Événements dans Groupes et Événements

Aperçu

L’onglet Événements est l’espace de travail au niveau de l’établissement où tu gères les détails opérationnels d’un séjour de groupe spécifique (le Quand et le Comment), tandis que le Profil représente le compte associé (le Qui). Cette structure te permet de lier plusieurs événements — comme une conférence annuelle ou un groupe touristique récurrent — au même établissement, agent de voyage ou profil de groupe.

Dans l’onglet Événements, tu peux gérer :

• Les dates des événements et la plage de dates pour les blocs de chambres.
• Le statut du cycle de vie de l’événement (par exemple, Prospect, Proposition, Provisoire, Qualifié ou Confirmé).
• Les dépôts au niveau de l’événement via le folio de l’événement, lorsque le grand livre des dépôts est activé pour l’établissement.
• Les règles d’acheminement au niveau de l’événement qui définissent comment les transactions sont acheminées par défaut pour l’événement.
• L’état d’avancement du pickup pour le séjour spécifique (chambres réservées vs attribuées).

Comment accéder à l’onglet Événements

Pour accéder à tes événements :

1. Connecte-toi au PMS Cloudbeds
2. Dans le menu de navigation principal, clique sur Groupes et événements
3. Le module s’ouvre par défaut sur l’onglet Événements

Comprendre le hub des événements

Le hub des événements est la vue en liste qui affiche tous les événements associés à ton établissement. Utilise-le pour surveiller rapidement l’activité des événements, vérifier les plages de dates et suivre la performance du pickup en un coup d’œil.

Ce que tu peux voir dans la vue en liste (voir les repères a–h) : 

1. Nom de l'événement : Le nom de l'enregistrement de l'événement.
2. Statut : L'étape actuelle de l'événement.
3. Profil : Le profil lié de la Société, de l'Agent de voyage ou du Groupe.
4. Date de début / Date de fin : La plage de dates de l'événement.
5. Pickup / Attribué : État d'avancement du pickup par rapport au bloc attribué.
6. Blocs : Le nombre de blocs de chambres associés à l'événement.
7. Réservations : Le nombre de réservations liées à l'événement.
8. Solde dû : Montant actuellement dû pour l'événement (le cas échéant).

Créer un nouvel événement

1. Clique sur + Événement pour ouvrir le tiroir de création d'événement.
2. Profil associé : Recherche et sélectionne un profil existant de Société, Agent de voyage ou Groupe. S'il n'existe pas encore, crée un nouveau profil directement depuis le tiroir.
3. Nom de l'événement : Saisis un nom d'événement reconnaissable (par exemple, « Mariage Smith-Jones 2026 »).
4. Statut de l'événement : Sélectionne l'étape actuelle de l'événement. Les options de statut reflètent un pipeline de vente ; par exemple, Prospect, Proposition, Provisoire, Qualifié, Confirmé, Clos, Perdu ou Annulé.

5. Source : Choisis la source qui représente le mieux l'origine de cet événement (par exemple, Site web / moteur de réservation, Client de passage, Téléphone, e-mail ou une source directe configurée pour ton établissement).
6. Segment : Sélectionne le segment correspondant à la catégorie commerciale de cet événement (par exemple, Association / Convention, Entreprise, Gouvernement, Négocié, Tour / Grossistes, ou Social / Militaire / Éducatif / Religieux / Fraternel).
7. Notes : Ajoute des notes internes facultatives pour soutenir le suivi commercial ou opérationnel.
8. Routage : Configure l'option de routage au niveau de l'événement selon les besoins. La règle de routage au niveau de l'événement sert de valeur par défaut pour cet événement, ainsi le même profil peut suivre différents scénarios de facturation ou de routage selon l'événement.

9. Options d'enregistrement : Clique sur Enregistrer pour créer l'événement, ou clique sur Enregistrer et ajouter un bloc pour créer immédiatement un bloc de contingent avec des dates, un inventaire, des tarifs et des règles de routage spécifiques.

10. Après l'enregistrement, tu verras une notification « Événement créé avec succès » dans le coin inférieur gauche de l'écran, et l'événement apparaîtra dans la liste du hub des événements.