Événements dans Groupes et Événements

Aperçu

L’onglet Événements est l’espace de travail au niveau de l’établissement où vous gérez les détails opérationnels d’un séjour de groupe spécifique (le Quand et le Comment), tandis que le Profil représente le compte associé (le Qui). Cette structure vous permet de lier plusieurs événements — comme une conférence annuelle ou un groupe touristique récurrent — au même établissement, agent de voyage ou profil de groupe.

Dans l’onglet Événements, vous pouvez gérer :

• Les dates des événements et la plage de dates pour les blocs de chambres.
• Le statut du cycle de vie de l’événement (par exemple, Prospect, Proposition, Provisoire, Qualifié ou Confirmé).
• Les acomptes au niveau de l’événement via le folio de l’événement, lorsque le grand livre des acomptes est activé pour l’établissement.
• L’état d’avancement du pickup pour le séjour spécifique (chambres réservées vs. attribuées).

Comment accéder à l’onglet Événements

Pour accéder à vos événements :

1. Connectez-vous au PMS Cloudbeds
2. Dans le menu de navigation principal, cliquez sur Groupes et événements
3. Le module s’ouvre par défaut sur l’onglet Événements

Comprendre le hub des événements

Le hub des événements est la vue en liste qui affiche tous les événements associés à votre établissement. Utilisez-le pour surveiller rapidement l’activité des événements, vérifier les plages de dates et suivre la performance du pickup en un coup d’œil.

Ce que vous pouvez voir dans la vue en liste (voir les repères a–h) : 

1. Nom de l'événement : Le nom de l'enregistrement de l'événement.
2. Statut : L'étape actuelle de l'événement.
3. Profil : Le profil lié de la Société, de l'Agent de voyage ou du Groupe.
4. Date de début / Date de fin : La plage de dates de l'événement.
5. Pickup / Attribué : État d'avancement du pickup par rapport au bloc attribué.
6. Blocs : Le nombre de blocs de chambres associés à l'événement.
7. Réservations : Le nombre de réservations liées à l'événement.
8. Solde dû : Montant actuellement dû pour l'événement (le cas échéant).

Créer un nouvel événement

1. Cliquez sur + Événement pour ouvrir le tiroir de création d'événement.
2. Profil associé : Recherchez et sélectionnez un profil existant de Société, Agent de voyage ou Groupe. S'il n'existe pas encore, créez un nouveau profil directement depuis le tiroir.
3. Nom de l'événement : Saisissez un nom d'événement reconnaissable (par exemple, « Mariage Smith-Jones 2026 »).
4. Statut de l'événement : Sélectionnez l'étape actuelle de l'événement. Les options de statut sont conçues pour refléter un pipeline de vente ; par exemple, Prospect, Proposition, Provisoire, Qualifié, Confirmé, Clos, Perdu ou Annulé.

5. Source : Choisissez la source qui représente le mieux l'origine de cet événement (par exemple, Site web/Moteur de réservation, Client de passage, Téléphone, E-mail ou une source directe configurée pour votre établissement).
6. Segment : Sélectionnez le segment correspondant à la catégorie commerciale de cet événement (par exemple, Association/Convention, Entreprise, Gouvernement, Négocié, Tourisme/Grossistes ou Social/Militaire/Éducatif/Religieux/Fraternel).
7. Notes : Ajoutez des notes internes facultatives pour soutenir le suivi commercial ou opérationnel.
8. Routage : Configurez les options de routage pour cet événement selon les besoins. Les règles de routage sont basées sur l'événement, donc le même profil peut suivre différents scénarios de facturation/routage selon l’événement.
9. Options d’enregistrement : Cliquez sur Enregistrer pour créer l'événement, ou cliquez sur Enregistrer et ajouter un bloc pour créer immédiatement un bloc de contingent après l’enregistrement.

10. Après l’enregistrement, vous verrez une notification « Événement créé avec succès » dans le coin inférieur gauche de l’écran, et l'événement apparaîtra dans la liste du hub des événements.