Visão geral
Um Bloqueio de alocacão de Grupo permite reservar disponibilidade para datas escolhidas, o que é particularmente útil para eventos como casamentos. A parte organizadora, por exemplo, decide sobre as datas e o número necessário de quartos. Em seguida, cada hóspede reserva sua acomodação individualmente.
Para facilitar isso, crie um bloqueio de alocacão. Você pode definir tarifas base, aplicar tarifas pré-negociadas ou estabelecer tarifas personalizadas. Você também pode decidir bloquear a disponibilidade para o número de quartos acordado ou ter uma tarifa de grupo especial sem bloquear a disponibilidade.
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Para criar um bloqueio de alocacão, você deve primeiro criar o perfil do grupo. Veja como aqui.
Ações principais
Um Perfil de Grupo pode ter vários bloqueios de alocacão.
Confira as seções abaixo para entender como usar os bloqueios de alocacão em sua propriedade.
Como criar um Bloqueio de Alocação
Passo 1 - Acesse o Perfil do Grupo para criar o Bloqueio de Alocação
- A partir do Menu
, vá para Grupos
;
- Clique no Nome com hiperlink para abrir o perfil do grupo;
- Vá para a guia Bloqueios de Alocação e clique em +Criar Bloqueio de Alocação.
Passo 2 - Defina o Nome e Status do Bloqueio de Alocação
O status da alocação é um indicador importante para o gerenciamento de reservas de grupos e oferece suporte a fluxos de trabalho existentes. Esse recurso é especialmente benéfico para agentes de grupos de propriedades, que geralmente filtram seus bloqueios de reservas por status diariamente ou semanalmente para identificar e acompanhar as reservas em potencial.
- Digite o Nome da alocação;
- Selecione o Status da alocação;
-
Potencial e Provisório : Ambas as opções permitem que você indique a disponibilidade sem restringir o inventário ou permitir reservas. A diferença está em quando você escolhe usar cada opção no seu processo de vendas. Embora cada propriedade tenha seus procedimentos operacionais padrão, recomendamos as seguintes práticas:
- Potencial: Use-o no estágio exploratório. Por exemplo, um planejador de eventos entra em contato com você para saber melhor qual inventário está disponível e um preço estimado por quarto.
- Provisório: Use-o na fase de prospecção/oportunidade. Por exemplo, se o planejador de eventos quiser reservar uma data, verifique as datas, o número de quartos necessários e os tipos de acomodações necessários para cada data. Em seguida, crie um bloqueio de alocação provisório. Envie essas informações ao planejador do evento juntamente com uma fatura para pagamento.
- Definitivo: Permite o bloqueio de inventário e reservas, ideal para reservas ou contratos garantidos. Recomendamos que você o use quando o depósito tiver sido coletado e a propriedade estiver pronta para receber reservas.
-
Potencial e Provisório : Ambas as opções permitem que você indique a disponibilidade sem restringir o inventário ou permitir reservas. A diferença está em quando você escolhe usar cada opção no seu processo de vendas. Embora cada propriedade tenha seus procedimentos operacionais padrão, recomendamos as seguintes práticas:
Se um Bloqueio de alocação tiver um status de Potencial ou Provisório, os quartos não serão alocados do inventário da propriedade. Para fazer reservas a partir do bloqueio, você deve alterar o status para Definitivo.
Comparação rápida do status da alocação:
| Status | Bloqueio de inventário | Possibilidade de reserva | Estágio do processo de vendas |
| Potencial | ❌ Não bloqueia o inventário | ❌ Não há reservas dentro do bloqueio | Exploratório (consulta inicial) |
| Provisário | ❌ Não bloqueia o inventário | ❌ Não há reservas dentro do bloqueio | Prospecto/oportunidade (negociação) |
| Definitivo | ✅ Bloqueia o inventário | ✅ As reservas podem ser feitas dentro do bloqueio |
Confirmado (com pagamento ou garantia de reserva) |
Passo 3 - Definir Taxas e Disponibilidade do Bloqueio de Cotas
Selecione o Tipo de Tarifa, Tipo de Cota e Liberação Automática
Passo 3.1 Selecione o Tipo de Tarifa
Você verá diferentes configurações para o intervalo de bloqueio de alocação com base no tipo de tarifa que você selecionar:
- Base: Este bloqueio de alocação irá buscar as tarifas base que você configurou para sua propriedade para cada Tipo de Acomodação correspondente.
