การกำหนดเวลาส่งอีเมล ช่วยให้ที่พักสามารถ ส่งอีเมลโดยอัตโนมัติ ถึงผู้เข้าพักหลักตามกำหนดการเฉพาะบาง บทความนี้เสนอภาพรวมทั่วไปของแท็บการกำหนดเวลาส่งอีเมลใน Cloudbeds PMS
ก่อนเริ่มต้น
- หากคุณไม่เห็นการตั้งค่าการกำหนดเวลาส่งอีเมล โปรดติดต่อเจ้าของที่พักและขอให้เขาเปิดใช้งาน สิทธิ์อีเมลระบบ ภายใต้บทบาทผู้ใช้ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติม: บทบาทและสิทธิ์
- ในปัจจุบัน Cloudbeds PMS มี 2 ตัวเลือกกำหนดเวลาหลัก:
- โดยอิงจาก จำนวนวันที่เฉพาะ ก่อนหรือหลังจากการเดินทางเข้าหรือออก
- โดยอิงจาก การเปลี่ยนแปลงสถานะการจอง
- เพื่อกำหนดเวลาและส่งอีเมล จะต้องมี ที่อยู่อีเมล รวมอยู่ในรายละเอียดของแขกภายในรายละเอียดการจอง/แขก
- อีเมลที่กำหนดเวลาจะถูกส่งไปยัง ผู้เข้าพักหลัก ของการจอง
- เทมเพลตอีเมลใหม่เท่านั้นที่สามารถ กำหนดเวลา ได้ เทมเพลตอีเมลที่มีอยู่ก่อนหน้าหรือเทมเพลตอีเมลเริ่มต้นที่สร้างขึ้นในระบบ ไม่สามารถเพิ่มเข้ากำหนดการได้
- เพื่อกำหนดเวลาอีเมล ยืนยัน ไปยังช่อง (OTA) ไปที่ส่วนนี้
เข้าถึงการกำหนดเวลาส่งอีเมล
- ในเมนูบัญชีของคุณ ไปที่หน้าตั้งค่า และคลิกที่ส่วน อีเมล
- คลิกที่ การกำหนดเวลาส่งอีเมล
จัดการการกำหนดเวลาส่งอีเมล
สร้างกำหนดการอีเมล
- ในเมนูบัญชีของคุณ ไปที่หน้าตั้งค่า และคลิกในส่วน อีเมล
- คลิกที่แท็บ กำหนดการส่งอีเมล
- คลิกที่ +สร้างกำหนดการส่งอีเมล
- ตั้งชื่อให้กับกำหนดการส่งอีเมลของคุณ
- เลือกเทมเพลตอีเมล ที่คุณสร้างเอง
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้าง แก้ไข เปิดหรือปิดใช้งานเทมเพลตอีเมลที่กำหนดเอง
- เลือก เมื่อจะส่งอีเมล:
-
ทันทีเมื่อสถานะการจองเปลี่ยน
ตัวอย่าง: หากคุณเลือก ยกเลิก อีเมลจะถูกส่งออกทันทีเมื่อสถานะการจองเปลี่ยนเป็น ยกเลิก -
ขึ้นอยู่กับวันที่จอง, วันเช็คอิน หรือ วันเช็คเอาท์
ตัวอย่าง: ส่งอีเมลก่อนวันที่เข้าพัก 2 วัน
-
ทันทีเมื่อสถานะการจองเปลี่ยน
- ตัวเลือกขั้นสูง:
- ส่งเทมเพลตอีเมลเฉพาะสำหรับวันที่ที่เลือก: จะถูกส่งเฉพาะสำหรับช่วงวันที่ที่เลือก
- ส่งเทมเพลตอีเมลเฉพาะสำหรับแหล่งที่มาที่ระบุ: จะถูกส่งเมื่อการจองเป็นของหนึ่งในแหล่งที่มาที่เลือก
หากผู้ใช้ไม่เลือก ส่งเทมเพลตอีเมลเฉพาะสำหรับแหล่งที่มาที่ระบุ แล้ว อีเมลจะถูกส่งออก ไปที่ทุกแหล่งที่มา รวมถึงการจองจากช่องทางการกระจาย (ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์)
- เมื่อคุณเสร็จสิ้น คลิก สร้างกำหนดการ
กำหนดการส่งเทมเพลตอีเมลยืนยัน สำหรับการจองจาก OTAs (ช่องทาง)
- เพื่อกำหนดเทมเพลตอีเมลยืนยันสำหรับการจองที่ทำไว้บนช่องทาง (OTAs) เลือก ส่งเทมเพลตอีเมลเฉพาะสำหรับแหล่งที่มาที่ระบุ ภายใต้ตัวเลือกขั้นสูง (ขั้นตอนที่ 7 ด้านบน)
- เทมเพลตอีเมลยืนยันนี้จะถูกเรียกใช้ เฉพาะเมื่อมีการจองสำหรับหนึ่งในแหล่งที่ระบุ เช่น: หากคุณต้องการให้เทมเพลตถูกส่งสำหรับ Booking.com เลือกเฉพาะ Booking.com.
