Este relatório permite visualizar todas as notas deixadas em reservas e perfis de hóspedes em um só lugar, eliminando a necessidade de revisar cada reserva individualmente.
Acesso e uso
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No Menu Principal
clique em Relatórios Clássicos
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Vá para Relatórios de Atividades Diárias e clique em Anotações.
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Personalize os filtros.
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Clique em Aplicar.
Visão geral dos filtros
Ao abrir o relatório, você pode filtrar a lista de acomodações por:
- Nome do cliente, número da reserva.
- Adicionada pelo usuário: Escolha o usuário cujas notas você gostaria de ver.
- Tipo de Notas: Reservas / Clientes.
- Status da Reserva.
- Tipo de Acomodação: Nome da categoria do acomodação.
- Data de Check-in e Data de Check-out.
- Data de adição da nota.
- Status: Ativas / Arquivadas.
Use a opção Predefinições se deseja aplicar um dos filtros padrão: Notas adicionadas hoje, Notas de chegada de hoje ou Notas de clientes hospedados.
Campos padrão da tabela de anotações
O relatório exibirá os seguintes campos por padrão após a aplicação dos filtros:
- Usuário.
- Data da Reserva, Data de Chegada e Data de Saída.
- Nota Criada: A data e a hora do envio da nota corresponderão ao fuso horário configurado da propriedade nas preferências do sistema.
- Status da Reserva.
- Origem da Reserva.
- Identificador da Reserva: Número da reserva ou código de confirmação.
- Tipo de Acomodação: Nome da categoria da acomodação.
- Tipo de Notas: Reservas / Clientes.
- Status: Ativas / Arquivadas.
- Nota.
Opção de Configuração do Relatório
Clique no botão de Configure o Relatório para:
- Organizar os itens na ordem desejada ao arrastar e soltar os mesmos.
- Selecionar os itens desejados para exibição no seu relatório.
- Adicionar campos extras.
- Escolher o tipo de arquivo de exportação.
- Selecionar o formato do nome do hóspede.
- Escolher o formato das letras (MAIÚSCULAS, minúsculas, Normal).
- Definir todas as opções e, em seguida, clicar em 'Salvar'. O sistema usará essas configurações na próxima vez que você gerar o relatório.
Use campos adicionais para adicionar dados estáticos, como o código do país da propriedade ou o identificador da propriedade, a cada linha de exportação.
Opção de Exportação
Encontre o botão de Exportar no canto superior direito da página para baixar o relatório como um arquivo PDF ou Excel.
Perguntas Frequentes
Em que posso usar esse relatório?
Use-o para manter os mais altos padrões na prestação de serviços para seus hóspedes e avaliar se sua equipe segue os procedimentos operacionais padrão (SOP) de sua propriedade. Aqui estão alguns exemplos de filtros que você pode usar e ações a serem tomadas:
- Filtre seu relatório por Notas de chegada de hoje. Use para incentivar a comunicação entre departamentos, se preparar para as chegadas dos hóspedes e atingir os mais altos padrões na prestação de serviços.
- Filtre seu relatório pelo status de reserva Confirmação Pendente. Use para fazer o acompanhamento de reservas com check-in nas próximas X horas, mas que permanecem não confirmadas. Se o hóspede não confirmar sua estadia, cancele a reserva para liberar a acomodação e devolver ao inventário.
- Filtre seu relatório pelos status de reserva No-Show ou Cancelada. Use para avaliar se sua equipe segue o SOP ao gerenciar essas reservas e documentar as ações tomadas.
- Filtre por Tipos de Anotação --> Clientes. Use para encontrar notas relacionadas ao hóspede e não vinculadas a uma reserva específica.
Saiba mais sobre como adicionar notas em um perfil de hóspede aqui: Visão geral da guia de Hóspedes.
É normal não ter muitas notas no meu relatório?
Ver menos notas no seu relatório pode indicar que sua equipe ainda está se adaptando ao processo de documentar ações e incorporar detalhes pertinentes às reservas. Isso representa uma excelente oportunidade para aprimorar os hábitos de comunicação e de manutenção de registros da sua equipe.
Recomendamos que você crie um procedimento operacional padrão (SOP) com instruções claras sobre como fazer as anotações. Esse procedimento deve descrever quais informações você deve incluir e em que ordem. Também deve especificar as situações em que é obrigatório fazer anotações, como, por exemplo:
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- Motivos de cancelamentos.
- Justificativas para isentar de taxas de cancelamento e no-show.
- Contexto sobre upgrades, vendas adicionais e mudanças de quarto.
- Detalhes sobre solicitações especiais.
- Informações sobre descontos e cortesias aprovados pela gerência.
Por que meu relatório mostra a mesma reserva várias vezes?
Uma reserva com várias notas associadas a ela aparecerá várias vezes no relatório porque o sistema lista as notas independentemente das reservas ou perfis de hóspedes. Cada nota será exibida em sua própria linha.
Por que meu relatório mostra a mesma anotação várias vezes?
Quando uma reserva inclui dois ou mais tipos de acomodação e unidades, o sistema envia as anotações para cada número de quarto.
Por exemplo, em uma reserva para duas camas em um dormitório compartilhado, a nota aparece duas vezes, uma para cada cama:
Comentários
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