- Plano Tarifário e Pacote: Para usar esta opção, você deve criar um plano tarifário primeiro. Isso significa que as tarifas para este Bloqueio de Alocação serão baseadas no plano tarifário criado na página de Planos Tarifários e Pacotes. Você deve selecionar o plano tarifário específico do qual deseja extrair as tarifas.
- Personalizado: Esta opção permite que você insira as tarifas desejadas para o bloqueio de alocação.
Depois de definir e salvar o tipo de tarifa para um bloqueio de alocação, você não poderá alterá-lo posteriormente.
Se você associar um bloqueio de alocação a um Plano Tarifário:
- O bloqueio de alocação será criado para os mesmos tipos de acomodações e período de datas do plano tarifário. Um erro aparecerá se uma data fora desse intervalo for selecionada.
- O bloqueio de alocação se tornará indisponível quando o plano tarifário expirar.
- Atualmente, não é possível desativar ou remover um plano tarifário na página de Planos Tarifários e Pacotes se estiver vinculado a um Bloqueio de Alocação ativo (mesmo com status fechado).
Passo 3.2 Selecione o Tipo de Alocação
Você tem duas opções:
- Bloqueio: Ao adicionar datas ao bloqueio, você deve especificar o número de quartos a serem alocados. Os quartos são bloqueados, então qualquer pessoa fora do grupo não pode reservá-los. Essa configuração também permite a Liberação Automática (consulte o próximo passo, Passo 3.3 Selecione Liberação Automática).
- Com Base na Disponibilidade: Isso significa que a disponibilidade deste bloqueio de alocação será baseada na disponibilidade de sua propriedade. Por exemplo, se houver 2 quartos disponíveis em sua propriedade, eles estarão disponíveis para o grupo. Se estiverem esgotados, o grupo não poderá reservar deste bloqueio de alocação também.
Passo 3.3 Selecione Liberação Automática
- Se você selecionou Bloqueio como seu tipo de alocação, você poderá configurar a Liberação Automática:
-
- Não: Os quartos não vendidos não serão lançados automaticamente de volta para o inventário da propriedade.
Por exemplo, se você alocou 3 de 5 quartos para serem reservados pelo grupo e apenas 2 foram reservados, 1 quarto ainda estará indisponível para outros hóspedes. Você precisa liberar manualmente esse quarto para torná-lo disponível para hóspedes fora do grupo.
Você pode fazer isso na página de Pickup do perfil do grupo (consulte a seção Revisando Pickup de Bloqueio de Alocação).
-
- Sim: Os quartos não vendidos serão liberados automaticamente de volta para o inventário da propriedade com base nos dias restantes e no horário especificado. Veja exemplos na seção de Cenários de Liberação Automática abaixo.
- Configure a Agenda para Liberação. Se você selecionou o bloqueio de alocação para ser liberado automaticamente, você pode escolher uma das opções para liberação:
-
- Liberar todo o inventário para todas as datas simultaneamente: O sistema lançará os quartos não vendidos para todas as datas no bloqueio de alocação simultaneamente.
- Liberar todo o inventário um dia de cada vez: O sistema lançará os quartos não vendidos no bloqueio de alocação um dia de cada vez com base nos dias restantes e no horário agendado.
- Liberar todo o inventário um intervalo por vez: Se existirem vários intervalos em um bloqueio de alocação, o sistema lançará os quartos um intervalo de cada vez com base nos dias restantes e no horário agendado.
