Gérez votre grand livre des dépôts en comptabilité

1. Accède à la page Comptabilité dans le menu principal .
2. Va à l’onglet principal : Dépôts.
3. Tu peux activer ou désactiver l’option pour afficher les dépôts consommés/annulés :
   • Active ce bouton pour voir l’historique d’un dépôt déplacé du grand livre vers le folio client d’une réservation.
   • Si tu souhaites seulement afficher les dépôts actuellement actifs dans le grand livre des dépôts, désactive ce bouton pour obtenir une vue simple et actuelle.
4. Tu peux filtrer le grand livre des dépôts selon les options suivantes :
   1. Date de la transaction
   2. État de la transaction
   3. Statut de la réservation
   4. Utilisateur
   5. Date de check-in
   6. Date de check-out

Lorsqu’une réservation est effectuée et payée, en totalité ou partiellement, via le moteur de réservation, ces paiements sont automatiquement classés comme dépôts et apparaissent dans le grand livre des dépôts. De même, lors de la création d’une réservation directe dans le système, celle-ci sera également enregistrée dans le grand livre des dépôts si tu effectues un paiement lors de la création.

De plus, le système te permet de marquer tout paiement comme dépôt après la création de la réservation, ce qui te permet de gérer les dépôts de garantie collectés à l’arrivée du client.

Voici comment t’assurer que le paiement est bien classé comme dépôt lors de la création d’une réservation directe depuis zéro :

1. Crée la réservation avec une source directe.
2. Clique pour ajouter un paiement.
3. Attribue le paiement au folio correspondant.
4. Remplis les détails du paiement.
5. Coche la case Marquer comme dépôt.

Après avoir ajouté ce paiement, tu ne le verras pas directement publié dans le folio de la réservation lorsque tu l’ouvriras à nouveau. Cependant, tu verras un solde dans le bouton Dépôts en haut à droite de la réservation :

Chaque réservation dispose d’un bouton Acompte en haut à droite qui indique le solde de l’acompte de cette réservation.

• Lorsque la réservation est en check-in ou pendant le séjour, tu peux transférer ces paiements vers le grand livre client pour les comptabiliser comme revenus.
  • Optionnellement, tous les acomptes peuvent être transférés au grand livre client lors du check-out.
  • Cependant, une réservation ne peut pas être mise en statut final (check-out, no-show ou annulée) si un solde ouvert subsiste dans le grand livre des acomptes. Cela garantit que tous les acomptes sont bien pris en compte. Consulte la section Check-out d’une réservation avec un acompte restant.
  • Les acomptes remboursables peuvent être restitués, et les acomptes non remboursables peuvent être comptabilisés comme revenus acquis.
  • Si ton établissement a activé l’automatisation de la consommation au check-in, ce processus se fera automatiquement lorsqu’une réservation passe en statut En séjour. La consommation manuelle reste possible si l’automatisation n’est pas activée.

Tu peux suivre les étapes suivantes pour gérer les acomptes dans la réservation :

1. Clique sur le bouton Acomptes pour afficher les détails des acomptes de cette réservation spécifique.
2. Tu peux filtrer les transactions d’acompte pour masquer les acomptes déjà consommés ou annulés ou pour voir uniquement les acomptes annulés.
3. Tu peux cliquer sur Consommer sur n’importe quel article d’acompte :
   • Lorsque tu consommes un acompte, il est transféré hors du grand livre des acomptes et publié dans le grand livre client (folio).
4. Examine le message d’avertissement et choisis si tu souhaites continuer.

Lorsque tu retournes au folio de la réservation, tu verras que l’acompte a été ajouté aux transactions et que le solde restant de l’acompte est à zéro, ce qui signifie qu’il n’y a plus de montant à facturer comme acompte pour cette réservation :

Un acompte qui n’a pas encore été consommé reste dans le grand livre des acomptes et n’apparaît pas comme une transaction de paiement standard dans le folio de réservation.

Le processus correct de remboursement dépend de si tu dois rembourser la totalité de l’acompte initial ou seulement une partie.

Rembourser la totalité de l’acompte

Si tu dois restituer la totalité de l’acompte initial, tu peux le rembourser directement depuis le grand livre des acomptes :

1. Va à la page du grand livre des acomptes.
2. Trouve la transaction d’acompte concernée.
3. Clique sur le bouton sur la ligne de la transaction.
4. Sélectionne Rembourser.
5. Vérifie les détails du remboursement et traite le remboursement.

Rembourser seulement une partie de l’acompte

Si seule une partie de l’acompte initial Cloudbeds Payments doit être remboursée, consomme d’abord l’acompte. Cela transfère le paiement dans le folio de réservation, où tu peux sélectionner la transaction originale de la passerelle et saisir un montant partiel de remboursement.

1. Ouvre la réservation et clique sur le bouton Acomptes.
2. Localise l’acompte concerné et clique sur Consommer.
3. Confirme que l’acompte apparaît maintenant comme une transaction de paiement dans le folio de réservation.
4. Clique sur Ajouter/rembourser un paiement.
5. Sélectionne Rembourser un paiement.
6. Sélectionne la carte de crédit, le client et le folio associés au paiement original.
7. Sélectionne Rembourser la transaction de la passerelle de paiement.
8. Sélectionne la transaction de paiement concernée.
9. Saisis uniquement le montant à rembourser.
10. Clique sur Ajouter le remboursement.

L’option Transaction de remboursement via la passerelle de paiement est disponible uniquement lorsque Cloudbeds PMS peut identifier un paiement original éligible qui a été traité via une passerelle de paiement connectée.

L’option peut être grisée ou indisponible lorsque :

• L’acompte est encore non consommé dans le grand livre des acomptes et n’apparaît pas encore comme une transaction de paiement dans le folio de réservation.
• Le paiement original a été ajouté uniquement comme un enregistrement sans transaction réelle.
• Le paiement ne possède pas d’ID de transaction de passerelle.
• Le paiement a été traité en dehors de Cloudbeds PMS.

Si l’acompte original a été traité via Cloudbeds Payments et qu’un remboursement partiel seulement est nécessaire, consomme l’acompte puis tente le remboursement depuis le folio de réservation.

Chaque fois que tu essaies de faire le check-out, d’annuler ou de marquer une réservation comme no-show (la porter à un état terminal), si un acompte reste dû, tu seras invité à le consommer.

Tu ne pourras pas définir le statut de la réservation sur un statut terminal tant que les acomptes de cette réservation n’auront pas été réduits à zéro. Suis les étapes suivantes :

1. Place la réservation en statut En séjour.
2. Clique pour confirmer le check-in.
3. Tu seras invité à gérer les acomptes restants et tu pourras les consommer si tu le souhaites. Suis les étapes dans Gérer les acomptes dans le folio de réservation pour ramener le solde des acomptes à zéro.
4. Remets la réservation en statut Parti, No-show ou Annulé, selon le cas.

Si tu dois annuler ou rembourser un acompte au lieu de le consommer et de le publier dans le grand livre Client avant le check-out, tu peux le faire depuis la page principale du grand livre des acomptes.

1. Va à la page principale du grand livre des acomptes.
2. Trouve la transaction que tu souhaites annuler ou rembourser.
3. Clique sur le bouton sur la ligne de la transaction.
4. Clique pour annuler ou rembourser le paiement.