Le module Groupes et Événements de Cloudbeds est un hub centralisé repensé qui permet aux établissements de gérer les groupes avec plus de flexibilité et une visibilité multi-établissements. En séparant les données organisationnelles de haut niveau (Profils) des détails opérationnels spécifiques à chaque établissement (Événements), ce module constitue un outil puissant pour les hôtels qui dépendent des réservations d’entreprises, d’agences de voyage et de groupes.
Ce produit est actuellement en phase de lancement limité. Pour participer, merci de contacter notre équipe d’assistance.
Prérequis :
- Les établissements doivent obligatoirement être abonnés au module Cloudbeds Groups.
Aperçu
Les blocs de contingent servent de couche de configuration propre à chaque établissement dans le module Événements. Alors qu’un Profil représente la relation à l’échelle de l’organisation, l’Événement capture l’occasion spécifique de réservation, et le bloc de contingent gère les détails granulaires d’inventaire et de tarifs.
Une caractéristique clé de l’architecture du module Groupes et Événements est la possibilité pour un événement de supporter plusieurs blocs de contingent.
Cela te permet de gérer différents segments de clients (p. ex., « cortège de mariage » vs « clients généraux ») avec des dates, tarifs, inventaire et règles de routage uniques sous un même événement.
Table des matières
- Comment accéder à l’onglet Blocs
- Créer un nouveau bloc de contingent
- Compatibilité du plan tarifaire et du code promo
- Configurer le routage du bloc
- Surveillance et gestion des performances
Comment accéder à l’onglet Blocs
- Connecte-toi au PMS Cloudbeds
- Dans le menu de navigation principal, clique sur Groupes et Événements
- Le module s’ouvre par défaut sur l’onglet Événements. Clique sur le nom hyperlié de l’Événement souhaité pour ouvrir la Vue d’ensemble des événements.
- Assure-toi que l’onglet Blocs est sélectionné. Si aucun contingent n’a été configuré précédemment pour l’événement, clique sur le bouton Ajouter un bloc pour commencer.
Créer un nouveau bloc de contingent
- Initie le bloc : Clique sur le bouton + Bloc de contingent pour ouvrir la fenêtre modale de création.
-
Configure les détails du bloc : Remplis les paramètres opérationnels principaux pour ce segment :
- Nom et statut du bloc : Donne un nom descriptif au bloc et définis le statut : Prospect, Provisoire, ou Confirmé.
- Dates de séjour et jours de la semaine : Définis la plage de dates. Tu peux aussi spécifier si le bloc s’applique uniquement à certains jours (p. ex. uniquement les week-ends) en utilisant les cases à cocher Jours de la semaine.
-
Type de contingent :
- Bloc : Bloque fermement un inventaire spécifique pour le groupe.
- Selon disponibilité : Permet aux clients de réserver depuis le stock général de l’établissement au tarif groupe pour les types d’hébergement sélectionnés pour le bloc. Cette option reste active tant que ces types de chambres spécifiques sont disponibles dans l’inventaire général de l’établissement.
-
Planning de libération : Détermine comment l’inventaire non réservé est retourné au stock général. Les options incluent :
- Ne pas libérer l’inventaire
- Libérer tout l’inventaire pour toutes les dates simultanément
- Libérer l’inventaire jour par jour
- Tarif : Sélectionne un plan tarifaire existant ou choisis Personnalisé. Si l’événement nécessite un tarif groupe spécial, utilise Personnalisé ou choisis un plan tarifaire qui ne requiert pas de code promo. Pour des conseils sur la configuration à utiliser, consulte la section Compatibilité plan tarifaire et code promo.
- Acheminement : Sélectionne comment les transactions issues des réservations créées à partir de ce bloc doivent être acheminées. Tu peux suivre la configuration d’acheminement au niveau de l’événement, choisir une option d’acheminement prédéfinie, ou configurer une règle personnalisée par type de transaction.
Tarifs personnalisés et restrictions : Si tu sélectionnes Personnalisé comme tarif, une section Restrictions apparaîtra.
- Clique sur Ajouter pour afficher la configuration des Restrictions.
- Une fois ajoutées, tu peux définir des règles spécifiques au groupe, incluant le Séjour minimum, le Séjour maximum, la Date limite (en jours), la Dernière minute (en jours), Fermé à l'arrivée et Fermé au départ des ventes.
- Ajouter des périodes intermédiaires (facultatif) : Utilise le bouton Ajouter pour configurer les intervalles avant l’arrivée et après le départ. Cela garantit que les clients peuvent réserver des séjours prolongés au tarif de groupe avant ou après les dates principales de l’événement.
