| Objetivo | Mover reservas a otras habitaciones o fechas, cambiar de habitación a huéspedes que ya hicieron check-in, revisar los cambios que pueden afectar la tarifa de la reserva, asignar reservas sin asignar y dividir la reserva de un huésped hospedado cuando necesita utilizar más de una habitación durante la estancia. |
| Dirigido a | Usuarios de recepción, gerentes o gerentes generales y administradores. |
| Cuándo usarlo | Cuando necesites mover una reserva a otra habitación, cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in durante la estancia, cambiar las fechas de una reserva, asignar una reserva sin asignar, revisar un cambio de tarifa causado por un traslado o dividir la reserva de un huésped hospedado en segmentos consecutivos en distintas habitaciones. |
| Requisitos | Acceso al nuevo calendario y los permisos de la función necesarios para mover o asignar la reserva. |
| Resultado esperado | La reserva queda en la habitación o las fechas deseadas. En el caso de los huéspedes que ya hicieron check-in, las noches transcurridas permanecen asignadas a la habitación original, cuando corresponde, mientras que el resto de la estancia se traslada a la habitación de destino. |
Introducción
El nuevo calendario de Cloudbeds te permite mover y asignar reservas sin perder de vista la cuadrícula del calendario. Según lo que necesites cambiar, puedes arrastrar una reserva a otra habitación, cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in durante la estancia, cambiar las fechas de una reserva, usar los controles de asignación de reservas o trabajar desde el panel de Reservas sin asignar.
Estos flujos de trabajo funcionan de distintas maneras. Mover una reserva a otra habitación manteniendo las mismas fechas es diferente de cambiar las fechas de la estancia. Cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in también puede producir un resultado diferente según si ya pasó alguna noche en la habitación actual.
Si el destino seleccionado cambia la habitación o la tarifa aplicable, Cloudbeds también puede pedirte que revises el cambio antes de completar el traslado.
Para conocer las acciones que no implican mover ni asignar una reserva, consulta Gestionar reservas desde el nuevo calendario.
Índice
- A quién afecta y de qué manera
- Mover una reserva a otra habitación
- Cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in
- Cambiar las fechas de una reserva
- Revisar los cambios de habitación y tarifa después de un traslado
- Mover una reserva desde el panel de la reserva
- Asignar reservas sin asignar
- Dividir la reserva de un huésped hospedado con Edición rápida
- Permisos de las funciones y acciones disponibles
- Preguntas frecuentes sobre traslados y asignaciones
A quién afecta y de qué manera
Mover y asignar reservas puede afectar las habitaciones asignadas, las fechas y las tarifas de las reservas. Usa esta tabla para identificar las partes del flujo de trabajo más relevantes para tu función.
| Función | Lo que debes saber |
|---|---|
| Recepción | Mueve reservas directamente en el calendario, cambia de habitación a huéspedes que ya hicieron check-in, asigna reservas sin asignar y revisa las confirmaciones de fechas o tarifas cuando aparezcan. Consulta Cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in cuando un huésped cambie de habitación después del check-in. |
| Gerente o gerente general | Revisa los traslados que pueden afectar los datos de la habitación o la tarifa y usa las herramientas de asignación para gestionar las habitaciones asignadas. Consulta Revisar los cambios de habitación y tarifa después de un traslado. |
| Administrador | Los permisos existentes de las funciones determinan qué acciones de traslado y asignación pueden realizar los usuarios. Consulta Permisos de las funciones y acciones disponibles. |
Mover una reserva a otra habitación
Usa la función de arrastrar y soltar cuando necesites mover una reserva a otra habitación disponible manteniendo las mismas fechas de estancia. El destino puede ser otra habitación del mismo tipo o una habitación de un tipo diferente.
- Busca la reserva en la cuadrícula del calendario.
- Arrastra la reserva verticalmente hasta la habitación deseada.
- Suelta la reserva en el destino válido.
Mientras arrastras la reserva, el calendario resalta el destino válido para que puedas ver dónde quedará antes de soltarla. Si el traslado cambia el tipo de habitación, Cloudbeds te pide que confirmes el cambio. Si el destino también tiene una tarifa aplicable diferente, se te preguntará cómo quieres gestionar el cambio de tarifa. Consulta Revisar los cambios de habitación y tarifa después de un traslado para conocer la secuencia completa.