Cenários de Liberação Automática
Exemplo
- Detalhes do evento: A empresa Endless Summer sediará dois eventos em fins de semana consecutivos, 04 a 06 de novembro de 2024 e 11 a 13 de novembro de 2024. Eles solicitaram que você reserve 5 quartos para eles em sua propriedade para cada dia dos eventos.
- Criando Bloqueios de Alocação: Para atender a essa solicitação, você criará um único bloqueio de alocação com dois intervalos correspondentes às datas dos eventos. Certifique-se de que cada intervalo contenha 5 quartos exclusivamente para os eventos.
- Configurando a Liberação Automática: Você também configurará o bloqueio para liberação automática 3 dias antes às 10:00. Se o grupo deixar quartos não reservados, você poderá vendê-los para outros hóspedes fora da empresa Endless Summer.
Resultados da Liberação Automática
- Liberação de todo o inventário para todas as datas simultaneamente: Todos os quartos não vendidos dos dois intervalos de bloqueio de alocação serão liberados 3 dias a partir da data de chegada mais cedo (4 de novembro), significando que todos os quartos não vendidos serão liberados em 1 de novembro às 10:00.
- Liberação de todo o inventário um dia de cada vez: Para o primeiro intervalo de bloqueio de alocação, o sistema começará a liberar qualquer quarto não reservado para 4 de novembro em 1 de novembro às 10:00 (3 dias antes); para 5 de novembro, os quartos não reservados serão liberados em 2 de novembro e assim por diante.
O mesmo se aplica ao último bloqueio de alocação; neste caso, os quartos não vendidos para 13 de novembro serão liberados em 10 de novembro.
- Liberação de todo o inventário de um intervalo de cada vez: Em 1 de novembro às 10:00, o sistema liberará os quartos não reservados do primeiro intervalo (4 a 6 de novembro de 2024) e quaisquer quartos não reservados do último intervalo (11 a 13 de novembro de 2024) serão liberados em 8 de novembro.
Passo 4 - Adicionar Datas de Bloqueio de Alocacão
Para criar um intervalo de bloqueio de alocação, clique em +Adicionar Datas.
As configurações aqui dependerão das opções de tarifa e disponibilidade que você selecionou nos passos anteriores.
- Adicione vários intervalos para um Bloqueio de Alocação.
- Você pode adicionar Datas de Ombro e escolher se deseja bloquear um Tipo de Acomodação ou uma Unidade específica.
- Ao adicionar um intervalo, os campos de Disponibilidade são mostrados apenas se Bloqueio foi selecionado como o tipo de Alocação; os campos de Tarifas são mostrados apenas se Personalizado foi selecionado como o tipo de Tarifa.
Passo 4.1 - Adicionando Datas de Ombro (opcional)
Ao clicar em +Adicionar Datas, uma seção não obrigatória aparece para você adicionar Datas de Ombro, também conhecidas como dias pré-chegada e pós-saída.
Por exemplo, se uma conferência acontece de 5 a 7 de maio, as Shoulder Dates poderiam ser 3, 4, 8 e 9 de maio.
Ao utilizar esse recurso em vez de um hóspede viajar apenas por 2 noites para um evento, o hóspede agora pode reservar uma estadia de 4 dias no plano tarifário pré-negociado, resultando em maior ocupação e oportunidades de receita para sua propriedade. A configuração padrão não terá valor.
Você pode adicionar Datas de Ombro com planos tarifários específicos. Você pode escolher se deseja usar o mesmo plano tarifário das datas principais do evento, um plano tarifário diferente ou continuar usando a tarifa base.
As Datas de Ombro não bloqueiam a disponibilidade para o intervalo de datas selecionado. Elas simplesmente permitem que os clientes reservem datas adjacentes usando a disponibilidade geral do Calendário. Se você deseja bloquear a disponibilidade, deve incluir as datas como parte das datas de Bloqueio de Alocação em vez das Datas de Ombro.
Passo 4.2 - Bloquear um Tipo de Acomodação ou uma Unidade Específica
Ao clicar em +Adicionar Datas, a escolha padrão para criar o bloqueio de alocação será Tipo de Acomodação.
