Cómo resolver discrepancias de ocupación

Se aplica a establecimientos que usan el Inventario dividido.

El Inventario dividido incluye habitaciones físicas y virtuales. La capacidad de ocupación se calcula únicamente a partir de las habitaciones físicas. Si una habitación virtual está clasificada como física o vinculada de forma incorrecta, las habitaciones vendidas pueden superar la capacidad física usada en el cálculo.

1. Ve a Cuenta Configuración Establecimiento Habitaciones.
2. Confirma que cada habitación disponible para la venta que tenga capacidad propia esté marcada como física. Confirma que los tipos de habitación combinados, compartidos o derivados estén marcados como virtuales y vinculados a las habitaciones físicas correspondientes.
3. Compara los vínculos y la estructura de los tipos de habitación con los ejemplos compatibles que aparecen en Cómo funcionan las métricas de ocupación con el Inventario dividido. Corrige cualquier asignación física o virtual que no coincida con la configuración prevista.
4. Vuelve a generar los Informes de ocupación o el Informe de habitaciones vendidas/ocupación para las mismas fechas de estancia y la misma selección de habitaciones. Una vez actualizados la configuración y los cálculos, la ocupación ya no debería superar la capacidad física.

Se aplica a establecimientos que usan el Inventario dividido o que migraron recientemente desde el Inventario compartido.

La ocupación puede parecer demasiado baja cuando la capacidad de las habitaciones físicas es mayor de lo previsto, las habitaciones virtuales están asignadas de forma incorrecta o una migración dejó vínculos incompletos o faltantes entre las habitaciones virtuales y físicas.

1. Ve a Cuenta Configuración Establecimiento Habitaciones.
2. Comprueba qué habitaciones están marcadas como físicas y, por lo tanto, aportan capacidad. Luego, confirma que cada habitación virtual esté vinculada a las habitaciones físicas correctas. Consulta Cómo funcionan las métricas de ocupación con el Inventario dividido para comparar tu configuración por niveles o sin niveles con las configuraciones compatibles.
3. Vuelve a generar el mismo informe de ocupación con las mismas fechas de estancia y los mismos filtros de habitaciones. Si el denominador ahora refleja la capacidad física prevista, la causa era la configuración. Si el número de habitaciones disponibles sigue siendo incorrecto, regresa a la página Habitaciones y confirma que cada habitación virtual esté vinculada a las habitaciones físicas correspondientes. Si la configuración coincide con una de las opciones compatibles y la discrepancia continúa, contacta con Soporte.

El Panel muestra los datos operativos actuales, mientras que los informes calculan los resultados por fecha de servicio o de estancia. También puede haber un breve retraso de procesamiento de aproximadamente un minuto. Antes de considerar que la diferencia es un error, compara las mismas fechas, el mismo inventario, los mismos estados y la misma métrica de ocupación.

1. En el Panel, anota la fecha exacta que aparece en la tarjeta de ocupación, junto con el porcentaje de Ocupación, las Unidades reservadas y las Unidades disponibles.

En este ejemplo, el Panel muestra 37,25 % de ocupación y 19 unidades reservadas para el 12 de agosto de 2026:

2. En el Informe de ocupación, usa un período que incluya la misma fecha de estancia. Revisa la selección de habitaciones o tipos de habitación y asegúrate de que el informe represente el mismo inventario físico que el Panel.
3. Comprueba si el informe tiene filtros de fuente de reserva, tipo de habitación u otros que puedan excluir datos representados en el Panel. Compara el resultado de la misma fecha de estancia, en lugar de comparar totales de períodos que no guardan relación.

Para la misma fecha, 12 de agosto, el Informe de ocupación que aparece a continuación muestra 37,25 % de ocupación y 19 habitaciones reservadas, lo que coincide con el Panel:

4. Compara la misma métrica de ocupación. La tarjeta de ocupación del Panel y la Ocupación estándar usan habitaciones físicas e incluyen las habitaciones Bloqueadas y Fuera de servicio en la capacidad disponible. No compares ninguna de ellas directamente con el Ocupación ajustada, un Campo de datos de Cloudbeds (CDF) disponible en Cloudbeds Insights.

