Politiques intelligentes Cloudbeds - Tout ce que vous devez savoir

Aperçu

• Cloudbeds présente les Politiques intelligentes, une nouvelle fonctionnalité conçue pour simplifier la gestion des politiques des établissements et automatiser les processus opérationnels clés tels que les remboursements, la collecte des paiements et les frais d'annulation.
• Contrairement aux politiques globales classiques, les Politiques intelligentes permettent aux établissements de personnaliser leurs politiques de manière plus détaillée, en les liant directement aux plans tarifaires et en automatisant des processus qui nécessitaient auparavant une intervention manuelle.
• Cela garantit des opérations plus fluides, améliore la satisfaction des clients et libère du temps pour les gestionnaires d'établissement.
• Les Politiques intelligentes prennent également en charge les exceptions basées sur la date, permettant aux établissements de remplacer la Politique intelligente standard d'un plan tarifaire ou d'un tarif de base pour des plages de dates spécifiques telles que les jours fériés, événements spéciaux ou saisons de pointe.
• Les Politiques intelligentes incluent aussi des autorisations basées sur les rôles qui permettent aux administrateurs d'établissement de contrôler quels membres du personnel peuvent remplacer les résultats financiers des Politiques intelligentes, comme les règles de paiement, les frais d'annulation, les frais de non-présentation et les exceptions de politique.

Où trouver les paramètres des Politiques intelligentes

Lorsque les Politiques intelligentes sont activées, plusieurs zones dans Cloudbeds sont mises à jour pour te permettre de définir la politique et où la politique est affichée en texte clair pour que ton personnel de réception comprenne quelle politique est associée à un plan tarifaire et à une réservation.

• Dans la section Politiques existante, tu verras désormais :
  • Un nouvel onglet Paiement & Annulation. C’est ici que tu peux consulter les modèles de politique intelligente et ajuster les options spécifiques selon les besoins. Chaque modèle comprend trois composants principaux : la Méthode de garantie (Dépôt, Carte de crédit uniquement, ou Pas de carte de crédit), le plan de Paiement du solde restant et la Politique d'annulation.
  • Un nouvel onglet Dépôt OTA a été ajouté à tes paramètres. Cet onglet conserve toutes les règles de dépôt et de traitement des paiements précédemment configurées pour tes OTA telles quelles. Aucune action n’est requise de ta part : ta configuration actuelle des dépôts OTA et le comportement de traitement des paiements continueront de fonctionner sans modification.

• Sur la page Plans tarifaires et forfaits , un nouveau menu déroulant Politique a été ajouté, te permettant de choisir la politique applicable au plan tarifaire. Les informations relatives à la politique seront affichées sur le moteur de réservation lors de la création d’une réservation dans Cloudbeds.

• Sur la page Plans tarifaires et forfaits , un nouvel onglet Exceptions de politique te permet de créer, gérer et suivre les remplacements de politique basés sur des dates dans tout l’établissement.

• La Méthode de traitement pour le moteur de réservation a été supprimée de la section Paiements et traitement, car elle sera désormais gérée par les paramètres de la Politique intelligente. Actuellement, elle ne prend en charge que le traitement du dépôt/paiement initial au moment de la réservation (immédiatement).
• Sur la page Rôles et autorisations, les administrateurs de l’établissement peuvent contrôler quels membres du personnel peuvent outrepasser les résultats financiers des Politiques intelligentes. Ces autorisations n’apparaissent que lorsque les Politiques intelligentes sont activées pour l’établissement.

Autorisations des Politiques intelligentes

Lorsque les Politiques intelligentes sont activées, quatre autorisations sont disponibles sur la page Rôles et autorisations pour contrôler qui peut outrepasser le comportement financier des Politiques intelligentes.

• Outrepasser les règles de paiement de la politique : contrôle si le personnel peut modifier le mode de paiement ou le montant de l’acompte lors de la création d’une réservation et désactiver la Politique intelligente pour une réservation individuelle.
• Outrepasser les frais d’annulation : contrôle si le personnel peut annuler les frais d’annulation de la Politique intelligente.
• Outrepasser les frais de non-présentation : contrôle si le personnel peut annuler les pénalités de non-présentation de la Politique intelligente.
• Créer/Modifier les exceptions de politique : contrôle si le personnel peut créer, modifier, attribuer, activer, désactiver ou supprimer des exceptions de politique basées sur des dates sur les plans tarifaires.
• Dans les autorisations de réservation :

• Dans les autorisations Tarifs : 

Par défaut, les rôles administrateurs conservent un accès complet. Les rôles personnalisés existants sur les établissements avec les Politiques intelligentes activées se voient attribuer des autorisations basées sur celles qu'ils possédaient déjà. Les rôles créés après cette mise à jour ont les quatre autorisations des Politiques intelligentes désactivées par défaut, et les administrateurs peuvent les accorder selon les besoins.

Politiques intelligentes Cloudbeds : prochaines étapes

1. Configurer la Politique d'annulation par défaut

Par défaut, tous les tarifs utilisent la Politique gratuite jusqu'à la date d'arrivée comme politique par défaut.

