🧭 Reporting navigation may look different in your account
Cloudbeds is updating how reports are accessed in the PMS. Depending on your property and rollout stage, you may see either the consolidated Reporting menu experience or the newer Reporting Homepage experience.
This change affects where reports are accessed, but it does not change the report data, calculations, filters, permissions, or financial logic.
If the navigation shown in this article does not exactly match your screen, refer to these guides for the latest reporting navigation experience:
Use those articles to identify the reporting layout available in your account before following the navigation steps below.
Cloudbeds Insights te permite crear tus propios reportes al incluir las columnas que quieres y guardar los reportes para acceder fácilmente a ellos.
Crea rápidamente un reporte usando uno de los reportes predefinidos de Cloudbeds, o crea uno propio desde cero.
Cómo crear reportes personalizados en Cloudbeds Insights
Si no sabes por dónde empezar, puedes revisar nuestros reportes de Cloudbeds. Estos reportes tienen columnas y filtros preseleccionados y se pueden usar como “plantillas” al hacer una copia y personalizarla según las necesidades de tu propiedad.
Más información: Reportes de Cloudbeds Insights: explicación de reportes predefinidos.
Crea tu propio reporte y obtén exactamente los datos que necesitas. Los campos, la lógica de filtros, los niveles de resumen, el ordenamiento y las columnas se pueden configurar según tus preferencias.
De forma predeterminada, el propietario de la propiedad tiene acceso a Cloudbeds Insights. A otros usuarios se les debe otorgar permiso dentro de Roles. Más información: Roles y permisos.
- Haz clic en Menú
- Ve a Reportes “Cloudbeds Insights”
- En la página de Inicio , haz clic en Agregar
- Reporte
- Selecciona el Tipo de reporte en el menú desplegable:
- Transacciones financieras
- Huéspedes
- Reservas
- Ocupación
- Pago
- Facturas
Importante: El tipo de reporte no se puede cambiar después de la creación.
Al crear un reporte, debes seleccionar un tipo de reporte. Una vez guardado, el tipo de reporte no se puede cambiar.
Para usar un conjunto de datos diferente:
- Crea un nuevo reporte
- O usa Guardar como en un reporte predefinido
El tipo de reporte controla el alcance de los datos disponibles en el reporte.
Ejemplo: Si eliges Financiero como tipo de reporte, los campos y filtros disponibles están relacionados con datos financieros, mientras que Huéspedes tendrá campos y filtros relacionados con huéspedes.
- Agrega un nombre de reporte
- Marca la casilla Habilitar modo de comparación. Después de seleccionar el tipo de comparación deseado, puedes elegir el campo de datos en el cual basar tu comparación. Ten en cuenta que los campos de datos disponibles estarán limitados por el tipo de comparación que selecciones:
- Periodos: Permite seleccionar campos basados en fechas (por ejemplo, Fecha de reserva).
- Rangos: Permite seleccionar campos basados en métricas (por ejemplo, tarifa de habitación).
- Modo avanzado: Permite una combinación de campos basados en fechas y métricas.
Mide la diferencia entre valores en tu reporte de comparación
Aprende a usar la nueva función Fórmula de comparación aquí: Cómo usar la Fórmula de comparación en Cloudbeds Insights.
- Agrega una descripción , si quieres
- Haz clic en Crear
- Configura las Columnas, Agrupar filas, Agrupar columnas en el Esquema de tabla y agrega Filtros según sea necesario
Si prefieres trabajar con esquemas de tabla y filtros ya completados, revisa nuestras plantillas de reportes: Reportes de Cloudbeds.
Hay dos tipos de datos disponibles para reportes:
- Métricas: Datos numéricos que se pueden sumar, contar o promediar. Aparecen en azul y están marcados con un ícono de numeral (#). Cualquier campo de métrica se puede ordenar de varias formas. Haz clic en la métrica y selecciona cómo quieres ordenarla: puedes seleccionar una o más opciones.
- Dimensiones: Datos no numéricos, como campos de entrada de texto. Aparecen en gris y están marcados con un ícono abc.
- Si habilitaste anteriormente el Modo de comparación de periodos, puedes seleccionar qué campo de datos comparar entre periodos (día, mes a la fecha, año a la fecha). Haz clic en Aplicar.
