Facturación - Cómo configurar sus facturas

En este artículo se muestra el paso a paso para configurar la Facturación de tu propiedad en Cloudbeds PMS. En la página de Facturación, puedes agregar los datos y el logotipo de tu empresa, establecer el título y la secuencia de tu factura y elegir si deseas generar la factura manualmente, al hacer el check-out o automáticamente cuando se crea una reserva. Si tienes habilitada la función de Facturación avanzada, verás algunas funciones adicionales en la configuración, como el título y la secuencia de la nota de crédito.

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You may notice a different interface or slightly updated functionality for this feature. We’re currently rolling out the new version gradually. Rest assured, this article will be fully updated soon to reflect the new experience.

Cómo acceder

Cuenta -> Finanzas-> Facturas y documentos

Logotipo del encabezado:

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Detalles de la factura

1. Selecciona el idioma predeterminado de la factura.

2. Selecciona si deseas que la factura se genere según el país de origen del huésped.

   Si habilitas esta función, la factura se generará en el idioma del huésped. Ejemplo: un huésped cuyo país de origen sea Portugal recibirá la factura en portugués. De lo contrario, la factura se generará en el idioma predeterminado.

3. Configura tu opción preferida de Generar factura. Consulta más detalles sobre cada opción a continuación:
   Al crear la reserva: La factura se emitirá cada vez que se cree una nueva reserva dentro de la aplicación (esto incluye tanto las reservas creadas manualmente en Cloudbeds PMS, como todas las reservas entrantes desde tus OTAs conectadas (agencias de viajes online)).
   No necesitas generar una factura cada vez, a menos que se agregue un artículo, servicio o ingreso por habitación adicional al folio una vez que el huésped esté alojado.
   En caso de que se apliquen cargos adicionales al folio, es posible que desees generar una nueva factura en una fecha posterior (la fecha de vencimiento predeterminada comenzará a contarse desde el día en que se creó la reserva).

   Al hacer el check-out: Agiliza tu proceso de check-out con esta opción. Las facturas se crearán en el momento del check-out con todas las transacciones disponibles para facturar. Si por alguna razón ya se generó una factura antes y no quedan más transacciones por facturar, el sistema no generará una nueva factura. 
   Esta opción forma parte de la función de Facturación avanzada.

   Manualmente: No se creará una factura hasta que navegues a la reserva y generes una factura. Con esta opción, tú decides para qué reserva generar la factura. Más información: Facturación: cómo generar y descargar facturas desde las reservas.

   

4. Título y secuencia de la factura

• Título: Si deseas asignarle al documento un nombre distinto de Factura.

• Prefijo: Cualquier número o letra que desees que aparezca antes del número de factura generado secuencialmente. (Ejemplo: INV-1001)

• Número de índice inicial: El número de la primera factura que se genera. Las siguientes facturas generadas serán secuenciales, continuando a partir de este número. (Ejemplo: si ingresas "1001", tu primer número de factura será 1001, seguido de 1002, etc.)

• Sufijo: Cualquier número o letra que desees que aparezca después del número de factura generado secuencialmente. (Ejemplo: 1001-POST)

• Usa el menú desplegable de idioma para agregar el texto de tu título/secuencia en otros idiomas.

5. Detalles de la factura

• Selecciona si necesitas mostrar los datos de la empresa 

• Mostrar la columna del número de habitación en la factura: si está habilitado, el número de habitación aparecerá indicado en la factura.

• Mostrar los detalles de impuestos/cargos en la factura: si está habilitado y tienes múltiples impuestos/cargos, en la factura aparecerá un desglose del total de cada tipo de impuesto/cargo.
• Usar facturas compactas: si dejas esta casilla sin marcar, el sistema generará las facturas de forma similar al folio del huésped. Cada transacción (incluidos los precios por noche de la habitación y los impuestos) aparecerá como una línea independiente. Si marcas esta casilla, las transacciones comunes se consolidarán en una sola línea. (Por ejemplo, en la factura compacta, las tarifas de habitación de 3 noches se consolidan en una sola línea).
• Selecciona si necesitas usar el número de documento del huésped
• Mostrar la opción de desglose del paquete si es necesario

6. Pie de factura

Usa el Pie de factura para agregar cualquier texto adicional a la factura, como instrucciones de pago o políticas adicionales. Usa el menú desplegable de idioma para agregar el texto personalizado del pie de factura en otros idiomas.