1. Va dans l'onglet Paiement & Annulation dans les Politiques
2. Localise la politique d'annulation souhaitée.
3. Définis-la comme politique par défaut en sélectionnant Définir par défaut
   • Exemple : si ta politique d'annulation actuelle est de 14 jours, choisis la politique de 14 jours.

4. Ouvre la politique et ajuste les paramètres selon les besoins.
   • La Méthode de garantie : comment la réservation est sécurisée (montant facturé, autorisation seulement, capture des détails de la carte de crédit, ou pas de garantie collectée).
   • Le Plan de paiement du solde restant : comment et quand le reste du solde (le cas échéant) est collecté (montant facturé, autorisation ou collecte manuelle).

Toutes les automatisations programmées sont traitées à 00h00 (minuit) dans le fuseau horaire local de l'établissement.

Résumé de la politique d'annulation

• La fenêtre d'annulation peut être modifiée ou mise à jour uniquement pour les établissements utilisant les Politiques intelligentes. Cette option n'est pas disponible pour les établissements utilisant une version antérieure des Politiques intelligentes.
• Cette information sera affichée sur le moteur de réservation, les e-mails et les réservations dans Cloudbeds.
• Lorsqu'une exception de Politique intelligente s'applique aux dates de séjour sélectionnées, la politique d'exception remplace la politique par défaut ou attribuée pour la réservation.

2. Comment les Politiques intelligentes apparaissent dans Cloudbeds : Affiche la politique de réservation correspondante dans ton PMS

• Lors de la création d'une réservation, le nom de la politique est affiché sur chaque chambre/plan tarifaire.
• Des détails supplémentaires sur la politique peuvent être consultés en survolant le nom de la politique.
• Si une exception active de Politique intelligente correspond aux dates de séjour de la réservation, la politique résolue affichée dans le PMS reflète cette exception.
• Si l'utilisateur dispose de l'autorisation Remplacer les règles de paiement de la politique, il peut modifier le mode de paiement ou le montant de l'acompte lors de la création de la réservation et désactiver la Politique intelligente pour une réservation individuelle. Sans cette autorisation, ces contrôles de remplacement ne sont pas disponibles.

3. Détails supplémentaires de configuration et de comportement

A) Attribution des politiques aux plans tarifaires (facultatif)

Si tu as des plans tarifaires qui utiliseront une politique différente de la politique par défaut, suis ces étapes :

1. Accède à la page des plans tarifaires
2. Ouvre chaque plan tarifaire individuel à configurer
3. Sélectionne la politique appropriée dans le champ « Quelle politique d'annulation souhaites-tu définir pour ce plan tarifaire ? »
4. Enregistre chaque plan tarifaire après ta sélection.

Si nécessaire, tu peux aussi créer des exceptions de politique pour remplacer la politique intelligente standard d’un plan tarifaire ou d’un tarif de base pour des plages de dates spécifiques.

A.1) Exceptions de politique intelligente

Les exceptions de politique intelligente te permettent d’appliquer une politique intelligente différente pour des plages de dates spécifiques sans créer de plans tarifaires en double.

• Les exceptions peuvent être attribuées aux plans tarifaires et aux tarifs de base.
• Chaque exception peut inclure une ou plusieurs plages de dates.
• Les plages de dates peuvent aussi inclure un ciblage facultatif par jour de la semaine.
• Le système évalue chaque nuit du séjour et applique la politique d’exception lorsqu’une date correspondante est trouvée.
• Les exceptions qui se chevauchent sur le même tarif ne sont pas autorisées.

Consulte comment configurer les exceptions dans Utiliser les exceptions de politique intelligente pour remplacer les politiques d’annulation pour des dates spécifiques.

B) Politique du moteur de réservation

• Sur le moteur de réservation, la politique est affichée pour chaque chambre/plan tarifaire.
• Selon le tarif sélectionné, l’acompte dû au moment de la réservation et les paiements à venir seront affichés dans le panier.
• Si une exception de politique intelligente s’applique, le moteur de réservation affiche dynamiquement la politique correcte en fonction des dates de séjour sélectionnées.

C) Acompte OTA

Un nouvel onglet Acompte OTA est disponible dans la page Politiques, qui conserve tes paramètres précédents. Aucune modification n’est requise, et tes configurations existantes de traitement des paiements pour les OTA resteront inchangées.

• Le dépôt est calculé uniquement à partir du tarif de la chambre (sous-total). Décide si les taxes et les frais sont inclus (disponible uniquement pour certains types de dépôt).
• Les suppléments/articles vendus avant le check-out sont inclus dans le dépôt.
• Les suppléments/articles vendus après le check-out ne sont pas inclus et sont facturés au check-in ou après que la réservation soit terminée.
• Le bouton bascule Inclure les taxes et frais est seulement visible pour les options Pourcentage ou Prix du premier jour. Assure-toi que tes taxes/frais sont configurés et appliqués aux sources de réservation concernées.

D) Modèles d'e-mail avec les nouvelles informations de politique

Aucune modification n'est requise dans la configuration de tes modèles d'e-mail. Tes nouvelles informations de politique seront automatiquement intégrées dans les modèles d'e-mail envoyés à tes clients.