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Définir la portée de l’inventaire (type d’hébergement ou unité) : Détermine si l’inventaire est alloué par catégories générales de chambres ou attaché à des espaces physiques spécifiques :
- Type d’hébergement : Alloue une quantité numérique de chambres parmi les catégories générales. Cette configuration convient aux contrats de groupe standard où toute chambre disponible dans la catégorie sélectionnée remplit les critères du bloc.
- Unité : Associe le bloc à des numéros de chambres individuels ou unités physiques spécifiques. Ce choix offre un contrôle détaillé de l’inventaire pour les flux de travail opérationnels nécessitant un placement spécialisé, comme le suivi VIP, les exigences spécifiques de certains niveaux de groupe ou les configurations architecturales centrées sur l’événement.
- Finaliser : Vérifie les détails du bloc, le routage et les paramètres d’inventaire, puis clique sur Enregistrer pour ajouter le bloc à l’événement.
Astuce pro : Contrôle détaillé de l’inventaire
Une fois les types de chambre sélectionnés, utilise l’icône Modification en masse à côté du type de chambre ou du numéro d’unité pour modifier l’inventaire et la tarification sur les plages de dates souhaitées.
- Dans la fenêtre Modification en masse, précise les Types d’hébergement, la plage de dates, les Jours de la semaine et le nombre de chambres bloquées.
- Clique sur Appliquer pour mettre à jour la grille.
- Vérifie l’inventaire mis à jour dans le résumé Total bloqué / disponible. Pour un contrôle plus détaillé, tu peux cliquer sur n’importe quel champ de date pour ajuster manuellement les quantités bloquées une par une.
Compatibilité du plan tarifaire et du code promo
Lors de la configuration du tarif pour un bloc de contingent, choisis la configuration en fonction de la manière dont les clients doivent accéder au tarif événementiel dans le moteur de réservation.
Les codes de réservation de groupe/événement et les codes promo sont des parcours de réservation séparés. Le moteur de réservation ne peut pas appliquer les deux en même temps pour le même processus de réservation.
| Si tu souhaites... | Utilise cette configuration | Exemple |
|---|---|---|
| Proposer un tarif événementiel dédié via le lien de réservation de l’événement. | Crée un tarif personnalisé directement sur le bloc de contingent. | Un bloc pour un mariage nécessite un tarif négocié par nuit pour les clients réservant via le lien de l’événement. |
| Utiliser un plan tarifaire existant pour le bloc événementiel. | Sélectionne un plan tarifaire sans code promo pour le bloc de contingent. | Un groupe d’entreprise doit réserver à partir d’un plan tarifaire contractuel existant qui ne demande pas aux clients d’entrer un code promo. |
| Permettre aux clients de réserver avec une remise promo au lieu d’un code de réservation événementiel. | Partage le code promo avec les clients au lieu du code de réservation événementiel. | Un établissement souhaite que les clients saisissent un code promo saisonnier dans le moteur de réservation plutôt que de réserver via un lien de bloc événementiel. |
Les plans tarifaires avec codes promo ne peuvent pas être liés aux blocs de contingent. Lorsqu’un plan tarifaire contient un code promo, les clients utilisant le lien du bloc de contingent peuvent ne pas voir de disponibilité dans le moteur de réservation.
Configurer l’acheminement du bloc
Utilise le champ Acheminement pour définir comment les transactions issues des réservations créées à partir du bloc de contingent sont acheminées vers les folios.
La règle d’acheminement au niveau de l’événement sert de valeur par défaut pour l’événement. Si un bloc de contingent possède sa propre règle d’acheminement, la règle au niveau du bloc prévaut pour les réservations créées à partir de ce bloc.
Les options d’acheminement disponibles incluent :
|
La configuration de la règle d’acheminement affiche les types de transactions inclus dans l’option d’acheminement sélectionnée ainsi que le folio vers lequel ces transactions doivent être envoyées. En utilisant Personnalisé, sélectionne les types de transactions spécifiques à acheminer.
Les modifications d’acheminement au niveau du bloc s’appliquent à partir de ce moment. Les transactions publiées avant le changement de règle d’acheminement conservent leur affectation actuelle au folio. Pour ajuster ces transactions, déplace-les manuellement depuis le folio.
Tu peux consulter les règles d’acheminement personnalisées actives depuis l’onglet Détails de l’événement. Cela permet de vérifier quels blocs de contingent ont un acheminement personnalisé sans ouvrir chaque bloc individuellement.