No entanto, você pode bloquear um Tipo de Acomodação ou uma Unidade específica. Ao selecionar "Unidade", uma lista adicional será exibida para escolher quais unidades bloquear.
Por exemplo, se sua propriedade tiver 10 tipos de quartos Queen Deluxe, em vez de bloquear dois quartos Queen Deluxe aleatórios, você pode especificar para bloquear a unidade Queen Deluxe 101 e a unidade Queen Deluxe 103, que estão uma ao lado da outra.
Use o recurso de unidade para permitir que os hóspedes que viajam juntos fiquem na mesma seção do hotel, levando a uma maior satisfação dos hóspedes. As propriedades também podem atribuir grupos com base em uma seção ou andar para aumentar a eficiência da limpeza e operacional (p. ex., escalando apenas um andar em vez de toda a propriedade).
Você pode identificar facilmente a alocação no calendário procurando por linhas tracejadas finas e o ícone "3 pessoas" ao lado do nome do bloqueio de alocação, como este:
Passo 4.3 - Definir o Tipo de Tarifa
- Os passos abaixo são para definir o tipo de tarifa para um Tipo de Acomodação. No entanto, você também pode configurá-lo para Unidades específicas.
- Se você adicionar Unidades a intervalos, o processo é o mesmo, exceto pelo passo 5.
- Selecione os Tipos de Acomodação;
- Selecione as datas de início e término para o intervalo;
- Selecione os dias pré-chegada e pós-saída (opcional);
- Selecione os dias da semana;
- Se você selecionou anteriormente Tipo de Alocação = Bloqueio, será necessário inserir manualmente o número de quartos a serem alocados para este intervalo;
- Clique em Aplicar para aplicar a todos;
- Clique em Adicionar Intervalo.
- Os passos abaixo são para definir o tipo de tarifa para um Tipo de Acomodação. No entanto, você também pode configurá-lo para Unidades específicas.
- Se você adicionar Unidades a intervalos, o processo é o mesmo, exceto pelo passo 5.
- Selecione os Tipos de Acomodação;
- Selecione as datas de início e término para o intervalo;
- Selecione os dias pré-chegada e pós-saída (opcional);
- Selecione os dias da semana;
- Se você selecionou anteriormente Tipo de Alocação = Bloqueio, será necessário inserir manualmente o número de quartos a serem alocados para este intervalo;
- Clique em Aplicar para aplicar a todos;
- Clique em Adicionar Intervalo.
Você não precisa inserir as tarifas porque elas serão retiradas do plano tarifário selecionado em Passo 3.1 Selecionar Tipo de Tarifa.
- Os passos abaixo são para configurar o tipo de tarifa para um Tipo de Acomodação. No entanto, você também pode configurá-lo para Unidades específicas.
- Se você adicionar Unidades a intervalos, o processo é o mesmo, exceto pelo passo 7.
- Selecione Tipos de Acomodação;
- Selecione as datas de início e término para o intervalo;
- Selecione os dias pré-chegada e pós-saída (opcional);
- Selecione os dias da semana;
- Se necessário, defina os parâmetros do intervalo: (Estadia Mín., Estadia Máx., Limite, Reserva de Última hora e Fechado para Chegadas/Partidas);
- Insira as tarifas para os Tipos de Acomodação selecionados;
- Se você selecionou anteriormente Tipo de Alocação = Bloqueio, você deve inserir manualmente o número de quartos a serem alocados para este intervalo;
- Você também pode inserir a tarifa de hóspedes adicionais se necessário ou selecionar para ser a mesma que a Tarifa Base;
- Clique em Adicionar Intervalo.
Passo 5 - Adicionar Notas e Salvar
Você pode adicionar notas informativas para o seu bloqueio de alocação (descrição do evento, requisitos especiais, etc.), mas não é obrigatório.
- Role para baixo até a seção Notas e digite a nota;
- Clique em Enviar Nota;
- Verifique se os detalhes do bloqueio de alocação estão corretos e clique em Salvar.