La siguiente animación muestra cómo mover una reserva a otro tipo de habitación manteniendo las mismas fechas de estancia, incluida la confirmación del cambio de tipo de habitación y la decisión sobre el cambio de tarifa que puede aparecer después.
Cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in
Usa la función de arrastrar y soltar cuando un huésped ya haya hecho check-in y necesite cambiar de habitación. Después de soltar la reserva en la habitación de destino, Cloudbeds muestra la confirmación Mover huésped que ya hizo check-in, que indica la habitación actual y la de destino.
El resultado depende de si el huésped ya pasó una o más noches en la habitación actual.
| Situación | Qué sucede |
|---|---|
| El huésped hizo check-in hoy | La reserva del huésped que ya hizo check-in se mueve a la habitación de destino. No hay noches anteriores transcurridas que deban permanecer asignadas a la habitación original. |
| El huésped ya pasó una o más noches en la habitación | La parte transcurrida de la estancia permanece en la habitación original y las noches restantes se trasladan a la habitación de destino. Esto divide automáticamente la estancia entre las dos habitaciones. |
- Busca en el calendario la reserva del huésped que ya hizo check-in.
- Arrastra la reserva hasta la habitación de destino deseada.
- Revisa la confirmación Mover huésped que ya hizo check-in, incluidas la habitación actual y la de destino.
- Selecciona Confirmar.
- Revisa el calendario para confirmar la asignación de habitaciones resultante. Si el huésped ya pasó alguna noche en la habitación original, la estancia aparece distribuida entre la habitación original y la de destino.
El primer ejemplo a continuación muestra a un huésped que ya hizo check-in y completó parte de la estancia. Después de confirmar el traslado, las noches transcurridas permanecen en la habitación original y el resto de la estancia se traslada a la habitación de destino.
El segundo ejemplo muestra a un huésped que hizo check-in hoy. Después de confirmar el cambio, la reserva se mueve a la habitación de destino sin dejar ningún segmento de estancia transcurrido en la habitación original.
Cambiar las fechas de una reserva
Para cambiar las fechas de la estancia sin cambiar la habitación asignada, arrastra la reserva horizontalmente por la misma fila de la habitación. A diferencia de un traslado que solo cambia la habitación y mantiene las fechas, al cambiar las fechas de la estancia debes revisar las nuevas fechas antes de aplicar el cambio.
- Busca la reserva en la cuadrícula del calendario.
- Arrastra la reserva horizontalmente hasta las nuevas fechas deseadas, sin salir de la misma fila de la habitación.
- Suelta la reserva en la posición de las nuevas fechas.
- Revisa las fechas actualizadas de la estancia que aparecen en la confirmación.
- Confirma el cambio para aplicar las nuevas fechas.
La siguiente animación muestra cómo cambiar las fechas de una reserva manteniendo la misma habitación y la confirmación que aparece antes de aplicar el cambio de fechas.
Revisar los cambios de habitación y tarifa después de un traslado
Mover una reserva a otro tipo de habitación puede afectar la tarifa aplicable a la estancia. El nuevo calendario divide este proceso en dos decisiones para que primero confirmes el cambio de habitación y después decidas si la reserva debe mantener la tarifa existente o usar la tarifa de la nueva habitación.
- Si el traslado cambia el tipo de habitación, revisa la confirmación Cambio de tipo de habitación. Comprueba el tipo de habitación actual y el de destino; luego, selecciona Confirmar para continuar.
La confirmación Cambio de tipo de habitación muestra el tipo de habitación actual y el de destino antes de continuar con el traslado.
- Si el destino tiene una tarifa aplicable diferente, revisa la confirmación ¿Aplicar el cambio de tarifa?. Esta muestra el total anterior, el nuevo total y el nuevo plan de tarifas, cuando corresponde.
- Elige cómo gestionar la diferencia de tarifa:
| Opción | Qué sucede |
|---|---|
| Mantener la tarifa anterior | Completa el cambio de habitación manteniendo la tarifa existente de la reserva. |
| Aplicar la nueva tarifa | Completa el traslado y aplica la nueva tarifa que aparece para la habitación de destino. |
La confirmación ¿Aplicar el cambio de tarifa? te permite comparar el total anterior y el nuevo antes de elegir si mantienes la tarifa existente o aplicas la nueva.