Una vez que termines de crear tu reporte:
- Puedes eliminar las columnas, filas o grupos de columnas seleccionados haciendo clic en el ícono x.
- Arrastra y suelta los campos para reorganizarlos.
- Arrastra y suelta las columnas hacia la derecha o izquierda para reorganizarlas. Esto solo aplica cuando no tienes filas o columnas agrupadas.
- Ordena los resultados - aplicable en la vista detallada y solo con columnas. Puedes alternar entre ascendente y descendente haciendo clic en los triángulos de los encabezados.
- Información de resumen: En el resumen, las métricas se calculan con base en todos los resultados, pero solo una parte de los datos se muestra en pantalla.
Es posible que no veas el reporte completo en pantalla: el reporte podría contener miles de entradas y ralentizar el rendimiento del sistema. Para ver el reporte completo, guarda el reporte y luego expórtalo.
- Totales: Activar el interruptor muestra los totales generales en la parte inferior de la tabla.
- Subtotales: Activar el interruptor muestra los totales de resumen para cada valor agrupado, cuando estén disponibles.
- Detalles: Activar el interruptor mostrará una lista detallada de registros para la tabla resumida.
- Transponer: Activar esta opción rota los datos de filas a columnas y viceversa. Transponer está disponible para la vista de resumen cuando hay al menos 1 fila agrupada y el interruptor de Detalles está desactivado.
- Actualización automática: Si está activada, el reporte se actualizará automáticamente cada vez que hagas cualquier cambio en la configuración. Desactívala si quieres hacer varios cambios y ejecutar el reporte manualmente.
- Ejecutar: Ejecuta manualmente el reporte.
- Guarda el reporte.
- Actualiza el nombre del reporte si es necesario.
- Selecciona la carpeta donde se guardará el reporte.
- Escribe una o más etiquetas dentro del campo. Cada vez que escribas una etiqueta, termínala con una coma, por ejemplo: crédito,.
Asegúrate de que la etiqueta aparezca en azul; esto significa que se agregó correctamente al campo.
- Actualiza la descripción si es necesario.
- Haz clic en Guardar.
Consejos avanzados de reportes para filtros y Campos de datos de Cloudbeds formulados (CDF)
Usa el operador Contiene y las Reglas avanzadas para un filtrado de texto flexible
Puedes usar el operador Contiene en filtros para coincidir con valores de texto parciales. Por ejemplo, filtrar por Expedia también puede coincidir con valores como Expedia Mobile.
También puedes combinar reglas con Reglas avanzadas, como Coincidir con cualquiera o Coincidir con todo, para evitar crear una regla separada para cada suborigen.
Usa Fecha personalizada para un filtrado más preciso de Fecha y hora de reserva
Al filtrar por Fecha y hora de reserva, puedes usar Fecha personalizada para configurar un rango de tiempo más preciso. Esto te permite seleccionar la fecha, así como la hora, el minuto y el segundo para un análisis más detallado.
Si hay una combinación de puntos de datos o una ecuación que quieres ver representada, puedes crear un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF), una vez que hayas guardado el reporte.
Sigue las instrucciones aquí: Cómo crear Campos de datos de Cloudbeds formulados (CDF).
Importante: Los Campos de datos de Cloudbeds formulados (CDF) deben crearse usando campos estándar del sistema disponibles en una sola fórmula. No puedes crear un nuevo CDF formulado que realice cálculos con base en otro CDF formulado.
Si necesitas un resultado más complejo, crea toda la lógica en una sola fórmula.
Puedes usar un CDF formulado para calcular la duración numérica entre dos marcas de tiempo, como Fecha y hora de reserva y Fecha de check-in. Esto es útil al crear análisis de anticipación de reserva en un reporte guardado de Insights.
Los filtros se aplican a todo el conjunto de datos del reporte. Esto significa que, si una fila se filtra, esa fila se elimina antes de que revises el resultado final del reporte.
Ten en cuenta estos comportamientos:
- Los filtros eliminan filas del reporte.
- La agrupación agrega las filas restantes.
- Los atributos de varios niveles pueden duplicar filas según el nivel donde existan los datos. Este comportamiento de duplicación aplica solo al conjunto de datos de Reservas.
