O Registro Digital do Cloudbeds Guest Experience permite que você crie documentos a serem enviados aos seus hóspedes eletronicamente através de um link e obter suas assinaturas digitais. Esse recurso publica automaticamente os documentos de registro assinados no PMS da Cloudbeds, na guia de Documentos do hóspede.
Os documentos são mantidos arquivados por até 5 anos.
Visão Geral do Registro Digital
- Clique para criar novos Fluxos de Registro Digital;
- Visualize a lista dos Fluxos de Registro Digital existentes;
- Ao lado de cada Registro Digital criado, encontre Ações para:
-
Editar
o fluxo.
-
Duplicar
.
- Remover
.
- Copiar link
.
- Clique em
para ver mais detalhes deste fluxo.
-
Editar
- Verifique o Histórico de cada fluxo de Registro Digital:
- Status da mensagem.
- Nome do hóspede.
- Detalhes do fluxo de registro.
- Data e hora de envio.
1 - Criando um Fluxo de Registro Digital
- Acesse a página da Empresa
;
- Vá para a seção de Registro Digital;
- Clique para
no canto superior direito;
- Digite um Título e clique para criar;
- Clique em
;
- No editor de registro, clique nos campos que deseja adicionar a este fluxo de registro - você pode adicionar quantos campos (passos) desejar. Opções de campo:
Texto: insira qualquer texto em seu documento.
Caixa de seleção dos Termos: use para adicionar o contrato aos seus Termos e Condições.
Assinatura: solicite a assinatura do hóspede.
Rúbrica.
Campo do Nome.
Campo do Telefone.
Fazer upload de anexos: use este campo para solicitar qualquer documentação extra necessária.
Tirar uma foto: quando acessado pelo hóspede, permite apenas tirar uma foto de seu documento. O hóspede tira uma foto e pode tanto clicar na 'seta para trás' e tirar a foto novamente ou clicar em um 'sinal de visto' no meio para aceitar a foto. Principalmente usado para IDs.
Campo de Entrada de Texto: use para adicionar qualquer campo necessário não disponível na lista.
Campo de Número: use para adicionar qualquer campo necessário relacionado a números com valores mínimos e máximos.
Dropdown: crie um menu suspenso para que o hóspede possa selecionar uma informação.
Selecionar uma Data.
Selecionar um Horário.
- Clique em Salvar;
- Adicione Traduções, se preferir.
- Não é aconselhável que os hóspedes façam upload de informações de cartão de crédito, pois isso requer certificação "PCI Compliance".
- Tipos de Arquivos Suportados: jpeg, gif, png, apng, svg, bmp, bmp ico, & png ico.
- Se não houverem traduções configuradas para um idioma, então as informações serão exibidas no idioma padrão da propriedade.
- Não há uma opção para ter uma tradução automática via Google Translate para o Registro Digital.
- O Registro Digital no Cloudbeds Guest Experience pode ser usado para operações diárias no Brasil, mas não é juridicamente vinculante e não pode ser aplicado em um tribunal brasileiro (ICP-Brasil).
2 - Envio de um Registro Digital em uma Mensagem ou em uma Mensagem Automática
Em uma mensagem aberta,
- Selecione o ícone de Modelo e vá para Registro Digital;
- Procure o modelo de Registro Digital e clique para inseri-lo;
- Clique em Enviar ou adicionar mais links, conforme preferir.
Uma vez inserida, a variável do modelo irá colar um link na sua caixa de mensagem. Você pode editar ou adicionar texto ao redor do link antes de enviar.
Ao configurar uma Mensagem automática,
- Clique para adicionar uma condição para o filtro;
- Selecione “Registro digital” no nome do campo;
- Selecione qual modelo de Registro Digital incluir na mensagem;
- Defina a condição sob a qual a mensagem deve ser enviada, por exemplo, se o registro não for concluído.
Se um hóspede acessar o Registro Digital a partir de um link genérico, em vez de acessar esses links por meio de uma mensagem automática ou da variável correspondente, o hóspede terá que ser identificado por meio de uma Autenticação por 2 Fatores.
3 - Etapas para Assinar e Enviar Documentos para Hóspedes
- Depois de enviar uma mensagem solicitando que os hóspedes completem os documentos, o hóspede clica no link para visualizar e aceitar o documento;
- O hóspede irá completar os requisitos para documentos;
- Você será notificado no histórico do hóspede das ações tomadas e quando o documento estiver completo;
- Acesse a reserva no PMS da Cloudbeds;
- Clique na guia Documento para ter acesso ao documento assinado.
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