| Objetivo | Gestionar una reserva existente directamente desde el nuevo Calendario, lo que incluye revisar la información de la estancia, usar las acciones disponibles para la reserva, fijar acciones frecuentes y abrir la sección completa de Datos de la reserva cuando lo necesites. |
| Dirigido a | Usuarios con funciones de Recepción, Gerente/Gerente general y Administrador. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando trabajas con una reserva existente desde el nuevo Calendario y necesitas revisar la información de la reserva o realizar una acción disponible sin salir del flujo de trabajo del Calendario. |
| Requisitos | Contar con los permisos de la función adecuados para las acciones que necesitas realizar en la reserva. |
| Resultado esperado | Podrás abrir el panel de la reserva, revisar la información clave, usar las acciones disponibles para tu usuario, personalizar las acciones fijadas y abrir la sección completa de Datos de la reserva para realizar una gestión más detallada. |
Introducción
El nuevo Calendario de Cloudbeds te permite trabajar con una reserva existente mientras mantienes visible la cuadrícula del Calendario. Selecciona una reserva para abrir el panel de la reserva, donde puedes revisar la información clave de la estancia y usar las acciones disponibles para esa reserva.
Consulta este artículo para conocer las acciones de reserva que puedes iniciar desde el panel del Calendario. Para obtener información sobre cambios de habitación, movimientos mediante arrastrar y soltar, asignaciones, reservas sin asignar, cambios de tarifa durante un movimiento y flujos de trabajo de estancias divididas, consulta Mover y asignar reservas en el nuevo Calendario.
Índice
- A quiénes afecta y de qué manera
- Inicia una acción de reserva o del Calendario con Acciones rápidas
- Abre y usa el panel de la reserva
- Usa acciones adicionales de reserva
- Fija las acciones de reserva que usas con frecuencia
- Abre la sección completa de Datos de la reserva
- Permisos de las funciones y acciones disponibles
- Preguntas frecuentes sobre la gestión de reservas
A quiénes afecta y de qué manera
Las acciones de reserva pueden variar según la función, el estado de la reserva y los permisos asignados. Usa esta tabla para identificar las partes del flujo de trabajo más relevantes para ti.
| Función | Lo que debes saber |
|---|---|
| Recepción | Usa el panel de la reserva para revisar la estancia, realizar la acción principal, añadir un pago o una nota, fijar acciones frecuentes y abrir la sección completa de Datos de la reserva cuando lo necesites. Comienza con Abre y usa el panel de la reserva. |
| Gerente/Gerente general | Usa el panel de la reserva para revisar el estado de la reserva, el saldo pendiente, las notas y las acciones disponibles sin perder de vista el Calendario. Consulta Usa acciones adicionales de reserva. |
| Administrador | Los permisos existentes de las funciones determinan qué acciones puede realizar cada usuario en las reservas. Consulta Permisos de las funciones y acciones disponibles. |
Inicia una acción de reserva o del Calendario con Acciones rápidas
Usa Acciones rápidas cuando necesites iniciar una nueva tarea del Calendario desde la cuadrícula en lugar de abrir una reserva existente. Puedes abrir Acciones rápidas desde el menú Más (+) de la barra de herramientas del Calendario o al seleccionar un área vacía de la cuadrícula del Calendario.
- Nueva reserva: Inicia una nueva reserva desde el Calendario.
- En mantenimiento: Marca una habitación como no disponible por motivos operativos.
- Reserva tentativa: Retén temporalmente una habitación.
- Fechas bloqueadas: Bloquea la disponibilidad para las fechas seleccionadas.
La siguiente animación muestra las dos formas de abrir Acciones rápidas: desde el menú Más (+) y desde una selección en la cuadrícula del Calendario. También muestra las acciones disponibles para las fechas y la habitación seleccionadas.
Los artículos dedicados a En mantenimiento, Reservas tentativas y Fechas bloqueadas pueden incluir información detallada sobre la configuración y gestión de estas opciones. Las siguientes secciones se centran en la gestión de una reserva existente desde el Calendario.
Abre y usa el panel de la reserva
Selecciona una reserva existente en la cuadrícula del Calendario para abrir el panel de la reserva en el lado derecho de la pantalla. El panel mantiene visible el Calendario mientras revisas la reserva y realizas tareas habituales.