El siguiente ejemplo muestra por qué esta distinción es importante. Para el 12 de agosto, la Ocupación es del 37,25 %, mientras que la Ocupación ajustada es del 38,00 %. Las cifras son diferentes porque la Ocupación ajustada excluye de la capacidad disponible las habitaciones Bloqueadas y Fuera de servicio correspondientes.

5. Espera aproximadamente un minuto, actualiza las vistas y vuelve a comparar. Si las fechas, los filtros, el inventario, los estados y la métrica coinciden, pero las cifras siguen siendo diferentes, registra esas selecciones y contacta con Soporte.

La tarjeta de ocupación del Panel y el cálculo estándar de Ocupación incluyen las habitaciones físicas Bloqueadas y Fuera de servicio en la capacidad disponible. Por este motivo, la cantidad de habitaciones disponibles puede parecer mayor que la cantidad de habitaciones que realmente se pueden vender. Este es el comportamiento esperado.

Para confirmar si esto explica la cifra que ves:

1. Confirma que las vistas que comparas usen las mismas fechas y habitaciones.
2. Comprueba si alguna habitación física está marcada como Bloqueada o Fuera de servicio para esas fechas. Estas habitaciones siguen formando parte de la capacidad disponible usada para calcular la Ocupación, aunque no se puedan vender desde el punto de vista operativo.

Si las fechas y las habitaciones coinciden, comprueba si las habitaciones físicas Bloqueadas o Fuera de servicio explican las unidades disponibles adicionales. Si es así, la mayor cantidad de habitaciones disponibles es la esperada y no indica un error en los informes.

Si necesitas una métrica de ocupación que excluya las habitaciones Bloqueadas y Fuera de servicio de la capacidad disponible, los clientes de Cloudbeds Insights pueden usar la Ocupación ajustada, un Campo de datos de Cloudbeds (CDF), al crear o personalizar informes. Consulta Campos de datos de Cloudbeds (CDF): definiciones y cálculos para ver la definición y el cálculo actuales de la Ocupación ajustada.

La Ocupación ajustada solo está disponible en Cloudbeds Insights. Los informes o conjuntos de datos que puedes ver o modificar dependen de los permisos de informes asignados a tu rol. Si no encuentras el campo o no puedes acceder al informe que necesitas, consulta Antes de comenzar: permisos y acceso.

En los establecimientos que usan el Inventario dividido, el Total de habitaciones disponibles solo incluye las habitaciones físicas, y únicamente se restan del Total de habitaciones disponibles las cantidades de habitaciones Bloqueadas y Fuera de servicio asociadas a habitaciones físicas.

Una habitación creada para un estacionamiento, una sala de reuniones u otro producto que no sea una habitación puede considerarse inventario de habitaciones disponible para la venta. Esto puede modificar la capacidad de ocupación y el RevPAR. Decide si deseas corregir la configuración subyacente o excluir la habitación únicamente de un informe específico.

Para corregir la configuración subyacente del inventario:

• Crea el producto como un complemento en Productos y servicios para que no forme parte del inventario de habitaciones. Consulta Crear complementos.
• Usa Cloudbeds Spaces para los espacios que no sean habitaciones y que se puedan reservar por horas. Consulta Cómo usar Cloudbeds Spaces.
• Si la habitación debe permanecer en la configuración de habitaciones, evalúa si corresponde usar una estructura de habitación virtual para que solo las habitaciones físicas aporten capacidad. Consulta Cómo crear una habitación virtual.

Si solo necesitas una solución en el informe:

• Desmarca la habitación que no corresponda a una habitación en los filtros de tipo de habitación o de habitaciones de ese informe. Esto solo modifica el resultado del informe; no corrige la configuración subyacente del inventario ni elimina la habitación de otros cálculos de ocupación.

Los informes de ocupación incluyen las reservas con estado Confirmación pendiente, Confirmada, Hospedadoy Checked-out. Las reservas Canceladas y No Show se excluyen. Esta lógica se aplica en Informes y Cloudbeds Insights. Para efectos de la ocupación, Confirmación pendiente se contabiliza de la misma manera que Confirmada.

