Cómo procesar reembolsos en la pasarela de pagos

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El proceso de reembolso (de las transacciones hechas a través de la pasarela de pagos de myfrontdesk) envía el monto debitado de vuelta a la tarjeta del huésped. Esta guía repasa las opciones para reembolsar un pago hecho a través de la pasarela de pagos de myfrontdesk.

Para más instrucciones sobre cómo reembolsar otros tipos de pagos o pagos realizados por medios distintos a la pasarela de pagos, diríjase a este artículo.

Importante: Para reembolsar una transacción o pago en su pasarela de pagos, asegúrese de habilitar la pasarela de pagos en nuestro sistema y que la transacción a reembolsar sea procesada en su cuenta de myfrontdesk.

Cómo procesar un reembolso: Opción 1

Para reembolsar una transacción que se ha procesado en myfrontdesk desde el folio del huésped:

  1. Diríjase a la reserva y pinche en la pestaña «Folio»
  2. Pinche en el icono de engranaje junto a la transacción procesada en myfrontdesk
  3. Pinche en «Reembolsar transacción»
  4. Ingrese el monto a reembolsar (es el monto total del cargo de manera predeterminada)
  5. Pinche en «Procesar el reembolso»

Si ha habilitado la función, podrá asignar el reembolso a un artículo específico.

Para más información sobre la asignación de pagos y reembolsos, diríjase al artículo Asignación de pagos en nuestra base de conocimiento.

Si después de pinchar en el ícono de engranaje junto a la transacción, el sistema sólo muestra la opción «Anular transacción», el pago no fue procesado en nuestra pasarela de pagos, sino que sólo se agregó una nota (el cobro no fue realizado, por lo que no hay nada que reembolsar).

Si pincha en «Anular transacción» en los pagos agregados como notas, se eliminará la transacción del Folio y se actualizará el monto a debitar, pero no se reembolsará al huésped.
Si pincha en «Anular transacción» en los cobros realizados (procesados en nuestra pasarela de pagos), la transacción será eliminada del folio y el huésped será reembolsado.

Cómo procesar un reembolso: Opción 2

También puede reembolsar montos personalizados a los huéspedes que han hecho pagos por myfrontdesk.

  1. Diríjase a la reserva y pinche en «Folio»
  2. Abra el folio al que desea hacer el reembolso
  3. Pinche en «Agregar o reembolsar pago» y presione en «Reembolsar pago»

4. Seleccione la tarjeta de crédito que ha sido cobrada
5. Seleccione el huésped al que se asignará el reembolso
6. Seleccione el folio al que agregar el reembolso
7. Seleccione «Reembolsar transacción de la pasarela de pago»
(*si selecciona una tarjeta de crédito a la que se la ha cobrado, esta opción será seleccionada de manera predeterminada)

Es de suma importancia seleccionar «Reembolsar transacción de la pasarela de pago» para procesar un reembolso real.

La selección de «Capturar o crear nota de reembolso existente» NO procesa el reembolso a la tarjeta del huésped a través de la pasarela de pago y sólo se guardará el registro del reembolso en el folio del huésped.

8. Seleccione la transacción a reembolsar (en caso haber varios cargos hechos a la misma tarjeta)
9. Ingrese el monto a reembolsar: de manera predeterminada, el sistema indicará el monto total de la transacción seleccionada, pero podrá ingresar un monto menor para hacer un reembolso parcial
*Cabe recordar que no todas las pasarelas de pago permiten reembolsos parciales. Además, no se puede reembolsar un monto mayor al procesado.
10. Publicar con fecha y hora actual: Al seleccionar esta casilla, se publicará la fecha y hora actuales en la transacción al pinchar en «Continuar». En caso de agregar una transacción anterior, deseleccione esta casilla.

La publicación con fecha y hora actuales es una función que indica que el pago o reembolso debe publicarse con la fecha y hora actuales. Si un usuario marca un pago realizado en el pasado, podrá seleccionar la casilla de «Fecha inteligente» y seleccionar una fecha anterior.