Surveillance et gestion des performances
Une fois que ton bloc de contingent est actif, le module Événements offre une visibilité en temps réel sur la performance de ton groupe. Cela te permet de suivre la consommation de l’inventaire et de gérer efficacement l’accès des clients via le résumé du tableau des Blocs.
- Grille d’inventaire détaillée : Clique sur la flèche à côté du nom du bloc pour déplier la vue jour par jour. Tu peux ainsi suivre la performance par type d’hébergement spécifique et voir le nombre exact de chambres bloquées, réservées et disponibles pour chaque date précise dans la grille du calendrier.
-
Résumé de la performance du bloc : Les en-têtes principaux du tableau fournissent un instantané global du statut contractuel et opérationnel du bloc :
- Réservées / Attribuées : Visualise en temps réel combien de chambres ont été réservées par rapport à ton inventaire total attribué.
- Statut et planning de libération : Surveille le statut actuel de tes protocoles de libération d’inventaire (p. ex. Planifié, En cours, ou Libéré) ainsi que les plages horaires configurées.
- Code de réservation / URL : Accède au code unique et utilise l’icône de copie pour obtenir l’URL du moteur de réservation avec les paramètres du groupe pré-appliqués pour la réservation directe par les clients.
Pour approfondir la gestion de ta configuration globale d’événement et la navigation dans l’interface, consulte notre Vue d’ensemble des événements.
- Actions sur le bloc : Clique sur le menu à trois points pour gérer le bloc au fur et à mesure de l’évolution de l’événement. Depuis ce menu, tu peux sélectionner Modifier le bloc de contingent pour mettre à jour les détails, y compris le routage, Libérer des dates individuelles pour restituer manuellement l’inventaire non réservé à l’établissement pour des jours spécifiques, ou Supprimer le bloc de contingent.
Les modifications de routage s’appliquent aux transactions publiées après le changement. Les transactions déjà publiées conservent leur attribution de folio actuelle.
Au-delà du résumé global fourni dans le tableau des Blocs, le module propose des outils spécialisés pour les opérations quotidiennes et la coordination avec les clients. Explore les sections ci-dessous pour apprendre à suivre les réservations en temps réel et partager des liens de réservation directe :
Suivi du Pickup
L’onglet Pickup offre une interface spécialisée pour une visibilité en temps réel du nombre de chambres réservées par rapport à l’inventaire total alloué. Cette vue est essentielle pour suivre la cadence des réservations de groupe et gérer la disponibilité de l’établissement.
- Ventilation jour par jour : Consulte un résumé détaillé, spécifique à chaque date, du contingent bloqué versus le pickup sur toute la durée de l’événement pour suivre la cadence des réservations.
- Performance par type de chambre : Surveille l’interface avec un contrôle type de chambre par type de chambre pour voir exactement quelles catégories d’hébergement sont réservées le plus fréquemment.
- Filtre de bloc : Utilise la liste déroulante Bloc de contingent en haut de l’onglet pour basculer rapidement entre différents blocs au sein du même événement. Cela te permet de comparer en quelques secondes l’état d’avancement du pickup de différents segments, comme « Intervenants VIP » versus « Participants généraux ».
- Bouton Libérer l’inventaire : Utilise le bouton Libérer l’inventaire pour restituer manuellement les chambres non réservées à ton stock général pour des dates spécifiques, sans attendre une libération automatique.
- Bouton Modifier : Clique sur le bouton Modifier pour ajuster ta configuration de contingent, comme modifier les quantités bloquées ou mettre à jour les tarifs si les besoins du groupe changent.
Partager l’URL du moteur de réservation
Pour simplifier le processus de réservation pour les membres du groupe, fournis un lien direct qui applique le code de réservation de l’événement et affiche le contingent et le tarif applicables du bloc de contingent.
- Va dans l’onglet Blocs de ton événement.
- Repère le bloc de contingent spécifique et trouve la section URL du moteur de réservation.
- Clique sur l’icône Copier l’URL.
Pourquoi utiliser ce lien ? L’URL générée a le code groupe pré-appliqué. Quand un client clique sur ce lien, il est dirigé directement vers ton moteur de réservation avec les tarifs négociés du groupe et l’inventaire déjà filtré pour lui.
Si le bloc de contingent utilise un plan tarifaire nécessitant un code promo, l’URL du moteur de réservation peut ne pas afficher de disponibilité. Pour plus de détails, consulte Compatibilité du plan tarifaire et du code promo.
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