Portal do Hóspede - Defina o check-in digital para hóspedes

1. Vá para a página de Configurações da Empresa ;
2. Abra a seção Portal do Hóspede;
3. Clique no Portal do Hóspede a ser configurado ou Criar um novo;
4. Abra a configuração de Check-in digital no menu de configuração à esquerda:

Na página de Check-in digital, você encontrará etapas para incluir no Portal do Hóspede. Essas seções são as etapas que o hóspede seguirá no aplicativo para completar o fluxo eletrônico do check-in digital.

1. Dados do hóspede principal
2. Hóspedes adicionais
3. Contarto de registro
4. Verificação de identidade
5. Upsells
6. Etapa de pagamento
7. Confirmação

Opções de configuração

Configure cada seção de acordo com as configurações abaixo:

1. Descrição da etapa para o seu hóspede;
2. Adicione mais campos obrigatórios, se desejar;
3. Ative/desative o campo exibido no aplicativo;
4. Indique se este é um campo obrigatório marcando a caixa obrigatório;
5. Marque a opção de pré-visualização para exibir como a seção ficará no aplicativ;
6. Adicione traduções à sua página de Check-in digita;
7. Sempre clique para salvar todas as atualizações.

Confira abaixo mais informações sobre cada etapa a ser adicionada.

Detalhes da configuração

1 - Dados do hóspede principal

• As informações que os hóspedes adicionam ou editam aqui serão atualizadas/refletidas no PMS da Cloudbeds.
• Nome, sobrenome e e-mail serão requisitos obrigatórios.
• Pedidos de última hora são atualizados em Anotações da reserva.
• Os campos do hóspede principal são puxados dos campos personalizados no PMS da Cloudbeds; novos campos não podem ser adicionados dentro do Cloudbeds Guest Experience.

Escaneie um documento de identidade para preencher os detalhes do hóspede

Durante o Check-in digital, os hóspedes podem escanear um documento de identidade suportado em vez de inserir manualmente os campos de identidade disponíveis. O scanner lê o documento e preenche os detalhes correspondentes do hóspede para que ele revise.

Os hóspedes podem escanear os seguintes tipos de documento:

• Passaporte
• RG
• Carteira de motorista

Para escanear um documento, o hóspede:

1. Seleciona a opção para escanear um documento de identidade;
2. Escolhe o tipo de documento;
3. Usa a câmera do dispositivo para tirar uma foto nítida do documento;
4. Revisa as informações preenchidas a partir do escaneamento;
5. Corrige quaisquer campos sinalizados para revisão e então continua o fluxo do Check-in digital.

Revise as informações escaneadas antes de continuar

Se o scanner tiver baixa confiança em algum valor, o campo será sinalizado para que o hóspede possa revisar e editar. Se a foto não puder ser usada, o hóspede será solicitado a tirar outra foto.

A tela a seguir mostra onde o hóspede inicia o escaneamento do documento durante o Check-in digital.

• Após o escaneamento, o hóspede revisa as informações preenchidas a partir do documento e verifica os campos que precisam de atenção.
• Se a imagem não puder ser lida, o Portal do Hóspede solicita que o hóspede tire outra foto antes de continuar.

2 - Hóspedes adicionais

Semelhante aos detalhes do hóspede principal, as informações adicionais do hóspede são atualizadas no PMS da Cloudbeds. Os campos obrigatórios incluem Nome, Sobrenome e E-mail.

• Somente o número de hóspedes adicionais correspondente à reserva pode ser adicionado.
• Hóspedes secundários podem apenas visualizar/atualizar seus próprios dados.

  Propriedades que utilizam o Guest Experience (GX) em países com exigências governamentais de relatório de hóspedes podem coletar as informações obrigatórias diretamente durante o fluxo de Check-in digital. Isso permite que os hóspedes forneçam os dados obrigatórios antes da chegada.

Para detalhes sobre disponibilidade, comportamento de aplicação e configuração, consulte Requisitos do hóspede no Check-in digital.

3 - Contrato de registro

Você pode selecionar quais Cadastros digitais incluir no fluxo de check-in digital e torná-los campos obrigatórios para o check-in nesta seção.

Para aprender como configurar Cadastros digitais (documentos a serem enviados eletronicamente aos seus hóspedes via link e para coletar suas assinaturas digitais), clique aqui.

4 - Verificação de identidade

A Verificação de identidade é separada do scanner de documentos usado para preencher os dados do hóspede. O scanner extrai informações para o hóspede revisar, enquanto a Verificação de identidade confere a identidade ou documentos do hóspede como parte desta etapa configurada.

Você pode optar por verificar a identidade e os documentos dos seus hóspedes com duas opções: Automática ou manual.