El panel puede mostrar el estado de la reserva, las fechas de la estancia, los datos de la habitación, la información de contacto del huésped, el saldo pendiente, las notas y las acciones disponibles para el usuario actual.
Usa la acción principal de la reserva
La acción principal en la parte superior del panel de la reserva puede cambiar según la etapa en la que se encuentre la reserva. Por ejemplo, el panel puede mostrar Check-in, Check-out o Añadir nota cuando esa acción sea pertinente para la reserva.
La siguiente animación muestra cómo puede cambiar la acción principal a medida que la reserva avanza por las distintas etapas de la estancia.
Como la acción disponible depende del estado de la reserva y de los permisos del usuario, usa la acción que se muestre para la reserva en lugar de esperar que aparezca el mismo botón en todas las reservas.
Revisa el saldo pendiente y la información de la reserva
El panel de la reserva muestra información clave para que puedas revisar la estancia sin abrir de inmediato la sección completa de Datos de la reserva. Según la reserva, puede incluir las fechas de la estancia, la habitación asignada, la información de contacto del huésped, el estado de la reserva, las notas y el saldo pendiente.
Cuando hay un saldo pendiente, el panel muestra el monto para que puedas identificar con mayor facilidad los pagos que faltan mientras gestionas la reserva.
Selecciona una reserva en el Calendario para abrir el panel de la reserva y revisar el saldo pendiente actual sin salir de la cuadrícula.
Usa acciones adicionales de reserva
El panel de la reserva ofrece varias formas de gestionar una reserva sin salir del Calendario. Las acciones se agrupan según dónde se aplican: controles de acceso rápido en la parte superior del panel, el menú de acciones de tres puntos y controles específicos de la habitación dentro del resumen de la reserva.
Usa las acciones de reserva de acceso rápido
La parte superior del panel de la reserva muestra las acciones que se usan con frecuencia para la reserva seleccionada. Las acciones que aparecen pueden variar según el estado de la reserva y los permisos de la función del usuario.
- Asignar etiqueta: Selecciona el control Más (+) debajo de la información del huésped para asignar una etiqueta a la reserva. Para obtener más información sobre cómo crear y usar etiquetas, consulta Etiquetas: todo lo que debes saber.
- Acción principal: Usa la acción de reserva destacada que se describe en la sección Usa la acción principal de la reserva anterior.
- Acciones fijadas: Las acciones que admiten esta opción pueden aparecer junto a la acción principal cuando las fijas para acceder a ellas con mayor rapidez.
Usa esta área cuando necesites realizar una de las acciones de reserva más habituales sin abrir el menú completo de acciones. La siguiente imagen muestra los controles de acceso rápido y dónde aparecen en el panel de la reserva.
Abre el menú de acciones de tres puntos
Usa el menú de acciones de tres puntos cuando la acción que necesitas no esté disponible en el área de acceso rápido. Las opciones pueden variar según el estado de la reserva y los permisos del usuario.
El menú puede incluir:
- Pago: Abre el flujo de trabajo de pago desde el panel de la reserva.
- Nota: Añade una nota a la reserva.
- Asignación automática: Inicia el flujo de trabajo de asignación cuando la acción esté disponible. Si no se puede usar para la reserva seleccionada, la opción aparece deshabilitada.
- Bloquear: Bloquea la reserva en la habitación asignada cuando la acción esté disponible.
- Mover: Inicia el flujo de trabajo de cambio de habitación. Para obtener información detallada sobre los movimientos y las asignaciones, consulta Mover y asignar reservas en el nuevo Calendario.
- Estado de la reserva: Revisa o cambia el estado de la reserva mediante el control de estado cuando esté disponible.
- Editar reserva: Abre el flujo de trabajo de edición de la reserva.
- Edición rápida (dividir): Abre el flujo de trabajo de división mediante edición rápida cuando esté disponible.
- Ver reserva: Abre la sección más completa de Datos de la reserva.
Las acciones que admiten la opción de fijar también pueden mostrar controles de chincheta. Selecciona una chincheta para añadir la acción a la parte superior del panel de la reserva o selecciona Borrar acciones fijadas en la parte inferior del menú para restablecer tus acciones fijadas.
