El presente artículo reúne toda la información sobre la función o el módulo de Caja y cómo la pueden usar varios usuarios a la vez. Haga clic aqu para acceder al video que explica esta funcin.
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Contenido
Cómo crear una caja
- Haga clic en el icono de caja en la esquina superior izquierda del panel principal.
- Seleccione Crear o cambiar caja.
- Haga clic en + Caja.
- Agregue el nombre de la caja.
- Agregue el Saldo inicial. Ese el efectivo que hay en la caja al iniciar el turno.
- Haga clic en Guardar caja.
Cómo acceder y administrar las cajas abiertas
Luego de abrir una caja, se tiene más control sobre las transacciones en efectivo en la propiedad.
Para administrar y verificar las transacciones en efectivo:
- Seleccione Acceder caja abierta.
En esta sección, puede:
- Seleccionar la caja deseada.
- Verificar el resumen de la caja seleccionada.
- Filtrar las transacciones por número de cuenta, número de la reserva, número de la habitación y nombre del huésped. También se pueden agrupar por fecha, habitación, nombre del huésped y número de la reserva.
- Agregar o quitar efectivo. Luego de seleccionar una de ambas opciones, podrá agregar el monto de dinero en efectivo que tiene disponible o retirar efectivo. También se puede agregar una nota a esa acción. Esta acción no estará conectada a ninguna reserva.
- Verificar las transacciones de esa caja y el total de efectivo agregado y retirado.
Si usa la función de multidivisa, podrá agregar o retirar dinero en efectivo en múltiples divisas. Para más información sobre esa función, véase: Multidivisa — ¿Cómo funciona con las Cajas?
Cómo modificar o deshabilitar las cajas
Para modificar o deshabilitar una caja, haga clic en Crear o Cambiar caja.
En esta sección puede:
- Editar las cajas creadas.
- Eliminar las cajas.
- Habilitar o deshabilitar las cajas existentes moviendo el interruptor de color verde a gris.
Para más información sobre el uso del módulo de caja, véase: Caja — Cómo cerrar una caja abierta.
Preguntas frecuentes
El módulo de caja simula las cajas chicas físicas de su propiedad. De manera que, para administrar de manera debida sus cajas (al tener varios usuarios), recomendamos crear la misma cantidad de cajas en el sistema que usuarios que reciben dinero en efectivo en su propiedad. Habiendo dicho eso, cada usuario debe administrar su caja de manera individual.
- Para que varios usuarios usen la función de Caja a la vez, se debe crear una caja para cada usuario.
- Si ya se ha creado al usuario en el sistema, véase la sección Cómo crear una caja en este mismo artículo.
- Si aún no ha creado al usuario en el sistema, véase la sección Agregar un nuevo usuario y crear los papeles/roles de usuario para más información sobre cómo crear y gestionar usuarios.
Veamos algunos escenarios hipotéticos sobre cómo funciona el módulo de caja con varios usuarios a la vez:
Escenario 1
- Nombre del usuario: Administrador
- Caja: el usuario ha abierto una caja
- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo
- Resultado: el usuario sólo puede agregar transacciones en efectivo a la caja creada con su nombre de usuario. No puede agregar pagos en efectivo a las cajas creados por otros usuarios.
Escenario 2
- Nombre del usuario: Administrador
- Caja: el usuario no ha abierto una caja
- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo
- Resultado: el usuario puede seleccionar y agregar el pago en efectivo a una de las cajas abiertas por otro usuario (en caso de haber)
Escenario 3
- Nombre del usuario: Dueño de la propiedad
- Caja: el usuario tiene (o no tiene) una caja abierta
- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo a una reserva
- Resultado: únicamente el dueño de la propiedad puede seleccionar entre todas las cajas abiertas en el sistema
Los permisos mínimos para que los usuarios puedan usar dinero en efectivo como método de pago son:
- Abrir cajas
- Añadir efectivo sin tener una caja abierta
Los anteriores permisos autorizan a los usuarios a abrir las cajas para agregar pagos a los folios de los huéspedes, pero no les permite ver el contenido ni acceder a la configuración de las cajas.
- Si el personal de la recepción agrega el balance inicial en la caja al abrirla, no se modificará el monto en efectivo de la caja en el reporte de transacciones, porque los fondos en la caja ya han sido asignados a esa caja. Dependiendo de la configuración de su propiedad para cada caja, se recomienda que el monto del balance inicial y final sea siempre el mismo.
- Si agrega o retira dinero en efectivo de una caja, recuerde que esas transacciones se verán como pagos o retiros y que modificarán el total del dinero en efectivo en esa fecha. Por ello recomendamos que el personal abra las cajas con el balance inicial que se encuentra físicamente disponible en las cajas físicas de su propiedad.