¿Estás pasando del calendario clásico al nuevo? En el calendario clásico, la opción para mantener la tarifa existente de la reserva durante este tipo de traslado se denomina Sustitución. En el nuevo calendario, usa Mantener la tarifa anterior para obtener el mismo resultado. Consulta Gestionar reservas en el calendario clásico para conocer el flujo de trabajo del calendario clásico durante el período de transición.
La siguiente animación muestra la secuencia completa: arrastrar la reserva a otro tipo de habitación, confirmar el cambio de tipo de habitación y elegir si mantienes la tarifa anterior o aplicas la nueva.
Mover una reserva desde el panel de la reserva
También puedes iniciar un cambio de habitación desde la reserva seleccionada en lugar de arrastrarla directamente en la cuadrícula.
- Selecciona la reserva en el calendario para abrir el panel de la reserva.
- Abre las acciones de la reserva y selecciona Mover.
- Revisa las opciones de habitaciones disponibles.
- Selecciona el destino deseado y completa los pasos adicionales que aparezcan para el traslado.
El proceso de asignación también puede permitirte cambiar el plan de tarifas de la reserva, cuando corresponda. Las habitaciones disponibles pueden incluir información operativa, como el estado de limpieza y mantenimiento, para ayudarte a elegir una habitación adecuada.
Consejo: Usa el estado de limpieza y mantenimiento del panel de asignación para encontrar una habitación de destino adecuada. Para revisar o actualizar las condiciones de limpieza y mantenimiento y el estado de una habitación, consulta Gestionar la limpieza y el mantenimiento y el estado de las habitaciones desde el nuevo calendario.
La siguiente animación muestra los controles de la reserva que se usan para iniciar un traslado y continuar con el proceso de asignación de habitaciones.
Asignar reservas sin asignar
Usa el panel de Reservas sin asignar cuando una reserva aún no tenga una habitación específica asignada.
Puedes abrir el panel de cualquiera de estas maneras:
- Selecciona el distintivo amarillo Sin asignar en el encabezado de una fecha para abrir las reservas sin asignar de ese día.
- Selecciona el ícono de Reservas sin asignar junto a los controles de fechas del calendario para abrir el panel directamente.
La siguiente imagen destaca ambas maneras de abrir el panel de reservas sin asignar.
Una vez abierto, el panel agrupa las reservas sin asignar por tipo de habitación y funciona junto con la cuadrícula del calendario para ayudarte a identificar habitaciones compatibles con la reserva o las reservas seleccionadas.
- Abre el panel de Reservas sin asignar mediante el distintivo amarillo Sin asignar o el ícono de Reservas sin asignar.
- Busca la reserva o las reservas que necesitas asignar.
- Selecciona la reserva o las reservas con las que quieres trabajar.
- Revisa las habitaciones compatibles resaltadas en el calendario.
- Completa la asignación mediante la opción de asignación disponible.
La siguiente animación muestra el panel de reservas sin asignar, la selección de reservas y el uso de la cuadrícula del calendario como parte del flujo de trabajo de asignación.
Las opciones de asignación disponibles para cada usuario dependen de los permisos existentes de la función asignada en Cloudbeds.
Dividir la reserva de un huésped hospedado con Edición rápida
Usa Edición rápida (dividir) cuando necesites definir manualmente varios segmentos de habitación y las fechas de cada uno para la reserva de un huésped hospedado.
Este proceso es diferente de cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in mediante la función de arrastrar y soltar. Si el huésped ya pasó una o más noches y lo cambias a otra habitación, el calendario puede mantener automáticamente la parte transcurrida en la habitación original y trasladar el resto de la estancia a la habitación de destino.
Con Edición rápida (dividir), defines la división manualmente: añades otro segmento y eliges las fechas y la habitación correspondientes a cada parte de la estancia.
Abrir Edición rápida (dividir)
- Busca y selecciona la reserva del huésped hospedado en el calendario.
- En el panel de la reserva, abre el menú de acciones de tres puntos.
- En las acciones de la reserva, selecciona Edición rápida (dividir).
