la date commerciale plutôt que la seule date du calendrier. Tant que l’Audit de nuit n’a pas avancé la date commerciale, le jour précédent du calendrier peut encore être traité comme la date commerciale actuelle, ce qui permet de corriger la réservation selon le même flux de confirmation de date commerciale.

Pourquoi ne puis-je pas changer directement une réservation Parti en Confirmée ?

Les réservations Parti ne peuvent pas revenir directement en Confirmée ou Confirmation en attente. Cette transition est toujours bloquée et ne dépend pas du paramètre Avertir ou Ne pas autoriser de l’établissement.

Si le client doit encore séjourner dans l’établissement, utilise la correction prise en charge Parti → En séjour quand elle est disponible.

Pourquoi l’option En séjour est-elle indisponible pour une réservation Parti ?

Pour un départ passé, la préférence de l’établissement Retourner les réservations parties avec un départ passé en En séjour peut bloquer ce changement si elle est réglée sur Ne pas autoriser.

Cloudbeds bloque aussi ce changement si un autre client est déjà enregistré dans la chambre attribuée à la réservation partie.

Quand dois-tu utiliser Continuer quand même plutôt que Créer une nouvelle réservation ?

Utilise Continuer quand même lorsque tu corriges intentionnellement la réservation existante et que la réversion de statut est prise en charge par les paramètres de ton établissement.

Utilise Créer une nouvelle réservation lorsque la réservation d’origine doit rester inchangée ou lorsque le client a besoin d’un séjour séparé. Créer une nouvelle réservation conserve intact l’enregistrement de la réservation précédente.

Configurer les préférences de réversion du statut de réservation

Les administrateurs de l’établissement peuvent contrôler les réversions de date passée prises en charge depuis les préférences d’Audit de nuit dans les Paramètres généraux du système.

Va dans Menu Compte > Paramètres > Système > Paramètres généraux du système > Préférences Audit de nuit.

Les préférences suivantes contrôlent les réversions de statut de réservation pour les dates passées :

Préférence	Options	Contrôles
Retourner les réservations Parti avec une date de départ passée à En séjour	Ne pas autoriser / Avertir	Parti → En séjour lorsque la date de départ est antérieure à la date d’activité courante
Revenir des réservations En séjour avec une date d’arrivée passée à Confirmée ou Confirmation en attente	Ne pas autoriser / Avertir	En séjour → Confirmée / Confirmation en attente lorsque la date d’arrivée est antérieure à la date d’activité courante
Retourner les réservations No-Show à Confirmée ou Confirmation en attente	Ne pas autoriser / Avertir	No-Show → Confirmée / Confirmation en attente

Consulte les Paramètres généraux du système pour la liste complète des préférences système.

Les trois préférences Audit de nuit mises en évidence contrôlent les retours en arrière des statuts de réservation pour les dates passées prises en charge.

Pourquoi Cloudbeds avertit lors de la réactivation de réservations inactives

Rouvrir une réservation déjà inactive peut impacter les paiements, les enregistrements comptables, l’inventaire et les rapports. L’avertissement offre au personnel la possibilité de laisser la réservation originale inchangée et de créer une nouvelle réservation à la place.

Déploie les sections ci-dessous pour découvrir les principaux risques opérationnels à considérer avant de poursuivre une réactivation.

Considérations sur les paiements et remboursements

Les autorisations de paiement et les remboursements peuvent déjà avoir changé lorsque la réservation est devenue inactive. Remettre la réservation en statut actif ne garantit pas que l’autorisation de paiement antérieure soit restaurée ni qu’un remboursement précédent soit annulé.

Avant de poursuivre avec une réservation réactivée, vérifie son statut de paiement et son folio pour confirmer que les charges et paiements du client sont toujours corrects.

Considérations comptables et de reporting

La réouverture d’une réservation d’une date commerciale antérieure peut modifier la manière dont un séjour passé est représenté dans Cloudbeds. Cela peut affecter l’occupation, les revenus, le reporting de fin de journée et le rapprochement financier.

Lorsque la réservation originale doit rester inchangée, utilise Créer une nouvelle réservation depuis l’avertissement de réactivation plutôt que de continuer avec le séjour existant.

Comportement de l’API et des intégrations

Le paramètre Ne pas autoriser empêche également le changement de statut applicable via les intégrations. Le paramètre Avertir n’affiche pas d’avertissement interactif à une intégration, donc un changement de statut API autrement supporté peut continuer.

Maintenant que tu comprends comment fonctionnent les retours en arrière du statut de réservation, consulte ces ressources pour plus d’informations sur le timing de l’Audit de nuit, la gestion des réservations et les paramètres liés à l’établissement :