Ações Preliminares Antes do Cancelamento
Antes de solicitar o cancelamento da funcionalidade de Grupo de Hospedagem, você deve concluir as seguintes etapas:
Passo 1 - Transações de saldo
Você tem diferentes opções para equilibrar os extratos de grupos. Você pode escolher uma ou outra opção dependendo de sua preferência, se estiver esperando um pagamento do Grupo e em quanto tempo, etc.
Você tem as seguintes opções:
Opção 1: Redirecionando transações
Essa opção é melhor para os casos em que as reservas são para uma data futura e o pagamento não é esperado no curto prazo. Se existirem transações direcionadas, você poderá redirecioná-las para as reservas em separado a fim de limpar o Extrato do grupo de todas ou parte das transações.
Você pode consultar a seção Redirecionar transações de um extrato de grupo neste artigo para obter mais detalhes.
Pontos a serem considerados nessa opção:
- O redirecionamento deve ser feito um por um, pois não há redirecionamento em bloco disponível. Isso foi intencional, pois o redirecionamento cria um saldo no extrato da reserva correspondente e precisa ser cuidadosamente monitorado.
- O redirecionamento manual deve ser feito apenas para transações direcionadas já lançadas, não para as pendentes.
- Você deve remover o direcionamento nas configurações do Perfil do Grupo a fim de desativar o direcionamento para transações futuras (pendentes). Se o direcionamento não for removido, ele será desativado automaticamente quando o módulo de Grupos for desativado. Isso pode levar a saldos adicionais nos extratos para reservas de clientes já hospedados e futuras.
- O redirecionamento NÃO é recomendado para reservas com status de Check-Out feito, pois isso criará saldos nos extratos da reserva. Para reservas com Check-Out feito, é recomendado a Opção 2: Coletando pagamentos.
- Antes de redirecionar, é recomendável que você faça uma captura de tela do extrato ou envie por e-mail para si mesmo para fins de registro.
Opção 2: Coletando pagamentos
Essa opção é a melhor para reservas que já tenham o check-out feito ou que estejam atualmente hospedados e se o pagamento tiver sido recebido ou for esperado em breve. Caso existam saldos, você pode coletar e aplicar o pagamento do grupo para equilibrar o extrato.
Consulte este artigo para mais detalhes sobre como lançar pagamentos em um Extrato de grupo.
Opção 3: Aplicando ajustes
Você também pode ajustar as transações lançadas no extrato do grupo em vez de redirecionar ou aplicar o pagamento. Isso não é recomendado, mas pode haver situações em que você decida fazer isso.
Encontre mais informações sobre como fazer ajustes aqui: Incluir ou ajustar despesas na reserva
- Você deve selecionar a melhor opção entre as opções acima para equilibrar seus extratos de grupo para que, quando o módulo for desativado, você não tenha saldos pendentes.
- Mesmo depois que o módulo de Grupos for desativado, todas as transações continuarão a aparecer nos relatórios correspondentes. Esse procedimento é necessário para garantir que a contabilidade não seja afetada.
Quando você desativa o Gerenciamento de grupos, veja o que acontece com as transações:
- Todas as transações direcionadas pendentes serão redirecionadas, o que significa que não serão mais lançadas no extrato do grupo, mas no extrato da reserva correspondente. Isso se aplica, na maioria dos casos, a reservas de clientes hospedados e futuras.
- Todas as transações direcionadas lançadas e as lançadas manualmente permanecerão no extrato do grupo, mas não poderão ser acessadas, pois a guia Grupos ficará oculta.
- Todas as transações que "permanecerem" no Extrato do grupo aparecerão nos relatórios como quando o módulo de Grupos estava ativado.
É assim que as transações lançadas aparecerão nos relatórios:
Observe que o campo Nº RES tem um nome de grupo com hiperlink; ao clicar nele, você será levado a uma página de informações que explica que a funcionalidade de gerenciamento de grupos está desativada.
Se, por qualquer motivo, você não conseguiu equilibrar os extratos do Grupo depois que o módulo de Grupos foi desativado, você verá as transações nos relatórios e poderá monitorar o que está fora do saldo. Você poderá então efetuar o pagamento necessário (ou um ajuste) em uma conta da empresa ou em uma reserva falsa para fins de equilíbrio contábil.
Este é um exemplo de um Relatório de transação, mas aqui você encontra a lista completa de relatórios que os contêm:
Passo 2 - Anulando pagamentos autorizados
O módulo de Grupos pode autorizar pagamentos. Para evitar a retenção de fundos por um período prolongado sem a possibilidade de liberá-los, você deve anular todas as autorizações anteriores que não tenham sido cobradas, o que significa autorizações sem que os fundos sejam retirados e o pagamento efetuado.
Confira o artigo Como pré-autorizar um cartão usando a funcionalidade do processador de pagamentos para saber mais sobre como anular a autorização existente e liberar os valores retidos.
Passo 3 - Alocando todos os pagamentos
Além disso, certifique-se de que todos os pagamentos sejam alocados em extratos do grupo se você estiver usando a funcionalidade de alocação de pagamento.
Confira este artigo para explicações detalhadas sobre alocação de pagamentos: Alocação de Pagamento - Visão Geral.
Ações a serem tomadas dependendo do status do seu pacote
Para verificar o status do seu pacote, você deve:
- Ir para a Conta
;
- Clique em Portal de Faturamento
.
No topo da página, você verá o Status da Conta, Próximo Ciclo de Faturamento e Valor Devido. Abaixo estão as guias para Faturas, Assinatura e Configurações de Faturamento.
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