Canais conectados via calendário (conexão ical) - Tudo o que você precisa saber

Canais conectados via calendário, tais como Airbnb conectado via iCal*, VRBO ical*, Flipkey e Homeaway, não funcionam da mesma forma que canais de distribuição comuns. Por exemplo, você apenas pode atualizar a disponibilidade, não as tarifas ou outras restrições de estadia.

*PMS da Cloudbeds pode se conectar ao VRBO e ao Airbnb através do ical (conexão limitada através do ical) ou API (conexão normal, a mesma do Booking.com). A conexão iCal do Airbnb mencionada neste tutorial é feita através de calendário.

Visão geral

  • Canais conectados via calendário são sincronizados utilizando arquivos em formato de calendários. O PMS da Cloudbeds envia um arquivo iCal para esse canal contendo informações de "compromissos" para os dias que a propriedade não possui mais disponibilidade bloqueando as datas para que ela não seja reservada novamente. Todas as outras datas se manterão disponíveis para reservas.
  • Para importar as reservas, o gerenciador de canais da Cloudbeds precisa de um arquivo de calendário a partir do canal indicando os dias que a propriedade já possui reservas.
  • No geral, as informações desses arquivos são extremamente limitadas, razão pela qual as reservas desses canais não possuem muitos detalhes. Para visualizar todos os detalhes você precisará verificar as reservas na extranet do canal.
1. Qual a diferença entre canais conectados via calendário e via API?

A conexão de canais via calendário é limitada. A maior parte das informações, exceto disponibilidade em ambos os sistemas (na Cloudbeds e no Canal), precisa ser atualizada manualmente. Aqui estão as principais diferenças:

  1. Canais conectados via calendário não são compatíveis com a sincronização de tarifas. É necessário cadastrar as tarifas diretamente na extranet do canal.
  2. Canais conectados via calendário não são compatíveis com o envio de cancelamentos e atualizações de reservas - é necessário atualizar/cancelar as mesmas manualmente no PMS da Cloudbeds.
  3. É necessário desativar as opções de reserva instantânea.
  4. É necessário fazer o upload das reservas manualmente para canais one-way.
  5. Para canais two-way, não é necessário adicionar as reservas manulamente, pois as reservas existentes serão importadas ao PMS da Cloudbeds e se você adicioná-las manualmente, elas serão duplicadas.
  6. Para canais two-way, as reservas serão importadas com 6 horas de atraso, isso é um comportamento próprio de canais conectados via calendário e está fora do controle do PMS da Cloudbeds. Por isso recomendamos desativar a funcionalidade de Reserva Instantânea ao usar canais conectados via calendário para evitar overbookings. Dessa forma, a propriedade precisa sempre confirmar a reserva antes.
2. Canais conectados via calendário two-way e one-way

Há dois tipos de canais conectados via calendário: two-way e one-way.

Canais two-way: quando um canal conectado via calendário é compatível com disponibilidade e envia para nós suas reservas. Eles são compatíveis com atualização de disponibilidade, download de reservas e ajustes automáticos.

Canais conectados via calendário two-way:

  • GlampingHub
  • Pitchup
  • Housetrip
  • Airbnb (ical)
  • VRBO (ical)
  • Riparide

Isso significa que se você escolher usar outro canal conectado via calendário que não esteja listado acima (como, por exemplo, FlipKey), será necessário ajustar o inventário manualmente para todas as reservas que chegarem desse canal.

Por exemplo: Vamos supor que você escolheu conectar o FlipKey ao PMS da Cloudbeds, abaixo listamos as instruções para evitar problemas com a disponibilidade:

  1. A Cloudbeds repassa o seu inventário Disponível ao Flipkey em um arquivo em formato de calendário.
  2. A cada 6 horas, aproximadamente, o FlipKey extrai as informações desse arquivo e atualiza o próprio calendário com a sua Disponibilidade enviada.
  3. Quando um hóspede faz uma reserva na sua propriedade, o FlipKey envia um e-mail a você com a reserva e a coloca na sua própria Extranet.
  4. Como o FlipKey não nos envia essa reserva, a Cloudbeds não tem essa informação.
  5. A propriedade deverá acessar a Cloudbeds para adicionar manualmente a reserva ao calendário para as acomodações e datas que foram reservadas.
  6. Depois que a disponibilidade foi fechada, a propriedade pode confirmar a reserva no Flipkey ao hóspede.
3. Quais canais podem ser conectados ao PMS da Cloudbeds via ical?
Nome do Canal Grau de Conexão* Canal Original (para conexões de segundo grau)**
9Flats Direta  
Abritel Secundária HomeAway
Airbnb (ical) Direta  
Algue Temporada Secundária HomeAway
FeWo-direkt Secundária HomeAway
FlipKey Secundária Trip Advisor Vacation Rentals
GlampingHub Direta  
HipCamp Direta  
Homeaway Direta  
Homelidays Secundária HomeAway
HouseTrip Secundária Trip Advisor Vacation Rentals
Pitchup Direta  
stayz Secundária HomeAway
TripAdvisor Vacation Rentals Direta  
VacationRentals.com Secundária HomeAway
VRBO Secundária HomeAway
Wimdu Direta  
*O grau de conexão pode ser direto (A OTA é conectada diretamente ao myfrontdesk via ical) ou secundária (A OTA é conectada ao myfrontdesk através de um outro canal).
** Este é o canal através do qual a OTA possui uma conexão de segundo grau para ser integrada ao myfrontdesk.
4. Como as reservas são importadas para canais two-way?

