Con Cloudbeds Payments, puedes procesar reembolsos directamente a la tarjeta de crédito de tus huéspedes desde Cloudbeds PMS. Este artículo explica cómo procesar reembolsos para tus huéspedes.
Los reembolsos de transacciones realizadas mediante el terminal también se procesarán directamente a través de Cloudbeds PMS.
¿Tienes preguntas sobre los reembolsos? Consulta el siguiente artículo:
Información general
Estas son algunas definiciones breves de términos relevantes que te ayudarán a comprender mejor el proceso de reembolso:
-
Reembolso a tarjeta de crédito: cuando una venta original se realizó con tarjeta de crédito, puedes reembolsar la transacción a esa misma tarjeta de crédito. Todos los reembolsos a tarjetas de crédito son definitivos y no se pueden deshacer. Las tasas de procesamiento originales no se revierten cuando se reembolsa una transacción.
- Devuelto: en el software de Cloudbeds, verás el importe devuelto en rojo en el folio después de que se haya devuelto una transacción.
- Reembolso de la pasarela: en el Informe de procesamiento de pagos, una transacción reembolsada se mostrará como Reembolso de la pasarela en Tipos de pago.
- Anulación: con Cloudbeds Payments, procesamos y liquidamos una transacción de inmediato — una vez que una transacción se liquida, ya no se puede anular (aún puedes anular una autorización). Si cometes un error al procesar un pago, tendrás que reembolsar la transacción.
¿Qué funciones ofrece Cloudbeds Payments?
| Funciones de reembolso | SÍ / NO |
|---|---|
| Reembolso total | SÍ |
| Reembolso parcial | SÍ |
| Anulación* | NO |
| Reembolso a una tarjeta de crédito diferente | NO |
*La opción Anular solo está disponible para autorizaciones. Puedes liberar una autorización haciendo clic en el botón de anulación de la página Detalles de la tarjeta de crédito. Consulta el artículo: Cloudbeds Payments - Cómo autorizar gastos adicionales
Cómo reembolsar una transacción desde una reserva
- Ve a la Reserva y accede a la pestaña Folio.
- Haz clic en el icono de engranaje junto a la transacción realizada mediante Cloudbeds Payments.
- Haz clic en Reembolsar transacción.
Este proceso también se aplica cuando el pago original se realizó mediante el terminal de Cloudbeds Payments. Este reembolso también se procesará directamente mediante Cloudbeds PMS.
- Introduce el importe que deseas reembolsar (de forma predeterminada, será el importe total del cargo, pero puedes modificarlo por cualquier otro importe).
- Haz clic en Procesar reembolso.
Otra opción para realizar un reembolso:
- Haz clic en Añadir/Reembolsar pago y selecciona Reembolsar pago.
- Selecciona la tarjeta de crédito a la que se realizó el cargo anteriormente.
- Selecciona al huésped al que deseas reembolsar la transacción.
- Selecciona el folio correspondiente.
- Selecciona Reembolsar transacción de la pasarela de pagos.
- Si seleccionas una tarjeta de crédito a la que ya se realizó un cargo, esta opción se seleccionará de forma predeterminada.
Seleccionar Capturar/Registrar reembolso existente NO procesa el reembolso a la tarjeta del huésped mediante la pasarela de pagos. El reembolso solo se añadirá como un registro al folio del huésped.
- Selecciona la transacción que quieres reembolsar (si se realizaron varios cargos en una misma tarjeta).
- Introduce el importe que deseas reembolsar.
- Si estás procesando un reembolso parcial, introduce el importe deseado.
- No es posible reembolsar un importe superior al cobrado.
- Registrar con la fecha y hora actuales: indica que el reembolso se añadirá con la hora actual.
Un reembolso solo se puede procesar con la hora actual. No es posible procesar un reembolso con una fecha pasada o futura. Aunque desmarques la casilla, no podrás cambiar la fecha.
- Introduce las notas si es necesario.
- Haz clic en Añadir reembolso.
¿Por qué la opción Reembolsar transacción de la pasarela de pagos no está disponible?
La opción Reembolsar transacción de la pasarela de pagos solo está disponible cuando Cloudbeds PMS puede identificar una transacción de pago elegible que se haya procesado mediante una pasarela de pagos conectada.
La opción puede aparecer deshabilitada o no estar disponible en las siguientes situaciones:
- El pago se añadió mediante Capturar/Registrar pago existente u otro método que solo registra la transacción.
- El pago no tiene asociada una transacción de la pasarela de pagos.
- El pago se procesó fuera de Cloudbeds PMS.
- El depósito de Cloudbeds Payments sigue sin consumirse en el Libro de depósitos y todavía no aparece como una transacción de pago en el folio de la reserva.
Un pago o reembolso registrado en el folio no es necesariamente una transacción de la pasarela. Las entradas que solo sirven como registro documentan la actividad en el folio, pero no envían dinero hacia o desde la tarjeta de crédito del huésped.