Cabe recordar:

- La fecha del reembolso procesado sólo puede ser la fecha actual. No se puede configurar para fechas pasadas o futuras, aunque la opción de Fecha inteligente esté deseleccionada. (La opción de Fecha inteligente publica una fecha en la transacción = hoy, pero deshabilitarla no significa que se pueden procesar reembolsos con fechas pasadas o futuras.)

- Esta función no sirve para pagos en efectivo.

11. De ser necesario, ingrese notas

12. Pinche en «Agregar reembolso»

Si ha habilitado esa función, podrá asignar el reembolso a un artículo específico.

Para conocer más sobre asignación de pagos y reembolsos, diríjase a este artículo de nuestra Base de conocimiento.

Cómo procesar reembolsos: Preguntas frecuentes
He procesado el reembolso al huésped en myfrontdesk, pero el huésped afirma no haberlo recibido

1. Para procesar reembolsos en myfrontdesk, deberá conectar la pasarela de pagos en nuestro sistema
2. Asegúrese de procesar el reembolso y no sólo de agregar una nota (véase las instrucciones más adelante)
3. Ciertas pasarelas de pago requieren uno (1) o más días para procesar el reembolso (para más información, véase la sección ¿Cuánto tiempo requiere el envío del reembolso al huésped?
4. Si ha seguido las instrucciones y el huésped aún no recibe el reembolso, por favor contacte a nuestro equipo de soporte en support@cloudbeds.com con el número de la reserva o el nombre del huésped

¿Cómo se verifica que el reembolso fue procesado o sólo agregado como nota?

De momento, la única manera de verificar que el reembolso fue procesado en la pasarela de pagos es repasando los registros de las tarjetas de crédito:

  1. Diríjase a detalles de la reserva
  2. Diríjase a la sección Tarjetas de crédito
  3. Pinche en Registros
  4. (Opcional) Seleccione la tarjeta de crédito a la que se cobró la transacción
  5. Verifique que haya un tipo de transacción denominada «Reembolso», tal como se ve en la captura de imagen
    El registro de la tarjeta de crédito llamado «Reembolso» significa que el reembolso ha sido procesado en la pasarela de pagos de myfrontdesk.

También verá el monto reembolsado en la pestaña «Detalles» de la pasarela de pago.

¿Cuánto tiempo requiere el envío del reembolso al huésped?

Varias empresas de pagos requieren un día hábil entre el cargo y la solicitud del reembolso. La duración del reembolso a la tarjeta depende de la pasarela de pago. La mayoría de entidades bancarias y empresas de tarjetas de crédito no publican, procesan ni hacen reembolsos durante el fin de semana. Nuestro sistema no puede modificar esta norma, puesto que depende del procesador del pago, de la empresa de la tarjeta de crédito del huésped y de las entidades bancarias de su propiedad y del huésped. Para más información, contacte al equipo de soporte de su pasarela de pagos.

¿Se puede procesar un reembolso parcial?

Se puede hacer un reembolso parcial o de un monto menor al procesado. La mayoría de pasarelas de pago permiten reembolsos parciales en nuestro sistema, pero algunos de ellos no lo autorizan. Ello se debe a que algunas pasarelas de pago sólo identifican el número de la transacción y no el monto procesado. Para más información, contacte al equipo de soporte de su pasarela de pago.

Para procesar un reembolso parcial en myfrontdesk, siga los pasos descritos anteriormente.

¿Se puede eliminar el registro de un reembolso del folio de un huésped?

No, los registros de reembolsos no se pueden eliminar del folio de un huésped.
Si el reembolso fue agregado como nota o procesado al folio por error, deberá agregar un pago para ajustar el balance del huésped (como una nota o procesando el pago, dependiendo del caso) al pinchar en «Agregar pago».

¿Si conecto mi pasarela de pagos y cancelo una reserva en myfrontdesk, el pago será reembolsado de manera automática?

El procesamiento de pagos es una función opcional de Cloudbeds. Para más información, diríjase aquí: Generalidades del procesador de pagos.

No, la cancelación de una reserva no afecta las transacciones publicadas al folio. En otras palabras, las transacciones publicadas se guardarán allí. Si desea hacer un reembolso, deberá hacerlo de manera manual.

Siga los pasos de este artículo para procesar el reembolso de un huésped.

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