Assim como o PMS da Cloudbeds fornece a Disponibilidade no arquivo no formato de calendário, o PMS da Cloudbeds precisa de um arquivo no formato de calendário enviado pelo canal que indique as datas de cada reserva.

No geral, não há muitos detalhes enviados nesses arquivos. Por isso, para visualizar todos os detalhes, você precisa verificar na extranet do canal.

Exemplo de download de reserva

Abaixo, mostramos um exemplo do que recebemos dos canais conectados via calendário:

BEGIN:VEVENT
DTEND;VALUE=DATE:20150608
DTSTART;VALUE=DATE:20150605
UID:123456--ht9wupf1f72k@airbnb.com
DESCRIPTION:CHECKIN: 05-06-2015\nCHECKOUT: 08-06-2015\nNIGHTS: 3\nPHONE: 
 +1 (505) 350-3606\nEMAIL: (no email alias available)\nPROPERTY: The Steading with Pool & Hot Tub\n
SUMMARY:Wendy C%$%^ (R1YN8Z)
LOCATION:The Steading with Pool & Hot Tub
END:VEVENT

Como podemos reparar, os canais conectados via calendário não nos enviam tarifas ou número de hóspedes (PAX).

Com que frequência o PMS da Cloudbeds importa novas reservas dos canais conectados via calendário?

As importações de canais conectados via calendário podem levar de 30 minutos a algumas horas. O atraso ocorre devido à limitação desses sites sobre a quantidade de solicitações de tráfego que podemos realizar aos seus servidores. Mais uma vez - os canais conectados via calendário funcionam de forma diferente dos outros canais e o tempo de download da reserva faz parte do serviço deles.

Conforme mencionado acima, desativar Reservas Instantâneas evita overbookings que podem ocorrer devido aos atrasos na importação de dados.

Para Airbnb

Para Airbnb (ical) exclusivamente, desenvolvemos um mecanismo que permite fazer o download de novas reservas a cada 30 minutos.

Também é possível conectar o Airbnb (API), o que permite fazer o download das reservas normalmente.

5. Quais informações são importadas quando é feito o download das reservas?

O Airbnb iCal não mostra determinadas informações dos hóspedes nos detalhes das reservas realizadas através da conexão iCal. Essa mudança faz parte dos esforços do Airbnb em minimizar a exposição de dados do hóspede.

Ao realizar o download de uma reserva de um canal conectado via calendário, como o Airbnb, as informações enviadas através do arquivo em forma de calendário é bastante limitada.

Geralmente, apenas as seguintes informações são importadas:

  • Nome do Hóspede
  • Data de Chegada
  • Data de Saída
  • Quarto

Como você poderá ver, os seguintes itens importantes estarão faltando:

  • Preço da Diária
  • Ocupação (número de hóspedes)

Você precisará atualizar a reserva manualmente com as informações faltantes, tais como:

  • Preço da Diária
  • Número de Hóspedes
  • Qualquer outra informação que você encontrar no PMS da Cloudbeds
6. Como lidar com cancelamentos

Cancelamentos realizados por um canal conectado via calendário não pode ser transmitido a terceiros (inclusive PMS da Cloudbeds).

Como o PMS da Cloudbeds não está ciente dos cancelamentos realizados no canal conectado via calendário, a propriedade deverá lidar o cancelamento (e inventário) manualmente.

7. Compatibilidade com o tipo de acomodação

Devido à forma como o sistema URL de calendário foi desenvolvido, os canais conectados via calendário  podem apenas conectar uma das acomodações de um tipo de categoria do PMS da Cloudbeds por vez.

8. É possível realizar a reserva de mais de uma unidade para um mesmo tipo de acomodação?

Não, pois o anúncio é somente para uma acomodação e uma unidade. Assim que a reserva é feita no canal conectado via calendário, ele não poderá ser reservado novamente para o mesmo dia. Outros canais (até mesmo outros canais conectados via calendário) também estarão disponíveis para a reserva caso tenha disponibilidade.

Criar mais de um anúncio para cada quarto também não é a solução, já que não é possível atribuir mais de um anúncio no canal para um mesmo tipo de acomodação do myfrontdest.

Por isso, canais conectados via calendário não foram feitos para o anúncio de dormitórios.

Se você possui apenas canais conectados via calendário (FlipKey, VRBO, Airbnb conectado via ical), o mapeamento alternativo descrito no nosso tutorial Orientações para o mapeamento dos seus canais pode ser uma opção para a sua propriedade.

9. Como conectar um canal conectado via calendário ao PMS da Cloudbeds?

Acesse esse tutorial para aprender a conectar um canal conectado via calendário ao PMS da Cloudbeds.

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