La siguiente imagen muestra cómo se agrupan las acciones adicionales en el menú expandido, incluidas las acciones de habitación y de reserva.
Usa las acciones específicas de la habitación
La sección de habitación del panel de la reserva incluye acciones que se aplican directamente a la habitación asignada a la reserva.
- Editar: Actualiza los datos de la habitación que se puedan modificar para la reserva.
- Desplazarse a: Localiza la reserva seleccionada directamente en la cuadrícula del Calendario.
- Desasignar: Elimina la asignación actual de habitación cuando la acción esté disponible.
Usa estos controles cuando necesites trabajar específicamente con la habitación asignada a la reserva. La siguiente imagen muestra las acciones de habitación y cómo Desplazarse a muestra la reserva seleccionada y resalta la fila correspondiente en el Calendario.
Fija las acciones de reserva que usas con frecuencia
Puedes fijar hasta tres acciones de reserva que admitan esta opción en la parte superior del panel de la reserva para acceder a ellas con mayor rapidez. Las acciones fijadas se guardan como una preferencia personal de tu flujo de trabajo, en lugar de una configuración para todo el establecimiento.
- Abre una reserva existente desde el Calendario.
- Abre el menú de acciones de tres puntos.
- Selecciona el ícono de chincheta junto a una acción que admita esta opción para añadirla a la parte superior del panel.
- Para quitar una acción fijada, selecciona de nuevo el control de chincheta. Para restablecer el conjunto de acciones fijadas, selecciona Borrar acciones fijadas en la parte inferior del menú de acciones.
La siguiente animación muestra cómo fijar acciones para acceder a ellas con mayor rapidez desde el panel de la reserva.
Las acciones que puedes fijar dependen de las opciones disponibles para la reserva y de los permisos de la función del usuario.
Abre la sección completa de Datos de la reserva
Usa Abrir Datos de la reserva cuando el panel de la reserva no proporcione suficiente información para la tarea que necesitas realizar. Esta opción abre una vista más completa de la reserva mientras el Calendario permanece visible en segundo plano.
La vista actual de Datos de la reserva incluye secciones visibles como Información, Folio, Notas, Mensajes y Huésped, con secciones adicionales disponibles en la fila de pestañas cuando corresponda.
Usa el panel de la reserva para realizar tareas rápidas sin perder de vista el Calendario. Usa la sección completa de Datos de la reserva cuando necesites consultar el registro más amplio de la reserva o realizar un flujo de trabajo que no esté disponible directamente desde el panel del Calendario.
La siguiente animación muestra cómo abrir la sección completa de Datos de la reserva desde el panel de la reserva sin perder de vista el Calendario.
Permisos de las funciones y acciones disponibles
El nuevo Calendario no requiere un conjunto independiente de permisos específicos para el Calendario. Los permisos existentes de las funciones de Cloudbeds siguen determinando qué acciones de reserva están disponibles para cada usuario.
Si un usuario puede ver o realizar una acción que otro usuario no puede, revisa los permisos asignados en Permisos de las funciones.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de reservas
Expande las siguientes preguntas para consultar respuestas habituales sobre la información de las reservas, los pagos y dónde encontrar los flujos de trabajo de movimiento o asignación.
¿Puedo ver el saldo pendiente del huésped desde el Calendario?
Sí. El panel de la reserva muestra el saldo pendiente como parte del resumen de la reserva, lo que permite al personal identificar un saldo pendiente sin abrir primero la sección completa de Datos de la reserva.
Usa Pago entre las acciones de la reserva cuando necesites iniciar un flujo de trabajo de pago. Abre la sección completa de Datos de la reserva cuando necesites consultar el registro más amplio de la reserva o información más detallada del folio.
¿Dónde puedo mover o asignar una reserva?
Encontrarás información sobre cómo mover y asignar reservas en Mover y asignar reservas en el nuevo Calendario. Ese artículo explica los movimientos mediante arrastrar y soltar, las opciones de asignación, los cambios de tarifa o de habitación, las reservas sin asignar y los casos de estancias divididas.
Artículos relacionados
Ahora que sabes cómo gestionar una reserva existente desde el nuevo Calendario, consulta estos recursos sobre otros flujos de trabajo del Calendario y dudas relacionadas con el acceso:
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