Antes de intentar procesar el reembolso, verifica que el cargo original se haya procesado mediante Cloudbeds Payments y que el pago aparezca como una transacción elegible en el folio de la reserva.
Si el pago original se introdujo únicamente como registro y no tiene una transacción de pasarela asociada, Cloudbeds Payments no puede emitir un reembolso mediante la pasarela. El reembolso debe gestionarse mediante el sistema o proveedor donde se procesó el cargo original.
Cómo reembolsar un depósito de Cloudbeds Payments no consumido
Si un depósito procesado mediante Cloudbeds Payments sigue sin consumirse en el Libro de depósitos, es posible que no esté disponible para seleccionarlo como una transacción de pasarela en el folio de la reserva.
Para procesar un reembolso parcial desde la transacción original de Cloudbeds Payments:
- Abre la reserva y ve al Libro de depósitos.
- Localiza el depósito correspondiente y consúmelo.
- Confirma que el depósito consumido ahora aparezca como una transacción de pago en el folio de la reserva.
- Haz clic en Añadir/Reembolsar pago.
- Selecciona Reembolsar pago.
- Selecciona la tarjeta de crédito, el huésped y el folio asociados con el pago original.
- Selecciona Reembolsar transacción de la pasarela de pagos.
- Selecciona la transacción de pasarela correspondiente.
- Introduce únicamente el importe que necesites reembolsar.
- Haz clic en Añadir reembolso para procesar el reembolso mediante Cloudbeds Payments.
Por ejemplo, si el depósito original fue de $534.66 y la reserva tiene un pago en exceso de $45.60, consume primero el depósito y luego procesa un reembolso parcial mediante la pasarela de $45.60.
Consumir el depósito no crea una transacción de pasarela si el pago original solo se registró. Si el pago no se procesó originalmente mediante Cloudbeds Payments, la opción Reembolsar transacción de la pasarela de pagos seguirá sin estar disponible.
Reembolsos parciales frente a reembolsos totales desde el Libro de depósitos
Cuando el depósito permanece sin consumirse, reembolsarlo directamente desde el Libro de depósitos puede requerir que se reembolse el importe total del depósito original.
Si solo necesitas reembolsar una parte del depósito, el flujo de trabajo recomendado es consumir primero el depósito y luego procesar un reembolso parcial de la transacción de pago resultante en el folio de la reserva.
De esta forma, evitas reembolsar el depósito completo y luego tener que volver a cobrar al huésped el importe que debería permanecer aplicado a la reserva.
Antes de procesar el reembolso, confirma el importe que debe permanecer aplicado a la reserva y reembolsa únicamente el pago en exceso o importe excedente correspondiente.
Cómo procesar un reembolso parcial
- En el folio del huésped, haz clic en el icono de engranaje junto a la transacción realizada mediante Cloudbeds Payments.
- Haz clic en Reembolsar transacción.
-
Introduce el importe parcial deseado que deseas reembolsar.
- De forma predeterminada, se mostrará el importe total del cargo, pero puedes modificarlo para procesar un reembolso parcial.
- Haz clic en Procesar reembolso.
Cómo reembolsar una transacción realizada en una Cuenta interna
Las transacciones que no están relacionadas con una reserva pueden procesarse mediante el terminal en Cuentas internas. Puedes reembolsar el pago siguiendo los pasos que aparecen a continuación.
Este proceso también se aplica cuando el pago original se realizó mediante el terminal de Cloudbeds Payments. Este reembolso también se procesará directamente mediante Cloudbeds PMS.
- Ve a Cuenta interna.
- Selecciona la cuenta interna en la que se realizó la transacción.
- Utiliza el filtro para encontrar la transacción que quieres reembolsar.
- Localiza la transacción y haz clic en el icono de engranaje junto a la columna Crédito.
- Selecciona Reembolsar.
- Comprueba la tarjeta de crédito y el Importe y, luego, haz clic en Procesar reembolso.
- Si tienes habilitada la función Asignación de pagos, puedes asignar el reembolso.
- La transacción de reembolso aparecerá en azul con el importe entre corchetes.
Las transacciones de Cuentas internas seguirán registrándose en Cloudbeds PMS. Puedes encontrar los detalles del reembolso en la Cuenta interna correspondiente y en los siguientes informes: Informe de procesamiento de pagos y Informe de transacciones.
Cómo reembolsar una transacción que no se realizó mediante Cloudbeds Payments
Si el pago se realizó mediante otra pasarela de pagos que se utilizaba anteriormente en tu cuenta de Cloudbeds PMS, el sistema dirigirá automáticamente los reembolsos a esa pasarela siempre que la transacción de la pasarela se haya realizado dentro de Cloudbeds PMS.
No podemos ayudarte a emitir un reembolso por ninguna transacción que se haya realizado fuera de Cloudbeds PMS.
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