- Si ves un banner que indica que solo se está mostrando un número limitado de registros, por ejemplo, mensajes de modo de vista previa o límite de filas, el resultado del reporte no incluye todos los datos disponibles.
Este banner aparece antes de ejecutar el reporte completo, cuando Cloudbeds Insights muestra solo una vista previa de los datos disponibles.
Texto del banner: "Estás viendo una vista previa de un número limitado de registros. Para ver el reporte completo, Ejecutar reporte"
Este banner aparece después de ejecutar el reporte cuando el conjunto de datos supera el límite de visualización, por lo que es posible que algunas filas no sean visibles en la tabla de abajo.
Texto del banner: "La solicitud de datos superó el límite de 12000 filas; es posible que algunas filas no sean visibles en la tabla de abajo. Ajusta los filtros para limitar el resultado o exporta hasta 100000 filas."
Si quieres validar un resultado específico, ejecuta el reporte de ambas formas:
- Filtra directamente el campo original.
- Filtra el Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF).
Luego compara los resultados para confirmar cómo se comporta la combinación de fórmula y filtro en ese reporte.
Cómo se comportan los Campos de datos de Cloudbeds formulados (CDF) en resúmenes de tablas dinámicas
Los Campos de datos de Cloudbeds formulados (CDF) pueden comportarse de forma diferente en tablas dinámicas según cómo se aplique el cálculo.
Cálculo a nivel de fila
El sistema calcula primero la fórmula para cada fila individual. Después, la tabla dinámica suma o promedia esos resultados a nivel de fila.
Esto puede crear un efecto de suma de promedios.
Cálculo a nivel de agregación
El sistema totaliza primero los valores sin procesar y luego aplica la fórmula a esos totales.
Esto crea un resultado de promedio de sumas, que es el enfoque estándar para métricas como ADR o RevPAR en un rango de fechas.
Si tus totales se ven diferentes de lo esperado, revisa si la fórmula se está interpretando a nivel de fila o después de la agregación.
En este ejemplo, el reporte está configurado para mostrar cómo se comporta un cálculo formulado en el resumen de una tabla dinámica. Primero, se guarda una columna formulada llamada Ingreso promedio por noche usando la fórmula [Total de ingresos por habitación] / [Noches de habitación]. Luego, esa columna formulada se agrega al reporte junto con Total de ingresos por habitación y Noches de habitación. Después, los datos se agrupan por Fecha de check-in usando el intervalo de Mes, lo que crea el resumen de tabla dinámica. Por último, se ajustan las configuraciones de visualización de la tabla al habilitar Totales y Subtotales, y desactivar Detalles para que los resultados resumidos sean más fáciles de revisar.
Los reportes guardados permiten profundizar en los resultados resumidos.
Para ver los registros detrás de un valor resumido o en tabla dinámica:
- Activa el interruptor Detalles.
- Revisa la lista detallada de registros que se muestra detrás del resultado resumido.
Si necesitas el conjunto de datos detallado completo, guarda el reporte y expórtalo usando uno de estos formatos:
- Solo detalles
- XLSX
- CSV
- JSON
Con Detalles desactivado, el reporte muestra una vista resumida de los resultados agrupados.
Con Detalles activado, el reporte se expande para mostrar los registros individuales detrás de cada valor resumido.
Además de usar los CDF existentes y cualquier CDF formulado nuevo, también puedes crear reportes con los campos personalizados de tu propiedad.
La diferencia entre los CDF formulados y tus campos personalizados es que los primeros son campos personalizados que creas en tu Generador de reportes, mientras que los segundos forman parte de las funciones de Reservas y Huéspedes. Obtén más información sobre Campos personalizados aquí.
Estos son los pasos para agregar campos personalizados a tus reportes:
- Ve a Reportes guardados.
Si no has guardado un reporte antes, sigue las instrucciones de este artículo.
- Haz clic en +Agregar en las secciones de columnas, agrupar filas o agrupar columnas en el Esquema de tabla.
- El sistema mostrará una sección de Campos personalizados. Haz clic en Mapear…
- Haz clic en +Agregar para ver todos tus campos personalizados, mapearlos y asignar el nombre deseado al campo personalizado en el reporte.
- Haz clic en Mapear para continuar.