Você também pode adicionar notas a um Bloqueio de Alocação posteriormente, acessando a guia de Notas do perfil do grupo. Para mais informações, consulte a seção Adicionar notas a um Perfil de Grupo, Bloqueio de Alocação, Reservas ou Hóspedes deste artigo.
Como editar um Bloqueio de Alocação
Por favor, note que não é possível alterar o Tipo de Tarifa do bloqueio de alocação depois de criado e salvo.
Novos intervalos para bloqueios de alocação com inventário liberado manualmente não terão disponibilidade. Isso também se aplica aos intervalos existentes editados após a liberação. O bloqueio de alocação não estará disponível para adicionar novas reservas ou vincular as existentes.
Para editar os detalhes do bloqueio de alocação ou os intervalos do bloqueio de alocação (datas), siga estes passos:
- Na página de Grupos
- Vá para a aba Blocos de Alocação e clique no nome do bloqueio de alocação desejado;
Você também pode visualizar os intervalos detalhados de cada Bloqueio de Alocação clicando no sinal de '+' ao lado do código do bloqueio, o que abre outra seção com mais informações.
- Clique em Editar Detalhes na página do bloqueio de alocação;
- Edite os detalhes do bloqueio de alocação e clique em Salvar.
Antes de salvar, você também pode editar as datas/intervalos do bloqueio de alocação:
a. Adicionar mais datas.
b. Excluir datas existentes.
c. Editar datas existentes.
Como excluir um Bloqueio de Alocação
- Na página de Grupos
- Vá para a guia de Bloqueios de Alocação e clique no ícone de engrenagem ao lado do nome do bloqueio de alocação desejado para escolher a opção Remover Bloqueio de Alocação.
Perguntas Frequentes
Como editar os parâmetros de intervalo de um Bloqueio de Alocação uma vez que as reservas foram adicionadas? (Estadia Mín., Estadia Máx.)
Seu Bloqueio de Alocação deve ter sido criado com um tipo de tarifa personalizado para modificar os parâmetros de intervalo (Estadia Mín., Estadia Máx., Limite, Reserva de Última hora e fechado para chegadas/partidas).
Clique no nome do Bloqueio de Alocação > clique em Editar Detalhes > encontre o intervalo e clique no ícone de lápis para editar os parâmetros. Lembre-se de Salvar as alterações.
Se você configurou o Bloqueio de Alocação com um tipo de tarifa de Plano Tarifário ou Pacote, alterar as restrições do plano tarifário não é possível. Você não pode adicionar ou editar intervalos para um plano tarifário conectado a um bloqueio de alocação. A solução seria criar um novo plano tarifário com a Estadia Mín./Estadia Máx. desejada e então criar um novo bloqueio de alocação dentro deste grupo usando o plano tarifário recém-criado.
Como editar o número de quartos em um Bloqueio de Alocação uma vez que as reservas foram adicionadas?
Para atualizar o valor de disponibilidade, clique no nome do Bloqueio de Alocação, em seguida, clique em "Editar Detalhes". Uma vez lá, encontre o intervalo e clique no ícone de lápis para editar o valor de disponibilidade. Você pode aplicar as alterações para todos os dias ou fazê-las manualmente para o dia da semana desejado, se necessário.
Lembre-se de Salvar as alterações.
Uma vez que todos os quartos no Bloqueio de Alocação tenham sido reservados, não é possível reduzir o número de quartos disponíveis. Se você tentar fazer isso, um erro aparecerá dizendo: "A disponibilidade deve ser maior do que o número total de reservas já feitas deste bloqueio de alocação." Certifique-se de inserir o número correto de quartos para evitar esse erro.
Você pode alterar o número de quartos em um bloqueio de alocação SE ainda não tiverem sido liberados. Você pode verificar quais bloqueios de alocação foram liberados indo para a guia Pickup, escolhendo o bloqueio desejado e verificando os detalhes.
Saiba mais sobre como gerenciar Bloqueios de Alocação de Grupos.
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