Visão geral
No Fólio de Grupo, você pode facilmente lidar com transações pelas quais a empresa é responsável.
O fólio se parece com o fólio de reserva. Você pode adicionar pagamentos, reembolsar cobranças ou itens daqui. Além disso, você pode transferir transações de reservas existentes para o fólio do grupo, o que atualizará o saldo. Você também pode configurar transações para serem automaticamente direcionadas para o fólio do grupo quando uma reserva é criada dentro do grupo ou desvincular transações de reservas existentes.
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Navegação no Fólio de Grupo
- No Menu
, vá para Grupos
- Clique no Nome hiperlinkado para abrir o perfil do grupo
- Vá para a aba Fólios
- Você pode Filtrar a lista clicando em Aplicar após usar os seguintes campos:
-
- Nº da Reserva, Nº do Quarto, Nome do Hóspede: Deixe o campo em branco para ver uma lista completa de todos os perfis do grupo.
- De e Para
- Horário
- Descrição: Selecione todos os Tipos de Transação ou escolha uma das opções no menu suspenso
- Agrupar por: Escolha uma das opções: Nenhum, Usuário, Data, Quarto, Nome do Hóspede, Nº da Reserva ou Descrição
- Agrupar subgrupos por: Este filtro estará disponível se você selecionar Agrupar por qualquer opção que não seja NENHUMA
- Transações: Lançadas ou Pendentes
Nesta página, você pode:
- Adicionar fólios e editar a configuração do fólio (disponível apenas se você tiver a funcionalidade de Divisão de Fólios ativada)
- Revisar transações adicionadas ao fólio do grupo
- Adicionar/Reembolsar Pagamento ao fólio do grupo
- Adicionar/Ajustar Cobrança ao fólio do grupo
- Mover Transações entre os fólios (disponível apenas se você tiver a funcionalidade de Divisão de Fólios ativada)
- Clique em Ações para Enviar Fólio por E-mail
- Ao clicar em Enviar por E-mail, o sistema abrirá uma gaveta à direita para você selecionar quais folios deseja enviar e adicionar o e-mail do hóspede.
- Se mais de um contato for criado no Perfil do Grupo, o formulário de e-mail será preenchido com o primeiro e permitirá que você edite (se necessário).
- Para enviar o folio do grupo para vários e-mails de uma vez, basta adicionar uma vírgula (,) entre eles.
Transações do Folio do Grupo
Adicionar novas transações a um Grupo de Fólio
Adicionando Pagamento, Reembolso, Cobrança e Item da aba Grupo de Fólio
Adicionar Pagamento, Reembolso, Cobrança e Item da aba Grupo de Fólio é o mesmo processo para reservas regulares (não de grupo). A única exceção é que, neste caso, a transação aparecerá no Grupo de Fólio mas não será vinculada a nenhuma reserva específica.
- Sob a coluna Routed from, você verá o código do grupo, o que significa que a transação pertence ao grupo e não foi roteada a partir de uma reserva específica.
- Se você deseja rotear uma transação de uma reserva para o grupo de fólio, consulte a seção Roteie transações de reservas para um Grupo de Fólio abaixo.
Adicionando Pagamento da aba Cartão de Crédito
Você pode adicionar um pagamento ao grupo de fólio a partir da aba Cartão de Crédito no perfil do grupo se tiver o Processamento de Pagamentos habilitado.
Consulte a seção Transações de cartão de crédito em Perfis de Grupo em este artigo para aprender como adicionar detalhes de cartão de crédito e pagamentos a grupos.
Roteie transações de reservas para um Folio de Grupo
Configurar Roteamento Automático de Transações para o Folio do Grupo
Ao vincular uma reserva a um Perfil de Grupo que tenha o roteamento automático ativado, você pode esperar o seguinte:
- As transações já lançadas permanecerão na reserva (não serão movidas ou roteadas para o grupo).
- Todas as transações pendentes existentes para as quais o roteamento está configurado serão roteadas para o folio do Grupo.
Para configurar o roteamento automático de transações para um folio de grupo, você precisa:
Passo 1 - Configurar o Roteamento de Transações nas configurações do Perfil de Grupo
Ao criar ou editar um perfil de grupo, você deve selecionar as seguintes opções:
- Acesse a aba Perfil de Grupo e clique no ícone de lápis para editar
- Na seção Roteamento para o Folio do Grupo, selecione Sim
- Selecione os Tipos de Transação que deseja rotear das reservas vinculadas ao grupo
- (Opcional) Selecione a Configuração do Folio de Reserva (apenas se a funcionalidade de Folio Dividido estiver ativada)
- Clique em Salvar
Se você tiver um perfil de grupo existente com a opção Roteamento para o Folio do Grupo --> Não, e alterá-la para Sim, todas as transações pendentes existentes serão roteadas automaticamente para o folio do grupo e vice-versa. Todas as transações já lançadas não serão roteadas automaticamente ou desroteadas. O mesmo se aplica se você estiver alterando a seleção de tipos de transação.
Passo 2 - Criar uma reserva para o grupo
- Os passos abaixo mostram como criar uma reserva de dentro do Perfil de Grupo. No entanto, você também pode criar uma nova reserva a partir do Calendário ou da página de Reservas.
- Ao criar uma nova reserva dentro de um Perfil de Grupo, você deve selecionar um Bloqueio de Alocação correspondente.
- Na aba Reservas do perfil de Grupo desejado, clique em +Adicionar Reserva e selecione Criar e Adicionar Nova Reserva.