- Agrega este nuevo CDF a tus reportes como una nueva columna, un nuevo grupo por fila o un nuevo grupo por columna.
Los campos personalizados estarán disponibles para reportes en los conjuntos de datos de Reservas y Huéspedes.
Reportes guardados |
Encuentra y modifica tus reportes guardados en Reportes guardados. |
Exportar |
Los reportes se pueden exportar desde el sistema en cualquier momento. Sigue las instrucciones: Cómo exportar reportes |
Suscribirse |
Programa cuándo se ejecuta un reporte y se envía automáticamente a tu bandeja de entrada (diariamente, semanalmente o mensualmente). Revisa el artículo: Cómo agregar una nueva suscripción (programación) |
Preguntas frecuentes sobre reportes personalizados
¿Qué sucede si dos usuarios editan el mismo reporte al mismo tiempo?
La versión guardada más recientemente queda activa. Puedes hacer seguimiento de las actualizaciones en la columna Última modificación.
¿Puedo agrupar filas por rangos de anticipación de reserva?
Sí, pero no como una dimensión incorporada.
Para agrupar por rangos de anticipación de reserva, crea un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF) que:
- calcule la anticipación de reserva, y
- devuelva una etiqueta de rango, como 0-7 días, 8-30 días o 31+ días.
En este ejemplo, el proceso comienza creando un CDF formulado. Desde el Esquema de tabla, ve a la sección CDF formulado y haz clic en + Agregar. Luego, ingresa el nombre del campo, la descripción y selecciona Fórmula a nivel de fila (caso) como tipo para crear un nuevo campo llamado Rango de anticipación de reserva.
Luego, agrega ese Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF) a Esquema de tabla > Agrupar filas.
¿Por qué agrupar por anticipación de reserva?
En hotelería, la anticipación de reserva (el número de días entre la fecha de reserva y la fecha de llegada) es el “latido” de tu estrategia de ingresos. Sin agrupar estos datos, podrías ver que tu ADR (tarifa diaria promedio) es de $200, pero no sabrás quién lo pagó ni cuándo hizo la reserva.
El escenario del Revenue Manager:
Imagina que Sarah, una Revenue Manager, nota que su hotel está al 90% de ocupación para el próximo fin de semana, pero sus ingresos totales son menores que el año pasado. Al agrupar su reporte en rangos de anticipación de reserva, descubre:
- 0–7 días: el 70% de sus reservas están llegando a último minuto.
- 31+ días: casi nadie está reservando con anticipación.
La conclusión: Sarah se da cuenta de que sus precios son demasiado bajos para viajeros de último minuto con alta necesidad de reserva y que no tiene suficientes incentivos de “reserva anticipada” para asegurar una ocupación base con meses de anticipación. Usa este reporte de CDF para justificar el aumento de tarifas de último minuto y lanzar una promoción de compra anticipada de 45 días para estabilizar su flujo de caja futuro.
¿Puedo usar un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF) dentro de otro?
No. Cloudbeds Insights no permite anidar un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF) dentro de otro.
Al crear una fórmula:
- el selector de campos solo muestra campos estándar del sistema, y
- los Campos de datos de Cloudbeds formulados (CDF) creados anteriormente no están disponibles como entradas.
Si necesitas un cálculo más complejo, debes:
- crear toda la lógica en una sola fórmula,
- calcularla fuera de Insights en una exportación CSV o Excel, o
- gestionarla mediante la API de Insights.
Consejo profesional: Si necesitas usar el resultado de la “Fórmula A” dentro de la “Fórmula B”, tendrás que copiar toda la lógica de la “Fórmula A” y pegarla directamente en tu nuevo cálculo. Es un poco más manual, pero garantiza que tus datos sigan siendo precisos sin anidación.
¿Qué sucede si un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF) divide entre cero?
No se puede calcular una división entre cero.
Por ejemplo, el ADR se calcula así:
Ingresos totales por habitación ÷ Total de habitaciones vendidas
Si Total de habitaciones vendidas = 0, la fórmula puede devolver un error o dañar la columna del reporte, a menos que la lógica se gestione de otra forma.
En el Modo de comparación, la lógica de cambio porcentual evita la división y muestra 0% cuando el ADR del periodo anterior es $0.