Cuando una reserva se marca como No Show, la habitación no se ocupó durante esa estancia. Aunque la reserva originalmente retenía o bloqueaba el inventario, una vez que se marca como No Show deja de contabilizarse como habitación vendida u ocupada en los cálculos de ocupación. Por ello, el porcentaje de ocupación que ves puede disminuir.

Este es el comportamiento esperado y no indica una pérdida de datos del inventario. Si la reserva permaneció Confirmada porque la función No Show automático no se ejecutó, consulta Una reserva nunca llegó y no se marcó como No Show.

Una reserva que permanece Confirmada sigue contabilizándose en las Habitaciones vendidas hasta que cambie su estado. Si la función No Show automático está habilitada, Cloudbeds marca una reserva elegible como No Show aproximadamente a las 2:05 a. m., hora local del establecimiento, el día posterior al check-in. Antes de esa hora, o si la automatización está deshabilitada, la reserva todavía puede contabilizarse como vendida.

Revisa las Preferencias de automatización en Configuración general del sistema y confirma si la función No Show automático está habilitada. Luego, verifica si ya pasó la hora programada y si cambió el estado de la reserva.

No. Un cambio de habitación se mantiene como una sola reserva continua, con una única fecha general de check-in. Cada noche se atribuye a la habitación física ocupada esa noche, pero el cambio no crea otra llegada. El Informe de cambios de habitación registra los detalles del cambio, incluidas la habitación anterior y la nueva.

Los datos históricos de ocupación permanecen disponibles en Informes y Cloudbeds Insights. Para fechas pasadas, es posible que los filtros de los informes sigan mostrando el nombre histórico del tipo de habitación asociado a esos datos. Cambiar el nombre del tipo de habitación actual o eliminarlo no borra la ocupación registrada anteriormente.

El resultado depende de cómo se registre la venta:

• Reserva estándar con check-in y check-out el mismo día: Se contabiliza como una habitación vendida para esa fecha y contribuye a la ADR y al RevPAR.
• Reserva por horas a través de Cloudbeds Spaces: No se contabiliza en las Habitaciones vendidas ni afecta el porcentaje de ocupación, la ADR o el RevPAR. En su lugar, aparece en los informes financieros y de transacciones correspondientes.
• Complemento o cargo adicional sin una reserva de habitación: Se contabiliza como Otros ingresos y no afecta la ocupación.

Ocupación es el cálculo de ocupación estándar que se usa en todo el PMS, incluido el Calendario, el Panel, PIE, Grupos e Informes: Habitaciones vendidas ÷ Total de habitaciones disponibles. Las habitaciones físicas Bloqueadas y Fuera de servicio permanecen incluidas en el Total de habitaciones disponibles. Consulta Cálculos de ocupación e informes financieros en Cloudbeds para obtener más información.

Ocupación ajustada es un Campo de datos de Cloudbeds (CDF) independiente disponible en Cloudbeds Insights. Usa la fórmula: Habitaciones vendidas ÷ (Habitaciones disponibles − Bloqueadas − Fuera de servicio). En los establecimientos que usan el Inventario dividido, el Total de habitaciones disponibles solo incluye las habitaciones físicas, y únicamente se restan del Total de habitaciones disponibles las cantidades de habitaciones Bloqueadas y Fuera de servicio asociadas a habitaciones físicas.

La Ocupación ajustada no sustituye el cálculo estándar de Ocupación usado en otras partes de Cloudbeds, por lo que es normal que las dos cifras sean diferentes. Consulta Campos de datos de Cloudbeds (CDF): definiciones y cálculos para ver la definición actual del CDF.

El Informe de ocupación se basa en las fechas de estancia y las noches de habitación. Una exportación de reservas filtrada por reservas sin cita previa puede basarse en las fechas de check-in e incluir transacciones a nivel de reserva. Como ambos resultados responden a preguntas distintas, sus totales pueden diferir sin que ninguno sea incorrecto. Usa el Informe de ocupación para analizar las noches de habitación por fecha de estancia y la exportación de reservas cuando necesites los registros de reservas organizados por fecha de check-in.