- Na página Nova Reserva, selecione Bloqueio de Alocação. Siga os passos padrão para criar a reserva.
- Após a sua criação, você será direcionado para a página de Detalhes da Reserva. A reserva será criada com o Perfil de Grupo e Bloqueio de Alocação selecionados.
- As transações que foram selecionadas na página do Perfil de Grupo (Passo 1) serão automaticamente roteadas para a Folha de Grupo e destacadas em amarelo:
- Ao clicar no ícone 'i', um tooltip será exibido, mostrando para onde a transação foi roteada.
- Clique em Visualizar para ser redirecionado para a página do Grupo.
As mesmas transações aparecerão na página da Folha de Grupo, também com o ícone 'i'; ao clicar nele, um tooltip será exibido mostrando de onde a transação foi roteada, e ao clicar em Visualizar você será redirecionado de volta para a Reserva.
Roteamento Manual de Transações para o Folio do Grupo
As transações só podem ser roteadas para o Folio do Grupo se a reserva estiver vinculada ao Perfil do Grupo.
- Vincule a Reserva ao Perfil do Grupo (veja como vincular reservas existentes a um Grupo neste artigo).
- Na aba de Reservas do Perfil do Grupo, clique no ID da reserva vinculada.
- No Folio da Reserva, clique em Mover Transações e escolha Roteamento para conta do grupo.
- Selecione uma das duas opções:
a. Rotear transações individuais: se deseja selecionar manualmente quais transações rotear marcando as caixas ao lado das transações.
b. Rotear por Tipo de Transação: se deseja rotear várias transações de uma vez com base em seu tipo.
- (opcional) Selecione para qual folio as transações devem ser movidas (disponível apenas se o folio dividido estiver ativado)
- Clique em Rotear Transações
- As transações roteadas serão destacadas em amarelo no folio da reserva:
- Ao clicar no ícone 'i', um tooltip será exibido mostrando de onde a transação foi roteada.
- Clique em Ver para ser redirecionado para a página do Grupo.
As mesmas transações aparecerão na página do Folio do Grupo, também com o ícone 'i'; ao clicar nele, um tooltip será exibido mostrando de onde a transação foi roteada, e ao clicar em Ver será redirecionado de volta para a Reserva.
As transações roteadas para o folio do grupo agora impactam o saldo devido do folio do Grupo, e não o saldo devido da reserva.
Desvincular transações de um Folio de Grupo
- Abrir a aba Folio do Perfil do Grupo; todas as transações vinculadas serão destacadas em amarelo.
Ao clicar no ícone 'i', um balão de informação será exibido mostrando para onde a transação foi vinculada. Clique em Visualizar para ser redirecionado para a página da Reserva. No exemplo abaixo, a transação foi transferida da reserva de Nino.
- Encontrar a transação desejada, clicar no ícone de engrenagem e selecionar Desvincular.
Uma vez desvinculada, os Folios de Grupo e de Reserva serão atualizados; a transação será visível apenas no folio da Reserva e não mais no Folio de Grupo.
Transações desvinculadas não serão mais incluídas no saldo devido do folio do Grupo e serão adicionadas ao saldo devido da Reserva.
Perguntas Frequentes
Por que não consigo mover transações entre folios dentro da reserva?
Ao mover transações de um Fólio de Reserva para um Fólio de Grupo, o sistema irá impedi-lo de transferir essas transações entre folios na Reserva. Isso é para que você possa acompanhar o fólio de onde a transação foi encaminhada.
Se deseja mover transações não encaminhadas para um fólio diferente, mova as transações individualmente ou selecione um tipo de transação que não inclua transações encaminhadas. Consulte este artigo: Gerenciar Fólio Dividido na reserva.
Quando devo usar a opção de desencaminhar?
Pode haver várias razões para desencaminhar transações. Os mais comuns incluem:
- Encaminhar acidentalmente uma transação para o fólio de grupo e querer desencaminhá-la de volta para a reserva.
- Um hóspede está pagando por uma das noites por conta própria, e a transação precisa ser removida do fólio de grupo.
Ao desencaminhar uma transação, os saldos dos Fólios de Grupo e de Reserva serão atualizados; a transação será visível apenas no fólio de Reserva e não mais no Fólio de Grupo.
Como faço para imprimir um fólio da página de Perfil de Grupo?
- Na página de Perfil de Grupo, clique em Ações e selecione Imprimir Fólio
- O sistema abre uma gaveta à direita da tela para você selecionar quais fólios deseja imprimir
- Selecione todos ou escolha um fólio específico e clique em Continuar para abrir uma janela para selecionar sua impressora e imprimir o documento
- Ao imprimir fólios, a lógica para exibição de transações é a seguinte:
- O sistema exibirá as transações em ordem cronológica, começando pela mais recente.
- Os totais mostrados no final incluirão todas as transações dos fólios selecionados.
- No fólio, além da lista de transações, você pode ver os seguintes detalhes:
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- Nome do grupo
- Código do grupo
- Status do grupo
- Detalhes de contato (e-mail comercial, telefone de trabalho e endereço completo)
-
Erro: "Você deve mover todas as transações para um folio diferente antes de excluí-lo."
Você encontrará o seguinte erro ao tentar excluir um folio com transações pendentes roteadas:
Isso impede que você exclua inadvertidamente dados importantes do sistema. Certifique-se de mover todas as transações pendentes roteadas para um folio diferente antes de tentar excluí-lo.
Consulte o seguinte artigo para mais detalhes sobre Movendo Transações entre Folios.
Comentários
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