Se você não precisar verificar a identidade para certas fontes (como o Airbnb, que já verifica a identidade do hóspede em seu site), pode adicionar a fonte à caixa de exceções para que os hóspedes pulem esta etapa:

Automatizada Manual

A Verificação de identidade (IDV) automatizada é realizada por meio da integração com o Stripe Identity.

• Usando biometria e bancos de dados de documentos, o Stripe analisa as selfies e documentos do hóspede para determinar a validade ou sinalizá-los como fraudulentos.
• Este é um método pago e os custos por verificação serão debitados no seu sistema do painel lateral de créditos. Ao ativar esta opção, você deverá aceitar os termos de preço por verificação.
• Cada tentativa bem-sucedida de verificação de ID custa à propriedade 1,50 créditos por verificação. 
  • Verificações falhas ou incompletas não são cobradas.
• A verificação é suspensa se você atingir -20 créditos; ela é retomada quando você adiciona créditos positivos no painel lateral de créditos.

• Você pode usar um modo de teste para testes internos, caso queira experimentar o fluxo sem incorrer em custos:

   

Se optar pela verificação manual, você pode escolher se os hóspedes devem tirar uma selfie de identificação e/ou imagens do documento (p.ex., Carteira de Motorista, Passaporte).

• A propriedade é responsável por verificar os documentos.
• As imagens são armazenadas no PMS da Cloudbeds em Documentos do hóspede e Documentos da reserva.

Etapas automatizadas de verificação para hóspedes

Quando os hóspedes chegam à etapa de verificação de identidade, eles devem:

1. Aceitar as condições de verificação do Stripe;
2. Tirar uma foto do documento;
3. Tirar uma selfie;
4. Enviar a verificação.

• Se a verificação do hóspede falhar, ele terá direito a um máximo de duas (2) tentativas. Cada tentativa será debitada do painel lateral de créditos.

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Resultados da verificação

A tentativa de verificação de identidade do hóspede está listada na barra lateral direita/perfil do hóspede no Cloudbeds Guest Experience.

Os detalhes da reserva exibirão ✅ verificado ou ⚠️ erro, junto com o motivo do erro.

Encontre os códigos de erro e seus significados abaixo:

• abandoned - O usuário iniciou a verificação, mas não a enviou.
• consent_declined - O usuário recusou ser verificado pela Stripe. Consulte seu departamento jurídico para verificar se há obrigação de oferecer um meio alternativo, não biométrico, para verificação, como uma revisão manual.
• country_not_supported - A Stripe não verifica usuários do país fornecido.
• device_not_supported - O dispositivo do usuário não tinha câmera ou ele recusou conceder permissão à Stripe para acessá-la.
• document_expired - O documento de identidade fornecido está expirado.
• document_type_not_supported - O documento de identidade fornecido não é um dos tipos permitidos na sessão.
• document_unverified_other - A Stripe não conseguiu verificar o documento de identidade fornecido. Veja a lista de tipos de documentos suportados.
• id_number_insufficient_document_data - O documento fornecido não continha dados suficientes para comparar com o número de identificação.
• id_number_mismatch - As informações fornecidas não puderam ser comparadas com bancos de dados globais.
• id_number_unverified_other - As informações fornecidas não puderam ser verificadas. Veja a lista de números de identificação suportados.
• selfie_document_missing_photo - O documento de identidade fornecido não continha uma foto do rosto.
• selfie_face_mismatch - A imagem do rosto capturada não correspondeu ao rosto do documento.
• selfie_manipulated - A imagem do rosto capturada foi manipulada.
• selfie_unverified_other - A Stripe não conseguiu verificar a selfie fornecida.
• under_supported_age - A Stripe não verifica usuários menores de idade.

5 - Upsells

Você pode ativar os Upsells para exibir produtos e serviços no Portal do Hóspede durante o fluxo de check-in.

  Os Upsells são sempre opcionais. Os hóspedes podem pular esta etapa durante o Check-in digital, e não há configuração para tornar a compra ou seleção de um upsell obrigatória antes de continuar.

Todas as configurações dos Upsells são feitas diretamente na funcionalidade de Upsells.

6 - Etapa de pagamento

Se você tiver o Cloudbeds Payments, pode optar por permitir que os hóspedes adicionem um cartão de crédito à reserva.

Isso é apenas para a coleta do cartão de crédito, não para o processamento do pagamento.

Adicionando exceções à etapa de pagamento

No fluxo de check-in digital, você tem a flexibilidade de adicionar exceções à etapa de pagamento. Normalmente, todos os hóspedes passam pelo processo regular de pagamento, a menos que atendam a certos critérios de exceção. Por exemplo: 

• A etapa de pagamento pode ser obrigatória para todos os hóspedes, mas opcional ou oculta apenas para hóspedes do Airbnb.
• Você também pode exigir pagamentos para reservas do tipo Hotel Collect, mas não para reservas do tipo Channel Collect. Veja abaixo como adicionar exceções:

Ao criar o fluxo de check-in digital,

1. Na etapa de pagamento, clique em Adicionar novas exceções;

2. Crie o nome da exceção;
3. Selecione o nome do campo que será a informação base para saber se o hóspede atende a esse critério;
4. Selecione a condição dessa exceção;
5. Escreva o valor;
6. Selecione se, nesse caso, a etapa de pagamento será:
   • Obrigatória
   • Opcional
   • Oculta
7. Salvar.