¿Puedo bloquear un reporte guardado o un Campo de datos de Cloudbeds (CDF) para que otros usuarios no puedan editarlo?
No. Cloudbeds Insights no permite bloquear un reporte guardado individual ni un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF) específico.
La edición se controla mediante permisos de usuario:
- Los autores pueden crear, editar, eliminar y clonar reportes y Campos de datos de Cloudbeds formulados (CDF).
- Los lectores pueden ver reportes, exportarlos y aplicar filtros, pero no pueden editar estructuras de reportes ni fórmulas.
Si quieres evitar ediciones, revisa el nivel de permisos de reportes del usuario.
Más información: Roles y permisos.
¿Puede un reporte dividir una medida financiera por un conteo estático ingresado manualmente, por ejemplo, “Ingresos por miembro del personal”?
Respuesta breve: Sí.
Por qué esto requiere una solución manual
Cloudbeds Insights incluye campos de Usuario, que registran al personal con inicios de sesión en el sistema, pero no cuenta con un campo de cantidad total de personal de la propiedad para empleados que no acceden al software, por ejemplo, mantenimiento o limpieza. Debido a que la cantidad total de personal no es un campo de datos estándar, debes usar un valor estático o un campo personalizado para calcular métricas de eficiencia operativa.
Cómo configurar el cálculo
Puedes dividir cualquier métrica financiera por un número estático o un campo personalizado numérico, a nivel de Huésped o Reserva, usando un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF).
Para garantizar que tus totales sigan siendo precisos cuando el reporte se agrupe por Propiedad o Fecha, debes seleccionar CDF calculado por agregación como tipo de fórmula. Esta configuración le indica al sistema que sume los ingresos totales antes de dividir por tu valor estático, lo que evita los errores matemáticos que ocurren con la división estándar a nivel de fila.
Ejemplo e historia de usuario
Fórmula: Importe de transacción ÷ 20, donde 20 representa la cantidad total de personal de tu propiedad.
Historia de usuario: Como gerente general, quiero hacer seguimiento a los ingresos por cantidad total de personal. Como el sistema solo registra usuarios con inicios de sesión, no refleja el costo de todo mi equipo. Al dividir los ingresos totales por mi cantidad real de personal, puedo medir la eficiencia laboral general de mi propiedad y determinar si contamos con el personal adecuado en relación con los ingresos que estamos generando.
Paso a paso: Crea una métrica de ingresos por cantidad de personal
Sigue este ejemplo para dividir una métrica financiera por un valor estático de cantidad de personal usando un Campo de datos de Cloudbeds formulado (CDF).
- Selecciona un reporte financiero base desde Reportes → Cloudbeds Insights y ábrelo.
- Haz clic en Guardar como, ingresa un nuevo nombre de reporte, por ejemplo, Ingresos por cantidad total de personal, y haz clic en Crear.
- En el panel izquierdo, ve a CDF formulado y haz clic en + Agregar.
En este paso, el usuario abre el panel CDF formulado, crea un nuevo campo y prepara el reporte para agregar un cálculo personalizado basado en un valor estático.
- Configura el campo:
- Nombre: Ingresos por cantidad total de personal
- Tipo: CDF calculado por agregación
- Formato: Número
- Crea la fórmula:
- Selecciona una métrica financiera, por ejemplo, Importe de transacción | suma
- Agrega el operador de división (/)
- Ingresa tu valor estático, por ejemplo, 20
- Haz clic en Guardar para crear el campo.
- Ve a Columnas en el Esquema de tabla y agrega el nuevo campo formulado al reporte.
El reporte se actualiza para mostrar una nueva columna donde los ingresos totales se dividen por el valor estático de cantidad de personal. Debido a que se usa un CDF calculado por agregación, el cálculo se aplica después de agregar los totales, lo que garantiza resultados precisos cuando el reporte está agrupado.
Importante: este método usa un valor estático, es decir, un número ingresado manualmente, para la cantidad de personal. Si tu cantidad de personal cambia, tendrás que editar el CDF formulado para actualizar el número en la fórmula. Como alternativa, si tienes un campo personalizado numérico configurado para la cantidad de personal a nivel de propiedad, puedes seleccionar ese campo en lugar de escribir un número estático.
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