La siguiente imagen muestra la reserva del huésped hospedado seleccionada en el calendario y dónde encontrar Edición rápida (dividir) en el panel de la reserva.
Configurar y guardar la división
- En la ventana Edición rápida, selecciona Añadir división.
- Revisa las fechas actualmente asignadas al primer segmento de habitación.
- Selecciona las fechas que deben corresponder a la división adicional para que todos los segmentos de la estancia sean consecutivos.
- Para cada división, elige el Tipo de habitación, la Cantidad y el Nombre de la habitación correspondientes, cuando estén disponibles.
- Revisa el total actualizado y la distribución de habitaciones; luego, selecciona Guardar actualizaciones.
La siguiente imagen muestra la ventana Edición rápida después de añadir una división adicional. Revisa las fechas seleccionadas y los campos de habitación de cada segmento antes de guardar la reserva actualizada.
Permisos de las funciones y acciones disponibles
El nuevo calendario usa los permisos existentes de las funciones de Cloudbeds para determinar qué acciones de traslado y asignación de reservas están disponibles para cada usuario.
Si una acción de traslado, asignación automática u otra acción relacionada con la reserva no está disponible como esperabas, revisa los permisos asignados al usuario en Permisos de las funciones.
Preguntas frecuentes sobre traslados y asignaciones
Expande las siguientes preguntas para consultar las orientaciones más habituales sobre traslados y asignaciones de reservas.
¿Cuál es la diferencia entre mover una reserva a otra habitación y cambiar las fechas?
Mueve la reserva verticalmente a otra habitación cuando las fechas de la estancia deban mantenerse. Si la mueves a otra habitación del mismo tipo y las fechas no cambian, la reserva puede quedar directamente en la nueva habitación.
Mueve la reserva horizontalmente por la misma fila de la habitación cuando necesites cambiar las fechas. Los cambios de fechas requieren que revises las fechas actualizadas de la estancia antes de aplicar el cambio.
¿Por qué se creó una reserva dividida al cambiar de habitación a un huésped que ya hizo check-in?
Si el huésped ya pasó una o más noches en la habitación original, esas noches permanecen asignadas a esa habitación. Cuando cambias de habitación al huésped que ya hizo check-in, las noches restantes se trasladan a la habitación de destino, por lo que la estancia aparece distribuida entre ambas habitaciones.
Si el huésped hizo check-in hoy y aún no ha pasado ninguna noche, la reserva se mueve a la habitación de destino sin dejar ningún segmento transcurrido en la habitación original.
¿Por qué se me pide que revise un cambio de tarifa al mover una reserva?
Mover una reserva a otro tipo de habitación puede cambiar la tarifa aplicable a la estancia. Después de confirmar el cambio de habitación, Cloudbeds puede mostrar la confirmación ¿Aplicar el cambio de tarifa?, que indica el total anterior, el nuevo total y el nuevo plan de tarifas, cuando corresponde.
Selecciona Mantener la tarifa anterior para mover la reserva conservando la tarifa existente, o selecciona Aplicar la nueva tarifa para usar la tarifa que aparece para la habitación de destino. Si ya conoces el calendario clásico, Mantener la tarifa anterior es la opción del nuevo calendario equivalente a Sustitución, que se describe en Gestionar reservas en el calendario clásico.
¿Debo usar la función de arrastrar y soltar o el flujo de trabajo de asignación?
Usa la función de arrastrar y soltar cuando puedas identificar la habitación o la fecha deseada directamente en la cuadrícula del calendario. Usa el flujo de trabajo de asignación cuando necesites revisar las habitaciones disponibles o información adicional de asignación antes de elegir el destino.
¿Dónde puedo encontrar las reservas que no tienen una habitación asignada?
Abre el panel de Reservas sin asignar seleccionando el distintivo amarillo Sin asignar en el encabezado de la fecha correspondiente o el ícono de Reservas sin asignar junto a los controles de fechas del calendario.
El panel agrupa las reservas sin asignar por tipo de habitación y funciona junto con la cuadrícula del calendario para ayudarte a identificar habitaciones compatibles.
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Usa estos recursos para conocer el flujo de trabajo general del nuevo calendario y las acciones de reserva que no implican mover ni asignar una habitación:
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