สิ่งที่ควรทราบ:
- เทมเพลตอีเมลยืนยันเริ่มต้น การจองยืนยัน จะไม่ ถูกส่งโดยอัตโนมัติไปยังการจองที่ทำไว้บนช่องทาง (OTAs) ช่องทางมีความรับผิดชอบในการส่งอีเมลยืนยันของตนเอง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถ สร้างเทมเพลตอีเมลที่กำหนดเอง และตั้งค่ากำหนดการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติให้กับแขกของคุณ ตามขั้นตอนด้านบน
- เทมเพลตอีเมลยืนยันเริ่มต้น (ที่มีอยู่ก่อนหน้านี้) ไม่สามารถ ถูกเพิ่มในกำหนดการ คุณต้อง สร้างเทมเพลตใหม่ โดยการปฏิบัติตามขั้นตอนของ บทความนี้
- เลือกเฉพาะ OTAs เท่านั้น เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลยืนยันที่ซ้ำกันสำหรับแหล่งที่มาโดยตรง (Walk-in, Phone, Email, Website)
- ไม่ทุกช่องทางส่งที่อยู่อีเมลของแขกไปยัง Cloudbeds PMS ในกรณีนั้นแขกจะไม่ได้รับอีเมลนี้
- ดู อีเมลที่กำหนดการไว้ สำหรับแขกภายในการจองภายใต้แท็บ ข้อความอีเมล
- ติดตามอีเมลเพื่อตรวจสอบสถานะของพวกเขา (ส่งแล้ว, ส่งถึง, ล้มเหลว) โดยใช้ ล็อกการส่งอีเมล
ปิดใช้งานหรือเปิดใช้งานกำหนดการอีเมล
- เพื่อปิดใช้งานหรือเปิดใช้งานกำหนดการอีเมล คลิกที่ สลับสวิตช์ ข้างๆกำหนดการอีเมลที่สร้างไว้
- หาก ปิดใช้งาน ยืนยันการปิดใช้งานเพื่อดำเนินการต่อ
- กำหนดการอีเมลจะปรากฏเป็น ปิดใช้งาน คลิกอีกครั้งเพื่อเปิดใช้งานในภายหลัง หากต้องการ
- เมื่อคุณปิดใช้งานกำหนดการ อีเมลที่กำหนดเวลาจะถูกลบออกทั้งหมด (จะไม่ถูกส่ง)
- หากคุณตัดสินใจเปิดใช้งานกำหนดการในภายหลัง อีเมลจะถูกเพิ่มกลับไปในกำหนดการ แต่เฉพาะในเงื่อนไขบางอย่างเท่านั้น:
- คุณต้องสลับสวิตช์กำหนดการเป็น เปิดใช้งาน, คลิกที่ปุ่ม แก้ไข, และ คลิก บันทึก ในการตั้งค่ากำหนดการ
- กฎกำหนดการ ต้องยังคงเป็นไปตาม (เช่น หากอีเมลถูกกำหนดเวลาส่งก่อนเช็คอิน วันที่คุณเปิดใช้งานกำหนดการควรอยู่อย่างน้อย 10 วันก่อนเช็คอิน)
- หากคุณเลือกตัวเลือก ส่งอีเมลตามวันที่จอง, วันเช็คอิน หรือวันเช็คเอาท์, ประเภทกำหนดการต่อไปนี้จะถูกใช้กับการจองที่มีสถานะ:
- ก่อนเช็คอิน: เฉพาะสำหรับการจองที่มีสถานะ ยืนยันแล้ว
- ก่อนเช็คเอาท์: เฉพาะสำหรับการจองที่มีสถานะ ในองค์กร
- หลังเช็คอิน: เฉพาะสำหรับการจองที่มีสถานะ ในองค์กร
- หลังเช็คเอาท์: เฉพาะสำหรับการจองที่มีสถานะ เช็คเอาท์แล้ว
- หลังจอง: สำหรับทุกสถานะ (รอการยืนยัน, ยืนยันแล้ว, ในองค์กร, เช็คเอาท์, ยกเลิก, หรือ ไม่มา)
ส่งอีเมลยืนยันอัตโนมัติถึงแขกเครื่องมือจอง
สร้าง และ กำหนดการ การส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติ เพื่อส่งให้แขกของคุณเมื่อพวกเขาทำการจองผ่านเครื่องมือจอง Cloudbeds.
หลังจากทำการ จองของพวกเขาบนเครื่องมือจอง, แขกของคุณจะได้รับอีเมลยืนยันที่เรียบร้อย ทั้ง Reservation Confirmed หรือ Pending Confirmation ขึ้นอยู่กับประเภทการยืนยันการจองของคุณใน นโยบาย.
สิ่งที่ควรทราบ:
- การตั้งค่า Confirmation Pending เฉพาะ ใช้กับเครื่องมือจอง Cloudbeds และ การจองโดยตรง.
- การจองจากตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์จะถูกนำเข้าระบบเป็นการจองที่ ยืนยันแล้ว แต่แขกจะไม่ได้รับอีเมลยืนยันจาก Cloudbeds PMS, ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์จะส่งอีเมลยืนยันของพวกเขา ตรวจสอบ ส่วนนี้ เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม.
ตัวเลือกที่มีให้สำหรับอีเมลยืนยัน:
- ยืนยันแล้ว: ระบบของเราจะส่งอีเมล Reservation Confirmed ให้แขกของคุณโดยอัตโนมัติ หากคุณเลือกตั้งค่านี้, คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือก ส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติให้ลูกค้า.
- รอการยืนยัน: ตัวเลือกนี้ จะเรียกใช้ Pending Confirmation อีเมล แม้ว่ามังกรจะได้รับการยืนยันในระหว่างการจอง ระบบก็จะส่งอีเมลPending Confirmation ก่อนเสมอ อีเมล Reservation Confirmed จะถูกส่งเมื่อคุณยืนยันการจองด้วยตนเอง.
ทำตามขั้นตอนถัดไปเพื่อตั้งค่าประเภทการยืนยันการจองของคุณที่นี่: นโยบาย - หน้าการยืนยันรอการยืนยัน
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น