Neste exemplo, o nome da fonte (Airbnb) é o critério de correspondência; a condição é se corresponde exatamente ao valor escrito (Airbnb). Nesse caso, a etapa de pagamento deve ser "oculta".

7 - Confirmação

Você pode configurar a imagem e a mensagem que os hóspedes veem ao concluir o fluxo de check-in.

Na configuração da página inicial, você precisa definir quando o botão de check-in ficará visível para os hóspedes com base nas preferências da data de chegada.

Na página do Portal do Hóspede,

1. Abra as seções da página inicial;
2. Ative o botão de check-in;
3. Selecione quando o botão ficará visível para os hóspedes.

As opções incluem:

• Dia da chegada.
• Dia anterior à chegada.
• X dias antes da chegada (insira o número de dias).

O botão de check-in será exibido apenas para hóspedes autenticados dentro do período especificado.

• Se não estiver autenticado, o botão não será exibido.
• Se estiver autenticado, mas fora do período, o botão ficará desativado com uma mensagem correspondente.

O componente também exibe uma lista de reservas para hóspedes com mais de uma reserva ativa.

Dentro do fluxo de Check-in digital, há uma opção para registrar automaticamente o check-in dos hóspedes no PMS da Cloudbeds se você usar o recurso de Governança. Siga os passos abaixo para ativá-lo:

Nas opções das seções da página inicial,

1. Ative o seletor para marcar o hóspede como check-in feito ao concluir o Check-in digital e selecione a opção de check-in que preferir:
2. Ative esta opção se quiser permitir que o hóspede faça o check-in assim que o quarto estiver pronto na data de chegada, ou
3. Ative esta opção se quiser permitir que o hóspede faça o check-in assim que o quarto estiver pronto, mas não antes de um determinado horário (am/pm).

Você também pode adicionar uma Mensagem automatizada para enviar uma mensagem ao hóspede informando que o fluxo de check-in foi concluído e que ele será registrado assim que o quarto estiver pronto.

Em uma conversa: Uma notificação será exibida na atividade da conversa quando o hóspede completar as etapas do pré check-in: No status da reserva: Na página de Reservas do Cloudbeds Guest Experience, uma coluna será adicionada para o Check-in. Se o hóspede completar o fluxo de check-in, será indicado 1/1 concluído.

No Painel de Controle do PMS da Cloudbeds: O painel do PMS da Cloudbeds exibirá os seguintes ícones de status do check-in:

• Verde - check-in digital completo.
• Amarelo - parcialmente concluído.

Um evento de check-in digital está disponível nas mensagens automatizadas para disparar uma mensagem e/ou ação quando o hóspede completar o fluxo de check-in.

Quando sua propriedade utiliza o fluxo de check-in digital da Cloudbeds, o PMS pode atualizar automaticamente o status da reserva com base no status de governança do quarto e na configuração de Check-In automático.

• Check-In automático → O status atualiza para “Cliente hospedado”.
• A reserva mudará automaticamente para Cliente hospedado somente quando todas as seguintes condições forem atendidas:
  • A data de chegada for hoje.
  • O quarto estiver marcado como Vago e Limpo no módulo de Governança.
  • A estadia anterior naquele quarto já tiver feito o check-out.
  • Sua propriedade estiver usando o módulo de Governança da Cloudbeds.
  • O Check-In automático estiver ativado nas configurações do check-in digital.

Se alguma condição não for atendida, o hóspede ainda poderá completar o check-in digital, mas o status da reserva não será atualizado automaticamente. Nesse caso, a equipe deve atualizar o status manualmente.

Quando um hóspede completa o fluxo de check-out digital, o sistema da Cloudbeds atualiza automaticamente o status da reserva para Check-out feito.

• Essa mudança de status também aciona quaisquer automações configuradas para o tipo de evento “Check-out feito” (como mensagens ou pesquisas pós-estadia).
• Não há dependência da Governança para a atualização do status de check-out digital.
• Quando o status da reserva é atualizado automaticamente para Cliente hospedado ou Check-out feito, as automações do sistema da Cloudbeds acionam quaisquer mensagens ou tarefas configuradas para esses tipos de evento.
• Se o check-out digital não atualizou o status para Check-out feito, verifique se o hóspede completou todo o fluxo de check-out. Se completou e o status ainda não foi atualizado, altere o status manualmente no PMS.